浅谈企业实行会计电算化的风险和对策

　　摘要：随着现代科技的发展，计算机的影响在我们生活中占据了不可替代的地位。对于会计行业的我们来说，传统的会计事务处理方式已经不能够满足企业的需要，在客观上要求企业尽快的实现以计算机为手段的会计电算化。在我国，现在已经全面实行了会计电算化，会计电算化在企业中的运用，提高了企业会计的工作效率于质量，改变了会计工作者的环境面貌，尽管会计工作实现了从手工记账到电子记账的成功转型，但是，从计算机系统的局限性和日益增多的计算机犯罪来看，会计电算化工作也有些隐患和风险。因此，加强会计电算化的内部控制落实会计的监督职能显得格外重要。就企业来说，企业的发展在经营，经营的重心在管理，管理的重心在效益，而效益的重心又在财务，所以，会计电算化系统与制度的完善是重点，会计电算化工作的真实性也越来越重要。

　　关键词：影响；风险；内部控制；职能；真实性

　　会计电算化是电子计算机的技术与现代数据信息处理应用到会计工作中的简称。为实现会计工作现代化的总目的，提高企业的企业经济效益和财务会计管理的水平，从而利用电子计算机替代人工记账，算账和报账以替代部分人脑进行辅助管理的过程。然而，就会计电算化的含义来说，也是有广义与狭义之分的。

　　狭义的会计电算化指的是会计工作中应用电子计算机技术。具体言之，是在电子计算机设备上，替代手工下很难完成或者替代手工完成的会计工作，利用会计类的电脑软件操作。

　　广义在会计电算化是指和会计电算化相关的所有的工作，具体包括会计电算化的宏观控制，会计电算化系统软件系统的运用和开发，会计电算化人才的培养，会计电算化制度的建立与会计电算化软件市场的培育和发展。

　　会计电算化是一个人和电子计算机相结合的系统，它基本的结构包括信息资源，会计人员，硬件资源，软件资源等。其中，最重要的部分就是改善会计电算化软件资源。

　　现在的会计电算化已经成为一门会计科学、计算机科学、信息科学、管理科学为一体的学科，在经济管理中的各个领域处于使用电子计算机的领先地位，正起着带领经济管理诸领域逐步走向现代化的作用。会计电算化的使用极大的减轻了会计工作人员的工作劳动强度，大大提高了会计工作的质量，促进了会计职能的转化。随着管理要求的不断提高和信息技术的不断发展，为了满足社会经济发展对会计人才的需求，现在的电算化正逐步取代会计手工操作，必须培养和造就大批既拥有与掌握电子计算机基本操作，又拥有会计财务处理技能的复合型人才，《会计电算化》这门课程是各大高校会计专业知识结构和技能结构体系中的专业必修课程。

　　会计有两大职能，分别是核算职能和监督职能。

　　会计核算一般是贯穿于整个经济活动中，又称之为反映职能，是会计最基本的职能。会计的核算职能是会计工作的重要组成部分，会计核算的计量单位一般用货币为计量单位，对企业、单位一定时期的经济活动进行真实、准确、完整和及时的记录、计算和报告。以货币为主要计量单位，是会计核算的显著特征，通过确认、记录、计量、报告，对特定主体的经济活动进行记账、算账、报账，为各有关方面提供会计息。

　　会计监督职能的主要含义是会计在工作中所具有的对经济行为的引导力、制约力和对经济管理的保证力、促进力，是会计人员进行会计监督的对象和内容是本单位的经济活动。其具体内容有对会计凭证、会计账簿和会计报表等会计资料的进行监督，以保证会计资料的真实、准确、完整、合法；对各种财产和资金进行监督，以保证财产、资金的安全完整与合理使用；对财务收支进行监督，以保证财务收支符合财务制度的规定；对重要经营管理活动、经济合同和经济计划进行监督，以保证经济管理活动的科学、合理；对成本费用进行监督，以保证用尽可能少的投入，获得尽可能多的产出；保证按时上交税金和进行利润分配对利润的分配和实现进行监督，等等。

　　会计监督离不开会计信息的作用，而会计信息的生成及作用，显然又离不开会计核算职能的作用。在会计发展历史上，会计监督与会计核算是互为表里的。没有会计核算，监督就成了“空中楼阁”；若离开了会计监督，会计核算就将无保障，而且其一系列创造性发展也将得不到合理的解释，由此，我们知道，会计监督职能是依附于会计核算职能而存在，会计核算职能作用则是以会计监督职能存在并作用且成为会计之灵魂为前提。

　　实现会计核算工作的电算化是会计电算化的首要目标。会计核算工作的水平和质量的提高是会计电算化系统使用的因素，主要有以下几个方面的表现：

　　（1）会计工作人员提高了工作效率，会计工作劳动强度降低是因为使用了会计电算化，在手工会计信息系统中，会计处理全部都依靠人工操作，因此会计数据处理的效率低、错误多、工作量大。会计电算化使用中，只需按规定的格式要求把会计数据输入计算机，便可自动、准确、快速的完成数据，这样不仅把人员从手工记账、算账的繁琐中脱离出来，另外，由于计算数据的速度远高于手动，所以会计工作效率有很大的提高。

　　（2）会计数据的实时效性的提高是会计电算化的使用缩短了会计数据处理的周期因素。在手工操作情况下，会计核算无论在信息的系统性、及时性还是准确性方面都难以适应经济管理的需要。通过实现会计信息，可以及时准确地输出大量的会计信息。根据各部门的需要提供核算信息和分析信息，并采取相应措施。

　　（3）运用会计电算化后，为促进操作规范化，会计人员必须掌握与计算机有关的知识，以便更新知识结构使其素质不断提高。在很大程度上促进了手工操作中不规范、易出错等问题的解决。因此，推进会计信息化制度化，标准化，规范化的过程也是实现会计电算化的过程。其次，现代企业管理水平也有所提高。会计核算电算化是实现会计电算化的基础，会计电算化实行的主要意愿则是大力提高企业现代化管理水平。

　　我国财政部于2001年发布了《内部会计控制规范——基本规范(试行)》明确规定了企业内部会计控制是“企业保护资产的安全完整，确保相关法律法规和规章制度而落实的一系列提高会计信息质量、控制程序和措施，”企业内部会计控制的目标也是保证企业业务按照适当的授权进行业务活动，在规定的会计期间以正确的数字金额记录于规定的账户、账面资产与实有资产定期核对并揭示薄弱环节、企业经济活动有效且有序地进行。内部会计管理的有效和健全运行确保公司业务活动的有效运作，保护资产的安全性和完整性，防止欺诈、纠正和更正会计数据可靠性和合法性。目前，在我国，企业内部会计管理存在制度建设滞后，会计管理薄弱等问题，这些不仅不利于会计服务水平的提高，且还影响企业经济活动有效和有序地进行。

　　（1）不断完善内部会计控制机制。内部会计管理制度是指公司内部会计管理制度及其运行管理关系，它是企业内部会计控制有效实施的组织基础和保障。为提高内部会计管理的有效性，有必要不断完善内部会计管理机制。因此，企业应在保持监督控制核心地位和管理部门相对独立性和的基础上，按照职责明确、相互监督、内部牵制的原则以及企业内部会计控制的相关要求，合理设置企业会计组织结构，明确各部门的工作职责和授权管理权限。

　　（2）强化企业内部审计机构的审计作用。目前，大多数企业内部审计部门缺乏应有的客观性和独立性，尚未发挥支持内部管理的作用。为此，企业必须合理定位内部审计机构，内部审计部门要独立于企业其他部门，向股东大会及董事会负责，确保其独立性与权威性。内部审计机构的作用，不仅仅包括审核会计账目，还包括公司内各组织机构执行指定职能的效率和内部稽查、评价内部控制制度是否完善。随着企业内控制度的建立，企业外部约束机制的不断加强和会计电算化的遍及，内部审计机构的重点要从监督内部检查和向内部分析与评价转变，通过对其企业内部控制，进行全过程、全方位的独立检查和相关评价活动，鉴于内部控制存在缺陷，采取切实可行的建议和措施，以确保会计制度和内部控制制度的有效性。

　　（3）强化职责分工和程序控制。企业要在坚持不相容职务相互分离的原则的基础上，强化企业职责分工和程序控制。因“内部牵制”是不相容职务分离原则的核心，因此，通过明确职责权限，合理设置会计及与之相关工作岗位，可以形成相互制衡机制是强化职责分工和程序控制的目的。通过针对企业内部的不相容职务，企业应做到业务经办职务与会计记录职务相分离、授权批准职务与执行业务职务相分离、财产保管职务与会计记录职务相分离、业务经办职务与审核监督职务相分离和业务经办职务与财产保管职各相分离。

　　（4）强化内部会计控制报告制度。表示企业对其实行内部会计控制系统情况的申明，反映一定时期内，内部会计控制政策、方针、内容、方法和效果的书面文件就是内部会计控制报告。强化内部会计控制报告制度，可以促使企业经营者重视企业内部会计控制制度的完善，使企业内规范化和制度化，会计控制制度更加科学化。

　　(1)电算化会计系统改变了会计凭证的形式

　　在计算机会计中,由于会计处理高度集中在计算机内部,其处理高度自动化,而且会计信息主要载体变为磁介质。会计和财务相关的业务流程程序和处理方法在计算机会计系统中发生了重大变化，于电算化会计系统中,各类会计凭证和报表的生成方式、会计信息的储存方式和储存媒介也发生了很大的变化。原先反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表、工作底稿等作为基本会计资料的书面形式的资料减少了,有些甚至消失了。

　　会计电算化后,会计账务的集中化处理,除原始数据的收集、输入、编码、审核由会计人员操作外,经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成,这种数据处理的集中性使手工条件下的一些控制措施,在计算机会计中是没有必要存在的。比如,编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查,总账明细账进行平行登记、账账核对、账证核对等,由于会计信息会计处理方面的变化，这些控制措施失去了真正的意义。其次,手工会计中的一些平衡检查在电算化会计中将移入计算机系统内部,通过计算机程序体现出来。如,记账凭证的借、贷平衡效验;账户中期末余额、期初余额、本期发生额之间的检查;各核算业务模块间数据的核对;会计试算平衡的检查等等。因此手工条件下行之有效的内部牵制制度,在电算化条件下已难以发挥其作用。

　　(2)内部控制的内容发生了改变

　　电算化会计系统是一个人工和机器交互操作的系统,再加上计算机系统更具隐蔽的性质,因此,它控制的内容更加复杂。大致可以概括为以下几方面:计算机会计人员的重新分工和新的内部牵制;系统安全控制以及系统开发、系统资料文书化控制;系统的组织和操作管理控制;系统的输入控制、处理控制和输出控制。手工会计信息系统中,每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续,严格遵循有关的制约监督机制进行操作,如业务经办与授权批准、收付款项与会计记录的分离等,必须经过严格的审核复查机制,会计人员之间的联系是直接,因而严密的内部牵制制度很自然的就形成了,在相互牵制、相互核对、检查监督等重要措施的实施过程中,包含大量的信息提取、传输和校验等工作。实行电算化后,由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化,各种手续都由计算机自动处理统一。

　　（3）完善会计电算化工作的各项制度。

　　首先，一定要将不同会计人员的职责划分清楚，明确其岗位责任，坚持职务相分离、职权不相容的原则，也就是说基本会计工作人员（出纳、核算、稽核、档案人员等）和电算化工作人员（操作员、维护人员、直接管理者、会计软件者等）不能够有相同的人员来担任。其次，各个会计电算化岗位都要设置密码，且要对他人保密，严禁让他人代输密码甚至进行数据操作，尤其是对会计电算化人员和审查人员，必须确定他们各自不同的权限，防止越权操作，并且要定期的进行密码修改，保证其安全性。如果确实是要使用某些数据，应向相关的管理者申请，在批准后再予以数据使用权。值得强调的是，无论是以磁性介质还是纸质介质输出的会计电算化信息，输出后都应该严格保存和管理，以防被他人窃取或篡改，尤其是磁性介质还具有简单便携的特点，要尤为注意。

　　(1)硬件维护的风险。例如系统故障，电脑或网络硬件损坏、网络服务器受损等。一些单位没有专门的系统维护人员或者是系统维护人员缺乏电脑硬件维护常识，一旦出现以上情况者，轻则一两天不能进行正常的会计核算工作，重则造成资金款项不能正常结算等重大事故。此外，一些单位在财务专用计算机上使用或安装外来光盘、游戏软件或系统，计算机没有安装实时监控的高效防毒、杀毒软件，甚至将会计系统服务器或工作站连接玩游戏，这增大了病毒入侵的可能性，对企业财务信息的可靠性造成严重威胁。

　　(2)系统软件维护的风险。软件维护主要包括有适应性维护、正确性维护、完善性维护等，目前市场上各种会计软件的功能均处于不断开发、完善、改造和升级之中，然而，一些单位不注重所购买软件的售后服务，软件稳定性难以保证，不能适应日新月异的会计工作要求。系统升级改造前缺乏必要的考察及论证，对其盲目改造或对软件做二次开发，导致新问题频频出现，给工作带来不必要的麻烦及风险。

　　（3）系统备份方面存在的风险。存储介质的变化对会计档案管理提出了更高的要求，同时也出现了一些新的问题，例如会计电算化系统的账套资料按照其要求应该定期备份，但是操作人员由于缺乏风险防范意识而没能定期将计算机系统中所有的会计资料备份到磁性介质或者光盘上；或已经做了备份，但并没有脱离原计算机系统进行异地保存，而是在同一台计算机的同一磁盘的不同文件夹下进行备份，这样，一旦系统被破坏或数据丢失，就不能在最小损失及最短时间内恢复原有的资料。或者部分档案保管人员缺乏对磁性介质物理特性的了解，将之接近磁场，造成备份资料的损毁。

　　会计电算化需要建立与之相关配套的管理制度加以约束，才能规范管理和防范风险。企业没有严密的管理制度，会计电算化的规范运作便得不到保障，或是对违规操作、非法操作、超权限操作之类的行为控制不严。所有这些都使重要的会计电脑业务和业务管理面临风险。某些犯罪分子利用管理内部防范制度的薄弱环节，不惜以身试法，利用合法身份，滥用或擅自使用操作密码进行非法操作，以达到窃取公司财产的目的。

　　企业认知上，核算功能重于管理功能，一部分企业虽采用了电算化核算程序，但采用的是“核算型”的会计软件，主要是用计算机来代替手工记账。实行电算化的会计单位只注重报账功能却忽视了他的管理功能，这主要体现在采用的是软件初始化功能，如填制记账凭证、登记会计账簿、编制财务报表以及材料、固定资产、职工工资等核算内容，而对成本核算、资金运营预测及财务分析等管理功能应用很少。所用软件一般都是一些陈旧老化、早期开发的会计类软件。自行开发的会计软件少之又少，“管理型”和“决策性”的会计软件更是微乎其微，启用这样的会计信息系统对加强企业管理职能没有实质性的改变。

　　企业实行会计电算化，从而会计工作人员的很多繁杂的工作都要由计算机软件来完成，这大大提高了会计部门的工作效率。然而，会计信息的初始录入仍是由会计人员进行完成的。于是，仍然存在着工作人员由于失误等原因出现数据录入错误的可能性。由于会计信息存储电磁化，电算化系统下会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改而不会留下痕迹，往往使应用人员和维护人员疏忽潜在危险的存在。

　　会计电算化数据对于企业来说十分重要，是商业机密。但是，很多企业对财务信息技术的安全性意识不到位，没有制定关于信息技术和数据管理方面的规章制度，在工作过程中产生诸多安全隐患。一些会计人员的电算化具体操作方法不当，未按照正常的操作程序进行，防范意识淡薄，对计算机病毒的侵入疏忽大意，又不能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入，从而导致会计电算化资料丢失，给企业造成重大损失。

　　(1)建立系统实体安全与硬件安全的防范措施。首先，从技术要求和安全要求入手，强调机房建设应满足防电磁干扰、防火、防水、防潮、防盗、恒温等技术条件，配有空调和消防设置、防辐射和防电磁波干扰等设备。对用于数据备份的磁介质存贮媒体进行保护时应注意防潮、防尘和防磁，尽量定期对业务数据备多份，做好文字记载并异地存放，长期保存的磁介质存贮媒介应定期转贮。其次，计算机的硬件设备决定了信息系统是否能可靠运行，因此对硬件建设必须进行科学的规划设计，并将安全问题作为重要问题给予评估，使会计电算化系统在正常运行后有一个稳定可靠的硬件平台。

　　(2)使用安全的财务软件平台等先进技术，从软件技术上确保会计信息的安全。应依据特点电算化系统具体特点，在财务软件中增设相应的安全功能，在软件功能上增加必要的检查功能、提示功能及限制功能，以预防操作失误及数据破坏，同时强调进入系统要设置口令，并对系统操作人员进行授权，防止无权人员的操作。

　　(3)加强技术防护措施。一是建立有效的计算机病毒防范体系，坚持使用正版软件，使用外来光/软盘前先检测病毒，以防止病毒的侵袭；在系统中装入防病毒软件，并在系统进行时实监控。二是建立网络漏洞监测和攻击防范系统。通过建立安全数据通信协议，防火墙，身份识别系统等技术保护措施，可以防止非法用户和黑客入侵。同时，对于重要商业秘密泄露的问题，可将软件的重要信息采用安全性强的数据加密算法、利用过程密钥、安全锁定、使用一次一密码的技术手段，预防传播过程中重要信息的泄露。

　　（4）加强责任意识，认真保管会计电子信息档案。据《会计电算化管理办法》规定，实现会计电算化的单位只要发生新的经济业务，以预防意外事件导致整体资料系统的毁灭与不可恢复，内容经电算化财务处理后，应坚持每天备份且要备份至少两次，且要求在备份盘上注明形成档案的时间及操作员姓名，且要分处、分人保管。同时，因光盘具有容量大、安全性强等特点，备份盘尽量使用光盘，且为预防因磁性介质的破坏而使会计档案丢失，备份盘保存时应远离磁场，注意“七防”，还应定期进行检查、复制。经领导同意借阅的会计档案，应严格履行相应的借阅手续，存放在磁性。

　　建立与之相适应的工作体系，有以下几个方面

　　(1)组织控制制度，主要是由通过内部分工，实现互相牵制。例如，当前有很多企业均依照会计数据的不同形态，划分为数据收集输入组、会计信息分析组和数据处理组等，并在组内按照岗位及工作职责划分为软件操作、审核记账、数据分析、电算审查、电算维护和会计主管等岗位，以便互相监督，且效果不错。

　　(2)开发与维护控制制度，主要体现在全程控制的思想，从会计电算化系统组建伊始，开始实施安全控制，确保给定控制功能的实现。

　　(3)数据访问的权限控制和重要数据备份制度，就数据划分重要性前提下，确定各类人员对不同数据的访问权限，确保数据的准确性和保密性。

　　(4)应用控制制度，包括输入、输出和处理控制制度，以便检测、预防和更正错误。

　　(5)日常管理制度，包括机房理、并发控制和安全锁定等制度，要确保每位工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情，使计算机尽可能是专人专用的，同时，还要包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册、上机时间安排等。

　　通过以上几点，做到制度建设为业务开展保驾护航、制度建设和业务创新相适应。

　　会计人员的素质高低对会计工作的是作用巨大的，它会影响到会计工作水平的发挥以及财务管理各项职能的实现。需要通过一些措施，建立一个科学合理的培养、评价、选拔会计人才的机制，充分激发它的积极性。特别是对在职人员的培训工作方面显得十分重要。采用多样式、多渠道、多层次开展会计专业在职教育的方式，在财政部门统一规划、统一管理与保证质量的前提下，建议以既懂理论知识又有实践经验和专业技能道德会计事务所注册会计师、大型企业财务总监或财务经理为主，以大中院校会计专业的高级讲师为辅，组成顶级的培训队伍，采用多种办学力量参与会计在职教育，同时制定相应的职业规范。各单位会计人员也要主动采用各种适合自己的学习方式进行自我冲电，学习新的会计理论和会计方法，用财务管理相关知识武装自己。

　　企业要适应时代发展的步伐，适应形势发展的需要，解决企业会计人员业务水平低，业务工作不与之适应的问题。为此，企业要自觉组织学习，企业会计人员更应自觉学习，不断充电。这样，企业会计人员可以不断提高理论水平和政策水平，具备良好的业务技能，良好的会计知识和熟练的会计技能。只有这样，才能使企业的会计人员能够做到充分了解该制度内容、理解、掌握制度中规定的会计核算方法和相关规定，用以指导、规范会计实务工作，提高会计业务的能力。在现在这个阶段，由于会计信息处于发展的早期阶段，缺乏专家是阻碍计算机会计发展的重要因素。要改善这种状况，就需要加强对专业人才的培养，提升会计工作人员的业务能力和综合素养能力。在培训内容和相关的制度方面，要与当前实际工作情况相适应，进行不断的更新与完善。对于从事会计系统不同工作的人员，根据其具体的职责，对于会计人员、信息系统的维护和管理人员进行具有针对性的培训。培养出具有会计专业技能的中坚力量，构建出健全完善的培训机制，将培训措施落实具体，使得会计电算化的人才队伍不仅精通财务管理方面的知识，而且还要具备熟练的计算机技术，满足企业和社会对于综合性财务人才的需求，对会计电算化的发展奠定良好的基础。

　　企业生产的重心在于经营，经营的重心在于管理，管理的重心在于效益，效益的重心在于财务。因此，会计信息的真实性就越来越重要了。如实的反映企业经营成果的会计信息，不但加强了企业管理，提高了企业经济效益，而且为国家的经济发展提供了有利条件，促进了整个国民经济健康与稳定的发展。而会计信息失真以往都是比较严峻的问题，也是会计信息使用者一直都希望解决的问题。会计信息失真的危害显而易见，治理会计信息失真是一项艰巨系统工程，当前存在的问题是必须要将其放在特定的社会经济条件下来考虑，不能就会计论会计，必须要从多方面着手才能见成效。符合社会经济发展的需要就要完善会计制度，为了确保会计信息更加准确和准确，就有必要提高公司高管和相关会计和业务经理的整体质量。努力为企业创造公平合理的竞争环境，就要加强立法的力度，与企业相关的各种法规要与之互相衔接，互为补充，不造成漏洞；要加强对各种违反会计相关法律法规行为的打击力度，严厉处制各种xxxx的行为，从而确保会计信息更加准确、真实。总之，会计信息的治理工作是任重而道远的，但是，我相信XX，企业和会计人员共同合作，能够大力改善会计信息失真问题。只有真实准确的会计信息，才可以使企业的决策更加正确，才能将企业在激烈的市场竞争中立于不败之地，才能加速运作社会主义市场经济体制，才能使我们伟大的祖国更加美好﹑富强、繁荣。

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　　会计电算化是会计人员在现代会计中的重要工具，具有提高效率，减轻劳动负担的作用。当今的时代，是信息网络飞速发展的时代。越来越多的地方要用到计算机技术这项技术，促使企业对会计电算化的要求随之越高。因此，越来越多的问题在企业使用会计电算化的过程中遇到，我们应该客观的分析，并且有针对性的提出相关对策，以保证会计电算化工作可持续发展。通过此次毕业设计，我深刻感受到了会计工作所需要的细心和责任，体会到会计电算化规范操作的重要性，规范操作，对于会计信息与系统的安全起着至关重要的作用。为了跟上社会的发展和科技的进步，要树立终身学习的思想，多学习、进步。谨慎操作电子计算机，严格按照要求操作，认真填写每一个数字，确保数据与信息的准确性、真实性。