乡宁焦煤内部控制活动存在的问题及解决措施

摘　要

21世纪初期，煤炭行业作为国家的支柱型产业迎来了黄金时期，有了长足的发展，而以煤炭为基础的能源结构带来了越来越严重的环境问题。近年来我国开始注重社会的科学发展，国家倡导建设环境友好型、资源节约型社会，同时随着我国经济增长逐渐放缓、同行业竞争的日益激烈使得煤炭企业产能能过剩，煤炭需求大大减少，这样的宏观环境对煤炭企业的管理有着更严格要求，而有效的内部控制体系对于企业提升管理水平，增加经济效益有着重要作用。

本文首先对研究的企业乡宁焦煤进行介绍，然后对乡宁焦煤内部控制活动现状进行分析，发现其在不相容职务分离控制、授权审批控制和财产保护管理控制方面不够健全的问题。最后再针对其内部控制存在的缺陷提出了诸如增强不相容职务分离控制的审查、完善授权审批控制体系和提高企业的财产管理水平等相应的具体对策。

关键词：煤炭企业；内部控制；控制活动

一、前言

二十一世纪初期，随着科学技术的进步和国内外经济形势的影响，我国的工业取得了巨大的成就，而煤炭企业作为支柱型重工业，也有了长足的发展，但在发展的初期，由于缺乏统一长远的发展规划，过于注重速度等原因，在发展过程中出现了许多严重的内部控制问题，近年来，我国经济发展趋于平缓，国际原油市场的变革，国家注重改善能源消费结构，致力于建设资源节约型、环境友好型社会，使得煤炭企业产能能过剩，煤炭需求也变得缓慢增长，煤炭企业面临的生存环境十分艰难，煤炭行业进入了发展的瓶颈期，煤炭企业内部控制活动的加强和改善，对于整个行业的转型和发展有着重要作用。

回顾我国企业近年来的快速发展，个别企业轻视内部控制的重要性或控制不严格而造成的恶性事件比比皆是，万福生科财务xx事件、2015年九好集团借壳鞍重股份上市事件和2014年金亚科技年报xx事件的发生使利益相关者和报表使用者遭受了极大的损失，扰乱了社会主义市场经济秩序，造成了严重的行业信任危机，同时也暴露了我国许多企业内部控制体系建设不够健全，监管力度不到位的问题。国家出台了《企业内部控制基本规范》，致力于明确企业内部控制目标，规范和增强企业内部控制，以保证经营效果，而由于煤炭行业的特殊性和管理者管理思维局限的影响，仍然存在部分煤炭企业内部控制水平较差，无法确保企业的内部控制的施行。因此，对企业内部控制活动进行系统评价、建立有效的内部控制体系势在必行。

本文通过对煤炭企业内部控制的有效性进行评价，提出了相应的评价方法，并将研究运用到现实中，分析出乡宁焦煤在内部控制活动中存在的一系列问题，最后针对其现有内部控制存在的问题提出了完善公司内部控制的建议，以便于帮助乡宁焦煤构建出更适配的企业内部控制体系。

二、乡宁焦煤内部控制现状

山西乡宁焦煤集团有限责任公司成立于2007年02月，是经临汾市、乡宁县人民XX批准建立的地方集团公司，注册资本两亿元，公司主要有三个子公司：申南凹焦煤有限公司、毛则渠煤炭有限公司和台头煤矿，总资产18亿元。

乡宁焦煤集团有限责任公司是是一个集煤炭产、运、销为一体的综合型地方企业集团，注册地位于山西省临汾市乡宁县。其三个主要子公司井田总面积49.9975平方公里，已探明保有储量3.5亿吨，年生产能力达到450万吨。公司定位于优化资源，统一营销，战略管理，资本运作，公司秉承“以人为本，创新管理，循环发展，实现规模效益”的经营理念，把科学发展放在首位，把“造福职工、奉献社会”作为企业宗旨，着力打造一个主业突出、结构优化、管理科学、效益攀升、产能扩大的大型现代煤炭企业集团。

（一）不相容职务分离控制现状

企业大都通过一定的组织结构来实现其不相容职务分离控制，经过设计形成的各个部门和层次之间的一种排列方式。优秀的组织结构对于企业的不相容职务分离控制有着重要作用，乡宁焦煤根据职能和项目把成员划分到不同部门中具体组织结构如图1。

图1 乡宁焦煤组织架构图

从图1可以看出，乡宁焦煤目前的组织架构较为简单，最高权利机构为股东会，由股东选出董事会负责领导公司事务，而调度部、财务部、销售部、采购部、人事部的管理人员则由董事会直接任命，是内部控制的执行部门，如财务经理由一人长期担任，容易发生舞弊行为。各部门之间除业务往来外相互联系较少，且并未设置专职进行内部控制的审计部门。

乡宁焦煤财务人员构成情况比较复杂，其财务部下设4个科室，总人数有75人，其中硕士博士研究生学历4人，本科学历42人，本科以下学历29人。公司员工中老员工占总人数比重较大，其中54人任职年限超过5年，21人为入职五年之内的新工，具体情况如表1，表2。

表1乡宁焦煤财务人员学历结构表

资料来源：乡宁焦煤集团人事部统计

表2 乡宁焦煤财务人员任职年限结构表

资料来源：乡宁焦煤集团人事部统计

乡宁焦煤任职年限较长的员工占比过多，由于对不相容职务分离没有明确规定，容易在实际工作中兼任一些不相容的职务。比如在2017年，乡宁焦煤工会就曾经经过调查发现企业内负责资金收付管理的蔡某已离职两年多，此后由于没有新的接任人员，蔡某的工作实际上一直是由单位的出纳赵某兼任，这明显就违背了不相容职务分离的原则，造成了内控不严格的后果，在工作中很有可能发生舞弊行为或者犯错误，这无形中也损害了乡宁焦煤集团的经济利益。

（二）授权审批控制现状

乡宁焦煤作为一家集煤炭生产、运输、经销为一体的煤炭企业，主要通过发掘煤炭资源来产生价值，现从采购业务和销售业务两个环节来分析乡宁焦煤现有的授权审批控制现状。

（1）采购管理

乡宁焦煤的采购业务流程为：对于采购业务，公司要求制定采购计划，生产部门需要提前将采购计划提交给调度部，调度部职员按照企业销售能力和现有客户需求，将计划采购的原材料种类及数量提交至调度部部门经理，部门经理对成员汇报的采购计划进行授权审批；采购计划得到批准后，应汇总供应商，付款方式，提货日期，订单编号等项目提交采购订单并备案；采购订单完成后分派指定人员对采购的原材料进行验收，检验材料是否需要退还，确认后开具发票完成采购。

例如在2016年12月的一次燃料煤的采购业务中，由生产部门先根据生产需要提交详细的采购计划，再交由调度部门或管理层直接进行协调并完成审批，最后根据采购订单完成采购和入库。但在此过程中，由于没有明确的授权审批规定，管理层也有权插手审批的执行，使得审批责任变得比较模糊。

（2）销售管理

乡宁焦煤的产品主要向煤气化，液化，焦化三个方向发展，其主营产品有煤、焦炭、焦炉煤气和燃料油等。由于乡宁焦煤集团规模较大，而煤炭行业在当地也属于特殊行业，其具体销售管理环节如下：生产部门先提供产品样品至销售部门，销售部完成产品的审批后与客户商定细节并完成合同的签订，客户接受合同后制定销售计划，并将所需材料采购计划提供给采购部门，采购部门据此完成采购并根据销售情况进行收款后才能完成销售。

（三）财产管理控制现状

由于财产运营涉及到企业的很多环节和领域，良好的财产管理能够为企业的经营活动提供有效的财务信息，所以财产管理是企业管理的重中之重，只有对企业财产进行严格有效的管理，才能为乡宁焦煤的发展保驾护航，保证乡宁焦煤的发展质量。现在从固定资产管理、存货管理与资金管理三个方面对乡宁焦煤财产管理控制的现状进行研究。

（1）固定资产管理

乡宁焦煤的资产管理是指公司对固定资产的采购，存放和折旧、管理进行统一要求，固定资产的采购由公司经理审核，审核后由财务人员采购并定期盘点。

2017年末乡宁焦煤固定资产账面价值余额为218538万元，具体科目表如表3。

表32017年乡宁焦煤固定资产科目表

资料来源：乡宁焦煤集团内部资料整理

表3是2017年乡宁焦煤的固定资产科目表，在表中可以看出乡宁焦煤的固定资产管理比较粗略，通过对部分职工的访谈，得知企业内部的固定资产账簿的记录不够健全，很多二级的明细科目缺失，并不能如实的反映企业的固定资产保存情况。固定资产管理有些流于形式，财务核算不够及时、准确。

（2）存货管理

公司财务部设立仓库管理岗，负责存货管理，定期清点库存。盘点在库商品，并由财务部人员监盘，常规发货和样品提用都必须在系统中做出库处理，对照生产领料出库单，按照先进先出原则发料，按照采购入库通知单的数量进行收料，遵守存货管理条例，保证存货的安全完整。

表4是2017年乡宁焦煤的存货年末余额情况，具体项目明细如下。

表4乡宁焦煤2017年存货余额表

资料来源：乡宁焦煤集团内部资料整理

（3）资金管理

货币资金是企业资产最重要的组成部分之一，它包括库存现金、银行存款和其他货币资金，由于货币资金拥有极强的流动性，使得建立合理的货币资金控制制度变得十分重要，乡宁焦煤根据国家相关规定和自身实际情况，制定了以货币资金控制为主的资金控制制度。

2017年乡宁焦煤货币资金共计45545万元，具体情况如表5。

表5乡宁焦煤2017年货币资金表

资料来源：乡宁焦煤集团内部资料整理

1. 公司建立的收入审批制度如下：

（1）按照公司授权，财务人员开具发票，直接进行收款。

（2）定期完成资金的账务处理，使货币资金及时入账。

（3）出纳人员应及时对库存现金做好盘点，要求达到日清月结的程度，财务部也应当结合实际进行不定期的实地盘点、每月定时盘点，同时编制库存现金盘点表作为记录。

2.公司对支出审批责任进行明确规定，建立的审批制度如下：

（1）费用申请人员根据原始凭证编制报销凭证；借款人填写借款单。

（2）财务部审核后根据支出内容，支出额度再交由最终审批责任人批准。

（3）财务部人员需要按照报销的凭证复核原始凭证的各项具体内容，确认无误后编制付款凭证。

（4）由出纳人员根据凭证完成付款。

在实际操作中，由于没有具体的监督措施，使得上述措施流于形式，通过在乡宁焦煤集团的实地调研，发现在2017年的收入审批中存在延时记录收入、发票等凭证管理混乱的现象，很多审批环节的实际执行并没有严格按照乡宁焦煤的授权审批制度进行。

（四）会计系统控制现状

会计系统控制是指公司应当根据国家会计制度和相关法律，制定适合本公司发展经济活动所需要的会计制度以实现其内部控制目的的做法。

由于乡宁焦煤从高层管理人员到基层人员对内部控制的重视程度都不够高，公司使用的会计软件的更新换代已经落伍，仍然是很多年前的旧版本，在现实应用中，只能满足简单的记账工作，财务分析和资产规划等功能缺失，无法高质量地服务于企业会计。很多会计人员的专业素养也不够高，由于缺乏继续学习培训机制，财务人员无法加强控制，细化预算，为企业提供所需要的财务信息。同时，乡宁焦煤的票据管理也不够严格，票据管理和审查不及时，没有完善的票据管理审查和追责制度。整体的会计控制比较落后。

三、乡宁焦煤控制活动存在的问题

通过乡宁焦煤的控制活动现状可以发现乡宁焦煤在内部控制活动中存在有不少的问题，具体的问题主要有以下几个方面：第一是乡宁焦煤在实际中并没有进行不相容职务分离控制，第二是其授权审批控制不严格，第三是财产保护与管理体制不够完善，最后是会计系统控制不够完善。

（一）没有进行不相容职务分离控制

乡宁焦煤在控制活动中未进行合理有效的分离，主要是不相容职务分离和各部门之间的相互控制不到位造成的。

1.同一岗位未进行不相容职务分离

乡宁焦煤财务部门的记账与管理人员没有实行有效的职务分离部分员工在资产和资金管理时，记录和盘点、保管等业务经常由同一员工完成，整个业务由其一人承担，极易发生错误或舞弊行为，这主要是因为公司高层对不相容职务分离不够重视，并且从表1、表2可以看出出纳等关键职位的员工大多在公司工作超过十年，在私下凭借自己的人际关系兼任不相容的职务。

2.各机构部门之间的相互控制比较松弛

公司虽然设立了采购、销售、市场等部门，但相互之间除了日常的业务交流往来之外，并没有形成相互控制，相互监督的作用，只有管理层才能够对各部门行为进行管理控制，因此内部控制十分松弛。

（二）授权审批不严格,责任划分不明确

授权审批控制是指企业在职务分工的基础之上，经过企业的管理层明确相关经办人员的职责范围和工作权限，在授权范围内办理业务。乡宁焦煤在多年发展中，形成了一套自己的授权审批控制制度，但由于行业形势的不断变化和煤炭企业繁琐的业务流程，已不太能适应企业发展的需求。同时，在公司实际经营当中，由于缺乏相应的监督机制，导致现行的授权审批控制要求并没有严格遵守。例如，当发生采购业务和销售业务时，相关人员需要将采购和销售信息层层上报至管理层进行授权，与此同时业务员需要继续完成现有产品的销售，对员工来讲有较大的业务压力，部分员工为了加快业务进度，减少耽误时间，未通过授权就自行完成业务。

（三）财产保护与管理体制不完善

我国的很多煤炭企业，大都存在资产管理体制缺陷，资产耗费严重，管理效率较低的问题；长期以来，乡宁焦煤由于缺乏有效监管对财产记录，实物保管等相关措施实施不到位，不能建立完善的资产保护管理制度。

乡宁焦煤的资产主要包括现金、存货、固定资产等，其在资产管理方面主要存在的问题有：

1.资产状况掌握不清

由于公司的固定资产包括大量的存货和原材料，在统计时难免会有因为保管和消耗费用造成的计算错误问题，公司资产产权不明确，如部分子公司矿区土地使用权已到期但仍被计入公司资产；部分设备已报废但并未在资产统计中体现，类似的问题导致乡宁焦煤的资产状况不能清晰掌握。

2.没有明确的资产管理规范

从表3，表4可以看出，乡宁焦煤固定资产账簿部分明细科目缺失，未设立专门的固定资产核算岗位，只是简单的交由财务部相关人员处理，不能及时盘点公司资产。

（四）会计系统控制落后

乡宁焦煤的会计系统较为落后，使用的会计软件为多年前的旧版本，且从国外引进，在实际应用中，不能灵活地服务于企业会计，存在很多问题；很多会计人员的专业水平也比较差，只能完成简单的会计核算和记录，部分财务部门的老员工由于缺乏培训，不能细化预算，加强控制，难以匹配乡宁焦煤的日间发展壮大和行业日新月异的变化；同时，对票据管理不加以重视，不及时复核审查相关票据，公司内甚至存在利用虚假发票掩盖不合规支出等问题，对违规使用和保管票据的行为缺乏惩治措施，如此的会计系统控制显然是不合格的。

四、完善乡宁焦煤内部控制控制活动的具体建议

（一）加强不相容职务分离审查，严格遵守不相容职务分离原则

1.建立健全不相容职务分离制度

在乡宁焦煤经济活动中设置关键岗位、划分职责权限，改善优化公司组织结构，形成相互约束、相互监督的工作机制，要求每一项业务的完成都至少要经过两个部门的联动，要求单个部门进行工作时与其他部门的工作必须建立关联，并受其监督和制约。

强化监督审核岗位的职责权限，除了对相关职务的不相容分离外，公司更应设立独立的监督审核岗位，独立于业务流程的各个环节和经办岗位，对公司内部授权与执行、执行与审核、执行和记录等不相容岗位的分离进行有效监督，确保公司的各项控制措施落到实处。

2.提升公司全员控制意识

公司管理层应该对内部控制有一定程度的重视，注重建立对员工的奖励和约束机制，执行严格的考核制度并将其落实到位；在提高公司员工专业水平的同时，也要注重加强公司相关人员的职业道德教育，从人员主观的角度降低风险发生的可能性；根据实际情况对财务岗位进行调整，减少串通舞弊等消极行为。

建立完善的授权审批控制体系针对乡宁焦煤现有授权审批控制所存在的问题，制定了乡宁焦煤的授权审批权限表如表6。企业在生产活动要办理各种具体事项时，经办人通常应将审批项目提交至部门负责人进行第一步的审核，再视具体情况决定是否需要财务会计或财务经理进行二次审核，最后由总经理或董事长完成最终的审批。乡宁焦煤应严格遵守该授权审批控制表来进行各项业务才能提高企业的授权效率，保证授权质量。

表6乡宁焦煤授权审批控制表

1.明确授权审批范围

乡宁焦煤的管理层在进行授权审批时，应该充分考虑到授权审批控制的合理性、可行性，再明确企业内部授权审批的范围。如对涉及人事变动，现金使用等的审批范围应精确到管理层的某一人，避免因授权范围模糊不清而造成企业效率低下的问题。

2.划分授权审批责任

乡宁焦煤在进行授权审批控制时应严格明确授权者的责任，引导授权者树立责任意识，建立授权审批责任追查制度，对为了获取不正当利益故意进行错误授权的行为应追究其法律责任。

3.完善授权审批信息传达机制

乡宁焦煤现有的授权审批程序大致是从业务部门到部门经理、总经理的层层向上的，这样的授权申请制度不够及时、通畅，应建立授权与审批控制委员会，联合相关部门确保授权审批的规范化管理，同时能使管理层及时准确的了解企业的控制现状。

乡宁焦煤在进行审核和批准的过程中应根据各种审批事项确定对应的审批程序，同时需要明确对应岗位的管理权限，最大可能的避免在授权审批某一环节出现纰漏而导致的不合理授权审批。

4.严格控制特殊授权

特殊授权是相对于一般授权而言的，应对二者进行合理区分，特殊授权是针对企业业务中突发的、没有既定事项的审批；企业应严格控制特殊授权，经过管理层考评后根据且也实际情况决定相应的授权者。

（三）加强对企业财产的保管和审查，保证企业财产安全

财产保护控制是指应当根据企业的实际情况建立财产定期清查制度、日常管理制度，以此确保企业的财产安全。乡宁焦煤针对现有财产保护控制制度缺陷制定的具体实施措施如下：

1.企业财产接触限制

企业应当对未经授权的人员对财产的接触和处置进行严格的限制，除了资产保管和盘点人员，其他人员禁止接触。

2.企业应建立日常管理和定期清查制度

乡宁焦煤应当采取定期盘点、财产记录、实物保管、账实核对和购买财产保险等管理措施，保障财产的完整和安全；应当及时记录固定资产的消耗、报修、报废等变化，设立专职岗位对固定资产的变化记录进行复查，如相关人员离职，则应当做好交接记录，避免因记录不清产生的企业资产减值；企业资产保管和盘点人员应立足实际，通过各种途径确定公司的实有财产，及时更新资产变动情况。

3.严格审核企业资产处置

企业发生资产增减时，应当根据规定的审批控制进行记录，经过相关责任人的人审批后，才可以处置。

（四）建立健全企业内部会计制度

会计系统控制要求企业严格遵守国家会计准则，确认会计凭证、账簿、报告的处理流程，确保会计资料真实完整。针对乡宁焦煤可行的改进建议如下：

1.提高企业会计人员专业水平

企业应当对相关财会人员进行知识培训，提高财务人员专业素养，除了日常业务的记录与核算外，应严格审核每笔业务的合理性，仔细审核资金的流转。

2.财务部门参与决策

结合乡宁焦煤实际情况，让财务部门也能够参与到部分重要决策中，将不合理支出等现象在决策时就被纠正，提高企业控制水平。

3.改进会计系统

引进最新的会计系统，并在购买时向供应商提出要求，使新的会计系统能够灵活服务于企业经营，提升会计系统的利用效率。

加强凭证管理审查设置专门的机构对乡宁焦煤的会计凭证进行审查，条件允许可以让领导进行不定期清查；制定处罚措施对违规使用票据行为进行处罚，保证落实到位。

五、结论

煤炭企业是我国的支柱性重工业产业，对国民经济的发展做出了重要贡献，在国家能源结构调整的新时期，煤炭企业也面临着着新的挑战，为了响应国家政策、适应日益激烈的竞争，煤炭企业提高内部控制水平势在必行。

控制活动要素在内部控制体系中有着重要意义，不同的企业由于组织结构、管理模式的差异，在构建内部控制时，会遇到不同的问题，这要求在研究企业内部控制问题时应该因地制宜、对症下药，将现有的内部控制制度与企业实际运营状况相结合，使内部控制对企业经营效益的提升达到最大化。

本文对乡宁焦煤现有的内部控制现状进行分析，指出了其在控制活动要素方面存在的问题，并据此提出了相应的对策，包括加强不相容职务分离控制，建立并不断完善授权审批制度，完善企业资产保管制度，提高会计系统控制，多管齐下，为企业提升内部控制水平提供可行性建议。

希望通过这些建议能够引起乡宁焦煤管理者对内部控制的足够重视，给乡宁焦煤和其他煤炭企业的内部控制提供一定的借鉴意义。

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乡宁焦煤内部控制活动存在的问题及解决措施

价格 ¥9.90 发布时间 2023年1月9日

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