摘 要
本文主要研究众宏物流公司应收账款内部审计过程当中存在的问题。第一部分阐述了对众宏物流公司应收账款内部审计研究的目的和意义、研究的主要方法。第二部分阐述了众宏物流公司应收账款内部审计的现状及主要的问题,一是应收账款和坏账数额居高不下;二是缺乏合理的后续审计;三是应收账款函证范围小,函证程序不合理。第三部分着重分析众宏物流公司应收账款内部审计问题产生的原因,一是信用评级不完善,包括未对客户进行信用评级和缺失信用的客户比例大两方面;二是审计人员对后续审计不重视;三是低估函证的重要性,没有严格控制函证过程。第四部分主要是对众宏物流公司应收账款内部审计存在的问题提出有效的解决措施,包括该方法的基本思路和实施步骤。第五部分为结语,对论文研究工作进行全面的总结,归纳出经验教训。
关键词:众宏物流公司,应收账款,内部审计
1绪论
1.1 研究目的与意义
应收账款内部审计作为企业生存、发展和壮大的一个重要环节。在当今全球市场中,在竞争压力和行业惯例的要求下,大多数企业以赊销或货到付款的方式销售产品和服务,而企业也将因此持有大量的应收账款,因此,建立和完善有效的应收账款内部审计是当前我国企业面临的一项重要任务。
应收账款内部审计作为企业重要的环节,可以帮助企业尽量避免在应收账款中发生的舞弊行为,从而提高企业资本的运作效率,为企业的长期发展奠定良好的基础。因此,只有完善内部审计工作,企业管理层才能更好地带动企业发展,只有不断完善应收账款内部审计,才能促进企业的可持续发展。
本研究旨在对众宏物流公司应收账款内部审计的问题进行研究分析,结合众宏物流公司的实际情况,找出企业存在的问题并分析其原因,同时提出能够帮助优化该企业应收账款内部审计的有效策略,这不仅有利于提高企业的工作效率和经济水平,完善企业的审计程序,还能帮助企业的更好地发展和稳定步伐。
1.2研究的主要方法
本文主要运用了以下的研究方法:
文献查阅法:根据本文的主要研究内容,查阅中国知网等有关网站的相关文献资料,及阅读参考有关书籍,搜集研究所需的相关资料,然后进行分析、整理和总结。理论实际结合法:通过分析众宏物流公司所处的发展时期,提出其在发展过程中应收账款内部审计的问题,以及在现阶段所采取的解决方案,理论与实践的结合,以助于理解与接受。
2众宏物流公司应收账款内部审计现状及存在的问题
2.1众宏物流公司的概况
众宏物流公司是一家结合道路运输、多式联运的专业货运企业,从事货物运输、电商仓储配送及普通仓储配送、车位预定、超大件运输等正式的全方位、综合性物流服务,广州市众宏物流有限公司于1995年创立,现位于广州市锦邦物流园内。众宏物流公司自成立以来,其运输网络已经遍布了全国的主要大中型城市及直辖市,在其中开设了专线运输、快线运输和间接运输线路,其物流业务也正逐渐向二、三级城市发展。众宏物流公司一直致力于内部业务流程,通过不断地调整,不断引进高素质人才,建立组织结构,规范业务流程,塑造以客户为中心的运作模式,公司已从传统的运输企业向现代物流企业完成了转换,能够更加有效、安全、及时、全面地为新老客户提供物流服务。
2.2众宏物流公司应收账款内部审计现状
众宏物流公司为了对企业进行管理,创建了有关的内部审计部门,并制定了一系列的内部审计制度进行约束,但由于众宏物流公司实属中小企业,内部审计的独立性不高,依附于高层的安排,没有严格按照流程进行操作,致使企业的内部审计无法得到完整的施展。
在应收账款的内部审计问题上,众宏物流公司没有设立信用管理部门,只是交由财务人员负责赊销审批工作,接着由销售业务人员负责与客户完成赊销订单的签订工作。对于物流行业来说,资金的流动性大,所牵扯的赊销业务也多,往往存在没有经过审批人员审批就与客户签订赊销订单的状况。在催收款方面,众宏物流公司也没有设立专门的催款部门,只是交由销售业务人员负责,催收欠款的工作没有落到根本。由于一味的赊销,又未对客户进行信用审批管理,催收欠款工作不达标,致使众宏物流公司的应收账款和坏账数额居高不下,近几年甚至出现了上升的情况。
另外,众宏物流公司在应收账款后续审计和应收账款函证方面,企业没有一套完整的程序,审计人员消极怠工,随意缩减流程,忽视了审计程序的重要性,导致审计结果不真实、不准确且不具有代表性,不利于企业的长期发展。
由此可见,众宏物流公司在应收账款内部审计方面缺乏一定的管理与完善,因此本文将对以上的问题进行探讨。
2.3众宏物流公司的应收账款内部审计存在的问题
应收账款作为伴随企业销售行为发生而形成的一项债权,对企业的运营资金和日常行为都产生很大的影响,因此,企业的应收账款和坏账数额比例;应收账款的后续审计程序是否完善;内部审计函证程序是否合理等,都会对企业的正常运作产生影响。根据对众宏物流公司2017年的应收账款数据和内部审计体系的分析调查,发现了众宏物流公司在实施应收账款内部审计的过程中,存在如下问题:
2.3.1应收账款和坏账数额居高不下
应收账款作为变现能力较强的流动资产之一,其回收期不应该过长,否则会导致周转速度过慢,影响企业正常的生产经营活动。然而,在实际工作中,经常会出现应收账款不能收回的情况,这就可能导致坏账的形成,而应收账款账龄分析表则能很好地反映企业应收账款回收期的问题,应收账款若其回收期超过一年,势必影响企业正常的生产经营活动,也会造成审计上的风险,因此,审计人员在编制应收账款账龄分析表的问题上,不容小觑。
众宏物流公司在应收账款方面,没有设立专门的催收欠款部门和制定相应的催款流程,导致催收欠款工作不到位,应收账款数额高。企业也没有针对每个客户的具体信用情况,对其进行信用分析与评价,就与客户达成赊销交易,这容易造成应收账款长期挂账,数额居高但得不到缓解的情况,损害企业的利益,阻碍企业的长期发展。
众宏物流公司2013-2017年应收账款占营业收入比例情况如表2-1所示:
表2-1 众宏物流公司2013年-2017年应收账款占营业收入比例表
年份 | 比例(应收账款/营业收入) |
2013年 | 36.43% |
2014年 | 37.61% |
2015年 | 40.38% |
2016年 | 44.01% |
2017年 | 49.48% |
通过表2-1可以知道,众宏物流公司在2013年度到2017年度的应收账款比例在企业的营业收入中占有较大的比例,且逐年递增。在2014年比2013年递增了1.18%、2015年比2014年递增了2.77%、2016年比2015年递增了3.63%、2017年比2016年递增了5,47%,增长的百分比也呈现出逐年递增的状态。
在应收账款的催收方面,众宏物流公司没有运用科学有效的方式方法,而仅仅是依靠销售业务人员对客户进行催收欠款,销售业务人员通过电话,邮件的方式向客户进行催款,但效果并不理想。这样的催款方式使长期挂账的应收账款逐渐沦为坏账,应该众宏物流公司的利益。2017年众宏物流公司应收账款账龄分析表如表2-2所示:
表2-2 应收账款账龄分析表
期限 | 金额(元) | 比例(应收账款/总应收额) |
3个月内 | 674,535 | 12.92% |
3-12个月 | 706,656 | 13.53% |
1-2年 | 1,032,483 | 19.77% |
2-3年 | 1,346,243 | 25.78% |
3年以上 | 1,461,831 | 27.00% |
通过表2-2可以知道,众宏物流公司应收账款账龄达2-3年的占25.78%,而达3年以上的高达27%,数据显示众宏物流公司的应收账款账龄越长,数额越大,所占的百分比也越大,整体来说上升趋势明显。因此,众宏物流公司的账龄过长导致出现坏账,不利于企业的经营和持续发展。
2.3.2缺乏合理的后续审计
后续审计是指内部审计人员为检查被审计单位的审计发现和建议是否在审计报告发布后的某一时间内做出修改并得到了有效的改善的跟踪审计。后续审计是企业审计人员在执行内部审计的一个重要过程之一,其目的是保证对内部审计的报告结果做出一个正确的判断继而采取恰当的方案进行行动。审计人员在执行内部审计的过程中,应重视后续审计的重要性,在理论上加强研究后续审计的审计准则和风险。
众宏物流公司审计人员在后续审计方面,主要存在三大问题:
没有选择正确的后续审计范围后续审计的选择范围有一定的标准,要求对其选择对企业来说具有重要性的项目作为审计对象,对于次要的项目,可根据企业的实际情况给予不进行后续审计的判断,审计人员要遵从重要性和成本效益的原则,理智选择后续审计的范围,合理控制审计成本。
众宏物流公司实属中小企业,对应收账款的后续审计没有一套规范的流程,在后续审计对象的选择上,采取随机抽取的模式,由审计人员在所有的应收账款审计对象中,随机抽取一定的客户数量进行后续审计,这样的审计结果无疑是缺乏准确性与代表性的,容易忽视了对企业而言重要项目的审计。
图2.1 后续审计项目占比情况图
由图2.1可知,众宏物流公司的应收账款后续审计中,对重要项目的审计只占全部审计对象的39%,而普通项目、次要项目的占比率高达61%,由此可见随机抽取项目的不科学性,这样容易对后续审计的结果产生不良影响,不利于企业的持续发展。
没有注重时效性众宏物流公司的审计人员在对后续审计的时间间隔选择上,没有做出科学的判断,使后续审计的时间间隔过长,如果时间间隔过长,一方面会导致审计人员由于缺乏紧迫感而消极怠工;另一方面,随着时间的推移,原本的审计结论可能会因为生产经营的时间和环境的改变而随之失去了原本的作用。
审计技术缺乏科学性审计人员想要获取充分而又准确的审计证据,就要求要有清晰的审计思路,懂得运用相关的审计技术和科学的审计方法。再者,审计人员可以根据现场的实际情况,利用现场所拥有的审计环境和可以利用的手段,充分获取完整的审计证据,做好相关的备份与记录,防止丢失。
众宏物流公司审计人员在执行应收账款的后续审计时,没有按照合理的方法步骤来执行,审计思路不清晰,方法不科学,没有结合被审计单位的意见和建议,自行做出判断结果,这无疑是不准确的。
2.3.3应收账款函证范围小,函证程序不合理
函证是指审计人员为了获取与财务报告有关的项目信息,通过第三方对已有情况的直接声明,得以收集和评价审计证据的过程。而应收账款函证,就是根据应收账款在某个时间点的明细账余额,在审计抽样或其他选取测试项目的方法中,选择金额较大、账龄较长、交易频繁但期末余额较小的、重要的或者存在异常情况的交易、可能会引起人员争议的交易、造成重大错误的交易来作为函证的样本,以此发出询证函给客户,并要求对方及时回复,以核查账户余额的一种有效方法。
审计人员在进行应收账款审计时,实施函证往往是其中最有效的方法之一。但是完整的函证步骤较多,必须通过发送询证函、接收回函再进行分析评价等流程,实施起来较为复杂,这就导致了函证的周期不稳定,占用时间长等情况,给企业带来一定的经济损失,还有可能拖慢整个审计的进度,因此,正确选择函证的范围可谓是十分重要的。但是在实际的审计操作过程中,审计人员往往无法做出正确的判断。有关审计人员可能会为了减少工作量,缩短工作时间和提高工作效率,缩小应收账款的函证范围,审计人员没有对应收账款的实际情况进行分析,而是在应收账款项目中随机抽取函证对象,抽取对象的样本容量低,容易导致审计出来的函证结果缺乏代表性与准确性,使得函证的作用得不到充分的发挥。
图2.2 应收账款占比情况图
由图2.2可以得知,众宏物流公司审计人员函证的应收账款金额只占全部应收账款比例的41%,低于一般函证标准(大于或等于50%),所抽取的样本量较小,使得函证结果不具备充分性和代表性。
3众宏物流公司应收账款内部审计问题的原因分析
3.1信用评级不完善
3.1.1未对客户进行信用评级
我们都知道,企业的收入来源取决于客户,而客户是否按照双方规定的要求、时间支付货款,是企业必须承担和面对的风险。企业想要降低应收账款所带来的风险,就必须设立信用管理部门,对每个客户进行信用的分析与评价,而且必须交由负责签订合同的销售业务部门以外的部门负责,在销售业务人员与客户完成合同的签订之前,由信用管理部门人员对客户的信用进行了解与评级,整理记录,登记汇总,针对每个客户不同的信用情况制定不同的赊销额度。众宏物流公司为中小企业,规模不大,企业内部的相关制度也不够完善,对于应收账款没有设立专门的信用管理部门,只是交由财务部门的人员在没有对客户信用进行评级的情况下设定赊销额度,再由业务人员与客户进行赊销业务交易。这种没有根据每个客户的不同信用情况而做出判断,制定不同赊销额度的做法,往往会导致应收账款的回收率大大降低,企业想要做到应收账款的风险控制,就必须制定最合理有效的方案。众宏物流公司这种为了提升业绩,而盲目赊销的做法,不仅会造成应收账款数额不断上升,还不利于企业的持续发展。
以下将众宏物流公司的赊销流程图与某信用评级完善的公司进行比较,如图3.1、3.2所示:
图3.2 信用评级完善的某公司赊销流程图
通过图3.1与图3.2的对比,我们可以清楚地看出众宏物流公司赊销流程中未对客户进行信用评级,一个完善的赊销信用体系中应该包括对客户的信用进行审核与评定的过程,而众宏物流公司的标准远远达不到,导致了应收账款的占比率居高不下的现状。
3.1.2缺失信用的客户比例大
众宏物流公司为了吸纳客源,提高业绩,开阔市场,多采用赊销的方式与客户进行交易。
一方面,众宏物流公司没有设立专门的信用管理部门,赊销流程不完善,再加上客户信用低,导致了企业的应收账款回收难,企业利润低。另一方面,企业催收欠款结果并不如意,应收账款难以回收,客户账款迟迟没有到账,导致即使订单数目增加,企业利润也没有办法攀升的状况。众宏物流公司没有对信用缺失的客户做出一定的调整与限制,致使越来越多的客户没有按期交付所欠款项。如图3.3、3.4所示,众宏物流公司信用缺失的客户占总体比例的31%,且在2014年至2017年间都呈现上升的状态,这表明对客户进行信用评级是众宏物流公司目前的首要工作。
3.2审计人员对后续审计不重视
众宏物流公司审计人员在执行应收账款的后续审计时,因为流程的繁琐而消极怠工,为了提高效率而擅自减少审计的部分流程,对后续审计的过程不重视,且在审计对象的选择上过于随意,忽视其对审计结果的重要性。这将造成众宏物流公司的审计工作质量大大降低,审计的职能无法得到充分的发挥。
图3.5 2016年上半年后续审计结果错误率比例图
由图3.5可以得出,众宏物流公司在2016年上半年的审计错误率一直呈现平缓上升的状态,在6月份高达30%,这表明认真执行和完善后续审计,是确保审计效果的重要措施,只有审计人员对后续审计有一定的重视,采取积极的态度,不停从审计过程中纠正错误,学习经验,才能使错误率有所改善。
3.3低估函证的重要性,没有严格控制函证过程
在审计的实质性过程中,函证的工作繁琐,耗时长,回收率低,导致审计人员可能出现消极的态度。同时企业人员为了提高工作效率,节约审计的成本,审计人员主观上缩小了应收账款的函证范围,而实施了替代性程序。但是替代性程序与函证相比其代表性和准确性是远远不及的,所以审计人员不能随意缩小应收账款的函证范围,否则可能会造成企业利润减少的问题,且会对企业的资金周转造成影响。因此,函证是必不可少和不可被低估的,选择合适的函证范围和恰当的函证方法,将可以做到事半功倍。
众宏物流公司虽采用肯定式函证,但对函证的对象、范围和方式却没有根据应收账款的实际需要进行选择,在实施过程中仍然存在一定的局限性,增加了企业的成本需求,这是由于众宏物流公司对函证程序的理解执行不够透彻,使函证程序在应收账款的审计中没有起到真正的监督作用。另外,审计人员在函证方法的选择上,既要保证审计的质量也要考虑审计的效率,而在现实状况中审计人员往往会仅根据自己的职业判断去进行选择,同时,众宏物流公司没有严格控制函证过程,当函证程序的工作量较大时,便不能保证函证效果的可靠性。
4对众宏物流公司应收账款内部审计问题采取的措施
4.1明确应收账款的目标责任,设立信用管理部门
针对众宏物流公司应收账款与坏账居高不下的问题,首先应该明确应收账款的目标责任,例如应收账款在一定期限内占营业额的比例应该有所限制,如30天内的应收账款所占营业额的比例不超过40%,30-90天的不超过25%,90天以上的不超过10%等,企业人员也应该按照规定时间收回相应比例的欠款数额。其次,由于众宏物流公司的赊销政策过于宽松,这样很容易导致应收账款难收回的情况,形成大量坏账,因此,还应设立相关的信用管理部门,对客户的信用进行调查,再确定其信用额度。在进行业务之前,信用管理部门的工作人员,可以通过信用5C分析法来对客户进行信用调查,信用5C分析法最初是金融机构对客户信用风险进行分析所采用的方法,主要其中与道德品质(Character)、还款能力(Capacity)、资本实力(Capital)、担保(Collateral)、经营环境条件(Condition)五个方面进行全面的分析,以此来判断借款人的还款意愿和还款能力。信用5C分析法的五个方面如下图4.1所示:
图4.1 信用5C分析图
企业在进行信用调查后,应根据每个客户的业务量和信用情况,分别为其制定信用额度,并每日为相关业务进行审查。在赊销业务交易完成后,还应加强事后内部审计监督,制定切合实际的收账策略,如对应收账过期时间较短的客户,不用频繁催促,尽量保持良好的客户关系,以免丢失客源,而针对应收账款过期时间较长的客户,应多次地采用信件、电话催促,过期时间很久的客户,可在催款时采用严厉的措辞。在催收货款时,想要真正做到降低审计风险,还必须认真编制账龄分析表,分析应收账款的账龄,评估应收账款的可收回性,和坏账的计提和确认联系起来。
4.2完善后续审计
后续审计对一个企业有着举足轻重的作用,它不仅可以帮助企业内部审计人员对被审计单位的审计情况进行跟踪审计,还可以确保对内部审计报告中提出的审计结果采取适当的行动和解决方法。
针对众宏物流公司在后续审计方面存在的问题,我们可以采取以下的解决方法:
合理选择后续审计范围众宏物流公司在后续审计的范围上,没有根据成本效益原则与重要性原则进行选择,只是由审计人员在应收账款的审计对象中随机抽取对象进行后续审计,导致审计结果不可靠且不具有代表性。在后续审计范围的选择上,对于次要的无重大影响的审计项目,审计人员可以根据企业实际情况不予进行后续审计,而对于对企业来说具有重要性的审计项目,审计人员则应该根据项目的具体情况,对其进行后续审计。只有合理选择后续审计的范围,才能从根本上解决众宏物流公司后续审计的问题,促进企业的发展。
加强后续审计的时效性后续审计的时间间隔的确定应该具有一定的规律性,间隔既不能太长,否则会导致审计结论因时间的推移而失去原有的作用,但也不应太短,忽视对实际情况的分析而频繁进行后续审计,这会导致企业审计成本的增加,加重企业的审计负担。
众宏物流公司审计人员应该根据企业和具体审计项目的实际情况,按照一定的规律性来确定后续审计的时间间隔,加强后续审计的时效性,提高企业的审计效率。
注重后续审计技巧、技术的科学性审计人员在进行后续审计操作时,应该先缕清后续审计的完整思路,确定科学、合理的后续审计方法后,再运用适当的审计技巧进行操作。后续审计技巧与技术的科学性,可以帮助获取更为完整的审计证据,从而帮助审计人员更为有效地完成后续审计工作。
后续审计对于一个企业的内部审计有着重要的作用,审计人员只有严格地完善后续审计,善用审计技巧,才能帮助企业在审计工作中做到如鱼得水,帮助企业稳步前进。
4.3严格控制函证过程,完善函证程序
在现代企业的发展中,应收账款函证已经成为必不可少的审计程序之一,应收账款函证的目的是为了确保应收账款信息的存在性、真实性和准确性
对于众宏物流公司应收账款函证范围小的问题,首先必须做到严格控制函证的过程,防止审计人员为节省时间,提高工作进度,而随意缩小函证的范围。函证范围的选择会影响函证结果的真实性与准确性,随之进一步影响企业的发展,所以按照严格的程序进行选择是十分重要的。
而想要解决众宏物流公司函证程序不合理的问题,首先,函证的方式应该根据实际的项目和情况作出合适的判断。当应收账款账户金额较大,或者有证据证明可能发生金额错乱、债务纠纷等情况,应采用积极式函证;当内部控制是有效的、预期错误率低、所欠债款余额小的客户多、能充分相信大多数收到询证函的人员能认真对待并对询证函里不准确的情况给予及时反馈等情况下,可以采用消极式的函证方式。其次,函证的范围和对象也应根据审计人员的职业判断做出选择,有时可以不必对所有的应收账款进行函证,只要对符合函证条件的应收账款进行函证即可。在选择函证范围时应该考虑的条件有:(1)应收账款占总资产的比例大小。如果应收账款占总资产的比例大,则要扩大函证范围,如果所占比例小,则应缩小相应的范围。(2)被审单位内部控制的情况。假设被审计单位的内部控制情况较为稳定,可以相应的缩小函证的范围,反之,则应该扩大函证的范围。(3)以前期间的函证结果。如果发现在之前的函证期间内有出现重大差异、问题或者没有回复的账户,则应该扩大函证范围,并选择存在问题的账户作为函证对象。
应收账款的函证程序可分为六个步骤进行,以下以图4.2加以说明:
图4.2应收账款函证审计程序图
企业应该严格按照函证程序进行应收账款函证,这样既可以节省企业的成本,又能提高企业效率,促进企业的持续发展。
结论
随着现代社会的发展,赊销已越来越普及也被大多数企业所接受,赊销是企业增加销售量的有效途径,而伴随着赊销的无疑是应收账款,应收账款作为保障企业资金的一个重要环节,其内部审计可是至关重要,如果没有内部审计,应收账款也只能是停留在表面的海市蜃楼,如若企业的应收账款内部审计状况良好,能有助于提升企业的形象,帮助企业进一步发展。而对于应收账款项目较多的物流企业,更应对此加以重视。
本文以众宏物流公司为主要研究对象,旨在针对众宏物流公司在应收账款内部审计出现的问题以及问题发生的原因进行分析研究,并根据出现的问题找到合适的解决方法。众宏物流公司由于应收账款和坏账的数额居高不下、缺乏合理的应收账款后续审计、内部审计函证范围小,函证程序程序不合理等问题,导致企业应收账款内部审计没有发挥真正的作用,因此,众宏物流公司关于落实好应收账款内部审计的重任迫在眉睫。
为解决众宏物流公司在应收账款内部审计方面存在的问题,需要明确应收账款的目标责任,设立信用管理部门、完善后续审计程序、严格控制函证过程,完善函证程序,只有找出企业真正存在的问题并逐一击破,才能促进企业的可持续发展,使应收账款内部审计的作用得到最大的发挥。由于个人的认知水平有限,本文所持有的观点仍然存在不足,仍然有需要不断改进的地方。
参 考 文 献
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致 谢
本论文在论文指导老师的耐心指导和严格要求下顺利完成。撰写论文的过程是艰辛但收获良多的,从一开始对论文题目的选择,到开题报告,再到初稿直至定稿,都考验着我们每个学生对大学四年所学的专业知识的掌握程度、熟悉程度,其中老师的耐心讲解让我倍感安心同时获益良多。十分感谢指导老师在本人撰写论文的过程中给予的建议与指导,让我对应收账款内部审计的有关知识有了更加深入的了解,使我认识到自己的不足之处,并为之不断学习与改进,在经过几次的修改后,顺利完成论文。在此再次感谢我的指导老师的悉心教导,由衷地表达敬意与感恩,谢谢老师!
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