浅析中小企业人力资源管理外包的风险与控制

　　摘要：随着科学技术的发展以及经济全球化的进一步推进，在社会中生存的企业面临着越来越激烈的竞争，为了适应世界经济的不断变化，我国企业必须相应地做出改变。当然不同类型的企业应对措施也不一样，对于中小企业来说，由于其本身人员规模较小、资金相对缺乏等方面的限制，中小企业的人力资源管理能力没有大型企业那样强大，因此将企业内部一些人力资源管理事务实施外包在一定程度上弥补了中小企业的这一缺陷。本文从人力资源管理外包的相关理论出发，结合中小企业的特点，分析了中小企业人力资源管理外包的现状，找出适合他们企业特征的外包策略，继而分析实行外包时中小企业所面临的风险，针对风险提出一系列解决措施帮助他们更准确地采用最低风险的外包策略，实现企业效益的最大化。

　　关键词：中小企业；人力资源管理外包；外包风险；风险控制

　　本文主要以中小企业实行人力资源管理外包为出发点，分析中小企业的管理特色和内部人力资源管理部门的工作流程，找出适合中小企业采用的最佳人力资源外包措施，尽可能地排除所以可能会发生的外包风险，帮助中小企业成功解决人事管理上的难题。而成功实施人力资源管理外包的前提是采用正确的、风险最小的外包策略。中小企业通过实施有效的人力资源管理外包策略，可以形成更高效率的管理模式，克服因其自身人员规模小、资源有限、人力资源管理能力不足的缺陷，帮助企业更加方便快捷地经营内部的管理事务，这一举措对我国中小企业实现二次发展有着十分重大的意义。

　　关于中小企业的这一说法，最早出现的时间是19世纪末第二次工业革命的完成时期，在这一阶段建立起了资本主义的大工业体系和现代化的商业体系，一些大型企业、公司开始在经济市场中占据主导地位，而与大型企业相对应的就出现了中小企业的概念。中小企业实质上是一个比较相对的概念，与此同时中小企业也是一个动态的概念，因为在过去被称为大企业的企业现在可能只是中等企业，而现在属于小企业范围的以后也有可能会成为大企业。总而言之，中小企业是一个相当复杂的概念，在不同的国家不同的时期都会有不同的定义和标准。

　　目前我国中小企业的数量与日俱增，约占企业总数的99%，为经济发展提供了近半的收益，由这些数据可见，中小企业对我国国民经济的影响还会持续增加，因此帮助中小企业二次创业，更好地在社会经济中立足成了迫在眉睫的事，实行外包就是企业顺应时代发展做出的改变。

　　“人力资源管理外包”在我国还是一个比较新的词汇，它是近些年才引入国内的一种新型企业管理模式，但是它的发展速度却出人意料，目前已经渗透到企业的各个角落。人力资源管理外包是指企业根据自身需要将企业内部一些人力资源管理工作或相关人力资源职能外包给人力资源专业机构代为执行，一般情况下包括企业员工的在职培训、员工关系的协调与整合、企业文化制度创新、人员招聘与绩效考核流程的完善等方面，这样能够使企业集中精力发展核心业务，提高业内竞争能力，实现人力资源管理职能的完美转型，从而降低企业人力成本，实现效率最大化。

　　然而，在我们逐步认识到人力资源管理外包给企业带来如此多便利的同时，我们也应该对这个新生事物所存在的风险有足够清晰的认识，并采取相应的防范措施去规避或者控制这些风险，这也应成为中小企业人力资源管理外包工作的一大重点内容。

　　随着我国市场经济的快速发展，人力资源外包业务也在迅猛发展，中小企业要想在日益激烈的竞争中生存下来，就需要根据企业发展的实际需求进行战略转移，进行二次创业，提高自身的核心竞争力，这是企业进行人力资源管理外包的一个重要原因。因此，实施人力资源管理外包对中小企业来说具有至关重要的意义：

　　第一、中小企业实施人力资源管理外包有助于更好地吸引内部优秀员工，毕竟人才资源是企业的第一资源，留住优秀人才对中小企业的发展十分重要，因为它们必须通过这类人才促进企业的发展与变革。在人力资源管理的六大模块中，人员招聘占据了重要的部分，如果将企业的员工招聘项目外包给智联招聘、前程无忧或者猎聘网等专业性机构，不仅可以提高中小企业在人力资源方面的专业度，而且还提高了人员的招聘质量。

　　第二、集中精力构建核心竞争力。中小企业由于先天的规模小、资金不足以及资源有限，因此它们将一些事务性工作外包出去后，把企业从琐碎的事务中解脱出来，集中有限的精力和资源发展核心竞争力，提高企业效率。因此，基于这一点意义出发，中小企业实施外包无疑是实现二次创业，发展自身的绝佳机会。

　　第三、规范中小企业的管理制度。现阶段，我国中小企业的人力资源管理制度建设还不够健全，内部人员在执行人力资源管理职能时受到诸多限制，因此实行外包可以弥补这点不足，即将这些职能赋予外包商，利用外包商的专业度来规范中小企业，使得其管理制度建设有一定的推动作用。

　　第四、能够获得专业性的指导。人力资源管理工作是随着社会经济的发展而不断丰富发展的，因此从事人力资源管理工作的人员必须定期学习，了解相关领域的最新动态，以变应万变。然而中小企业在这一方面的反应往往是欠缺的，它们很难及时准确地知晓人力资源管理市场上这些动态的变化，因此，中小企业才更需要引进外包，这样做有两大好处：一是中小企业可以将一些比较琐碎的事务交给外包商，让他们去帮助完成，自己既节约了时间，将主要精力放在更重要的事务上，又可以向外包商学习到人力资源更加专业的知识，提高自身的管理能力。

　　从人力资源管理外包引入我国后，虽然发展十分迅速，实施外包的企业也相应地取得了很大的进展，尝到了外包的甜头，但实际上真正实施外包的都是一些大型企业，对于中小企业而言，实行人力资源外包还是有很多的阻碍。俗话说得好“麻雀虽小，五脏俱全”，中小企业虽然人员规模较小，但是一个企业正常运转所必须的各项职能部门都是一应俱全的。随着时代的不断发展，各部门和各项职能的划分越来越细，所谓“慢工出细活”，但是这样一来就导致中小企业要付出更多的时间和精力来处理内部一些闲杂事务，这就使得本来精力就有限的中小企业更难集中精力于核心竞争业务中。因此，中小企业必须顺应时代发展，做出实施人力资源管理外包的决策，将自身的非核心业务交由专门机构来完成，节省出时间与金钱，投入到更有价值的工作中去，这就使得“人力资源管理外包”这在国内的中小企业中得到了较快普及。

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　　一般情况下，企业无论是大企业还是中小企业都有以下三种外包情况，我们根据企业特点具体分析这三种策略与企业的契合度。

　　第一种外包策略：事务性业务外包

　　企业只保留一些关乎企业核心业务的人力资源管理活动，例如核心人员的招聘培训和组织结构设计，而将一些日常事务性工作进行外包，比如员工信息的管理、薪资核算和绩效考核。这种人力资源的外包形式是目前外包市场上最为普遍的，其目的就是帮助企业把自身有限的资源专注于企业的核心竞争业务上，降低运营成本，提高工作效率。

　　这一策略相对而言比较适用于中小企业，因为中小企业的人员规模较少，无法顾全方方面面，而这些日常事务性的人力资源管理工作在本质上不会影响中小企业所做出的任何战略性决策，所以将这些工作外包给外面专业的外包服务公司或者专业咨询人员就为企业省了很多不必要的精力。

　　第二种外包策略：战略相关性业务外包

　　顾名思义，这种外包策略就是企业将内部与人力资源战略相关性的事务外包出去。企业实施该种外包策略在一定程度上是存在很大风险的，因为该策略要求企业内部人员完成人事档案的管理、薪酬管理和绩效考核等业务，还有一些日常性工作，而那些对企业有“生死存亡”的人力资源业务外包给服务商。这样做是可以大幅度地提高企业的人力资源管理能力，但是如果错信了外包商那后果就不堪设想。

　　因此我觉得这种策略可能比较适合一些大型企业，因为大型企业有很强的企业影响力，在选择外包服务商时也会权衡利弊，风险相对较小，比如IBM，即国际商业机器公司，它是1914年创立于X，是世界上最大的信息工业跨国公司，目前拥有全球雇员30多万人，业务遍及160多个国家和地区，它就曾经采用的战略性外包策略，将自身的核心业务外包给专业机构，以提高产品创新速度。第三种外包策略：完全外包

　　这种外包策略是指企业将内部的所有人力资源管理方面的工作无一保留地外包出去，从企业员工的在职培训、员工关系的协调与整合、企业文化制度创新、人员招聘、绩效考核流程的完善等方面全部外包出去。它是一种完全外包的形式，风险性巨大，一旦失败企业将很难弥补这一缺陷，甚至导致经营失败。这一策略可能只是一种理想的外包方式，无论是什么类型的企业可能都不敢将所有人事业务外包，因此这里只作为一种可能性列举出来。

　　人力资源管理外包风险是指企业在实施人力资源管理外包的过程中，由于外包市场环境的多变、企业管理决策的偏差、外包活动调研不成熟，有效性较低，从而导致企业实施外包的结果并不能够达到预期的效果。

　　在实施人力资源管理外包的过程中会给企业带来利益的同时也会相应的带来风险，有些风险是可以轻易识别并有效规避的，而有些风险则是潜在的，需要实现做好详细地分析，以下列举了几种可能存在的风险：

　　一、安全性风险。由于人力资源管理外包引入我国的时间不长，相关的法律法规还不够健全，在这种情况下，中小企业实施外包存在着很多安全性风险。最主要的风险就是企业与外包商之间关于人力资源管理业务合作没有统一规范与标准，双方难以有效行使相关权利与义务。另一方面，中小企业对外包商所提供的服务不可能完全理解，出现任何问题都只能自己解决，缺乏有效的沟通，这就使得人力资源外包缺乏安全保障。

　　二、中小企业内部管理引发的风险。引入人力资源管理外包后，中小企业内部的人员会担心因外包引发的一系列变化，从而产生不安的心理，工作效率受到影响，不利于企业日常运营活动。而另一方面，在员工方面，由于被外派到不熟悉的地方，对环境有先天的排斥反应，因此企业必须做好安抚工作，考虑到员工的各个方面，不让他们有后顾之忧。

　　三、信息不对称的风险。信息不对称是指交易双方拥有的信息不同，一方或双方都拥有对方无法拥有的信息。一方面，人力资源外包主体与外包商之间存在着一定的利益冲突，两者之间相互博弈，由于从业人员的素质、专业化程度不同，因此他们之间的信息一定存在不对称的情况。加之一些比较有名气的专业服务机构要价较高，这对中小企业无疑是雪上加霜，他们不仅无法了解相关专业信息，更难以看到明显的控制成本的效果。加之，如果员工对企业所实施的人力资源管理外包决策不太了解，必然会导致其在主观上不太愿意配合，使得外包效果大打折扣。

　　四、外包服务商选择的风险。由于目前国内外包服务商的服务质量有待提高，专业人员的培养也需投入更多的精力，中小企业在选择外包服务商时就出现了很大的难度，一方面，中小企业不像大企业那样具有较大的企业影响力，外包商会蜂拥而至，争夺外包权；另一方面，中小企业就其本身的人力资源管理活动对外包商没有很大的吸引力，外包商在提供服务时也会有选择、有保留，导致中小企业的人力资源管理活动达不到预期的效果。

　　基于以上对中小企业人力资源管理外包相关风险的分析，我们意识到中小企业在实施外包的过程中确实存在着许许多多的问题，接下来就根据风险分析的结果，找出适合中小企业自身特点的风险控制措施，帮助企业合理有效地规避控制风险。

　　由于我国现阶段对人力资源管理外包这一块的管理缺乏比较完善的法律体系，对外包商的监管也有待提高，因此依靠外部环境的力量对其施加监督不一定能够达到企业的期望值。为了更好地规避来自外包服务商的风险，中小企业必须依靠自身力量来应对外包过程中第三方有可能造成的风险。大致有以下两种方式：

　　（1）与外包服务商签订完善的人力资源管理外部合同。

　　中小企业与大型企业不同，其规模较小，资金不足，因此中小企业稳定性在一定程度上不比大企业，在实施外包时必须更加小心谨慎，签订外包合同时也要全面细致。与外包商签订完善的外包合同是中小企业在现阶段对外包商进行约束的最有效手段，大概的外包合同包括以下几个方面的内容:①外包合同的详细条款和服务准则，这也是外包合同中基础而又最重要的组成部分。②明确双方的权利责任关系，并且详细注明任何可能出现的突发状况的处理措施，最后还可以根据双方的具体要求约定的其它条款。③外包费用的计算，合同中要对外包的基本费用和其它附加费用进行详细计算。④企业外包信息的安全。在实施外包过程中，中小企业要有防范意识，防止外包商泄露本企业重要信息，并以权谋私，将信息卖给竞争对手，损害企业利益。

　　(2)建立人力资源管理外包的激励机制。

　　中小企业为什么要建立这样一个激励机制呢？其实是因为这种激励机制能够采用有效的措施弥补中小企业在市场影响力方面不如大企业的不足。大企业由于已经具备一定的外部市场影响力，在选择外包时必然会有大量外包商蜂拥而至，可供选择的余地就比较大，而小企业由于自身影响力受限，必须采取一些外部激励措施来吸引和控制外包商，才能让外包商尽心尽力地为中小企业办实事。

　　一般情况下，外包激励方式分为两种，一种是物质方面的激励，一种是非物质方面的激励。物质激励是指中小企业实施人力资源管理外包时，给予外包商相当的酬劳以激励他们认真对待外包工作，这笔酬劳首先必须满足外包商的运营成本，还要留出一部分利润，只有这样，外包商才会更加用心地为中小企业提供优质的服务，完成企业委托的相关任务。另一方面，中小企业要留出一部分额外奖励，以便外包商为了得到这部分奖金，采取积极主动的态度对待外包，提供对企业有重要意义的相关信息，给中小企业带来更多的收益，双方也能达到互利共赢的局面。

　　非物质激励是指中小企业除了采用物质激励以外，还可以采用一些非物质激励的方式管理与外包商之间的关系。具体方式如下：第一，外包商的声誉激励。这是对外包商内在的激励方式。因为我国目前的人力资源管理外包市场还不是很完善，法制建设也有待改善，因此为了吸引更多的企业将人力资源管理业务外包给自己，外包服务商必须将名声传出去，依靠好的声誉来吸引外包企业。通过外包企业即客户对自己的良好评价，外包服务商可以吸引更多的外包企业以获取最大化的利益。第二，采用优胜劣汰的方式激励外包商。这种激励方式是中小企业选择最佳外包商的有效手段，采用淘汰制的形式在众多外包服务商中抉择，最后选出与企业契合度最高的服务商。第三，形成长期的合作关系激励。一般情况下，外包商为了带来长期而又稳定的收益，肯定会希望和外包企业建立长期的合作关系。而为了达到这样的效果，外包服务商必须最大限度的发挥自身的优势，全身心地投入人力、财力和物力来吸引外包企业。

　　中小企业实施人力资源管理外包的风险中还有一个关键因素是来自其自身和内部的风险，这些风险常常会被忽略，因此这里必须重点提出，应对措施大致分为两种：

　　（1）强化企业内部人员的各种能力，主要包括人员的信息搜集能力、决策判断能力以及管理控制能力等。由于缺乏强大的外部企业吸引力，中小企业则必须依靠自身的力量增强人员的人力资源管理能力，这就对人员的各项要求都比较严格。中小企业在决定实施外包决策前，首先要采集所有与外包服务商相关的企业信息，判断外包商各方面的条件，并且对外包内容准确判断，尽可能减少因决策失误造成的风险。之后，企业要仔细核算现有的人力资源管理成本，在核算完成的基础上，平衡好与外包商之间的关系，加大监督力度，降低企业的运营成本，提高工作效率。最后，中小企业必须仔细把握自身的需求，定好位置，选择信誉度较高的外包服务商，提供专业的人力资源管理外包服务，在相互信任的状态下以长期合作为基础，提供专业优质的外包服务，实现成本与安全的平衡。因为如果中小企业对外包商过度地监督与控制，不但会增加企业的人力资源管理外包的成本，也会降低外包商的工作积极性，影响外包活动的顺利完成，导致双方之间不信任，损害双方利益。

　　(2)中小企业与外包商要加强沟通，减少冲突。在实施人力资源管理外包的合作过程中，往往存在着很多的矛盾和冲突，通过一些措施可以解决或缓解矛盾，但是由于双方之间文化差异的存在，有一些是无法避免的，因此，双方必须及时有效的沟通，采用最佳的方式化解这些矛盾与冲突。这些矛盾和冲突主要分为两类，一类是双方企业文化、员工个人之间的软冲突，一类是成本、技术之类的硬冲突。具体而言，对于文化、人员冲突，需要双方相互沟通以增加对彼此的了解，加深彼此的信任，构建良好的外包合作关系。对于成本和技术类的冲突则需要双方经过商量之后，制定专门的处理程序，互相分享信息，减轻信息的不对称，让双方看到彼此的诚意，互相理解。

　　中小企业的人员规模较小，内部的稳定性也就相应较弱，所以企业的任何决策都要尽可能地获得全体员工的大力支持，否则会出现内部不和谐，影响中小企业的日常运作。因此中小企业一旦决定实施人力资源管理外包，首先必须想到的是内部员工对该决策的支持力度，防止他们可能产生的一些抵触情绪甚至是抵制行为。

　　具体地说，中小企业在实施人力资源管理外包前要先做好人员的沟通工作，将实施人力资源管理外包对企业所起的重要意义一一向员工阐述，希望得到员工的理解，让员工从心理上接受这种新型的企业管理方式。另一方面，中小企业一定要为内部员工做好新的规划和他们未来的职业发展途径，妥善处理因企业实施外包而失去工作的人力资源工作者，可以将这些员工推荐给合作的外包服务商，这样不仅解决了企业的冗余员工问题，还帮助合作商找到更有价值的人才，为双方的外包活动顺利进行施加了一份保障。

　　中小企业在我国蓬勃兴起，目前已经成为推动我国国民经济快速发展的重要动力，但是由于其先天存在一些不足，如规模小、资金少、资源有限等问题，它在人力资源管理问题上也受到很多限制。中小企业要想实现二次创业，快速健康地发展，必须采用有效的人力资源管理外包管理模式，将自身的劣势外包出去，由专业机构代为处理，借助外部专业力量，弥补因不可抗力造成的不足，从而实现降低管理成本、提高工作效率、增强核心竞争力的目的。当然，在这过程中也存在着很多风险，中小企业要不断增强风险防范意识，采用以上相应的风险控制措施，争取将外包风险降到最低，实现企业效益的最大化。

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