我国会计电算化发展的问题与对策研究——以天津圣迪乐器有限公司

一、前言

        随着现代经济的飞速发展，在现代化大生产中，国际国内市场竞争更加激烈，随之会计的计算方法更加复杂，计算量也随之变大。显然，在这样的情景下，传统的会计信息处理已经远远不能满足企业管理和决策需要，会计工作必须实现会计电算化。会计电算化使财务人员从繁重的手工操作中解脱出来，减轻了劳动强度并且节省了大量的人力和时间，使财务人员有足够的精力去研究财务管理工作。会计电算化提高了会计的分析决策能力，更好地满足了企业管理的需要。会计电算化在实施过程中虽减轻了会计人员的劳动强度，提高了数据处理的时效性和经营管理的水平，但也存在着一些不容忽视的问题，如不加以防范，将会影响会计核算的质量，加大财务运行风险。
        我国会计电算化在实践工作中还存在着诸多问题，如企业的信息意识差，信息管理技术落后，从事会计电算化的专业人才缺乏，会计电算化人员素质低下，会计电算化软件水平参差不齐，数据的安全保密性差等问题，制约了会计电算化向纵深化发展。本课题研究的目的主要是以会计电算化理论为基础，了解会计电算化的现状、发展过程及未来的发展方向，探讨我国企业运用会计电算化过程中出现的问题并寻求解决对策，最大程度的提高会计工作水平和会计信息质量，更好的提高企业管理水平和经济效益服务。

二、基础理论及研究现状

（一）会计电算化的概念

        会计电算化是以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用到会计工作中的简称。它主要是应用电子计算机代替人工记账、算账、报账，以及代替部分由大脑完成的对会计信息的处理、分析和判断的过程。会计电算化已发展成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的新型科学和实用技术。发展会计电算化，有利于促进会计工作的规范化，提高会计工作质量；减轻会计人员的劳动强度，提高会计工作的效率，更好地发挥会计的职能作用，为实现会计工作现代化奠定良好的基础。

（二）会计电算化的发展历程

        从会计电算化的发展历史来看，早期的会计电算化起源于X；早在上世纪50年代，早期计算机技术兴起后，X就开始了会计电算化，但是当时计算机价格昂贵，程序相对复杂，需要会计从业人员掌握相当程度的计算机知识。直到60年代中期，计算机的软硬件发展很快，随着计算机在会计业务中应用面的扩大，开始出现了比较完整的计算机会计信息系统，这个阶段的特点是系统中的帐务处理功能已经比较完善，各项业务的处理系统不是孤立地进行，它们之间的联系得到加强，系统已经具备一定的面向管理的反馈功能。八十年代以来软、硬件技术迅速发展，电脑进入社会各方面，人类开始进入信息社会，在很多企业中，管理工作全面应用了计算机，在中心计算机中建成了各个功能系统共享的数据库，会计电算化向管理信息系统发展，财会人员改变了对计算机的态度，开始利用计算机为工作服务，成为经营管理和决策中离不开的工具。
        我国会计电算化总体来说：纵向比较，发展较快，因为我国的电算化起点较高；与横向比较，差距较大，因为我国的会计人员素质较低，电算化工作起步较晚，会计基础工作较落后。我国电算化始于70年代末，80年代初，从那时到现在，可分为4个阶段：
        1、试点阶段（1979——1983）；1979年财政部拨款用于长春第一汽车制造厂的电算化试点工作为起点，我国正式步入会计电算化的历程。1981年8月，中国人民大学与长春一汽召开了专题总结会，会上正式提出了会计电算化这一概念。这个阶段主要特点为少数单位开展的单项业务电算化，最常见的是工资和固定资产核算的电算化，处于对电算化的试验探索期，随着应用的逐步开展，人们逐渐认识到了电算化的重要性。
         2、自我发展阶段（1983——1987）；经过前一段时期的探索，很多单位取得了较好的效果，在相关部门的领导下，我国掀起了学习和使用计算机的热潮。计算机在国民经济各部门、各领域得到广泛应用，会计电算化的开展有了客观上的基础。推动了电算化在各行各业的应用。主管部门领导认识到了会计电算化的意义，组织本系统内部技术力量，进行财务软件的自行开发工作，许多单位也采取委托高等院校、科研单位开发的方式，开发出许多适合本单位的会计软件。会计电算化软件的开发出现了喜人的局面。
         3、商业化阶段（1987——1996）；随着经济的不断发展，市场经济的不断扩大，出现了一些专门从事会计软件开发与销售和服务的公司。如最早通过财政部评审的先锋公司，以及后来的用友，金蝶、万能、安易等软件公司，其中用友公司从一开始就确立了面向普通财务人员提供实用、先进的技术，开发的软件具有较强的适用性和可靠性，近十年来一直位于应用软件公司的首位。
         4、管理型发展阶段（1996——至今）；随着市场经济的发展以及人们对经济管理要求的提高，以记账、算账、报账为主要内容的财务会计软件难以满足管理上的需求，各单位需要加强会计在管理中的作用，对事前预测、决策，事中规划、控制，事后核算和分析的“管理型”会计软件需求增加，以适应市场经济下管理的要求。其标志是：1996年的全国会计电算化发展研讨会，对开发“管理型”会计软件提出了一些具体的意见和建议，从此迈入了“管理型”会计软件的XXX。

（三）我国会计电算化的特点及现状

       1、我国会计电算化的特点
       第一，信息系统的特征；所谓信息系统就是从数据的收集、存储、处理到传输使用的整体。电算化会计系统是指对会计数据的收集、存储、处理与报告使用会计信息的管理信息系统。该信息系统可分为三个不同层次结构，分别为不同管理层服务。
       第二，数据集中存放和管理的特征；“电算化会计”改变传统会计数据重复记录分散存放而带来的弊端，采用先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，既保证了数据的可靠性，又可从此完全取消各种会计明细分类账和对账操作，实现数据共享。
        2、我国会计电算化的现状
        在科技高速发展的今天，利用计算机代替人工帐已成为现实，加强发展我国的会计电算化事业，实现会计工作手段的现代化，是推动会计改革，充分发挥会计治理职能的重要保证。而利用会计电算化本身特点进行舞弊现象也在不断发生，比如由于财会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化工作缺乏统一的规划和组织协调；内部控制制度仍不完善；多数单位电算化都是应用于代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，导致现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务；再次，在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够等，使得我国会计电算化还存在着许多问题。这些问题的背后就是不法分子进行舞弊的平台，随着会计电算化的飞速发展，利用电算化系统的弱点进行舞弊违法犯罪活动也在不断增加。

三、我国会计电算化发展中的问题

（一）我国会计电算化内部控制问题

        尽管现在的商品化软件已较充分地考虑了企业在实际应用中的各种情况，但是软件的设计者不可能考虑到所有的情况。而且作为通用的商业化软件，也有自身的成本与效益原则。软件的通用性和专用性总是有矛盾的，特别是我国财务制度按行业分设，使得软件的设计更加难以满足各个需要。这就要求企业在采用软件时，不得不做一些牺牲，而有的企业则认为财务工作是为生产和管理服务的，在企业中处于从属的位置，不愿意为电算化的实施做相应的业务调整，特别在一些传统的行业更是如此，电算化的推行总是招致相关部门的重重阻挠，难以实施。比如说：设备科不愿意为固定资产编码，供应科也不愿意将未付款的材料办理暂估入库手续等。

（二）我国会计电算化软件使用中的问题

         1、安全性与保密性差
         企业财务上的数据，是企业的绝对秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展，但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋，却没有几家软件认真研究过数据的保密问题。有些软件所谓的加密，也无非是对软件本身的加密，防范盗版，不能真正起到数据的保密作用。至于安全，则更让人担忧，系统一旦瘫痪，或者受病毒侵袭，或者突然断电，很难恢复原来的数据。
         2、会计软件通用性差
        财务软件厂商对行业特征和单位的核算特点考虑不够，基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户，导致不少施行会计电算化的单位仍要会计人员做大部分的辅助工作。我国会计电算化软件的应用暴露出一些难以克服的弱点，如系统初始化工作量较大，系统体积大，企业难以增加自己所需要的功能等等，就会计电算化系统看，其总账、固定资产、工资、材料各核算子系统之间又彼此分隔不能顺利地相互传递数据以实现自动转账、相关查询等功能。

（三）缺乏合格的会计电算化专业人才

         财务工作是一种专业性很强的工作，一个称职的财务工作者需要有扎实的专业知识和丰富的实践经验。会计电算化的发展对财务人员提出了新的挑战。就目前来讲，我国企事业单位会计电算化人员素质偏低，难以适应信息时代的要求。主要表现在：一是会计人员的会计、财务知识不系统、不深厚、更新慢，只能对日常的会计核算进行处理，但对如何提高会计管理水平则无能为力。二是会计人员的计算机知识十分薄弱。虽然有越来越多的财会人员接受了电子计算机培训，但一般只懂得怎样去使用计算机，不能灵活运用软件处理会计数据，进行财务信息的加工和分析、更谈不上对计算机进行维护、开发和利用。三是会计电算化培训形式主义严重。不讲实效严重挫伤了各单位开展会计电算化的积极性。

（四）案例分析

        （1）天津圣迪乐器有限公司简介
          外资企业天圣迪乐器有限公司，主要生产生产销售乐器；工艺品及包装盒。该公司股东是两个外国（地区）企业和外商投资企业，产权明晰，员工共60多人，有董事会，但不设监事会，董事长是中国人王俊普，下设生产科、销售科、财务科、采购科、后勤科。财务科向董事会负责，科内共有5人，科长负责财务科的日常组织工、作，一人负责签收销售业务开发票以及材料的定额成本核算，以及固定资产折旧处理。另有一人负责费用和工资，还有一人负责人工成本和制造费用的分摊，出纳一名，同时负责报税。

 

         该财务使用的是金蝶财务软件2014标准版，版本号为6. 1. 153，windows界面。金蝶财务软件在易用性、人机界面友善、多账套管理、多行业的选择、适用性等方面的确做得很优秀，而且售后服务方面也做得很好。
         该软件对硬件配置的基本要求为:CPU /166内存:64M，软驱:1. 44M，硬盘:500M、鼠标、键盘:win95，网络环境:LANmanager,winNT中文版。该公司采用的是win98局网结构，加密卡装在LPT1(打印口)上。
        由于该公司财务科成功采用了主要财务软件进行核算，财务科的工作运行有效，会计核算及时，基本上月终结束，就能出本月的财务报表，充分体现了财务软件在这方面的优势，能很快地计算出实际与预算的差异，以供经理和各部门进行分析和管理时应用，各种核算细致、准确，能列出各种明细表，因为采用财务软件进行核算，可以将核算进行得很细致，明细科目多达三级，不像在手工环境下，明显影响计算机的核算的效率。固定资产是按台进行核算的，核算准确。而不像有的单位，只能划为类，进行大致的核算。
        该公司产品一年只有200多件，属多品种小批量生产，所以采用了按件核算成本的方法。通过分析该单位财务科的运作，发现有很多问题，现分别进行讨论。

（2）天津圣迪乐器有限公司存在的问题

         第一，在内部控制方面。该电算化基础工作较差，相关的日常管理制度不健全；该单位仍然没用手工环境下的财务规章，如机房管理制度、系统维护制度、电脑软件的操作规则都没有，出了问题也没有办法追究，造成管理上的漏洞。比如说财务科的出纳因为和科长关系好，就利用财务科的计算机上网，这是严重违反财务纪律的。因为从网上容易传入病毒，虽然出纳采用的手工方式，所用的计算机没有与装有财务软件的计算机相联，但二者之间有时也要交换文件，不能保证不传播病毒，而且单位的计算机也容易受到黑客的攻击，泄露财务数据，账户密码客户信息等公司机密。
         第二，在会计软件使用方面。该数据接口不规范，数据交流困难；该单位的销售科常来查询购货方是否付款，因为汇款单是直接回到财务科的，他们并不清楚哪些乐器材料已付，哪些乐器材料未付。财务科的付款情况存放在应收账款明细账里，存放的文件格式为ACCESS文件，而销售科的软件为其它的格式，两者不兼容，只能用手工逐笔核对，费时费力，幸好单位产品是单件小批，情况并不复杂，如果是多品种大批量，核对起来将会很麻烦。
        该公司数据备份工作不好；由于该公司完全脱离手工，账薄存放在计算机中，这样提高了工作效率，但同时对数据的安全性要求提高了，虽然凭证打印比较及时，但账薄是一年才打印一次，由于磁性数据易于破坏和丢失，所以必须做好备份工作，但该单位仅对账薄文件用软盘备份，对其它的相关文件，如自行开发的程序等未进行备份，而且备份软盘没有分人分地保存，也没有定期检查软盘的数据可靠性。保存的时间间隔是一个月，安全性存在重大的隐患。
         第三，在会计人员配置方面。人员的分工采用手工核算模式下的分工方式，不利于电算化工作的开展；由于该公司财务人没比较少，只有五个人，难免出现一人兼几职的情况，但该公司的分工保持了手工模式，大家都进行数据的录入，效率不高。而电算化环境下的很多新增工作没有人做，比如档案管理、系统维护工作、凭证审核，程序设计等，导致凭证的处理缺乏监督，档案收集不全，系统维护形成大家都在维护，大家都不维护的局面。而程序设计则由管理销售和应收账的人兼任，存在着控制隐患，不能保证软件的安全性。

四、我国会计电算发展的解决对策

（一）建立健全内部控制制度

        内部牵制是保证会计信息质量，确保电算化系统正常运行的重要手段，与手工环境相比，电算化内部控制又增加了许多新的内容，因此原有的规章制度必须相应的调整和修改，会计电算化系统的重点由会计部门核算转移到电子数据处理部门；控制方式是人工控制与计算机控制相结合，以计算机控制为主；控制的要素要求更为严格；控制的内容更为扩大。建立健全内部制度，对于防范计算机犯罪，确保会计信息的安全性具有重要的现实意义。
        会计电算化是由人来实现的，加强电算化的人员管理，充分发挥各自的优势，并对其进行合理分工，以利于形成有效的内部牵制，是管理者的重要职责。因此在日常管理中应方面的管理中，应当制定合理的人事制度，确保电算化工作有一支稳定的高效的队伍。电算化系统涉及的有关人员很多，如电算化系统设计、开发人员、系统维护人员、操作人员、操作员、审计人员，等等。企业为使电算化系统能有效运作提供各种有效的会计管理信息，从而提高企业的经营效率，就必须对电算化系统的相关人员进行管理。

（二）提高会计软件的质量

       从国外情况看，在某些会计电算化搞得好的国家，基本上是通过行业会计协会制定统一的财务软件标准，甚至某些国家就直接通过XX行政手段规定哪些行业必须使用哪种财务软件这样国家的有关经济管理、监督部门就可以很方便地通过网络进行财务检查和专项资金使用情况分析，单位也可以利用网络及时地进行财务报告的传送等。
        因此，我们应在借鉴国外经验同时，针对我国目前会计电算化软件存在的问题，尽快制定出一些具体法规，加强对财务软件销售公司和开发商的管理，进一步规范会计电算化软件市场、从而大力提高会计软件的质量。加强会计信息系统的安全，针对会计电算化工作中存在的安全隐患，应从以下几个方面不断加强会计信息系统的安全性、保密性：一是为了对付日益猖撅的计算机犯罪，国家应制定并实施计算机安全法律，在全社会加强对计算机安全的宏观控制，XX主管部门还应进一步完善会计制度，对危害计算机安全的行为进行制裁为计算机信息系统提供一个良好的社会环境；二是加强内部控制，在电脑网络环境下，某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的安全隐患，因此建立内部控制制度是必要的。

（三）培养复合型的会计人才

         我国目前的电算化专业人才还比较缺乏。很难想象对电脑一无所知的人能够充分发挥电脑的工作潜能。因此要真正获得会计电算化系统带来的好处，就必须加强员工对电脑知识，管理技能等各方面的培训，使他们能尽快胜任工作。大致来说，会计电算化人员分为三类：一类是信息系统的开发人员，负责完成会计软件的开发工作；第二类是系统的应用人员，负责使用和维护；第三类是电算化系统的管理人员，负责单位会计电算化工作的组织、协调和管理，使其能健康地发展。加强对会计有关的税法、经济法、管理、财经等方面的知识的学习。会计人员要把会计工作做好，就必须要知道一些相关的知识。例如会计系统人员在处理销售业务时，就必须要知晓公司的市场销售策略；处理银行借款业务时，就要通晓银行相关业务。同时还要知晓诸如企业组织管理学原理、营销学、企业战略管理，财务管理、信息管理及国际化各项管理等，以提高会计人员的素质。因此，企业应要求并鼓励会计信息系统人员主动去学习相关知识，相关业务主管人员也应大力配合。会计主管应为这些员工创造条件。要使会计信息系统有效运作，需要企业各部门提供准确及时的交易活动资料，只有具有和谐的人际关系和灵活的沟通技巧，各部门相关人员才能顺畅地按照会计信息的制作要求提供各种相关的交易资料，使会计工作能顺利地开展。

五、总结

        建立适应社会主义市场经济的电算化会计体系，要有完善的法规、一批实力雄厚、具有良好信誉的财务软件公司，大量符合法人治理结构的现代企业，为数众多的讲职业道德、通晓会计和计算机软硬件知识的从业人员。因此，企业要建立健全内部控制制度、提高会计软件的质量、加强会计电算化理论研究、培养复合型的会计人才；加强电算化管理，是一项长期性的工作，需要方方面面的共同努力。会计电算化是管理现代化以及会计自身改革和发展的客观需要，是时代发展的必然。21世纪是信息社会，网络的迅速发展要求实现会计电算化，以满足现代企业管理的需耍。所以，企业和会计软件商家应联合起来，消除一切影响会计电算化发展的不利因素推进我国的会计电算化向更深层次发展。

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