论行政助理个人素能对其角色定位的影响

摘 要：在行政管理制度中人事行政思想及人员组织行政思想是行政管理的主体，其十分丰富且比较具体。一名合格的行政助理不仅要做到内外兼修还要具备良好的人际关系，这是保障行政助理工作可以有效开展的重要条件。行政助理的人际关系和个人魅力是行政工作的核心问题，怎样构建起和谐融洽的人际关系脉络以及如何找准行政助理自身的定位和突破口，行政助理这一角色是否能清晰定位将取决于个人素能是否达标，这是研究的主要内容。国内外较少有深入研究开展，论文通过对行政助理个人素能是否能明确行政助理的基础属性，角色定位和职责划分进行分析、总结，来促进行政从业人员的全面性综合性发展。在尽可能的情况下能为行政从业人员提升个人尽自己的绵力。

　关键词：行政助理；内外兼修；人际关系；角色定位

引言

当代社会，行政助理在XX和企业中都是不可缺少的。在政治结构中，行政助理多围绕XX首长或地方领导，承担辅助事务，协助领导处理复杂的琐事；在企业中，行政助理往往是管理程序的操作者和执行者，甚至是人事、写作和业务主管的结合，成为公司或单位中除高级管理人员之外重要的传达角色。在中国，企业和民间组织普遍使用“某助理”的称谓，为领导提供服务，为本单位所有员工提供服务。将会协助上级领导对下级管理权的行使，不仅可以做到辅助管理，还有很高的自由度处理和解决日常工作。

本文探讨了如何提升行政助理的内在涵养和外在体现，由内而外各从四个方面进行要求，将个人素养融入到工作中，充分发挥自身优势，得到领导、同事及外界的认可，使工作顺利进行。在自身得到肯定后，要把握行政助理如何与领导、同事和外界关系相处的和谐“方式”，构建了行政助理人际关系的基本“体系”。提高行政助理对人际关系重要度的认识，良好的人际关系是行政助理工作最重要的“帮手”。行政助理是搭建起XX或企业内部沟通和传递的桥梁，是将各个部门串联起来的纽带，是组合内部与外界交流沟通的代表。那么能否具备优良的人际关系，是判断一个行政助理是否优秀的重要指标，具备良好的人际关系往往可以大幅提高行政助理的工作效率。当然行政助理的职能也趋向于“谋”和“管”两方面，在这两方面中个人综合素质一定要过硬，不仅要有高情商也要有高智商，才能提出好建议。在工作中认清自己的角色，精确自身的定位，才能做出好的决策。所以行政助理要不断提升自己的职业素养和个人魅力，紧跟时代潮流和国家发展方向，与时俱进，实现自我价值。希望我的浅薄理论能为行政助理做人、做事提供参考和建议。

　一、内外兼修对角色塑造的影响

　　（一）内在修养的具体要求

　　1.培养高尚人格

行政助理首先需要提高个人的魅力，要使自己与他人关系相处得和谐，要努力做到保持积极的态度，完善自己的人格，释放自己的才华，展现自己的长处，并在实践中不断提高自己的品格、修养和能力。作为一名行政助理，在做到建立良好人际关系的过程中，首先需要注意的是注重培养自己的个性和素质，要能够容忍和接受他人的缺点。有时当遇到摩擦或冲突时，不要对对方期望过高。一定要先从自己身上找出原因，并尽力解决矛盾和冲突。一个人的人格有先天的遗传因素和后天的修养完善，而心理因素则完全是后天的修养和塑造。作为行政助理，优秀的素质、高尚的人格、健康的心理，是我们走向事业巅峰的第一步。综上所述，一个行政助理如果拥有很好的内涵，就会有益于帮助我们建立更加良好的人际关系，有了良好的人际关系就可以使行政助理的工作更加顺利，有助于行政助理事业的成功。

　2.高情商的作用

微笑是很有感染力的，时常保持微笑，就会感染他人。往往因为一个人的微笑，就会带动周围人的心情高兴起来，这是一种不可抗拒的情感信号，这会使人与人之间的距离迅速拉近，人在微笑面前通常也会微笑。因此，在处理人际关系时，要学会微笑，当你看到领导和同事微笑打招呼时，让自己和别人有一个愉快的心情，就很容易缩短彼此之间的距离。举个例子：当你作为一名行政助理，在走进办公室时，如果你面带微笑地和同事打招呼时，你的心情和同事对你的态度也一定会截然不同于你一脸愁容，一言不发地走进办公室。现如今，微笑已逐渐成为一种非言语行为。它将巩固和加深人与人之间的友好关系。它会给别人带来一种非常放松且舒适的状态，而不会让别人觉得你对你怀有敌意和警惕。因此，当一个行政助理有了良好的人际关系，在他工作时就会充满活力。情商高的行政助理在处理人际关系时，就可以做到手到擒来，而情商低的行政助理在处理人际关系时只有无能为力。这种情况的出现，原因可能只是因为某一句话表达的不恰当。高情商的人有很多表达方式，每种方式都会带来不同的表达效果。作为一名行政助理，我们必须时刻做到恰当的表达方式。尤其是在与他人交流时，需要多注意运用“正面语言”来给予对方更多的肯定，而不是总是运用“负面语言”，来互相否定。这两种交流方式的结果必然截然不同。在给别人更多肯定的同时会让你赢得对方的认可以及理解，帮助你让你在工作方面更熟练。

　3.提升自身道德

良好的道德修养是一名行政助理处理人际关系的基本要求。所谓道德就是一种良好的选择习惯，是在实践的理性和思辨的理性之间，做最好的选择。作为一名行政助理，首先要做到的是公平。当我们在评价别人时，要做到力求公平。我们既不能用自己的好恶去评判别人，也不能用自己的好恶去问别人。在工作处事时，我们不能靠立场和利场来评判屈志，而要以是非为标准去评判，切忌不能感情用事，思想品德要端正。对领导要做到尊重和理解，对同事要谦虚和友善。其次，我们要做到守信，诚实且可靠，不轻浮，不虚伪。能做的要尽自己做大的心意去做好，不能做的则要实事求是地去向他人解释，让他人理解。行政助理应始终明确自己的立场。在处理人际关系时，应该履行好自己的职责。不应该越权行事，也不应该屈尊俯就，利用领导权，冒犯到他人。

　4.提升文化底蕴

作为一名行政助理，在工作过程中，我们经常接待来自世界各地的客户或出差的客户，每个地方都有自己的文化习俗。行政助理则要处理好这些事情，应要提前做好功课，了解一些特殊的地方风俗习惯、禁忌和饮食文化，尊重对方或当地的文化习俗，入乡随俗，在心里要记住，慢慢积累，不断补充。在长期以来的积累之后，可以开阔我们的视野，增长自己的见识，有益于开拓自己的事业。这是行政助理在处理外部人际关系时需要学习和积累的。

行政助理在处理组织内部的人际关系时，要不断学习和积累内部的“潜规则”。所谓“潜规则”，是指不能放在表面上的，但已经被大多数人接受的规则。也可以这样说，这是一种在组织内部长期传播的企业文化，或是是组织内部形成的价值观。这些规则不会一眼就展现在你面前，而是需要自己去慢慢探索。也许一个企业或单位的每个部门都有自己的“潜规则”。但作为一名行政助理，你要打交道的不仅是一个部门，而是还要和所有的部门打交道，所以行政助理必须掌握所有的“潜规则”。对于一名行政助理来说，如若轻率地违反这些潜规则，将可能会被别人孤立、疏远，导致别人在工作中不配合，甚至暗地里让工作无法开展。综上所述，作为组织的枢纽，前后衔接的行政助理要不断地了解和熟悉组织内部的各种“潜规则”，这有益于让你更顺利地处理人际关系，从而帮助你的工作顺利推进。

（二）外在呈现的具体要求

　　1.注重个人形象

整洁的外表是个人形象最基本的要求，这也是一种美的享受。一个人的仪表，包括他的穿着，相貌，仪态，风度等等，这也是影响人际关系的一大重要因素。每个人都有爱美，向往美的心理倾向，一位相貌端正，穿着整洁，举止文雅的人，就会给他人留下良好的印象，这种人就会比其他人更具有吸引力。反之，一个不修边幅，举止粗俗的人，就会给人留下不好的印象。作为一名行政助理，就应该更加注意自己的外表，并始终保持整洁。

　2.以场合定着装

一个行政助理的着装也能侧面反映出他的审美水平，且衬托出他的精神面貌，以及反映出他是否懂礼仪。行政助理的着装应该大方得体，简单，不随大流。在工作时，要根据时间、地点以及场合，来搭配适合的服装。在选择着装时，还要注意与年龄、肤色、体形的协调，与角色、身份、地位的相统一，行政助理的着装应该简洁、大方，得体，漂亮。

3.举手之间有礼仪

礼仪具有普遍性、规范性、对象性和可操作性。不同国家、地域，礼仪差别很大，所以要理智学习，实践规范，持之以恒。礼仪在交往中有着很大的作用，是自我完善的基础，组织形象的保证和文明程度的标志。合格的行政人员要遵守其基本原则，不论身份贵贱、职位高低、财富多少，都要敬人之心长存，处处不可失敬于人，不可伤害他人尊严，不能侮辱对方人格，要容人之错，容人之异，容人之优。在工作中更要注重技巧、合乎规范、把握分寸、认真得体、不卑不亢。正所谓“十里不同风，百里不同俗”，要做到入乡随俗，表里如一，以礼待人。

　4做到谨言慎行

在有些时候，行政助理的言行也代表了公司或单位的形象。所以行政助理在说话时要有文雅，得体的作风。当我们在处理人际关系时，首先要和对方有话说，然后要使对方认为讲话过程是愉快的、优美的，这样不仅让对方能轻松听懂，且温和的语调、舒适的节奏和幽默的言语，还可以大大地提高交际效果，而且这也是一个好的方式去提高我们自身的个人魅力。因此，作为一名行政助理，要精确的掌握说话的艺术，培养说话的亲和力，要一开口就让对方感到春风化雨。所谓行，指的是行为，这与言相比，也同样重要。行政助理的行为要尽量做到自然大方，灵活庄重，不可以做作，呆板，轻浮。无论我们在什么样的场合，我们都应该保持冷静、礼貌、大方。这样即在尊重被人，同时也获得了被人的信任。

[案例1]

藤村修，日本广岛大学毕业，是前任日本首相的内阁官房长官，深得民心和前任首相信任，他的同僚曾经说过:‘‘从未见过像他这般文质彬彬的人，从未见过他生气的样子。”他沉着冷静，做事不张扬，但总能出色完成自己的工作，他任职期间从事幕后对策工作，不为人们所熟知，但前任首相经常对他说的一句话是:“没别人就你了”,这也足见他在日本政坛影响力之大。

案例分析：

这个隐藏在首相幕后的行政助理，他内外兼修的人格塑造，让他不仅有好的口碑，更是首相最离不开的人，体现出了一个优秀行政助理该有的基本素能。

　小结:

塑造一个完整的人物形象，它包含着许多综合因素，必须需加强自身的修养。角色塑造是外部环境与内部环境统一的结果。提高自身修养，是把外在的规范内化为自己的道德标准。具体来说，我们应该对自己有一个正确的认识。在思想建设过程中，要自觉反省自己，发现自己的不足，自觉按照核心价值观的要求提高个人修养。在塑造角色的过程中，内部和外部的要求都非常重要。既要有内在美的精神，又要注重美的外在表现，努力做到内在美与外在美的统一，只有这样才能影响角色的塑造。

　二、人际关系对角色深入的影响

人们交流是为了满足社会、组织或个人的需要。否则，沟通就没有基础和意义。作为行政助理，与领导的关系得到妥善处理。这测试了行政助理的人际交往能力。人际交往中，我们应该了解其基本原则，心理学专家舒茨认为：每个人都有人际交往的需要。在交际活动中，每个人对他人都有不同的要求和方式。人际关系第一步是要建立然后便是发展。首先是定位阶段，这一阶段是对交往对象的了解、选择和初步交往；二是是情感探索阶段。这个阶段的目的是让双方有真正的情感联系，而不是仅仅停留在正式的工作交流和营造的人设阶段。人际关系一旦发展到情感交流阶段，双方关系的性质会有质的变化。最后是稳定沟通阶段。在这个交流阶段，心理相容性将会增强，对对方的了解会更深入。而且，影响人际吸引的因素是距离、空间中人的接近度，这将增加交流机会，使彼此提供帮助更加方便，从而降低交流成本；通信频率，简而言之，是指单位时间内人们接触的次数；需要与气质相辅相成。如果需求和气质不同，可能会因为互补的作用从而导致相互吸引；有个性特征，比如开朗的人，比孤立的人更有吸引力；如果你个人能力和特长比较突出，就会产生吸引力，让别人更愿意和你接触。以上可以帮助行政助理建立良好的人际关系。

　（一）行政助理与领导的人际关系

行政助理要坚决维护领导权威。一个合格的行政助理，如若有些事是领导在工作中犯了一些错误，也不能随意评论。领导们会通过适当的方式和渠道进行反思，以便找到合理和适当的解决办法。同时，我们必须按照自己的职责和规定行事。切忌不能假借领导的名义去下达工作任务。作为行政助理，必须有明确为领导服务的界限，以及适应和克服意见不采纳时产生的失望、委屈等负面情绪。在独立处理一些影响重大的事件时，要及时向领导汇报。不可擅自做决定，因为我们目前还没有承担责任的能力。要站在领导的角度思考问题，并去理解领导的困难，领导者也是人，作为一个人，他就不是万能的。他在工作中也会遇到犹豫不定的情况。作为一名行政助理，我们应该积极的去帮助领导，要与他们一起克服这些困难。多提参考建议，及时解决问题。只有这样，我们才能与领导建立成熟的感情关系。 最后，我们当然也要提高业务的素质能力，增强办事能力和解决问题的能力。行政助理要处理好与领导的人际关系，还是主要扎根于自己的工作能力，提供高效的服务。

　（二）行政助理与同事的人际关系

对于一个行政助理来说，当你在企业或单位里时，接触的人除了领导之外就是同事，所以处理好与同事的人际关系也非常重要的。行政助理是领导与同事们之间的桥梁，自身也有一定的实施权与管理权，具有特殊的地位。因此，在处理与同事的人际关系时，要注意两个方面：一是了解和关心同事。了解和认识每一位同事，是与同事相处的最基本、最起码的条件。关心同事，我们必须要真诚地去表达关心，这样同事之间才能相互信任和理解。二是我们要时刻保持头脑清醒，注意礼节。行政助理工作往往起着领导与协调同事之间的沟通作用。作为行政助理，在向同事传达领导的意图时，必须要保持谦虚谨慎的态度，一定不能有高人一等的心态和发号施令的行为。在给予同事一些不得人心的命令时，要尽量去营造调解气氛，并完成说笑之间的沟通意图。代表同事向领导反映意见时，首先要深入调查分析，权衡利弊，公平正义，然后再如实向领导汇报。在工作和生活中与同事相处融洽，互相学习，共同完成工作。

（三）行政助理与外界的人际关系

根据行政助理工作的特点，行政助理的工作主要是在协调各种人际关系中进行的。作为一名行政助理，不仅要积极处理好组织内部的人际关系，还要处理好与组织外部的人际关系。因此，行政助理与外界的人际关系也是非常重要的一部分。在处理与外界的关系时，需要注意以下几个方面：1、要准确把握目的。在与外界沟通、讨论结果、发表意见的过程中，必须站在自己的组织或领导的角度，再去发表自己的想法。2、时刻注意你的身份。当一个行政助理牵涉到外面的人和事时，应该保持时刻清醒，提醒自己，这是一种工作的关系，而不是个人的交流。他代表的是公司或者单位。公是公，私是私。公私分明。3、应该交好朋友。这将会帮助你使你的行政助理形象更有亲和力，使你的工作顺利进行，提高你的工作效率。4、要树立良好的组织形象。当你在处理与外界的人际关系时，要注意树立和塑造组织的形象。在外部，你要代表的是你的单位或者团队，你注重组织的形象时，就有益于有效的提高你的组织的声誉。

综上所述得出，。如何处理好文本中的人际关系，对于行政助理工作的运作和职业生涯的规划都是非常重要的。

　三、综合素质对角色定位的影响

　　（一）提升个人魅力

所谓个人魅力，我把它理解成个人意识能量的自由度。它的自由度高，融合能力强， 它育华一切的能力就强。首先用肢体语言打开气场，抹除多余的小动作，要做到情绪稳定不要随意显露，询问别人意见时，自己先思考，旦不要先讲，先听别人的观点，别人讲话时不要随意插嘴，尊重别人和赞赏别人。张口说话时要说到点上，看准时机，要有一些成语，诗句等，做到出口成章，但要做到如蜻蜓点水般，恰当的给自己的进行留白。在处理事物时，要有胆有识，说话要肯定，做事要果断，干脆利落，不要经常反悔，轻而易举推翻已经定下来的事情，在大家各抒己见时，自己也要有主见，整体氛围低落时，要乐观自信，为大家加油打气，要多设身处地为他人着想，要懂得共情。作为一名行政助理一定要骨子里有坚强，言行中有教养，交往中有包容，心底里有善良。

　（二）提升应变能力

　　1.能够继续学习和总结

行政助理从业人员在处理人际关系、建立自己的人际网时，应该做到谨慎细微。我们可以到书本和网络上寻找成功沟通的例子，更多地观察身边人际关系良好的人的言行，总结一些在处理人际关系时，别人给你带来好心情的言行，可以学到更多，提高处理人际关系的能力。

2.见到其人记住其名

在行政人员的整个职业生涯中，我们总会认识和结识新的人，所以记住对方的名字，不断更新和填写内心的“名字”清单是非常重要的。名字是每个人最亲密的话语。在工作过程中，处理人际关系的第一步就是先知道别人的名字，然后记住名字。当你再次见到他时，能流利地叫他的名字会让他感到高兴。毕竟，每个人都希望别人记住自己。而对于一个行政助理来说，能够准确地记住公司里每一位同事和客户的名字是基本的职业素质之一。尽量记住别人的名字，了解别人的喜好和需要，这不仅是作为一名行政助理要积累的，也是你对他人的尊重。当你准确地说出你偶然遇到的人的名字时，对方会对你印象更深刻。

　四、行政助理的角色定位与秘书的对比分析

行政助理和秘书都是以助手的身份与领导保持“零距离”接触，经常在工作中有互动和重叠。不论是行政机关单位或是企业都会为他们划分权利和等级。高级行政助理是拥有决定权的。相比之下，XX机关、企事业单位的秘书可以分为不同级别。有的秘书也有一定的级别和权限，而有的秘书只负责打打零工和跑跑腿。

　（一）行政助理与秘书的联系

（1）辅助性

行政助理与普通秘书既有相似点，也有不同处，从角色定位来分析，他们都从属于领导，协助领导完成工作，服务于领导，同时，在辅助工作中一定不能完全去依靠领导，应要在此基础上充分发挥与普通秘书既有自己的主观性，这样才能成为领导的正确助手。

（2）被动性

被动性是建立在乐于助人的基础上的，这是由行政助理和秘书的乐于助人直接造成的联系。行政助理和秘书的工作是因为领导层的变动而发生改变的。如若有临时紧急事件，应优先处理紧急事件。带着主动性去工作，注意领导部署，提前预判事务发生，有一定的预见性。

（3）综合性

行政助理和秘书的职务性质都是属于综合性的，其共作不仅需要良好的写作能力，还需要高效的处理能力。和行政助理一样，秘书的工作也是繁杂且需求性高。因此，行政助理抑或是秘书，各方面的素质都应俱全，才能处理复杂而全面的事务。

通过以上分析，我们可以得出以下结论：行政助理和秘书并不是两个完全不相同的职业。他们的工作相互融合，紧密相连。在各自的岗位上，他们为领导起着提供咨询和信息传递服务的作用，并起着承上启下的作用，会紧紧的围绕着领导展开一系列工作。

　（二）行政助理与秘书的区别

虽然行政助理与秘书都是以领导助手的身份存在，都是为工作的完成做前提准备，有相同但也有差异，让我们从以下两个方面来进行探讨。

　1.从溯源来看

秘书”一词最早出现在汉代，在当时是指带有神秘色彩的书籍。经过漫长的历史演变，直至清朝末年间，我国的秘书工作才真正名副其实。到了辛亥革命之后，“秘书”的性质发生根本性的变化：一、其彻底摆脱了书籍的含义，变成了从事秘书这个职位的人。二、历史上对于秘书人员的其他称呼全都改变，对于秘书这个职位或从事秘书工作的人全都以“秘书”相称。“行政助理”在国内没有制度化的考核，对职业的定性也没有明确的标准，在X，有明确的行政助理岗位和考核项目，但在其他国家大多都以“高级行政参谋”代称。

　2从工作内容来看

秘书与行政助理从属领导，但行政助理有一定的决策权，秘书确没有。假设行政助理和秘书的工作内容与工作性质以及职权划分是一样的，那么直接用“秘书”这一称谓代替“行政助理”便可。但事实上，这两者同时存在，行政助理的存在本身就证明了它与秘书的不同。

【案例2】

毕业于某高校行政管理的张女士，从实习期间的秘书到两年之后的行政助理，蜕变过程在工作内容中有所体现。

其工作内容如下：

案例分析：

普通的秘书没有任何实际管理权，在企业管理人员中也排在序列的最底层。工作内容相对轻松，为领导规划时间，整理文件等琐碎工作。但是经过了长时间的培训和努力，她成了一名行政助理，工作内容和性质也发生了巨大的变化。从辅助工作到协调工作，再到会议组织和起草公司各类文件，最后协助董事长或总经理直接参与企业管理的计划，这也实际说明行政助理处于企业管理层，这一变化就显而易见的反映了行政助理与秘书的区别，“行政助理”一职从“书”与“办”的重心，渐渐到了“策”与“管”的层次，是企业中典型的高级行政助理。

在企业中，刚入职的普通秘书只是负责简单的琐碎事务，只能传达领导的工作要求，没有实质的决策权。但在案例1中张女士通过角色的转变便有了实质的决策权，属于企业管理层。

【案例3】

X州长选举时，最信赖的就是常年为其宣传的幕僚长，幕僚长就是以行政助理的身份长期为州长提供全方位服务，安排州长的各项活动，他的角色定位是州长竞选的策划人，以及在面对危机公关时，挽回团队形象的重要力量。细腻到在竞选演讲时他都会提示候选人应采取什么样的讲话风格和表达形式，甚至竞选标语和选民的互动都是由他全权负责。虽然幕僚长掌管着各项事务，但始终都在幕后，如同影子一般，可没有谁能比他了解全局。

案例分析：

身处于幕后的幕僚长用影子来形容就代表他是隐藏角色，从内部会议到选民拉票事事亲为，如此看来，行政助理得到领导认可后，具有的隐藏权力可以和领导相提并论。

结语

什么是行政助理行，行政助理的个人素能要达到什么程度才能将其与秘书区分，XX机关和企业中的行政助理又有什么不同，笔者认为，由于工作性质的不同，必须分开讨论，在XX中是国家公职人员，在企业中是管理人员，但他们都有一定的权力，独立性强，有着举足轻重的地位。本文从个人内在修养到外在表现等方面论述了行政助理的个人素能对其角色定位的影响，并试图从三个角度阐述行政人际关系的一般原则和一些具体应用。行政助理的人际关系可以说是行政工作中最重要的部分。行政助理能否拥有良好的人际关系，在很大程度上决定着行政助理能否顺利开展工作。有了良好的人际关系，行政助理不仅可以为领导提供更好的服务，大大提高办公效率，而且可以简化很多事情；也对行政助理本人有很大的帮助，可以促进个人事业的长远发展，帮助行政助理事业成功。具体包括如何提高情商来帮助处理人际关系，以及不同群体的人际沟通方式，处理人际关系方面需要不断学习和积累，不断提高个人魅力。实现自身的角色定位，大多数行政助理是从秘书的岗位发展而来，但要不失管理性的发展方向。笔者希望通过理论和实践的探讨，总结出一些规律，使阅读本文的行政助理从业人员有所收获和体会。这是对我写这篇文章最大的鼓励。

但是，由于知识和个人实践的不足，即使努力弥补问题，对课题的探讨也难免有缺陷和不足。希望与各位能够一起探讨“行政助理的个人素能对其角色定位的影响”的特点和规律。