企业办公室行政管理工作存在的问题及解决对策研究

摘要

本论文主要阐述了企业办公室管理工作中存在的一些问题及相关问题的解决对策。由于社会经济的发展与科学技术的提高，企业办公室的地位也变得越来越突出，尤为重要的是企业办公室里的行政管理工作，在企业发展过程中发挥着越来越重要的作用。企业办公室起着承上启下、联系各方的功能。企业办公室行政管理工作涉及多个部门和多个方面的事物，包含文秘、信息、档案值班、督察，以及包括人事、宣传、保卫等繁杂工作，是一个综合性、全面性较强的办事部门，也是企业的重要职能部门，属于企业运转的中枢。只有不断加强企业办公室行政管理，才能够有效协调办公室员工内部矛盾和提高管理人员的管理意识，从而有效提高办公室的行政管理效率。此论文从企业办公室管理工作的重要性着手，结合当今社会企业工作实际情况，针对企业办公室管理中存在的一些问题进行分析和提出相对应的解决对策。

　关键词：办公室；行政管理工作；重要性；解决对策

第一章绪论

　　1.1企业办公室行政管理的概述

“没有技术含量又轻松”，这大概就是大多数人认为的企业办公室行政管理人员的工作。目前有不少人会觉得企业办公室行政管理人员事物繁琐，专业知识和技能要求也不高，随随便便一个人就可以完全胜任。的确，行政管理工作是比较繁琐，尤其是大企业，每天都有各种各样的大小事物需要处理，这一系列繁琐的大小事务不光来源于公司领导，还来源于其他外部企业的相关对接工作。事实上，企业办公室大多时候需要对接的是企业内部不同部门，他们所处理的每一项工作都要求利用自身的努力和经验专业而有效的完成，可想而知这工作的复杂程度。这就需要办公室行政管理人员一定要有先进的行政管理意识，善于变通的能力和较强的组织协调能力，同时还要有良好的沟通能力和解决问题的能力。

目前，不断提升的社会公共服务要求使办公室行政工作也发生了很大的改变。鉴于复杂多变的社会环境，行政管理工作自身的内容多样化，纵使其范围也发生天翻地覆的改变。因此，树立一种先进、主动、优越的服务理念也成为了当前企业发展的趋势。

　1.2企业办公室行政管理工作的重要性

说到企业办公室行政管理工作的重要性，首先从它的功能开始说起，它不仅功能性很强而且还有良好的沟通和协调员工、处理好项目服务的能力；再者它也是企业正常运行的重要部分，是一个综合性很强的服务部门。企业是我国市场活动的重要参与者，而企业的经营发展不能没有办公室。不管是大企业还是小企业都离不开办公室的这一机构设置，它每天负责做到上传下达、左右协调，在日常的行政管理工作中，负责对上级其他部门的事务进行传递与交接，然后积极配合领导的工作要求，处理好他们与下面各部门之间的工作与联系。另一方面，办公室人员作为部门领导的左右手，必须先了解上级领导的命令与要求，掌握当前公司的主要工作方向，贯彻落实手头工作，必要时候及时准确向领导汇报当前完成情况。平时工作中应时刻做好收集调查等相关工作，以免遇到突发情况时能第一时间做出反应，提出改进与得道的建议供领导参考，为领导的决策提供有利的帮助。

正因为日常运营中的办公室工作需要大力收集各个部门的有效建议和得力意见，必要时候还要适当调节员工之间的情感，还要满足办公室其他人员的需求及成为对外联系的枢纽，所以企业办公室在企业运营和行政管理过程中有着纽带的作用。同时，在企业实际管理过程中也要求必须及时分析当前存在问题，采取可行的应对措施。总的来说，企业办公室管理工作的提高，更加有效的提高了企业办公室的管理质量及效率。

　第二章企业办公室管理工作中存在问题

　　2.1企业办公室任务繁重，管理目标不明确

办公室工作对于企业来说既是企业本身工作的保证也是企业向外形象的基础。在日常企业办公室工作中，办公室人员不仅要及时妥当处理好公司内部自己职能所需的工作，也要维系对外企业的联系。办公室工作人员在自己本职工作中已有一些固定的本分工作需要完成，完成岗位这些固定的工作必然是需要花费本岗位固定的上班时间去处理，而营销部门接应业务时，必然有高峰期和平稳期。偶尔遇到紧急情况时更是会把当前不紧急的事情先往后拖延，因此当办公室人员要解决的事情就会逐渐变多或者存在堆积的情况。当业务高峰期时需要处理的事情必然是会多很多，这时处理事情起来就会出现这样那样的问题，从而导致办公室人员没法准确无误地替相关人员提供所需的办公文件，或者出现低级的书写错误等等。据了解，大多数公司还会存在人手不足的这种现象。部分企业为了控制用人成本，就会考虑节约人力。对管理者来说，在难以改变现状之下，就只能从如何有效运用人力来考虑了。有些会是把三个人当五个人用，也可能会把五个人当三个人用。就这样看来，很多企业依然缺乏明确的管理目标，没有做到对应的高峰应对措施和平稳期的应对措施，不能做到随机应变。很多管理人员不从实际出发，依据以前的旧经验处理事情，由于各种因素管理也因此欠缺组织性、计划性。企业办公室任务繁重加上普遍存在的分工不明确，也使大部分员工的工作积极性不高，遇到问题会相互推脱，不会主动承担相应的工作。

　2.2企业办公室行政管理过程中缺乏科学量化方式

办公室工作岗位多，工作内容涵盖范围广泛，所以办公室的行政管理人员通常扮演着秘书、参谋长、“管家婆”等角色，但往往因为大量的工作及繁琐复杂的事情一堆积就会使手头上的工作变得乱七八糟，久而久之管理人员也会变得焦头烂额无从下手。纵观各大企业的实际管理情况，那是因为大多企业未能对行政管理工作进行科学量化。然而在实际管理过程中缺乏科学量化方式主要表现在未能根据岗位的特点和性质制定量化标准，没有针对性。或者有些在对量化标准进行设计时比较盲目，任务式设计，没能从实际出发和没有充分考虑实际可操作性，因此造成执行力度不强，导致部分员工采取敷衍的态度对待量化工作。再者，企业办公室管理人员没有区分员工的能力、素质、绩效等，但是这几点又是企业进行科学量化的关键。所以做好办公室行政管理工作，充分发挥参谋和量化工作是非常重要的一步。

　2.3企业办公室管理人员管理意识淡薄且管理不够先进

企业在不断的发展壮大同时也一直紧跟着时代的步伐在前进和不断的改变，相对应的，企业办公室行政管理工作也应该随之改变努力跟上步伐，因此对企业行政管理工作也提出了更高的要求，故在企业办公室行政管理工作中的管理人员更应具备先进的行政管理意识。放眼望去，不少中小企业办公室管理人员本身对自己要求不高，过于满足现状，压根没有时刻努力提升自己各方面能力的意识，这很显然就是管理人员的管理意识淡薄导致的管理缺陷。

在当前企业形态上看，正常企业管理者一般都是在公司就职多年，一成不变的传统行政管理工作模式并不少见，相反能够与时俱进、引入先进的管理模式并不多见。这对制定完善、合理、科学的行政管理规章制度是有一定的难度的，更别说做到公平与公正。他们一成不变的想法与管理方式能在行政管理工作中及时发现问题是难之又难。行政管理工作人员因为在行为和意识上都没有达到一定的高度及管理不够先进导致企业办公室行政管理工作中会很多这样那样的低级错误问题，企业的发展也是寸步难行。因此，身为企业的管理人员，在企业办公室管理过程中还需不断提升自我能力，与时俱进，才能更好的管理好办公室人员。

　2.4企业员工综合素质和职业素养不高

企业办公室管理离不开管理者，更离不开员工。管理者要想更好的管理好自己所在部门的人员来提升办公室的效率，那就更需要员工的配合和遵守。但总的来说，企业员工来自五湖四海，阅历也是各自精彩，很难避免部分员工职业素养不高，自身理论和技术操作能力也有限，很多时候都没能做到与时俱进。就工作状态来说，不少员工会以自我利益为中心，缺乏团体意识和创新精神，工作态度总是很懒散，有些时候还敷衍了事，对自己的职业并没有很高的追求。也由于种种原因，办公室人员大多数看着很没激情和活力。没有进取之心，做事不讲效率，得过且过

的心理，没能积极主动做好自身工作。觉得工作就是为了消磨时间的员工并不少，工作创新思路更加不用多说，很多时候会提得越多就是自己给自己增加更多的工作量，单纯是为了给自己挖坑。当然也有部分积极向上的办公室员工，尽心尽力，刻苦工作，努力配合领导的所有工作，但是她们无论怎么努力都好像没有看到成效也看不到实际性的改变，久而久之就彷佛看到了自己职业生涯的天花板。因此慢慢产生了工作怠慢的态度，甚至产生了辞职、转行的念头。再者办公室人员流动性也大，有时候出现流水式的工作岗位，所以在岗位上表现出来的新员工经验不足，对工作流程和业务不熟悉是很常见的事。

由此可见，办公室人员的综合素质稚气未脱，职业素养总体还是很不高，所以企业办公室管理者的管理难度更大，需要有更强的执行力和付出更多的精力。

第三章对企业办公室行政管理中存在问题的分析

　　3.1明确管理目标全面实现办公室工作流程细化及量化

在任务繁重的办公室管理工作中，办公室管理人员必须要做到树立明确的管理目标，要求自己的同时也要要求每一位办公室员工，让他们务必根据企业流程办事，努力做到全方位实现办公室工作流程细化和量化管理工作。可以按照公司的实际情况，针对办公室的不同工作岗位设定科学的具体的对应工作流程，并明确说明该岗位指定要做的工作内容，同时要做到权责制衡，确保各岗位之间既是独立的个体又不影响部门之间的合作关系。

确实，在实际办公室行政管理工作中，简约科学的工作流程对实现办公室细化和量化有很大的促进作用。所以办公室管理人员可以根据自身的工作任务，进行逻辑分析，把要做的事情按实际分成多个独立的部分，便于企业更高层的领导更加直观的对这些工作任务进行审查，从而可以很直面的发现每一个工作流程中存在的问题，对问题及时进行整改与调整。再者办公室管理人员现在还可以借助互联网的力量，协调整个公司办公室的管理机制，防止空白管理，同时还可以实现小型办公室自动化，对需要的信息进行快速收集，从而提高办公室人员工作效率，还能确保各个工作环节之间实现无缝衔接。

另外一定要做到奖罚分明，适当奖励表现出色且传递正能量的积极分子员工，让他对工作充满满足感和自豪感；及时批评态度懒散、违反公司制度的员工，情节严重者应适当采取警告、罚款等处分。这样对公司管理人员制定考核标准与要求有一定的作用，制定严格的考核标准与要求也是促进全面实现办公室工作流程细化及量化的关键之一。

　3.2以制度化推进行政管理中的科学量化

俗话说：“无规矩不成方圆”，在企业行政管理工作中也是一样的道理。制定健全的企业管理制度，才会更好的约束和规范企业员工的行为，努力改善企业办公室管理中的破旧思想和陈旧观念，形成新的企业管理制度体系，从而推进行政管理中的科学量化。那么企业办公室管理人员在管理中如何以制度化推进行政管理中的科学量化呢？这就需要规范企业管理规章制度，根据办公室行政管理化的标准要求定出一套符合当前企业发展的管理制度，同时作为企业管理者要牵头协调各企业部门之间的关系，时刻保持高度的清醒，指引企业员工按照制度要求办事，把科学量化管理理念灌输到每一位员工的思想中。

鉴于企业办公室工作自身岗位多，工作内容广泛，所以我们在制定完善的工作责任体系时，要明确到每一个岗位的职责与功能所在，确定好岗位与工作目标，分工明确且干净利落，这就是行政管理科学量化的准则。同时对各个职能部门的工作环节做到心中有数，每个岗位职责都应该要有详细规定。集体参与感对推进制度执行也有一定的促进作用，建议行政管理者遇到重要决策或制定新规则时，能够经过公平公正科学评估，集体讨论，不要一人拍板式作决定，让员工参与进来，这样既能够使决策更加科学又能增强员工的集体主义感，为日后执行制度打下结实基础。

一套科学、合理、高效的管理体系完成后，即可要求员工按照制度办事，尽可能实现办公室管理有据可依，有责可循，各个部门之间既相互独立，又相互配合，员工之间形成互相监督的状态，奖罚分明，使办公室管理制度越来越科学化、标准化。办公室行政管理的制度化、科学量化，还需要信息技术的支持。在信息化时代下的企业管理制度会变得更加透明化，这样企业办公室管理会变得越来越成熟，越来越完善。

　3.3增强管理人员管理意识以及善于运用到实际工作中

企业办公室员工的职业素养参差不齐，当然企业行政管理人员也不例外。日前由于多年一成不变的做法致使大部分企业办公室行政管理人员的管理意识比较淡薄，为此我建议企业办公室管理人员应加强自身的管理意识，多花点心思，针对自己的岗位特点，结合企业当前的实际情况，研讨出一套符合自己和符合公司发展的一种办公室管理方式。同时应多看报多看当今社会热潮信息，参考其他优秀企业，自身具备先进管理意识，做到与时俱进，争取以自身魄力带动企业员工一起进步，充分发挥自身的领导作用。平时工作期间可通过团建活动、交流大会等深入了解员工生活和工作状态，从而更能进一步了解员工心得。这既能营造积极向上、和谐融洽的工作气氛又能从实际出发制定大家愿意接受并执行的管理制度。

积极主动采取精细化管理手段，对办公室管理中的各种工作任务进行科学分配。同时在日常工作中增加办公室员工的宣传力度，不断落实与完善企业员工福利制度，增加员工的幸福感；同时为了保障员工利益应及时对存在的问题作出调整，让企业制定的标准更加科学。

身为企业的行政管理人员，更应马不停蹄地努力学习，提升自己的能力，提高自己的管理意识，做到善于分析问题和善于思考工作中的细节和问题，吸取以往的工作经验，争取努力提升自己的职业素养，以身作则，从而激励与带动周围的员工，为企业稳步向前发展作出贡献。

　　3.4努力提高企业员工的综合素质与职业素养

如何提高企业员工的综合素质与职业素养是每个企业都在思考的问题，也是企业努力变好的根本，因为企业办公室的行政管理工作离不开每一位员工的努力，建设企业的美好未来需要每位员工一起努力奋斗。由于每位员工的综合素质和职业素养不一，每个人对待工作的态度与职业方向目标不一致，所以建议企业在员工入职前应主动为新员工构建学习平台，做好岗前培训工作，让员工更清楚了解公司的精神文化，同时应该为员工提供更多的培训与学习机会，从而增强员工的理论知识和实操能力，让员工的职业素养符合所在岗位的要求。这样在真正坐上工作岗位时候才能更加专业和高效处理问题。

在工作上，企业管理人员可以对员工的工作能力进行定期考核，对于工作能力较落后的员工及时给予培训和帮助，慢慢提高员工的专业能力与知识水平，同时还可指导其慢慢运用高效的工作技能和工作方法，这样员工的综合能力就能慢慢符合企业行政管理工作的要求。在全面提高员工的工作效率与工作质量的同时，也要努力提高员工的责任心和进取心。作为办公室行政管理人员，在日常工作中多与员工沟通，引导员工转变思维模式，多多锻炼员工的逻辑思维能力，从而提升员工的综合工作能力，这便于促进企业管理工作顺利进行。在工作之余还需要时刻观察员工的心理情况及最近的家庭状态，尽所能帮助员工解决生活和工作中的遇到的问题和困难，让员工在企业也能找到帮助与安慰，逐渐认同企业文化和找到一定的归属感，这样员工才会更加信赖企业。

　第四章针对企业办公室行政管理中存在问题提出的相关建议

　　4.1尽可能实现企业办公室行政管理精细化

随着我国经济与社会的稳步发展，企业办公室行政管理精细化已成为当今社会发展趋势。它是现代企业管理的新理念和模式，也是现代企业对规范管理的一种可行性管理模式。这个社会进步下的产物不单止可以更好地规范办公室工作制度与流程，还可以有效协调办公室人员矛盾。企业办公室行政管理精细化能帮助企业往科学化、精细化方向发展，潜移默化地把企业文化逐渐深入人心，从而提高办公室工作人员的能力。

尽可能实现企业办公室行政管理精细化，因为这样可以帮助管理人员更好的管理企业，实现企业科学化管理模式。同时要求管理人员与时俱进，要继续努力更新适合公司现状的管理思想，多方面学习，可向其他企业学习相对先进的管理模式，这样才能更好地把办公室行政管理工作做到最好。

尽可能实现企业办公室行政管理精细化，才能满足人们日益增长的物质文化、精神文化和企业文化需求。

尽可能实现企业办公室行政管理精细化，这样才能很大程度上优化办公室人员结构，提高员工的科学意识，促进企业行政管理工作的有效进行。

管理人员必须要明确知道并努力执行管理目标，努力推进行政管理中的科学量化，努力提高企业员工的综合素质与职业素养，把企业的行政管理和公司不断发展的业务工作相结合从而促使企业各方面同时发展。

　4.2促进企业办公室行政管理精细化的对策建议

“把“精、准、细、严”的要求落实到每一个工作流程，每一个岗位的职责要求都有具体的一个标准，规范到每一个人的行为，尽可能实现工作到岗，责任到人。”等这些具体的条条框框就是应对当今新形势的有益尝试，也是企办公室行政管理精细化管理的一种新的企业管理理念与方法。将企业精细化管理应用到企业办公室上面来，可从以下几点促进企业办公室行政管理精细化。

4.2.1结合办公室文化提升管理精细化的主动性

企业的办公室文化在企业文化中占据着重要地位。我们可以从企业管理者入手，全面提高企业管理人员的思想意识。俗话说：“火车跑得快，全靠车头带”，是的，企业办公室中的行政管理工作也是一样的道理。作为企业管理者，我们要做到比普通岗位上的员工付出更多努力，为他们树立榜样。所以企业管理人员要先制定科学的管理计划，甚至可以把工作精细化到一周或者一日。当然工作也不是一蹴而就的，也是要遵循一定的规则，一步一步往前走，让员工在工作中明白精细化管理工作的精髓，同时在工作中不断的改进和完善精细化管理，形成主流的企业文化，这样久而久之大家就会形成了精细化的意识。通过管理意识的提升全体办公司人员的意识也是一种不错的尝试。

　4.2.2融入办公室管理标准化与制度化理念

什么是标准呢？标准是企业必须统一工作方法，不能由员工任其所好，以确保客户得到相同的服务，企业的日常事物得到控制，这个标准就是企业统一的工作方法。往往这样的标准都是在传统管理的基础上，把一些业务高手，工作高手的经验总结参合其中，取其精华去其糟粕，制定出符合公司实际情况的统一标准。

管理制度是对一定的管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构设置的规范。它是实施一定的管理行为的依据，是社会再生产过程顺利进行的保证。合理的管理制度可以简化管理过程，提高管理效率。因此作为企业管理人员更加应该完善管理制度，时刻持有制度化的理念。

要想确保质量和服务，办公室员工就必须要按规定动作工作，都按规定动作就会呈现出相同的质量与服务。而管理人员必须要结合企业的实际情况制定一套实际有效、符合企业当前发展规律的管理制度，努力使办公室管理标准化与制度化理念融入企业办公室中。

　4.2.3全面提升员工专业能力与职业素质

为了更好的推进企业精细化管理工作顺利开展，就必须对企业员工提出更高的要求。他们的能力直接影响了工作的效率；当能力不足时，效率自然低落，进而时间不够用，演变成忙不过来、人手不足的现象。所以，努力提高人员素质、加强员工的培训指导，虽然短期来看会耗损不少精力时间，但长期来看，它是解决人手不够的根本之道。

第一，我们应该要注重招纳有文化、有素质的人才，努力改变员工自身的知识结构，使企业整体素质有所提升。比如从事房产工作的员工，由于工作的特殊要求，从事房产工作都需要较高的文化水平，引进来的基本都是大学生，他们接受新知识和适应岗位的能力较强，能够较快地进入工作；第二，为了使员工文化素质提高，可对企业员工进行岗前培训和在岗中的文化培训；企业管理岗位上的员工更是需要针对性地进行更高层次的深入学习与培训；第三，鼓励企业员工接受继续教育，多学习，可以给予相应补贴补助，从而形成不断学习不断提升自我的良好氛围；第四，鼓励他们不断往前走，不断更新知识，为企业发展多才多艺的技能，同时可以适当奖励获得相当学历和相当职称的员工。

“众人拾柴火焰高”。把技能和素养逐步运用到日常工作中的同时也要培养企业员工的团体合作精神，学会彼此尊重和理解，同时更加要意识到团队合作的重要性，互相帮助和鼓励，努力营造乐观积极、活力和谐的企业工作氛围。

　4.2.4加強行政管理工作的信息化建设

由于科学技术的不断发展进步，现代化信息技术以及人工智能技术等也越来越成熟，而且在功能方面也慢慢变得很强大，有时候功能甚至可以完成超越人工，因此对一个企业的健康发展以及有效运营也会又一定的推动作用。另一方面，为了提升行政管理的精细化程度和提高行政管理工作质量及效率，企业完全可以将合适企业办公室管理发展的先进现代化信息技术运用到行政管理工作中。

　4.2.5管理者应充分发挥带头作用

众所周知，带领一个团队很难，想让一个团队持久有效地走下去更加是一件比较困难的事情。团队工作中我们既是独立的个体也是团体中不可或缺的一员。而每个人加入的利益和动机不同，所以团队的发展不仅需要管理者一个人的努力，还需要全体员工齐心协力一起干，这就需要管理人员和员工打成一片。当然管理人员肯定是需要奋勇当先，起个好的带头作用，因为管理者是整个团队的倡导者。他们就相当于在金字塔的最高层，能更看清楚问题的实质，能及时发现问题与改正，与此同时可以发挥带头作用把自己的理念传递给下属，让他们少走弯路，更好地工作。

　结束语

企业办公室在整个企业发展中发挥着无可取代的作用，它所承担的责任重大，需要处理的事情更是繁琐复杂。若总是处理不当，轻则会加大企业的任务量，重则会影响企业的正常运作。所以作为企业办公室的行政管理人员，必须要努力优化企业办公室的管理，努力提升办公室的工作效率，与企业共同进步。做到确保企业各个工作流程正常运行，协助企业勇攀高峰。

　谢辞

在整个毕业设计(论文)中，我得到了指导老师李乐乐的热心指导和帮助。李老师严谨的学术研究态度和深厚的专业知识让我受益匪浅,精益求精的工作作风和平易近人的人格魅力让我不仅建立了自己的目标,而且让我掌握了最基本的研究方法。为此深表感谢！

在我的学习生涯中，有各位导师对我孜孜不倦的授课与指导。他们细致严谨、一丝不苟的作风是我往后工作和学习的榜样。在论文写作的过程中也得到各位前辈与导师的指导，让我能够顺利完成最后的毕业论文。我将把这份恩情永远铭记在心中。

参考文献

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　致谢

在论文完成之际，我首先我要感谢的就是我的论文指导老师，在论文筹备的阶段导师就对我们做出要求，从论文的开题到论文初稿的修改直至论文定稿阶段，我的导师都会不厌其烦的给我的论文提出专业性的意见，为我研究论文的方向做出指导，在论文撰写的过程中也会及时得对我遇到的专业方面的难题给予一定的指点和帮助，提出了许多对我有益的改善性意见。也真心的感谢每一位教师的谆谆教诲，给予了我们各种专业的知识和不断努力的力量。