摘要：随着信息化时代的到来，传统纸质档案已经不能再适应时代发展的需要，保存人类活动时代记忆的电子档案管理工作已逐步形成并得到社会的广泛重视。对于电子档案的管理和发展，首先提出了研究电子档案管理的必要性和紧迫性即研究该课题的原因，然后通过分析电子档案管理现状，发现电档案管理中存在的标准化管理水平低、电子档案立法未完善、依赖国外平台威胁电子档案信息安全以及相关复合型人才匮乏等问题，最后通过对国外电子档案管理规划与建设方面的经验借鉴提出发展电子档案管理的若干建议策略。
关键词：电子档案；电子档案管理；策略
一、绪论
2007年10月xxxxxxxx在十七大报告中将工业化、信息化、城镇化、市场化、国际化这“五化并举”，首次将信息化提升到关乎国家发展的全局高度上来。在信息化被越来越重视的当下，无论是XX行政管理、企业生产经营还是社会公共服务等方面，都在积极应用数字化、网络化技术，以加快自身信息化建设的步伐。电子工作的环境渐渐趋向普遍化和电子文件，并且以电子文件为管理对象，保存人类活动时代记忆的电子档案管理工作已逐步形成并得到社会的广泛重视。电子档案管理是传统文件、档案管理在XXX的延续，但由于电子文件自身的运行环境和特点，它在给档案管理人员带来福音的同时，也提出了严峻的挑战。因此，探讨并建立一套符合电子档案管理要求的原则、方法、技术、标准和策略，既是实际工作的迫切需要，也是一项长期艰巨的任务，这对电子档案管理的实践发展和理论建设都有重要意义。
本文首先提出了研究电子档案管理的必要性，然后从分析电子档案管理发展现状发现电子档案管理中存在的标准化管理水平低、电子档案立法未完善、依赖国外平台威胁我国电子档案信息安全以及相关复合型人才匮乏等问题，最后对电子档案管理发展提出若干建议策略。
二、电子档案管理必要性
（一）电子档案的概述
就一般理解而言：“电子档案”是指作为“档案”而在档案馆中接收和保存的电子文件。但随着人类社会迈入信息化社会，档案领域延伸出来的新概念，就目前而言，还没有权威的文献定义。国际档案理事会电子文件委员会在1997年出版的《电子文件管理指南》中，把作为“档案”而由档案馆接受和保存的电子文件称之为“具有档案性质的电子文件（archivalelectronicrecord）”。有学者提出，电子档案概念可定义为“具有保存价值的已归档的电子文件”，它不仅包括了具有凭证价值的电子文件，也包括了与这些电子文件有关的支持软件、参数和其他相关数据。
因此，电子文件与电子档案是存在区别的，并不是所有电子文件都能成为电子档案,不能混淆一概而论。概括的说，我们可以把电子档案理解为办理完毕的、具有参考价值的、根据归档规范建立逻辑或者物理联系的电子文件。
（二）电子档案管理的必要性
1．发展电子档案管理是档案工作信息化建设的需要
随着信息科技化的发展，整个世界在信息化潮流中大步迈进。相较于纸质档案电子档案已经成为了国家档案财富的重要组成部分并且广泛形成于公私机构、组织和个人的各种社会活动中。当下的档案管理工作正经历着：记录由手工向科学技术转变、外观由可视向不可视转变、介质由有机向无机转变、信息由固定向迁移转变、保存由体力向智力转变、体积由庞大向精巧等转变。因此，电子档案管理的发展是档案工作信息化建设必不可少的环节。现如今，电子档案管理已初具规模，电子档案管理的发展时机已经成熟，应当抓紧时机建设电子档案管理方法、法律法规体系、人才培养等。
2.发展电子档案管理是信息化大背景下电子档案管理工作理论与实践发展的需要
信息化大背景下，高科技信息技术在方方面面得到广泛的应用，使得档案部门不可能回避也无法拒绝每天产生的大量纸质档案。然而，在档案管理工作和实际操作中，如何将纸质档案转化为电子档案；怎样做到电子档案的“前端控制”；如何集中保存和进行电子档案归档的组织工作等等这些区别于传统纸质档案的问题，需要通过电子档案管理各项法规、制度的制定和普及，通过电子档案管理技术的宣传教育和推广，通过发展电子档案管理来确保电子档案在形成、使用和归档过程中的安全。
3.电子档案管理对于会计档案的发展
随着信息科技化的发展，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案，这对电子档案管理软硬件的要求不断提高。近阶段，为使财政部电子凭证安全支撑控件（原无纸化安全支撑体系软件）达到金融级水平，适应大集中和互联网环境下的业务应用模式，有关部门发布了电子凭证安全支撑控件升级改造项目招标公告。
三、电子档案管理现状
（一）电子档案活动开展情况
随着办公自动化在逐步普及，档案电子化管理也随之兴起。电子档案管理，其发展历程可以分为三个阶段：第一阶段仅是依存于纸质档案的电子档案管理阶段，通过扫描将纸质档案转化成电子档案；第二阶段是纸质档案和电子档案“双管齐下，齐头并进”的电子档案管理阶段；第三个阶段就是脱离纸质档案上升至独立的电子档案管理系统。
然而，由于起步晚，外加科学技术相对落后，要完全实现电子化档案管理还存在许多问题。只有极少数机构有实力、有财力投身于探索第三阶段的纯电子化档案管理研究。
其次，电子档案的标准化工作进展缓慢，没有统一的档案管理标准和档案管理系统，标准化管理平台缺失，严重制约了电子档案的发展。
再者，无论是纸质还是电子档案，档案信息的透明度普遍不高，给的档案工作开展带来了一定程度的困难。
当然，也有可喜的一面。如：永中公司的国产办公套件赢得了国家重要业务系统上千万元的采购大单，在整体性能上全面赶超微软的产品；；东方微点公司的主动防御软件破茧上市，能够有效防止新趋利性病毒的第一波攻击，开启了中国企业引领反病毒技术的XXX等。这些意义不仅在于其在基础应用软件上实现了国产化突破，不再纯粹依靠国外的信息技术和平台，更重要的是将电子信息的运行环境迁移到全国产化平台上来，很大程度上确保了信息的安全。
（二）传统档案管理模式转型
传统的档案管理模式是以“卷”为单位，发展至可以“件”为单位，其以文件生命周期理论为基础，用文件生命周期理论来指导档案管理。但随着电子文件的大量产生，适用于传统纸质文件的生命周期理论已经无法满足现代XX行政管理、企业生产经营、社会公共服务等机构文件，以及档案管理的需求。因此，在结合文件生命周期理论的基础上发展出来了国内外档案学界最具影响力的两种理论：即电子文件生命周期理论和文件连续体理论。在这两个对电子档案管理具有指导意义的理论下，使得各类机关、企事业单位内部形成文档一体化管理模式成为可能，实现从文件形成阶段就开始统筹设计计算机软硬件配置、网络和节点的规划、文件格式、数据库结构确定及索引的编制；实现电子文件的归档、整理、鉴定、著录、生成元数据等大量档案管理工作都在文件的形成或运转阶段进行；真正实现电子文件的全程管理和前端控制。
从下图2.1可以看出，文档一体化系统将文件管理和档案管理同时纳入统一的一个管理系统里面，使得原本相对独立的、在不少环节上雷同的两种管理体系真正地从组织制度和工作程序上交融在了一起，即消除了重复劳动，又能发挥系统的整体功能，使得系统发挥其最高效率。
“电子文档一体化管理系统是利用计算机技术对机构文件档案工作的全程实施自动化管理，从而实现对文件运动全过程进行全面的控制或管理，它事实上是一套文件的接收、传送、归档到最终查询利用的软件系统。”具体管理流程可见下图：
(三)电子档案管理中存在的问题
从对电子档案活动开展情况的分析中可以发现，在我们国家、我们XX大力开展信息化建设一来，的档案信息化的确在发展，但管理水平较低、较不成熟。主要还存在以下几点问题抑制着其发展速度：
1.电子档案管理法制建设亟待加强
就目前的状况而言，国家在出台相关电子档案管理方面的规范还比较陈旧、条例不多不够全面，使得不少企业的电子档案处于自发形成和保管的状态。
2.电子档案管理平台安全性威胁大
电子数据是相当脆弱的，时刻处于各种有意或无意破坏的威协之下，尤其是在计算机操作平台及计算机硬件都依赖于国外、没有自己知识产权的情况下。
3.现代化档案管理人才匮乏
这一行业环境致使档案管理人员的素质参差不齐、信息化技术水平偏低，缺少懂档案管理业务又懂技术的复合型人才。
四、电子档案管理普及建议
（一）完善电子档案法制建设，推进电子化档案普及
我就电子档案管理方面的立法侧重提出我的几点建议：
1.立法确立电子档案的法律地位
目前，越来越多的机关、企事业单位、各行各业都已经频繁运用电子文件作为交流、沟通、决议的一部分，电子档案替代纸质档案是未来发展的必然趋势。电子档案能否发挥它的价值在于它的凭证作用和法律效力能否得到人们的认可，其能否为事实提供法律证据是电子档案能否具有法律效力的基础。电子文件是否在其转化为电子档案的过程中不失去、不破坏其原始性和真实性，决定了该电子档案的法律效力。可见，电子档案的原始性和真实性的鉴定十分重要。因此，要立法明确对电子文件转化为电子档案过程的法律认可，要立法承认电子档案的法律凭证作用。因为，只有通过立法才能认可电子档案的凭证作用，才能确立电子档案的法律效力，才能保证电子档案与纸质档案一样享有同等法律地位，真正做到电子档案管理方面的有法可依、有法可循。
2.建立健全电子档案管理标准化实施条例
电子档案管理不同于纸质档案管理，要确保归档电子档案的完整性和有效性,应当从电子档案形成之日起就进行前端控制、妥善管理。随着电子文件的大量产生，我们档案界迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准来规范从电子文件的形成、处理、归档到电子档案的保管、利用等各个环节的操作。例如即将于2010年6月1日起实施的经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准的：DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方案》、DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》、DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》这3项标准无一不与电子文件有关，是促进电子档案管理发展的又一举措。不难看出在确立电子档案管理标准方面还存在很多不足，要不断与时俱进、建立和完善档案法制建设。
3.加强宣传电子档案保护技术
建立电子档案管理制度是确保电子档案规范有序发展的基础，宣传电子档案法制建设是促进电子档案活动有效开展的保证。要想规范电子档案保护技术，需要立法层面完善的基础上广泛宣传、普及制度，才能使得档案工作者有规范、有意识的管理好电子档案，通过先进技术手段确保电子档案的原始性、真实性，使其如同纸质档案那般具有不易更改、原件易分辨的特点。总言之，管理技术的普法宣传，不仅有利于电子档案事业的标准化和统一管理，还便于国家档案馆集中接收电子档案时候的工作效率。像2010年1月1日开始实施的DA/T43-2009《缩微胶片档案数字化技术规范》、DA/T44-2009《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》都是用来规范电子化档案保护技术的最新法规，但宣传力度需要加强，否则立法就失去了它的最终目的。
（二）构建完善信息系统，确保档案信息化建设
电子档案管理活动的开展离不开电子档案管理系统，电子档案管理系统是从事档案信息管理的基本工具，系统设计及运行的好坏影响着档案信息化建设。因此，就构建电子档案管理系统，我提出以下几点建议策略：
1.由XX统一构建和管理系统
电子档案管理没有统一的管理系统，有着各式各样、好坏不一的系统，其质量差异很大。这就给电子档案标准化推行带来了障碍，阻碍了其发展速度和进程。我建议，可以采取两种途径来解决这一问题：第一种方法，就是由XX统一构建系统，做好业务需求调研；对系统进行统一设计并且进行系统测试，确保系统各个模块之间的信息集成与信息的正确性；统一实施、推广、普及、维护等一系列工作。第二种方法，就是由XX收购优秀系统或与单位协作。像清华紫光的电子档案管理系统发展了近十年，有许多成功案例，是一些大公司选择系统的首选。一旦有了XX的扶持，系统推广的成本就能稍加亲民，普及速度可以加快，XX对电子档案的统一标准化管理就指日可待了。
2.信息系统要与时俱进
当今是信息化时代，数字化物品更新换代速度加快，电子档案管理系统亦如此。在设计和维护系统时，要与时俱进，保证系统的先进性和安全性。正如2008年年初，石家庄市档案局总投资200多万元研发的《内容安全与数据交换型电子档案系统》项目通过了专家验收委员会的验收。这是国内目前验收通过的第一个有关电子文档和电子档案内容数据安全锁定方面的信息化应用软件开发项目。这正是注意到了目前电子档案系统安全性存在的漏洞和风险之后，与时俱进地对系统进行的改进举措。
3.注重系统信息数据备份
从建设电子档案管理系统之初，就该从制度措施和技术保障上，构建电子档案坚固的安全屏障。要重视电子档案数据备份，建立事故应急响应和灾难恢复系统。由于电子档案涉及到XX机关政务活动、国家保密级文件等极为宝贵的数据资源，为了防止电子文件在流传结束后成为电子档案过程中的数据丢失现象，及时做好系统信息数据备份是需要非常重视的。
（三）提高管档者素质，促进档案科学发展
由国家信息化测评中心发布的2002年《国家信息化研究水平报告》指出：“信息化人才不足成为制约中国信息化持续发展的关键因素，因此要加强人才培养和信息技术知识普及”。档案信息化事业亦如此，为促进档案事业科学发展，针对档案管理工作者的培养我提出以下几点建议：
1.转变观念，提高认识
要让别人了解到信息化、电子化给档案工作带来的变革，首先要做到自我观念和态度的转变：
（1）要意识到电子档案管理是档案界的一次革命，电子档案的发展是大势所趋；
（2）要突破纸质档案的知识架构、与时俱进掌握档案信息化技能，尽快适应现代化档案管理工作的要求；
（3）要时时刻刻有危机感。在竞争激烈的信息化、高科技时代，无论干哪一种职业：因循守旧，抱残守缺，得过且过，不与时俱进的人终将被淘汰。
2.掌握信息技能，提高业务素质
电子档案不同于以往的纸质档案，它是一门集计算机科学与档案学于一体的综合性科学，要求管理工作者要不仅具备档案管理基础知识、档案管理的方法和技术；而且要懂电子计算机应用及自然科学基础知识；要理论能结合实践、综合知识和业务水平过得硬的复合型管理人才。只有对于技能和业务素质提高，才能适应和满足档案工作现代化及档案事业高水平持续发展的需要，才能从根本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存。
3.遵守档案职业道德，保守档案机密
所谓档案职业道德，是指在从事档案工作活动中应当遵守的行为规范。《中华人民共和国档案法》要求档案人员“忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”。既是档案人员应该遵守的法律要求，亦是档案人员应该履行的道德义务。他们要有强烈的保密意识，不得随意私自拷贝或解密供他人利用。
4.精诚合作，开拓创新
必须跟上信息时代的工作模式，要一改以往相对封闭的意识模式，充分利用网络一体化给档案工作者提供的更大、更宽、更广的信息环境，通过开放的网络平台、借鉴参阅国外优秀的文献，以达到各行业档案工作人员们精诚合作的目的。另外，档案工作者必须抓住“创新”这一行业灵魂，在强化信息意识、信息观念以及主动学习和继续教育的基础上，利用所学到的档案管理知识和信息化技术开拓创新。只有不断学习、加强交流、相互合作、开拓创新，才能够推动整个档案管理工作向现代化、规范化、科学化方向迈进，档案事业有更良好、更长足的发展。
五、会计电子档案管理系统
（一）工作中档案管理的现状
在现阶段中，公司的会计记账还是沿用以往的纸质记账形式，比如单位报销单的申请，员工还是不断的使用纸质的报销单，使得财务会计一边要审核非常厚的账单，一边还要管理这些账单，工程量巨大，尤其后期进行查账的时候还要一本一本的翻找，浪费大量的时间和精力。
会计电子档案管理系统给传统档案管理提出了挑战。电子文件的出现，必然对传统档案管理方式、管理体制和技术环境等方面均产生重大影响。近年来，随着办公自动化（OA）和计算机辅助设计（CAD）技术的普及，人们的社会活动和科技生产活动的记录（图、文、声、像）越来越多地采用电子文件形式。而且，随着计算机发展以及应用的普及，以纸质现行文件主导介质让位于电子文件形式是一种必然的趋势。
（二）电子档案管理带来的工作改进
电子档案的来临为财务和会计工作带来大大的改进，原本繁琐账本管理统统实现电子化，而且查账对账都是电子化方式，具体带来的改进有以下几个方面：
①档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷的服务方式。
数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。
②档案信息数字化是对纸制档案原件实行有效保护方式。
档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现，因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案，档案数字化之后，档案利用方式主要是使用数字化的档案信息，档案原件从而得到了有效保护。
③档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现。
根据档案载体形式的不同，我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换，也同样再现其它载体档案信息的真实内容，既加强管理又方便利用。
④档案信息数字化为实现档案信息资源共享奠定基础。
在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向，我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外，为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。
⑤档案信息数字化为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。
随着电子政务的不断发展和技术成熟，无纸办公和电子文档的普遍应用，这是现代办公和国际管理发展的必然趋势，根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范，在法律规定允许范围内，电子文档可直接采用数字方式存档，与早期纸制档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库，便于资源共享。
六、结论
总而言之，在全球信息化大背景下，传统纸质档案已经不能再适应时代发展的需要了。研究和发展一套符合档案事业发展的策略，尤其是电子档案管理规范和标准化制定方面是十分必要和紧迫的。十七大报告中将信息化抬到了“五化并举”的高度，对于档案管理来说，这即给予了我们发展电子档案管理的警示，同时，又给电子档案管理的发展提供了很好的背景和机遇。
目前，从国家档案局2010年新出台的几个标准化条例来看，都与电子文件、电子档案管理有关。可见，电子档案的发展得到了国家档案局的重视。贯彻和普及电子档案管理，使电子档案管理步入规范化、科学化的轨道，让全社会重视并且按照标准化操作起来，仍待时日。
电子档案管理的发展，关乎信息化、档案事业、电子政务的发展。维护人类记忆的完整与安全，任重而道远。因此，如何发展电子档案管理成了必须研究和探讨的必要且有意义的课题。本文通过对目前电子档案管理现状的分析，针对发现其存在的问题提出了若干有针对性的意见和建议，希望能够对电子档案管理的建设和发展有所启示。
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