“目的、内容和要求”公文写作模式研究

　　在科技发达、凡事力求快捷的现代社会，公文日渐向统一化、规范化、高效化的方向发展，作为传达工作内容的最重要工具载体，公文正文的内部层次的写作要素理论是重要的理论基础。在此之前公文文种、公文模式设计很难找到言之有理的凭据标准，前人心血的面世，开拓了中国公文写作模式的研究领域，公文学学科体系也得到了进一步的丰富与发展。

　　“模式”一词最早出现在《魏书·源子恭传》：并连表诏答、两京模式。清代外交家薛福成先生的文章《代李伯相重锲洨滨遗书序》亦有云：以为邦人士模式，可谓能勤其职矣。依据现代汉语词典对“模式”的解释，模式是指人们在长期的社会生产生活实践中逐渐形成的具有一定标准化的特质的规范概念或形式，是某一种事物的标准概念和形式，或人们在生活生产中可以参照去做的标准样式。模式的形成和存在固有其必然的客观需要和实践依据。模式形成之后还要在一定的范围内大力加以推广，以发挥其作用。从这一角度来说，模式可谓是人们可以模仿和使用的模型或范例。当然，这并不是一两个人偶然间发明创造出来的，而是人们在长期的实践过程中固化统一的，并且已经推广，反作用于人们的生产生活。公文写作模式则是事先归纳总结出的可供参考的标准程序，已经固化为某些特定的标准模型或样式。这样规范的思路不仅解除了对写作者思维创造性的束缚，还能把写作者从耗费心力的谋篇布局中解放出来。

　　公文模式化写作已颇见端倪，并且这些模式正在逐步被认可。针对不同的文种总结出的不同模式，可以使公文语言更加规范，减少在公文拟稿上所要耗费的构思时间、运转周期，方便接收者对公文内容的阅读和理解，大幅度提高工作效率。

　　说到公文写作，我国公文写作可谓是源远流长。据考证，早在5000多年前我国古代就已经出现了例如征伐、祭祀、选举等大型人类文明活动，这些活动的背后是需要相关人员形成相应的文字记录的。随着不同阶级的出现和国家群体的产生，统治阶级为了实行、巩固自己的统治，越来越需要通过相应的书面材料来颁布政策以便其高效施行政令。在这样的历史背景下，公文写作也就应运而生了。

　　公文一词最早可见于东汉年间的《后汉书·卷五十七·刘陶传》:但更相告语，莫肯公文。自1950年以来，到2012年，国家党政机关相继八次颁布施行公文处理文件，最新执行的是于2012年4月16日印发、7月1日正式施行的《党政机关公文处理工作条例》。在漫长的历史发展进程中，公文历久而不衰，反而随着朝代的更替而日渐弥新。有些文种由于历史发展的需要已经逐渐不再使用，但也有些文种却一直坚守在历史舞台之上，尽管其中某些文种更换了外观上的名称或形式，但其所要传达的本质内容却没有发生任何改变，且自成一体，显露出模式化的发展趋势。

　　面对现代科技的日益成熟，信息技术几乎已完全取代了传统的办公工具，公文写作模式化的趋势也愈演愈烈。但公文历来被认作是应用文中难以创作的个中翘楚，令众多党政机关工作人员望而却步。为了完善公文质量、提高行政工作效率，公文写作模式化已是大势所趋。

　　顺应时代趋势，2012年4月16日xxx办公厅、xxxx办公厅联合颁布了《党政机关公文处理条例》（简称《条例》），其中总则的第五条就对公文提出了“精简高效”的严格要求。众所周知，不论是哪类文种，文章写作都有者一套近乎完整的系统化流程，如采集相关资料、构思行文框架、组织完善语言等几个阶段。公文写作亦然，众多专家学者重点关注、倾情研究后也不难发现公文所特有的固定格式、排篇布局就从本质上决定了公文写作的模式化特点。如前文中提到的吴新元、岳海翔两位先生对公文写作及教学就做出了极大的贡献。此外其他学者的研究也颇具成效。如付素娥于2002年6期《应用写作》杂志中发表的文章《应用写作的快捷方式-模式化追求》、何彩霞于2011年6期《文学教育》发表的文章《公文写作模式研究》等等，众多学者的积极撰文，都反映出学界对公文写作早日形成一定的模式的渴求。

　　公文是国家党政机关是依据社会某些特定情况而制定的，用来处理公务的具有法律效应的权威文件。因此公文中出现的数据、材料必须是具体而明确的。当工作中出现需要解决的问题时，会发布正式文件，引导人们可以更好地开展社会实践活动。而发什么文种、什么时候需要发布也取决于实际的客观需要。所以公文的撰写必须立足于客观存在的实际条件，以力求解决社会中出现的某些问题为根本目的，从这一角度出发，公文写作模式化势在必行。因为公文写作只有遵循了某些特定模式，才能保证语言的准确性和精炼性，用简洁完整的结构，明确表达出现的问题和应采取的措施，使党政机关能够迅速处理公文，以求完善解决相关问题。

　　各级党政机关颁发的公文都必然是要全面贯彻党和国家相关政策的，这也就决定了公文政策性的本质特点。作为法定文件，公文的观点必须鲜明，文体也应肃穆庄重。与其他种类的文章不同，从最开始的构思起草到最后的成文，党政机关公文还要经历传递、执行、归档等几个必要的流程。不仅如此，公文的结构、标记甚至用纸尺寸都有其特定的格式规范。每种公文只可用于特定范围来表达某些特定内容，有时连行文对象也是指定的。不同于“文似看山不喜平”的文学作品，作为极具规范性的应用类文种，公文的起草构思必定要遵循于固定程序和上级意志，公文的模式化走向也慢慢进一步固化。

　　时效性，就是指某信息仅在规定的一定时间期限内对决策具有价值。决策的时效性很大程度上决定了该项决策的实际效果，从这一角度出发，我们可以理解为同一事物在不同时间内的差异是很大的，简单来讲，存在的个中差异我们就可以理解为时效性。比如一些新闻类节目，播出的当天才能被称做新闻，第二天就已被新的内容取代了。

　　同理，所谓公文的时效性要求就是说公文在不同的时间中存在着很大的性质差异，这个差异就是公文的时效性。决策正式施行的开始与结束时间都是有特定的时间限制的。任何一份公文都存在其时效，没有时效的文件是不存在的。生活中常见的规定、决策等文件，都会在文件的最后一部分明确标明“此规定自XX年X月X日正式执行”。

　　时效性也表现在公文的紧急程度上，紧急程度是对公文传递、办理速度的要求。文件左上方标明的紧急等级是为了确保紧急事项能够及时处理，以保证公文的时效性。按照办理的紧急程度，公文可以分为特急公文（特急）、紧急公文（急件）、常规文件（平件）。紧急电报也应分别标明特提、特急、加急、平急，其办理的时限要求依次为1天内、3天内、5天内、10天内。

　　2015年04月30日，xxxx办公厅下发的《关于贯彻落实xxxx常务会议精神有关事项的通知》第一次对文件的会签时间做出了明确要求：印发的文件要在7各工作日内印发；有重大修改意见需要协调的，须在10个工作日内印发。

　　可见，从拟文、发文、行文到拟办、督办和完成，公文的各个流程都存在着极强的时效性要求。依照“目的、内容和要求”的模式撰写公文，可以显著缩短写作时间，从而大幅度提高工作效率，按时完成上级指派的任务。

　　要素，即构成事物的必备条件。具备了某事物的必备条件，也就离掌握该事物仅一步之遥了。普遍意义上来讲，具备事物的多少、对条件领悟的深浅都决定着人们掌握该思维的程度。公文作为万事万物的一种，自然也不例外。应用文大家吴新元先生在多年的教学研究和大量实例深入分析之后，总结归纳出一套“要素对应写作论”，大大提高了人们对公文写作模式的理解、掌握程度。

　　按照吴新元先生的研究观点，公文的内容构成可以这样划分：主旨（干什么）、依据（为什么干）、分旨（具体怎么做）这三个最根本的要素。在这三个要素之下，还可以再次细分二级要素。主旨可以分为目的、意图；依据可分为事实、理论；分旨可分为办法、事项。

　　公文的开头部分通常表明行文事由，是对某一事件的概括，体现了公文的目的、原因、依据等信息。正文部分则是公文的核心主体，每一篇公文都要向行文对象传达具体某事宜，如决定、通知、通报等等，另外一事一文已是无需多说的硬性条件。作为主体，正文是最主要的信息组成部分，涵盖着该篇公文对行文对象的具体要求：“知什么”或“干什么”。结尾部分则主要是祈使、号召等，对行文对象或单位提出相应要求，进一步强化发文目的。三个要素各自都有其一套完整标准的撰稿规范，行文中按照“主旨鲜明正确、依据切实充分、分旨具体周密“的内容要求，再辅以井井有条的结构顺序，一篇高质量公文也就即将完稿了。

　　吴新元先生提出这一套理论规范后，学界颇为认可，大大方便了教学研究和行政工作。为方便领悟公文写作的模式化精神，在经过对大量公文的精读分析之后，笔者在吴新元先生的基础之上，尝试对其观点做一些现代化阐述。即把“主旨、依据和分旨“对应转换为”目的、内容和要求”。

　　“主旨”和“分旨”虽然仅有一字之差，但在日常生活中，人们经常混淆这两个概念的现象却屡见不鲜。从字面上来看，这两个词语的最后一个字都是“旨”字，这就表明主旨也好、分旨也罢，它们表达的都是同样一件事，如全面建设小康社会、严查非法网络交易等。这就是他们二者的共通之处，说完了联系，下面着重讲些区别。很显然，主旨是简明扼要地叙述某件事，分旨则是详尽具体地仔细阐明该事，分旨之分，就体现在对该事具体描述之中了。如在新冠肺炎疫情防控期间，在国家大力倡导下，许多省市相继出台禁止野生动物交易的政策法规，以兰州市相关部门出台的《关于在新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间禁止野生动物和活禽销售的通告》为例，主旨、分旨说的都是“禁止野生动物和活禽销售”，但一经查看，不难发现主旨只是向公众宣布了在疫情防控期间禁止野生动物和活禽销售的XX公告，分旨则细数了四大要求，详尽说明了禁止销售的野生动物种类、对可销售动物的检疫要求、主管单位对相关店铺的监管办法、公众举报违法犯罪线索的途径等等。联系上文的新观点，我们很容易捕捉到“主旨就是目的，分旨就是要求”这一信息。相较于学术属性强烈的主旨、分旨之说，目的和要求明显更贴近大众生活。写作公文时，不用再对主旨、分旨含混不清，也避免出现信息错漏的严重问题。

　　这一模式不仅仅可以体现在公告中，常见的指示性公文、事务性公文都可以归结到这个模式中去。指示性公文是一种指挥公文，按照现行的发文习惯，指示文件多为上级机关对下级机关下达的下行文，传达党和国家的政策方针、布置下一阶段工作方向、表明开展行政活动的指导原则等等。因此这类公文往往内容详实，为下级机关单位重点阐明了“做某件事“的具体情况。由于指示性公文是上级单位指导工作、下级单位开展活动的主要依据，行文之间带有强制性的意味。所以，指示性公文的”为什么要做“比”怎么做“更重要。如xxxx于2008年5月12日发布的《xxxx关于加强市县XX依法行政的决定》一文中，目的是加强市县XX依法行政，主要内容则是”加强市县XX依法行政是建设法治XX的重要基础“、”提高市县XX依法行政的能力和水平是全面推进依法行政的紧迫任务“，讲完原因，在向各级下属机关单位提出工作要求。各级下属党政机关弄清楚上级为什么要加强市县XX依法行政，才能更好的领悟文件精神，从而依照要求去做好应完成的任务。与指示性文件相反，在事务性文件中，”怎么做“才是重中之重。常见的计划、总结、调查报告、典型材料都属于事务公文的范畴。不同于强制性的风格，事务公文的要求即”怎么做“更为明确。如单位工作人员欲申报先进个人，就得仔细研读相关文件，看清自己是否符合要求以及要经哪条途径申报、上传哪些文件，还要注意开始、截止日期等细节。

　　由此可见，“目的、内容和要求”不仅使日常生活更加便利，还可以方便行政工作人员把握文件脉络，提高工作效率。除此之外，“目的、内容和要求”这一新模式的提出还符合现代认知论的基本规律。认知论最早可追溯到瑞士的心理学家让·皮亚杰，它是个体对信息和信息获得所持有的观念，借用哲学的概念，属于辩证唯物主义。显然，“目的、内容和要求”所反映出的“是什么、为什么、怎么做”原理更符合认识论的逻辑。

　　1.目的的功能

　　目的是公文的灵魂所在，常被理解为“人们对某一事物想要获得的结果”。它的存在是为了解答“是什么”这一疑问的。甫一接收到某篇公文，受文方即刻就可从该公文的目的部分捕获到主题。同时，发文单位在撰稿时必然要开门见山的交代行文的主要原因，以便受文方安排相关单位的具体工作。如公检法系统发布的一系列公文的开头常是以下形式“为了打击XXX（具体哪一种）违法犯罪活动，保护合法公民的身心健康，维护我省/市/区的治安环境……”目的在公文中常以“为了…现决定”、“为…现拟”、“以…”为出现标志。

　　无论何种公文，也无论字数多少，目的都能概括成发文方和受文方的所需要的头条信息，真正做到更快、更准的把握公文主题

　　1.内容的功能

　　所谓内容，是一篇公文的目的为什么能够被批准成立的客观事实和科学道理。“目的”只是简单提出了要做某一件事，但做该件事是否合情合理、是否符合社会主义价值观，都要有一定的理论事实作为依据。从写作学的角度出发，公文里的“内容”要素与议论文中的论据极为相似。二者都是某种证明性质的文字材料，但不同的是，论据是为了证明论点是否正确而服务的，而“内容”证明的则是公文行文目的的正确性，他们所证明的对象不同。内容的存在是用来回复“为什么”这一问题的。阅读过上文阐述的“目的”阐述，我们对“内容”的理解就该驾轻就熟了。作为涵盖力最强的公文写作要素，内容可以再次细分为以下四种二级要素。

　　（1）政策法规政策法规文件是撰写公文必备的依据材料，符合“小法服从大法”的逻辑顺序。如若不然，发布的公文就容易缺乏权威。如《XX省人民XX关于查禁非法种植罂粟的通告》的开头就是“根据XXXX常务委员会<关于禁毒的决定>”。

　　（2）会议精神会议精神是上级机关召开的一些重要会议后形成的陈述性工作报告。大家在公文中常见的“根据XXX省第X次XXXX会议精神”就是公文内容的理论依据。值得注意的是，撰写时如需引用某次会议精神，尽量引用同类会议中召开最晚也就是会议精神最新的会议，如此方符合公文时效性的特点。

　　（3）领导的指示是国家或上级领导人对某项工作的意见、批示。作为各级行政机关的法人代表、各行业的先驱，领导的意见当然也要考虑到公文中去。如“市委XXXX对XXX工作高度重视，做出多次批示，严格要求下级单位按照相关规定认真办理……”。

　　（4）相关数据

　　数据的引用可谓是常见而易于理解了，为进一步阐述相关问题，公文常常会引用一些数据，如“我司于XXX年购置专业仪器XX台，共XX万元”，同时，基于事实的真实数据，也确保了公文的权威性、可靠性。行文之前，撰写者一定要严格审查相关事实情况，选取的数据必须遵循真实准确，紧扣主旨，典型精干、的基本原则。

　　“要求”是公文的最后一个要素，回答了具体而言的“怎么做”问题。“目的”提出了要做某件事、“内容”确定了该件事的正确性，还要提出来具体“怎么做”的要求，如此，方不失为一篇合格的公文。举个简单的例子，学校常要进行大扫除、打扫卫生的工作，班主任要把具体任务分配到各个小组，如第一组扫地拖地、第二组倒垃圾等等。若是有些低年级的学生不知道如何扫地拖地，那便需要班主任老师告诉他怎么做：第一步，把教室地面的垃圾用扫帚扫到簸箕里；第二步，把簸箕里的垃圾倒进垃圾桶；第三步，清洗并拧干拖把；第四步，手握拖把柄，在教室的地面上来回拖。这个例子虽然简单，里面蕴含的要求却详尽明确。按照要求，自然就可以圆满的完成任务了。

　　公文之所以存在，是为了更好的服从、服务于现实社会。是否追求公文的生动性、形象性笔者暂且不表，作为党政机关的公务文书，体现实用价值才是一篇合格公文的出发点和归宿。公文模式化的出现恰好最大限度地发挥了公文的价值。使用模式化撰写公文，受文方按照对模式的理解就可以明白无误的了解到某项工作的原始情况、最新进展以及未来展望。上级提出了指导意见和具体要求，下级对开展相应的工作也能有所借鉴。

　　也有部分读者陷入迷惑：全然按照模式写作的文章和形式主义又有何区别？诚然，在部分党政机关中，“党八股”的现象依然存在，xxx总xxxx也强调过“文风不正，危害极大”，严厉地批判了公文假、空、长的问题。与应当摒弃的假、长、空形式不同，公文的模式化是顺应追求高效率办公的时代趋势而出现的，若是没有一定的模式，那公文的写作可就是混杂不堪了，工作质量又该如何提升呢？一味地追求模式固然不可取，利用、参考模式，不但规范了行文格式，还便于读取信息。

　　公文模式是针对公文写作的快捷运转要求、解决具体问题来进行的，而不是为了体现个性，生动形象、追求不同那是文学创作的要求和评价指标。具体问题具体分析，“一事一文”就是针对性原则的体现，解决哪类问题就写对应的哪类文章。这个原则从而决定公文写作需得事先审核事件的具体情况，行文中要采用真实数据，要求部分提出的办法、规定必须是针对该事件而提出的。长、空、假公文都有一个通病，就是无视针对性，笼统的概括一切。这类文章往往盲目的引用现成的理论作为依据，把一些过了时的论调看作是万用模式。其实并没有万能模式，只有针对某一问题的解决方法，公文写作的第二大基本原则，就是要树立针对性，确保公文的特定功能能够得到发挥。

　　特定的事由构成了特定的公文内容。所谓达意性原则，就是既要强调形式服从于内容，又要确保形式在表达中的正面作用。世间万物的发生发展依赖于相应的力量来进行的，相生相合的内容与形式才是运行的法则。没有内容就没有形式，内容是先于形式的存在而存在的，但内容也离不开形式的衬托，形式也需要内容的支撑。由此看来，内容与形式可谓是互相联系又互相制约。

　　在公文中，内容应该追求实际，形式则需要讲究实效。同时，模式要服从于内容的发展需要。公文的内容决定了公文的模式选择，选择不慎，模式就会阻碍内容的表达，选择正确的模式，才能对公文产生促进作用。

　　有不少官腔公文中的大话，就是为官者滥用形式、不了解事实情况造成的。因此公文写作的第三大原则就是要坚守达意性，所谓达意，就是在撰写公文时要简洁明了、规范权威之外，还要注意培养语文素养和基本的表达能力。

　　假如撰写一份请示或通知都需要像雕刻一件精美的工艺品那样耗费时间精力，那高效便捷的现代化公文要求就永不可能实现了。因此，普遍来说，公文的时效性特征要求公文要在短时间内快捷且及时准确地发挥出其沟通信息，指导工作的模范作用，这就导致公文的写作必然会要求拟稿、写稿、传播、阅读速度的快捷化。如何实现撰写、传递阅读的快捷化，除了要求必要的外界条件和客观环境外，行文时借助于一定的模式不失为快捷化公文的绝佳途径。

　　公文是直接作用于党政机关工作的，其中一大部分是传达的问题，在公文写作处理过程中，除了写的环节之外，在传递过程中还有另一系列的环节。例如，发送文章过程中的审查、发放、登记、裁决等。如果公文没有模式，在传递过程中，由于模式不一致可能会引发一系列问题，从而给相关事务处理人员在处理和阅读公文时造成很大不便，公文传递的不顺畅，直接导致公文不能正常的发挥作用。另一方面，公文的模式化促进了公文撰写的快捷化，公文撰写的快捷化又会促进了公文传递的快捷化。因此，公文传递的迅捷化也是公文模式化带来的的必然结果。

　　机关公务中，行政公文中是否有具体的标准模式，直接影响阅览者对文件的理解和接受速度。如果撰写时没有按照形成的公文模式来写，那么阅览者必须要事先斟酌各部分的内容和作用，从而增加阅览的时间成本，降低阅览的效率。这与公文迅速高效地处理事务的特点相矛盾。

　　实际上不仅仅是行政文件，其他领域的大部分文件也有模式化来促进阅览效率的情况。例如，职场常见的工作总结，工作总结的写作早已有一定的结构模式：阐述对过去一段时间的工作情况、肯定做出的成绩，指出存在的问题、归纳经验教训、明确下一阶段工作重点。如此这般按照模式撰写完的工作总结，当这份材料进入上级的视线时，其主要点必然会被快速捕捉，缩短阅览者阅读所需的时间，促使阅览者迅速做出下一个判断或行动。

       公文是XX、执政党机关以企业为单位行使管理权限最重要的工具，其模式化研究已经吸引了越来越多的关注。在办公自动化，信息密集化的今天，总结出的语言表达方式的规律，有助于规范公文的用语，节省遣词造句的时间，公文写作的模式化也在进一步的突出和加强。公文属于实用，文章是因事而为文。文章是应势而为文，一篇公文的好坏不仅取决于语言文字，更取决于他在公文流转过程中是否真正起到了解决问题的作用。对公文的模式化研究就是在这样的背景和前提下进行的。本文借助已有的成果探讨，结合吴新元先生的理论基础，试对公文写作三要素、公文写作的基本原则和公文模式化的积极作用进行研究和探讨，希望有利于提高公文撰写的效率和质量。本文只是提出了一些粗浅的，期待更多的师长学者结合理论与实践批评指正。

　　[1]吴新元.“长、空、假”面面观:从公文正文三要素剖析不良文风[J].应用写作,2011(07):4-7

　　[2]吴新元.公文写作速成[M].北京:中国纺织出版社，2008.

　　[3]吴新元:国家社会科学基金项目《公文文本要素及格式理论研究》(批准号:10BTQ042)2012结项。

　　[4]《党政机关公文处理工作条例》，xxx办公厅和xxxx办公厅联合发布，2012年7月。

　　[5]《党政机关公文格式(GB/T9704-2012)》，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会联合发布，2012年6月。

　　[6]张室元.浅谈机关公文写作的基本特点[j].北京档2009(40.)

　　[7]程爱学.孙春文.公文写作现用现查[M].中国盲文出版社，2002.

　　[8]张婧.公文写作思维模型与语言模式研究D.长春里理工大学，2008.

　　[9]吴龙.公文写作的逻辑要求[J].贵州教育学院学报:社会科学，2002年第5期:82-83.

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