论大数据时代下秘书工作面临的挑战及对策

摘要

在社会科技不断更新与发展的过程中，大数据时代已然来临，全球大数据量比之前翻了一番。这一巨变，无论大到对于国家、XX，还是小到对于各行各业的生产和生活而言都带来了一定的影响。对大数据时代秘书工作面临的新挑战与应该采取的对策进行分析，事关秘书工作能否得到可持续性发展，这不仅是社会经济发展要面临的重要问题之一，而且能够有效推动秘书工作的变革与创新，体现着秘书工作与时俱进的职业特点和职业素养。通过分析大数据时代给秘书工作所带来的新挑战，从而找到合理有效的应对措施，旨在促进大数据时代下秘书工作更好地发展下去。

关键词: 大数据时代秘书工作挑战对策职业素养

近年来，“大数据”变成香饽饽，成为各大行业、公司、媒体、学者都津津乐道和争相研究的东西。[1]大数据正以前所未有的广度和深度影响着我们生活的方方面面。随着大数据时代的到来，世界也在高速数字化发展，各个行业、企业都面临着极大的挑战。如果能够有效地积极应对大数据所带来的挑战，那么就有可能使企业化被动为主动，增加企业的影响力，提高企业竞争力、节约企业运营成本，提高企业利润，挖掘潜在顾客，打败竞争对手，开拓市场等等，也就是说如果积极应对挑战，捉住机遇，那么大数据的到来就会给企业带来无法估计的经济效益，甚至是意想不到的高收获。因此，如何应对“大数据时代”海量数据的产生、获取、挖掘及整合，使之展现出巨大的商业价值，成为各行各业争相探讨的话题，如果没有整合和挖掘的数据，价值自然也呈现不出来。所以对于秘书工作而言，面对扑面而来的大数据时代海量讯息，秘书工作人员如何转变思路和方向，积极应对挑战，跟上大数据时代的速度与变化，从而合理利用大数据，取其精华，去除糟粕，更好为领导服务，主动为领导的决策降低风险，提高信息工作的准确性与信息资料的安全性等成为秘书工作人员的首要任务。因此，在此时代发展中，研究大数据时代秘书工作面临的挑战与对策分析，具有重要意义。

一、“大数据”概述

马云在2013年作卸任演说时感慨道：“大家还没搞清PC时代的时候，移动互联网来了；还没搞清移动互联网的时候，大数据时代就来了。”[2]确实，借助云计算技术的实现，社交网络、移动设备和物联网的爆炸性成长，大数据已经成为当下最鲜明的时代特征。[2]

（一）“大数据”的定义及特点

“大数据”是由英语“Big Data”一词翻译而来的。“大数据”这一概念在近几年逐渐被大众所熟知，并为全球各大企业所重视。[1]简单一点来说，“大数据”指的是一种巨量资料库，可以在合理时间内达到撷取、管理、处理并整理为公司、企业经营和决策的资讯信息。[1]“大数据”（Big Data）具体是指“无法用现有的软件工具提取、存储、搜索、共享、分析和处理的海量的、复杂的数据集合。”[1]

随着云时代的悄然到来，“大数据”渐渐得到越来越多的企业的重视与关注。久而久之，各个行业界将“大数据”的特点概括成四个V，即大量化（Volume）、多样化（Variety）、快速化（Velocity）和价值化（Value）。[1]第一，大量化，即数据体量巨大。随着信息技术的发展，大数据时代的来临，全球数据总量激增。截止目前，人们生产的所有印刷材料数据量是200PB，而史上全人类说过的所有的话的数据量大约是5EB（1EB=210PB)。由此可见，大数据时代的来临，数据量之大，增长之快。第二，多样化，即数据类型繁多。随着大数据时代的来临，相对于以往的数据类型繁多，不再是以前单一的以文本为主的结构化数据，非结构化数据越来越多，只要是来自网络上的或是通过网络传播的日志、视频、图片、博客、病毒编码、地理位置信息等等你能想到的能在网络上进行信息互动、交流的都将成为大数据的一员。第三，快速化，即处理速度化。大数据处理遵循“1秒定律”。“1秒定律”也可以叫秒级定律，即大数据对处理速度有要求，一般要在一秒的时间范围内处理所有数据信息并得出数据的分析结果，否则时间太长就失去数据本身的价值了，成为过期的或无效的数据，这个速度要求是大数据处理技术和传统的数据挖掘技术最大的区别。第四，价值化，即价值密度低。虽然大数据本身拥有海量的信息，但真正可用的数据只有很小一部分。因为信息从收集到形成价值，需要一个相当重要的过程——分析。数据信息只有经过分析，筛选出真正有效的信息，并能够应用到现实生活中，这种信息才有价值。所以大数据的价值密度的高低与它本身数据总量的大小成反比，我们如何通过强大的机器算法更迅速地完成数据的价值“提纯”成为目前大数据背景下亟须解决的难题。

以上四点，是目前公认的大数据的四大特征。如果秘书人员能够有效分析和利用并对数据去伪存真，可以为企业提供研究方向，创造更多更大的实用价值，更好地服务于领导，为领导出谋划策。

（二）大数据应用是一把双刃剑

常言道：“任何事物都有两面性。”大数据应用也是如此，随着时代地发展，如今的世界都是紧密联系的，像那些微信、QQ、邮箱、Facebook等第三方软件，让我们每个人都深深地联系在一起，但也由此给我们带来一定不利影响。虽然大数据时代，数据“取之不尽，用之不竭”。而它潜在的价值需要人们不断地开发与利用的过程中才能得到。即使大数据应用是大势所在，它的价值如此之大，它依然存在着高风险、高安全隐患，如果这些风险处理不好，将会给我们工作和生活带来威胁。

首先是如何保障个人隐私。我们每时每刻都在享受大数据给我们带来的好处，如需要获取某些资料，几乎都能在网络上找到相关信息。哪里有美食，便宜商品，只要一打开相关的第三方平台或者软件，输入信息就能查询到。同样，我们也每时每刻都生活在数据的“监视”底下，换句话说，我们时刻暴露在“第三只眼”之下。如逛街时，少不了路边的监控记录下我们的一言一行；上某宝、某购物平台等时，我们浏览过什么、搜索过什么，第三方平台随时都可以获取我们的信息，此时我们更多的个人信息被采集和存储了下来。而当我们再次打开该软件，它便能第一时间为推送我们之前浏览过或搜索过的东西，甚至会通过发送手机信息来给我们推送相关商品。通俗来说，我们的一切信息在第三方平台的眼中都是透明，而所谓的隐私也变成无稽之谈。因为只要第三方平台愿意，完全可以将我们的个人隐私信息，进行第二次利用，甚至进行买卖。如今年新型电信网络诈骗犯罪案——“冒充网贷客服”。犯罪人员冒充网贷客服，打电话给事主，犯罪人员以“网贷客服”身份准确报出事主姓名、身份证号码、就读学校等个人信息，由此获取事主信任后以“在校期间贷款记录影响个人征信”为由进行诈骗，结果不少学生市民上当受骗，被犯罪分子骗取钱财。在这里我们可以得知，就算我们在借贷平台借贷过，有过身份注册信息，但是无论在哪个平台注册过，我们的个人信息都是受保护，为何犯罪分子能够得知我们的个人信息进行诈骗。在这起犯罪案件中，正因为犯罪分子能够清楚知道我们的个人信息，不少市民学生才会相信他们，最终才会上当受骗。其原因可想而知，我们个人信息被第三方平台泄漏了。虽然到目前为止，人类随着信息技术的发展，采取了多种方式来保护用户隐私，比如，验证码验证、手机短信验证、匿名处理、告知用户许可、甚至采用高端技术人脸识别等多种方法和途径，但是大数据之所以叫大数据，因为其规模之大。即便这一时间段的个人隐私是不完整的，但是后续完全可以通过各种各样的相关数据进行推理验证，进行破解，然后得出完整的个人信息。虽然现在我们人类技术水平还有待提高，还做不到绝对的保护隐私，但是第三方平台依然需要加大对自身以及员工们的约束，尽可能地保护用户隐私。

其次是预测功能存在弊端——预测与惩罚，不是因为“所做”，而是因为“将做”。大数据的核心是预测，它可以预测一个人未来是否会犯罪，提前阻止他的犯罪行为。有一部电影，而这部电影描述的是一个未来可以准确预测预知世界，而其实罪犯在还未犯罪之前就已经受到惩罚。虽然这只是一部电影，但是这种社会模式已经开始萌芽，30多个州的假释委员正使用数据分析来决定犯罪人员的命运，是释放还是继续监禁他们；而在一些国家的地区已经利用大数据来预测分析那个地方的犯罪率更高，哪些人最容易犯罪，就会让执法部门更好地分配其有限资源；而对于大数据预测到哪些易犯罪的人群则会派相关人员进行监视或者每月定时上门采访他们，从而令他们失去自由与选择意图。这就是人们不是因为所做而受到惩罚，而是因为将做，即使他们事实上并没有犯罪[3]。虽然大数据会威胁到隐私保护，但是最让人苦恼的是预测后的惩罚问题。大数据的预测功能的准确率越来越高，它能够预测人们行为的发生，在人们犯罪之前，提前对他们给予惩处。因为预测的结果几乎不可反驳，人们也就无法为自己开脱。如果这一切成为现实，普及全社会，大数据就会把我们禁锢在可能性之中，我们就被迫放弃了我们的自由意志。

最后是过度依赖大数据会导致大数据独裁。虽然大数据能够让我们生活更加便利，工作更加省时省力，甚至可以为我们打造一个更安全、更高效的社会。但是如果我们过分依赖大数据，而有时候，这些数据远远没有我们所想象的那么可靠，就盲目地依赖大数据分析来作决定，就会让我们失去掌握现实状况，失去全面了解事物的机会，甚至会为自己、企业带来难以想象的严重后果。一个滑稽但值得我们反思的例子是马云在2017年7月6日一次介绍大数据的演讲会上，为了娱乐气氛，他通过解读网购内衣数据当众公布全国女士平均胸围最小的省份，一言既出，台下听众哄堂大笑，但有些人却在尴尬之余带有一丝愤怒。因为演讲中，马云说现在互联网＋时代，云计算、大数据等极为常见的概念，想做的是二十一世纪数据分享平台，想做的是掌握着大量数据如何给大家分享。说到这里，马云根据淘宝等购物平台购买内衣的相关数据，他立马就此举了一个形象的例子，他说有些数据我看了估计你们没想过，你们知道全中国胸最大的是哪几个省？最小的又是哪几个省，知道吗？我这都有，这儿数据都有，最后还不忘说出答案，女士平均胸围最小的省是浙江省，引得台下笑声连连。对此有些浙江网友愤怒表示：“不要说出来，我还要脸”。也有不少网友纷纷反驳此观点，他们认为每个省都会有不少外来人口，尤其浙江省外来务工人员多，大数据不能说明这些内衣都是浙江人网购的，所以马云的分析并不准确。马云举这个例子的初衷也许只是想幽默地告诉大家大数据的掌握情况和利用情况，但光凭人们购买内衣的信息数据就去判断哪个省份的女士胸最小或最大，在没有得到相关专业人员调查核实的前提下而冒然去公布这个数据，这是不合理的。因此马云举完这个例子后，引来许多网友的非议以及一些不良的语言攻击。这个例子虽然有点滑稽，但却很好的给我们演示了过分依赖大数据独裁所带来的严重后果，这就是大数据给我们带来的潜在威胁。所以我们必须杜绝对数据的过分依赖，不要执迷数据，更不要赋予数据无限信任，而要对大数据进行“人脸识别”，辨别其真假，收录真实有效的数据信息，这样大数据才能为我们所用，从而避免让我们成为数据的奴隶，陷入大数据独裁主义。

所以如今，人们对大数据的管理仍然存在一些安全隐患，我们需要未雨绸缪，做好防范工作，在尽情享受大数据给我们带来的益处之余，还需要认清大数据给我们带来的风险和威胁，而不能将一切都依赖于大数据，对此需要保持清醒头脑，这样我们才能更好地步入大数据时代，全面迎接它的到来。

二、大数据与秘书工作的关系

最早提出大数据时代到来的全球知名咨询公司麦肯锡称:“数据，已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。[2]”因此大数据时代的来临对于秘书人员的工作也有一定有利影响与互动关系，不断鞭策着秘书人员与时俱进。

（一）大数据时代给秘书工作带来的有利影响

第一，有助于提升综合职业素养。大数据时代，不仅给我们的生活带来极大的便利，对于秘书人员而言也带来许多益处。它方便了秘书人员对信息的获取与利用，拓宽了秘书工作人员的视野，也更新了人们的思想观念。但在改变了人们的思维方式、工作方式和生活方式的同时也充斥着一些虚假、诈骗等信息。大数据应用讲求创新，如果能够转变思路，灵活运用，其价值将是取之不尽，用之不竭。所以这就需要秘书人员改变以往传统的工作方式，推陈出新，改革创新工作方法。秘书工作人员不再像以往一样，负责斟茶倒水，如今的秘书人员除了需要懂得办会、办事、办务等一般工作之外，随着大数据时代的来临，还需要懂得以信息为载体，把做好信息工作作为参谋协调、催办、督办等事项的重要基础和必要手段，把握时机为领导分析客观形势，把握企业发展趋势，增强预见性，提高替领导参谋预测职能作用。身为秘书工作人员，若想在大数据时代的庞大海量数据里获取真实有效的信息，就必须提升自身综合职业素养，投入更大的精力去对数据信息进行收集、分析、处理和应用，提供更加正确有效的信息，从而为领导降低决策风险，更好为领导服务，提升自身的综合实力，成为一位合格且出色的秘书人员。

第二，有助于优化秘书知识结构。对于一个秘书工作者而言，完整而合理的知识结构应包括三个方面：基础知识、专业知识、相关知识。由于过去的秘书职业只是单纯地处理一些日常文书或负责斟茶倒水等琐碎工作，因此对于秘书专业能力要求不高，导致秘书应有的知识结构缺失，知识储备严重不足。随着大数据时代的来临，传统意义上的秘书结构已不能适应新形势的需要，面对复杂的海量数据，秘书人员需要更为专业的知识储备去分析与运用，因此对秘书知识结构的要求将会加大、加深，为了能更好地适应秘书工作，秘书人员除了掌握以前的知识结构外，还应该熟练掌握电脑操作和办公自动化设备的使用，熟练掌握信息综合处理等能力，在基础知识和专业知识上还应加深加固，掌握相关知识，如信息沟通、处理、运用等能力。所以秘书应该认清形势，强化时代意识；并用发展的观点丰富自己的知识，提高能力，善于结合当下时代发展趋势来优化知识结构，紧跟时代潮流。若安于现状，固步自封，就会落后他人，成为不被重用之才。因此大数据时代能够促使秘书人员优化秘书知识结构，面对复杂的新难题，进行学习与探讨，提升更为专业的知识，这样才能适应瞬息万变的信息时代，更好地立身于秘书行业。

第三，能够帮助秘书迅速适应信息社会。随着信息技术的发展，当今社会已逐渐进入信息社会并在不断地发展与进步。而大数据时代的来临，更是加速了信息社会的发展，信息量暴增，对比以往的秘书工作，其任务不再轻松、简易，传统的秘书只负责普通日常文书工作，而且接触的信息量有限，甚至对于电脑操作生硬不熟练，与相关信息的接触并不十分紧密。如今的秘书面对XXX的来临，每天需要处理海量数据信息，且随着XXX的发展，对秘书信息处理能力、分析能力的要求越来越高，使其工作方式也不再单一，所处理的工作思维随之变化。因此大数据时代的来临，改变了现代秘书人员的工作方式、思维与能力，秘书人员努力做出应对，不断适应自身工作的改革与发展，这种应对使得秘书群体得以迅速适应信息社会，跟上信息社会的步伐，因为只有这样才可以与时俱进，做好本职工作，更好地服务领导。大数据时代促使秘书不断优化工作方式，让秘书可以更为快捷地接收各类相关信息，更好地适应信息社会发展。对于秘书人员而言，大数据时代的来临是利大于弊，身为秘书人员需要牢牢把握住大数据时代带来的有利影响和契机，不断学习与探究，不畏困难与挑战，正确有效地运用好信息数据，从而高质量、高效率地为领导办文办事，充当领导身边的好助手。

（二）大数据时代信息工作与秘书工作的互动关系

大数据时代是一个开放、高速化运转、互联网互通的时代，更是一个数据庞大的信息时代。而大数据时代的信息工作与秘书工作有着重要的互动关系，因为当前秘书工作也相当于是一个开放的系统，它必然要和所处的环境、社会进行交流、交换与互动。所以，秘书工作不但需要被动的去适应开放的、多元化的时代环境，还需要主动地改变自己，积极反作用于网络信息工作。从海量信息中挖掘正确有效信息，对所获取地信息进行收集、筛选、加工，进而输出新的信息，为领导正确决策提供有力帮助。

在知识与信息交融的时代下，知识信息生命周期不断变化，而目前正在以加速度急剧缩短，机遇转眼即逝，需要看准时机，及时把握。这时就需要秘书工作具备从庞大的海量数据中迅速挑选出有价值的信息服务于秘书工作XXX职业素养，它不仅需要秘书工作人员具有敏锐的洞察能力、快速的学习能力、适应能力、选择能力、务实的操作能力，还需要提高信息安全的秘书职业素养，在服务于领导、企业、社会等可持续发展中求得自身的进步与发展，从而更好的开展秘书工作。

三、“大数据”时代秘书工作面临的挑战

（一）大量数据衍生让信息处理工作难度增加

伴随云计算、物联网、移动互联网等信息技术应用的发展。社会民众以自觉或不自觉的状态融入到了数据制造的生产队伍中，数据信息得到了爆炸式增长，信息世界进入了全新的大数据时代。[2]据国际数据资讯公司（Global Pulse)估测，数据数量一直在快速增长，每年增加50%，这个速度不仅是指数据流的增长，而且还包括全新的数据种类的增多。[4]10亿台电脑、40亿部智能手机以及无数的互联网终端……这些都在使我们生活的时代高速化数字化，“信息爆炸”早已从现实生活中的抽象概念变成现实的描述。就算我们每个人都“两耳不闻窗外事”，足不出户，我们都能知晓外面世界的变化。因为我们可以通过互联网上的文字、视频、图片等就能获得相关信息。但是大数据里参杂着大量有真实的、也有虚假的夸大事实的信息，甚至某条企业新闻的信息就有上亿条的评论与说法，且来源渠道不一，因此真正有价值的、真实信息来源渠道多元化，给我们的信息采集、筛选、加工到最后分析出有价值的资料信息带来了难度，信息处理工作提高到前所未有的难度上。面对庞大的信息来源，让人无法在短期内去获取有效信息，信息处理工作的效率受到严峻的考验。因此科学技术需要在不停进步之余，企业办公设备也在不断更新换代，而秘书人员则要与时俱进，对秘书信息处理工作要有长足地进步，而对于企业先进设备、系统地操作和对信息全面掌握以及信息处理能力需要充分掌握。

（二）秘书工作的信息安全状况堪忧

在大数据时代里，数据容量大，信息量大，种类多，而使用大数据的用户也越来越多，范围波及甚广。因此信息安全隐患也随之增多。中国互联网网络信息（CNNIC)《2013年中国网民信息安全状况研究报告》显示，我国信息安全环境整体上来讲不容乐观，在我们周围使用互联网的网民总人数4.38亿里，平均1.5个人中就有一个会遇到信息泄露带来的安全问题。又有些数据显示，我国65.5%的的网站都存在安全漏洞。2013年，中国人寿80万客户的个人保单信息发现被泄露。这些事件都凸显在大数据时代，信息安全管理所面临前所未有的挑战。[5]尽管在2014年2月成立了中央网络安全和信息化领导小组，由xxxxxxxx亲自担任组长，从而加强保障网络信息安全，整顿网络规范，但是信息安全一直是人们热门话题。而且互联网让信息唾手可得，也让信息发布更具随意性，因此安全信息状况堪忧。而对于秘书工作的信息安全更是需要加以改进，秘书身为领导“左右手”，可以说是领导身边最亲密的办公人员，不仅掌握公司高度机密文件或决策，甚至需要保护领导的一些个人生活的隐私，秘书人员更加需要做好网络安全信息的保密。“机要性”是秘书工作的性质之一。[6]”保密“是秘书工作的基本要求之一。[6]因此，虽然每个公民都有保守国家机密的义务，但是，“严守机密”对于秘书而言却有其特殊意义。[6]我们认为，严守机密也是秘书职业道德规范之一。[6]但是有一些秘书人员职业道德缺失，责任心缺乏，甚至部分秘书信息安全保密技术落后以及存储机密资料设备存在漏洞，却仍然不去改进；重要资料随意存放在电子设备或U盘里，并不加以重视保管并加密。这不仅违反了未按公司保密制度要求对文件进行使用与保密，而且容易导致机密文件信息泄露，造成企业无法挽回的后果。而在秘书行业里信息泄露事件时有发生，因此大数据时代下互联网信息安全的严格保密保管也对秘书人员工作来说也尤为重要，从而成为大数据时代下秘书工作面临的新挑战。

（三）信息量增大给存储介质造成不可逆的重大损失

大数据时代，信息数据大量衍生。面对海量的数据量，传统的存储数据中心无论在性能、效率，还是数据保存、应用方面已经远远不能满足单位、政企等部门存储量。由于环境与存储介质发生变化，如果不适当对其存储设备做出更新换代，就容易导致存储设备故障、信息损失、无法读取或识别，造成数据损坏无法还原并利用。保证其秘书岗位相应的企业信息资料安全保密可靠且不被丢失是秘书人员做好信息安全工作的重点。如何及时的对信息数据进行妥善保管、备份、安全使用和管理信息存储设备也成为秘书工作面临的新挑战。

（四）信息易采集助长秘书人员轻率懒散等不良的工作态度

在如今科学技术高速发展的时代里，较之以往的企业已经能够以更快的速度和更便利的方法来获取和存储大量的数据。有人甚至认为，科技的发达、大数据的应用很快就能让我们的工作变得“像使用Excel一样容易”。而对秘书工作来说，最令人兴奋的是，秘书人员随时能在互联网上掌握消费者或者相关工作资料，实现网络互通的信息化办公，使得信息渠道来源更为畅通了解、信息收集更加迅速，能够让秘书人员减轻工作上的压力。但是网络发达带给我们便利的同时，也给秘书人员带来了一些工作上作风问题，如面对领导要收集某时段的消费者的消费情况，他们就会依赖网络资料，凡是可以在网络上能解决的就在网上解决，不注重实际考察、求证资料是否真实可靠，减少了与同事、客户间面对面的沟通与交流，带来轻率、慵懒混事的不良工作作风和工作态度。就秘书而言，一切从实际出发、实事求是的作风是秘书人员为了给领导提供第一手可靠资料所应该坚持的原则，是秘书能够准确提出参谋意见的重要保障前提，坚持和发扬一切从实际出发、实事求是的作风也是秘书必须遵循和掌握的操作规程。[7]可是到了大数据时代，一切信息都唾手可得，如果秘书不能端正态度来对待工作，很容易引入不良的工作作风与态度，这不仅降低了秘书人员的职业道德素养，同时对信息来源的真实性也产生了一定的影响，一定程度上违背秘书工作的一切从实际出发、实事求是的现代秘书职业素养要求和工作作风。

四、“大数据”时代秘书的应对措施

（一）提高秘书职业道德素质

道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系的思想意识和行为准则。[8]道德是做人的根本，它是灵魂的力量、精神的支柱、事业成功的基础。[8]而职业道德是同人们的职业活动紧密联系的、具有自身职业特征的道德准则和规范。[8]各行各业都有特殊职业的职业道德规范。[8]而从事秘书这一行业的也不例外。秘书工作具有从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点，同时在面对大数据时代下给秘书工作带来新挑战，许多工作都要比以往繁重、仔细、负责，职业道德素质更是要较之以往工作素质上有一个新的高度。特别现在逐渐步入大数据时代，信息量爆炸，互联网上资料杂且多，秘书在此获取信息时，要求证其信息来源与准确性，切记人浮于事，草草了事；而对于信息资料的管理、使用、保存都要有所改变，提高防范，因为秘书人员职业道德的核心是忠于职守，而严守机密，提高警觉是其重要保障。所以面对大数据时代的来临，迫切要求秘书提高自身职业道德素质，使其更好的开展秘书工作。

（二）加强对各种信息数据的整理、运算与分析能力

如今我们步入信息社会，不少人都会感受到数据的“大爆炸”，因为目前数据正在呈几何级数的爆炸性增长，IBM公司称，截至到2013年10月，全世界所获得的数据中，有90%都是过去两年内生产的。[1]预计到2020年时，全世界所生产的数据规模将达到今天的44倍。[1]这个资料再次表明，大数据时代的到来，信息量增长速度之快和规模庞大。而海量数据庞大，这表明数据信息参差不齐，真假难辨。所以这对身为领导的参谋助手的秘书人员来说，每天需要处理的信息量只会只增不减，且作为秘书，必须随时按照领导的要求，收集好其相关信息数据，以作领导端详参考，由此做出正确的决定。所以其资料必须真实可靠，因此秘书人员面对互联网上庞大的海量数据，不仅要花费大量时间进行收集，筛选，最后还要加强对各种信息数据的整理、运算与分析能力，剔除虚假信息、失效信息和无效信息，最后得出来源渠道可靠、数据有效准确的文件资料递交给领导，这样能够让领导用最少的时间获得最大量的优质信息，从而供领导做出正确的决策。

（三）学习对信息资料进行安全处理和保密的技能

目前，科学技术发达，计算机、互联网、物联网等大数据应用广泛运用，办公室许多工作都可以依靠网络上的数据或应用设备完成。在这个全民信息共享的时代，身为领导的“身边人”、参谋助手，常常会替领导收集信息、处理机密文件；甚至有时还会充当领导的“代言人”，替领导发布信息，宣布重要决定，因此不仅掌握加密信息、还需要替领导严守机密，否则一旦泄露，随时导致企业造成无法挽回的经济损失。所以首先，秘书对信息资料要进行安全处理，要学会尽管使用过的文件企业材料也要进行适当的处理，而不可随意丢弃、乱放乱用，要对其作废文件进行有效处理，如可以用碎纸机进行切割或者对此进行销毁，免得资料外流。其次，信息安全保密工作关乎稳定，对于秘书人员来说，信息安全保密工作做得好坏直接影响到单位的发展，也会间接影响社会稳定。[9]因此对于公司机密文件则要妥善保管保密。第一，秘书不仅要养成“嘴紧”的好习惯，对于一些机密的事情，不管自己是否知道，当别人问起时，都要回答“不知道”。对秘书人员来说，“守口如瓶”会让你感到些许痛苦，但成大事之人必须要有城府。[10]第二，当下，我们处于大数据时代，生活在信息社会，网络技术发达，以前做不到的事现在几乎都可以做到。如现在黑客这一“职业”涌现，许多硬盘或软件都可以被他们“做手脚”。一旦被黑客入侵，在电脑存储的所有文件，包括企业高度保密文件随时被损失或窃取，这样就会给企业造成无法估量的后果。正如世界著名未来学家阿尔温·托夫勒预言：“谁掌握了信息、控制了网络，谁就掌握了整个世界。”信息时代的到来，给我国秘书工作不仅带来了难得的发展机遇，

而且也带来了严峻挑战，迫切要求秘书必须努力提高信息技术处理能力，从而提升为领导工作服务的效率和质量，因此掌握领导、公司大量机密信息资料的秘书要熟练操作网络技术，学会并掌握保密的技能，如突出对涉密计算机、网络信息系统及涉密存储介质的管理，配备保密防护软硬件，提高保密技术水平和防范手段。只有这样才能尽最大程度保障企业信息资料不被损毁、丢失甚至外流。

（四）提升个人的综合竞争能力与创新能力

俗话说：“人往高处走，水往低处流。永远停留在原地只能空耗自己的青春。[10]”而事业上的成败界限，说起来非常简单，那就是进则成功，退则失败。特别是在大数据时代里，做什么都更加严格，更加讲求速度，所有的工作都讲求与时俱进，落后就要被挨打，甚至被时代抛弃。而且现在几乎所有企业都是使用现代化先进设备来办公，甚至是倡导网络上办公，身为办公室的秘书人员，就要认清时代的发展趋势，要不断充实自己，不断谋求进步，提升个人的综合竞争力，这样才能往更高的目标前进。同时，创新观念是做好新时期秘书工作的不竭动力。[10]秘书人员以专业的知识和信息辅佐领导工作，必须随时具备创新观念和创新能力，以适应知识经济的大数据时代要求。如今大数据时代在全球范围内掀起一波经济热浪，科学技术突飞猛进和知识经济迅速兴起是其来临的标志。长期以来，由于各种各样的主观因素，秘书人员的创新精神和创新能力越来越缺乏。落后的传统观念，陈旧的思维方式，不仅严重束缚了秘书人员的创新能力，还压抑了秘书人员的创新思维，久而久之，许多秘书人员也就安于现状，固步自封，这种状况非常不适应如今时代潮流和秘书工作的新形势。因此面对时代新趋势，秘书人员则需要“动起来”，秘书人员不仅要适应当下的信息时代潮流，与时俱进，还要解放思想，开拓进取，树立新观念，提高创新能力，这样才能使自己不浪费青春，不被时代所抛弃，更好地做好领导身边的“小能手”，在秘书行业里脱颖而出，成为该行业的佼佼者。

五、结语

在21世纪，“大数据”一词俨然成了工商界和金融界的新宠和研究对象。哈佛大学担任社会学教授的加里·金说：“这是一场革命，庞大的数据资源使得各个领域开始了量化进程。无论学术界、商界还是XX，所有领域都将开始这种进程。[1]”在此境遇之下，大数据时代也给秘书工作带来了新的机遇和挑战，秘书人员应该认真思考，如何改变自身以适应此次革命，使秘书工作在大数据时代更好地创新与发展。本文就此做出一些探究与建议，希望现代秘书人员能够针对大数据时代的要求，在捉住机遇的同时积极应对新挑战，要及时抛弃固步自封、因循守旧的狭隘思想，不断强化互联网思维，熟练运用信息时代办公设备与互联网工具和技术，积极提升自身能力和综合素质，做一个与时俱进的合格秘书。

参考文献

[01] 张其金著.大数据时代下的产业革命[M].北京：中国商业出版社，2016.1-16

[02] 陈潭著.大数据时代的国家治理[M].北京：中国社会科学出版社，2015.214-243

[03] 维克托·迈尔-舍恩伯格、肯尼思·库克耶[英]著.大数据时代生活、工作与思维的大变革[M].杭州：浙江人民出版社，2013.11

[04] 郭晓科著.大数据[M].北京：清华大学出版社，2013.61

[05] 惠志斌著.大数据时代个人信息安全保护[N].社会科学报，2013-05-04（3)

[06] 杨树森著.3版.秘书学概论[M].合肥：安徽大学出版社，2012.2

[07] 杜军著.现代秘书素养[M].长春：吉林人民出版社，2013.11

[08] 陈合宜著.6版.秘书学[M].广州：暨南大学出版社，2010.88

[09] 江涛.新形势下应加强秘书人员的信息安全保密工作[J].保密科学技术,2013(02)

[10] 周伟光著.秘书升职笔记[M].北京:中国言实出版社，2012.6-35

致谢

首先，我要感谢我的论文指导老师，她是东莞理工学院城市学院文学与传媒学院的柯小瑜老师。在初期论文指导中，老师对我论文的研究方向做出了许多指导性的推荐并对论文内容的撰写提出意见。而在写论文的过程中，老师无论多忙，都会对我遇到的困难和疑惑给予悉心指点，提出了许多有益的意见，投入了许多的心血和精力。我对老师的帮忙和关怀表示诚挚的谢意！同时，还要感谢东莞理工学院城市学院授课的老师们和同学们，大家在学校里互相学习，互相帮忙，共同度过了一段完美难忘的时光。

此外，还要感谢朋友同学以及家人在论文编写中带给我的支持和帮忙，也要感谢参考文献中的作者们，通过他们的研究文章，使我对我所研究的题目、内容有了许多启发。

最后，谢谢论文评阅老师们的辛苦工作。衷心再次感谢我的家人、老师、朋友以及同学们，我在他们的鼓励和支持下我得以顺利完成此论文。