人事档案改革问题的探讨以医院和高校人事档案管理为例

　　档案工作在我们的日常生活中担任着十分重要的角色，档案以实质载体的形式用来记录和永久保存的信息资源，档案不仅可以成为我们日常工作中需要的凭证和依据，在某种意义上来说，这也是造福我们的子孙后代，在若干年后可以成为他们学习历史或者有依可寻的重要保障。但是目前我国的人事档案管理工作并没有紧跟社会发展的脚步，无论是从机制、政策黑暗是设备，其结果都导致社会对档案工作的需求与实际档案工作能力相悖。针对目前我国的社会发展和新的市场经济的形势下所产生的与档案管理工作相矛盾的地方，我们需要具体问题具体分析。简言之就是，就目前不断增加和形成的档案而言，我们需要加强收集力度，提高档案收集管理工作的效率。而对于正在损毁的档案资源，我们则需要加大保护力度。

　　但是档案的增加或减少并不是目前档案管理工作存在的唯一问题，因此从整体来说，档案工作所面临的挑战，人事档案档案管理作为档案管理工作的一份子，同样也“难逃一劫”。因此，致力于解决目前人事档案管理工作所面临的问题，不仅仅需要档案管理工作者加强工作意识，提高专业技能，更需要的是我们所有人对档案工作的支持，例如及时提供如实的档案资源。尽管人事档案管理工作在新的市场经济和开放式的管理形势下正面临着巨大的困难，但是档案管理工作仍旧是我们无论在何种情况下都不应该落下的重要工作，所以我们必须致力于解决问题。人事档案管理必然存在且对社会有着极其重要的作用，其改革问题的探讨与我们每个人而言都是不可推卸且任重而道远的工作。

　　医院的人事档案管理工作是一项十分复杂且繁琐的工作，但是作为一名档案管理工作者必须对于每一个环节都认真对待，为了将人事档案的作用发挥的淋漓尽致，每一位档案工作人员都必须做好人事档案的管理工作，例如档案内容要精简，档案归档要规范，首先在档案资料的前期收集和整理工作就需要付出大量的努力，其目的就是为了将医院的人事档案管理工作做到尽善尽美。

　　作为医院的人事档案，其最主要就是记录了医护人员的工作经历、所获荣誉以及学术技能认证、政治思想和医德医貌等。例如在医护人员的职业生涯中若想要评定职称或者申请后期培训或者是转正时都是作为重要的凭证，人事档案决定了医护人员能否在职业生涯中有所依据，因为人事档案是个人经历的真实记载，在医院这样的环境下更为明显。

　　医院的人事档案管理工作所具备的四个特点如下：专业性、服务性、及时性、保密性。①医院的人事档案管理必须是专业的。医院的档案工作人员必须严格按照国家档案局发布的有关如何进行档案管理的文件中的相关规定对医护人员的档案进行合法合规的收集和整理。档案工作人不仅要对医护人员的档案信息进行管理，还需要考虑到后期单位对个人档案的查阅的作用。作为一名医院的档案管理工作人员，不仅要拥有牢固的档案管理的理论知识，更需要一直以专业的心态认真仔细的对医护人员的档案进行妥善的收集和保管工作[1]。②服务性也是医院人事档案管理工作的特点。由于医院的人事档案信息是贯穿于医护人员的整个职业生涯中的，所以医院的人事档案收集范围十分广泛，档案收集不仅仅是收集医护人员的基本信息，还要包括医护人员的主要工作经历、政治面貌、医德医风还有所获得的荣誉等等，这为医护人员以后无论是对职业的需求还是生活的需要都会起到重要的凭证作用。③人事档案管理工作的及时与否跟人事档案管理工作的效率紧密相关。档案管理工作者所收集的资料属于原始资料，在进行鉴别、整理、归档后，由于每个人的工作经历和个人信息等都会有所变动，所以对于档案工作者而言，及时更新档案信息，做好新旧档案的交替，防止档案信息的陈旧和遗漏是非常重要的，必须保证人事档案信息和个人现实状态是一致的。④保密性是人事档案管理工作的重中之重。由于人事档案的内容涉及到医护工作者的个人履历、政治面貌、医德医风、奖励处罚等诸多方面的记录，内容具有个人隐私性，因此除非有正规查阅通知或者有关于医护人员的职称评审等需要，才可以对人事档案资料进行查阅和传递。因此这就要求档案人员培养高素质的职业道德，对医护人员的档案进行绝对的保密，做到无论在何种情况下都不随意公开个人隐私。

　　高校人事档案管理工作主要就是记录关于教职工的工作经历、政治思想、工作中的杰出表现或者污点等。高校的人事档案管理在一定程度山和医院是有相似性的，例如在教职工关于教学、科研、职称评定时，人事档案资料就会是依据。高校的人事档案管理主要包括人事档案管理和学校所学知识的管理，主要内容有：①为了积累高校人事档案的历史资料，所以要进行人事档案的收集和保管；②发挥人事档案工作的服务性，发挥人事档案资料的凭证作用，实现后期的关于人事档案的查阅和传递工作；③完善人事档案工作的档案信息资源统计和分析，为人事工作提供资源支持；④充分保密人事档案资料，保障人事档案资料的隐私性；⑤调查研究人事档案工作进程，建立健全有关人事档案管理工作规章制度，做好人事档案的业务建设工作[2]；⑥随着社会的不断发展和科技的不断进步，档案工作人员需要紧跟脚步，不断促进人事档案信息资源的更新。⑦档案工作人员还需完成学校或领导交与的其他工作。

　　高校的人事档案管理工作的特点类似于医院的人事档案管理工作。①高校人事档案管理工作由于设计的范围比较广，所有具有广泛性。由于高校的组成结构相对复杂且人员较多，包括教师、学生已经非教师的职工。其中关于教师的职称档案又分为博士学位档案或者硕士学位档案或者学士学位档案等诸多档案。关于教师的职称又分为高、中、初级等诸多档案。从人事档案的范围来说，又分为教师、科研、生产、后勤以及学生等诸多档案，方方面面都决定了高校人事档案的广泛性；②高校人事档案管理工作具有短暂的性质。在校学生由于学年较短，且学历不会一成不变，在学生离开学校时，其档案就会进行一个传递的工作，因此在学校的时间就缺乏一定的稳定性；③高校的人事档案管理工作的及时性。高校档案工作人员所收集到的关于教职工和学生的档案资料都不是一成不变的，随着学历、职称的不断更新，档案工作人员也要做到对已有的原始档案资料做到及时的更新，确保在录的档案资料和教职工的现状信息相符合；④高校的人事档案管理工作具有服务性。其中最显而易见就是教师在评定职称时，人事档案资料是重要的依据。对于学生而言，高校的人事档案资料相当于步入社会的“车票”，人事档案资料中所记录的个人信息包括学习经历、政治面貌、思想作风等等在以后工作中都是需要进行核实的。

　　人们对档案的认识普遍是停留于档案是什么这一层概念上，所以人们对于档案工作包括人事档案管理工作并没有深入的认识，档案管理意识比较薄弱，这就导致档案管理工作者的工作在开展过程中不会得到人们的主动的支持，档案工作者的管理方式都比较陈旧，档案管理的硬件和软件措施都不到位，阻碍了人事档案管理的前进发展，限制了人事档案信息。医院关于人事档案管理的存在以下几个问题:①管理方式滞后。社会大众对医疗设备和医疗能力的要求越来越高，所以医院无论是在设备的短板还是医生的能力上都在不断改善和提高，许多医院在医疗设备和医疗技术上目前都获得了较好的口碑，但是有关医院的人事档案管理却没有跟上发展的步伐。现在许多医院的人事档案管理仍然使用的是以纸质文档存档为主，当对所需要的档案进行检索和查阅的时候，耗费的时力物力较多，并且效率不高。再者，由于纸质的档案资料，自经过多次查找翻阅之后便会有所损坏，且不利用长久保存，管理方式的滞后是人事档案管理工作停滞不前的重要因素；②人们对档案管理工作的人事较为浅显，认识力度不足。由于档案工作相对于其他一线工作而言属于幕后工作，由于不能带来明显的经济效益，所以在日常生活中并不为人们所熟知。很少有人会知道人事档案管理工作的重要性和艰难性，人们对档案管理意识的认识不足必然会导致对档案工作产生轻视，这对档案工作者而言，也在某种程度上打击了他们的工作积极性，使得管理只流于表面，而导致目前人事档案所能提供的服务远远落后于人们对人事档案的需求。医院的人事档案管理工作相对于其他的单位而言，其人事档案管理工作相对是复杂和繁琐的，医疗机构的目前的档案材料主要有：学历学位证明、专业技术证明、卫生科技成果等等，因此医院的人事档案管理工作是极为重要的，不容轻视。③如果在人事档案管理过程中，出现软件或者硬件方面的缺失，也会对档案管理工作的顺利开展产生影响。在管理档案的工作过程中管理档案的权健系统迟迟不到位，这就会导致：一、打击档案管理工作者的积极性；二、降低了档案管理工作的效率。如果是硬件设备的缺失，例如独立的专用档案房，或者是空调、除湿机和灭火器等等有助于纸质档案的昌吉保存的硬件设备没有到位，也阻碍了人事档案工作的进行（由于档案资料很多仍然是以纸质档案为主，所以要注意潮湿或者温度过高的问题）。④从事人事档案管理的工作人员的素质和专业技能普遍存在业余的问题。人们对档案意识的缺乏导致对档案工作的轻视，所以许多医院在招聘档案工作人员时并非档案专业，也没有接受过正规的档案管理工作的培训，缺乏一定的档案管理经验和理论知识，在工作过程中极有可能出现敷衍了事的情况，对于档案资料来说，档案的内容一定要是绝对真实的，若是十分随意甚至虚假信息，则会成为档案管理工作前进路上强有力的阻碍。

　　对于高校来说，人事档案是真实全面反映教职工的教学水平和发展潜力的，这是高校高层检验教职工工作能力的重要渠道，因此高校的人事档案管理工作也是举足轻重的。作为国家人事档案管理工作的重要的一大类，高校的人事档案是准确如实的记录了学校的教职工在学校的工作表现、科研成果以及社会实践情况，能够如实准确的反映教职工的教学水平、专业技能、思想真挚等等方面。在日益激烈的学校竞争中，具备完善的人事档案管理系统是竞争中脱颖而出并能够充分发挥自身的人才优势的重要保障。正因为如此，我们要将注意力集中在人事档案管理工作，发现问题必须及时改正。目前我所调查的高校的人事档案管理机制，发现以下几个问题：①缺乏上层领导的重视，出现支持不到位现象。首先我们必须意识到领导是否支持、重视学校的人事档案管理工作是人事档案管理工作顺利开展的重要条件，如果在进行档案管理的过程中，学校的领导层忽视了档案管理的重要性，那么处于档案管理工作岗位的工作人员就会出现工作散漫，没有目的的状态，因此就会导致档案管理工作处于不知道该往哪个方向进行的状态，这将会给学校的人事档案管理工作带来十分恶劣的影响。当各行各业竞争日益激烈的时候，领导层应该重视人事档案管理工作，合理发挥任仕人事档案的人才储备状况的作用，一定要稳住学校在市场竞争中的地位，说白了就是保证学校在教育界的地位[3]。②档案管理工作人员的档案管理能力是决定档案工作是否有质量的直接因素，档案工作看似一成不变有点枯燥，但是实际操作起来需要非常牢固的理论基础知识和丰富的时间经验。但是目前高校的人事档案管理情况不容乐观，存在许多拥有理论知识但缺乏实践经验的，或者有实践经验但理论知识不够扎实的情况。有许多高校甚至存在一个教职工兼任多个职务的情况，其实这样完全会影响他从事他的本职工作，兼任的职位也会马马虎虎，出现能力和工作预期值参差不齐的情况。所以对于高校而言，目前存在的问题就是人事档案管理队伍素质都有待提高，无论是专业知识还是职业素质。③档案管理方式落后无疑成为了高校和医院共同存在的问题，社会和科技的进步都是在暗示我们要将计算机技术和互联网技能投入到工作的使用中，用来提高我们的工作效率，但是目前许多高校仍然在使用纸作为档案管理工作的主要记录载体，缺乏信息化和技术化的工作理念，长期下去会导致档案记录内容不够完善，管理档案效率降低。④人事档案信息虽然具有一定的隐私性和保密性，但是由于社会发展的需要，档案在某种程度上具有一定的开放性。随着社会发展的需要，对档案资料的开放程度又有了更高的要求，档案管理部门对档案信息资源的有意识的公开是促进我国人才流动的重要条件，会产生了良好的社会效益。服务性工作是社会对档案管理工作的定位，因此档案管理人员要提高自身的服务意识。

　　戴南人民医院于2008年建立，是南京医科大学第二附属医院的分院。当我问及医院的医护人员他们是否提交过自己的档案资料时，他们都会给我否定的回答，结果就是该医院并没有专门的档案管理部门，所谓的“档案工作人员”其实就是医院的医护人员一个职称担任多种职位。针对这一现象，我觉得应该采取的措施如下：①加强上层领导对档案管理工作的支持。档案的管理工作首先是要得到医院领导的看中，认真地把人事档案管理工作作为日常工作中的重中之重的工作来做，提倡工作人员学习有关《档案法》的工作内容。倡导大家对档案进行学习和宣传，加大社会大众对档案的了解程度，让医院员工明白到人事档案的重要性，同时增档案意识，形成人人忠实档案、支持档案并自觉地配合人事档案管理的局面。②在倡导全民树立档案意识的前提下，要全面改革档案管理方式，促进档案管理系统的信息化进展。利用计算机的技术进行档案管理，可以进一步简单化档案管理工作，避免出现纸质档案的损毁丢失状况[4]。在需要查阅借鉴档案信息资源的时候可以通过计算机检索，方便快捷的查询所需要的资料。这就对档案工作人员能否熟练使用计算机和互联网技术提出了要求，档案工作人员必须掌握计算机技术，利用档案的信息化管理提高工作效率，促进医院的全面发展，包括市场竞争力。③要全民提高档案工作人员有关于人事档案管理的素质，包括正常的工作处理水平和档案服务意识。人事档案管理人员的信息技术处理能力直接影响着人事档案管理的好坏，所以高技能的人事档案管理者是做好人事档案管理工作的基本条件。这就要求档案工作人员在提高自己档案管理的专业知识之外，还需树立较高的职业素养，在信息化的社会，档案数量庞大，大量的登记、分类、编纂、保管工作的需要档案管理人员有条不紊地精心去完善。档案管理人员除了要巨白广泛扎实的专业知识之外，还要树立“服务也是工作”的观念，要时刻保持档案服务大众的心态，用耐心去分享档案资源。档案管理人员服务态度的好坏其实也体现了档案工作人员的专业程度，开放档案信息资源，同样也是社会主义发展的需求，要树立以人为本的工作态度⑤加强人事档案工作人员的薪资和福利。针对人事档案管理人员的工作性质来说，档案管理工作内容复杂繁琐且时间漫长，较为枯燥，因此医院需要结合自身的经济状况，在经济允许和长期发展的基础上给人事档案管理工作者提高薪资和福利，让人事档案管理工作者提升工作幸福感，使工作内容和积极性与薪资成正比，促进档案管理工作的良好循环发展。

　　苏州大学文正学院是苏州大学的分院，历史悠久，学院满天下，作为文正学院的一名学生，我深感荣幸。对于学校的人事档案管理系统，我觉得相对来说还是比较完善的，不论是领导的重视程度还是档案工作人员的专业水平和服务意识都是较为乐观的。唯一美中不足的就是，目前学校可能还其欠缺管理技术的科学性和先进性以及硬件设备的完善。①首先我们不得不承认科学性的管理远比古老的人工管理来的更加精密和便捷，所以在高校的人事档案管理过程中，我们要改变传统的纸质档案和手动记录档案，转化为利用计算机就输和互联网信息系统来记录档案信息资源，采用纸质档案与电子档案的结合，促进高校人事档案管理工作的全面性和有效性。②硬件设施，例如空调、除湿器、防火系统等的完善可以降低我们档案管理工作的风险性，是对我们所持档案“主人”的尊重与负责。学校领导加强对档案工作的支持，不仅仅会使得档案管理工作顺利开展进行，还会从侧面提高档案管理工作人员的积极性，形成良性健康循环。

　　经过不断地实地调查和查阅资料，将整合的信息资源进行整理分析，我们可以看出，目前我国的人事档案管理工作整体来说主要存在的问题有：①领导的重视程度不够；②没有建立完善的档案管理机制；③缺乏有经验有意识的档案管理团队；④档案管理缺乏一定的科学原理；⑤档案管理硬件设备不完善。

　　不仅是医院和高校，胆敢在我们的日常生活中无处不在，只要有人的地方就会有档案，因此，档案管理工作是我们社会建设的重要组成部分，更是我们国家人才流动和发挥的重要条件。为了提高档案管理工作对社会发展的促进作用，领导应该提高对档案工作的大力支持和重视，档案工作人员也需要在巩固专业知识的同时，树立起良好的职业道德操守和档案服务意识，做到人服务于档案，档案服务于人的良好“合作”关系，提高档案资源利用率，加快档案资源利用信息化进程。最重要的是，我们人人都必须做到心中有档案，积极配合档案管理工作，在提交档案时要抱有如实及时的态度。希望我们所有人从即刻起将档案视为我们生活中的一部分，为了促进档案管理事业的发展而共同努力，将档案信息资源发挥应有的作用，这对社会发展和人才管理具有极其重要的作用。

　　[1]张炎敏，浅谈医院人事档案管理工作的特点和改进措施[M].办公室业务，2015（9）.

　　[2]胡魁海，高校人事档案的管理是办好学校的基础之一[M].行政论坛，1996（6）：19-20.

　　[3]杨富霞,高校人事档案管理工作的特点与作用探讨[M].黑龙江史志，2015（9）.

　　[4]叶世兰，浅谈医院人事档案的收集[M]，办公室业务，2015.