浅谈中小企业采购成本控制问题

　　摘要：

改革开放40年来，中小企业在我国市场经济的发展中发挥着举足轻重的作用，与此同时，由于近年来国家政策的扶持，大量中小企业如雨后春笋一般涌现在市场之中，行业之内的竞争十分激烈，中小企业之间的竞争也在已经不再仅仅局限于销售竞争，劳动力竞争和产品竞争，也需要通过科学合理的内部管理和采购成本控制制度来完成自身核心竞争力的增强，从而能够在激烈的市场竞争中脱颖而出，展露头角。因此，本文主要为围绕中小企业采购成本控制展开讨论，采取了文献查阅和个案分析的方法，着重对河北天顺酱业有限公司在采购成本控制方面的问题和原因进行深入的剖析，以数据的形式尽可能还原中小企业在采购成本控制方面遇到的问题，最终提出具有普适性的建议策略，希望能够帮助中小企业提供自身的采购成本控制能力，实现可持续发展。

　　关键词：中小企业；河北天顺酱业有限公司；采购成本控制；供应商；质量；价格

　　一、绪论

　　（一）研究背景

对于任何一个企业来说，采购都是生产经营活动中必不可缺的一项关键环节，一个企业可以没有任何的销售活动，但是不可能在日常的运营当中不涉及到采购。

采购成本对于企业来说是至关重要的，这是因为大部分企业都可以通过压缩采购成本，签订长期战略合作协议的方式来尽可能的保证采购成本得到控制，为企业获取更多的利润空间。从这个角度来说，中小企业更需要通过采购来节约大量的成本，以实现自身现金流的充裕。

随着我国市场经济的不断发展，现阶段，我们已经进入了经济全球化和社会政治一体化的地球村发展战略之中。与此同时，我国又出台了各种各样的规章制度和政策红利，以扶持中小企业的发展。而近年来，中小企业又做出了十分优异的成绩，为市场经济的发展提供了自己的贡献，同时也对本地经济起到了一定的拉动作用，实现了当地劳动力的消化，解决了就业难的现实问题。从这个角度上来看中小企业对于我国的发展是具有十分重要的意义的。但是我们也需要在这种快速发展的一片利好之中意识到，中小企业由于自身生产规模、企业人数、管理水平、综合素质等方面的限制，使得它在发展的路上必定不会那么的顺风顺水。尤其是资金，大部分中小企业都苦于没有资金，或者资金量不充分。因此中小企业有好的项目，好的资源和好的设备，但是没有资金，这些只能成为纸上谈兵。

在这样的现实背景之下，笔者希望探讨中小企业采购成本的控制问题，希望从这一方面尽可能地帮助中小企业赢得更多的利润空间，降低他们的成本，以实现降本增效。

　　（二）研究意义

通过网络数据显示，目前我国的企业在采购方面付出的成本是巨大的，通常情况下，采购成本要占据企业内部全部成本的六成以上，而工资福利和各项人员支出，人力成本则需要占据两成左右，最后两成由管理成本占据当然，这只是对于大部分企业成本分配的一次调查，在我国的一些工业类型，企业制造类型企业当中，70%的成本都被采购成本所占据。从这个角度上来看，对于我国中小企业来说，需要尽可能地控制自身的成本，从这六成到七成左右的成本中减少投入，减少支出，尽可能的压缩采购成本，为企业的研发，生产提供更多的可能。这是本文研究的现实意义所在。

和西方资本主义国家相比，我国的社会主义市场经济建设较晚，起步较晚，因此，对于中小企业采购成本控制问题的研究也不够深入，数量也相对较少。尤其是没有针对某一固定的企业展开采购成本控制问题的研究，笔者在本次研究中更多的围绕着固定的企业进行研究，通过翔实的数据来梳理出中小企业采购成本中普遍存在的现状和问题，最终提出有效的策略，这也弥补了目前我国学术界这方面的空白，也是本次研究的理论意义所在。

　　（三）研究方法

为了保证本次研究的真实性和客观性，笔者在研究方法上主要选择了文献查阅法和个案分析法相结合的办法。

其中文献分析法是指通过大量的阅读和搜集相关的学术资料文献，在学习的过程中逐渐梳理出本文的写作思路，也使得本文在研究相关理论知识的时候，更加具有坚实的学术基础。在文献查阅的过程当中，笔者充分利用了学校图书馆的优势和阅览室的资源，尽可能多的搜集了前人学者的相关理论。同时也发挥了网络的作用，在中国知网、道客巴巴、百度文库、百度学术等大型学术网站上进行了检索，针对中小企业采购成本控制开展了相应的资料收集，为本文的写作提供了坚实的理论基础。

而个案分析法则是主要围绕某一企业在成本采购控制方面的问题进行分析，以翔实的数据和具体的调查结果作为现状和问题的来源，从而在最后的策略提出上更加具有针对性和可行性，也使得同类型企业可以通过借鉴本文的写作，获得更加广阔的采购成本控制思路。

　　二、相关概念

　　（一）中小企业

中小企业是和大型企业相较而言的，中小企业的成立需要根据我国的相关法律法规进行核准，从人员规模，资金持有量，经营规模等方面都比较小。一般来说，中小企业不仅指的是小型企业，也包括了微型企业和中型企业。

在我国长时间的市场经济发展过程当中，中小企业对于我国的发展起到了积极的促进作用，如稳定就业，拉动经济，稳定社会，提高创新力等等。同时，中小企业作为非公有制经济当中不可或缺的一环，也是我国多元化市场经济蓬勃发展的重要支柱。

　　（二）采购

采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。

　　（三）成本控制

成本控制是保证成本在预算估计范围内的工作。根据估算对实际成本进行检测，标记实际或潜在偏差,进行预测准备并给出保持成本与目标相符的措施。

　　（四）河北天顺酱业有限公司

河北天顺酱业有限公司的前身是任丘天顺酿造有限公司，成立于1996年8月，最初注册资本10万元。随着产品质量的不断改进和提高，生产的产品供不应求。为了适应市场的需求。公司于2000年进行了搬迁扩建。新建占地面积3600平方米、建筑面积2300多平方米，注册资本从原来的10万元增资为360万元。扎实的企业资金基础使企业得到了迅速的发展。产品从原来单一的甜面酱和豆瓣酱，建厂以来经过经验累计和科研人员的不断努力，产品甜面酱和豆瓣酱的品质也在不断提高，一举成为华北地区技术力量最为雄厚的调味品生产企业。

　　三、中小企业采购成本的现状

　　（一）定点采购出现腐败

实际上，目前大部分中小企业在采购的过程中都为了节约成本。通过和供应商达成战略协议而采取定点采购的方法，是为了尽可能的减少成本投入、控制采购成本。另外，通过签订协议的方式能够稳定采购供应商的质量和数量，从而降低成本，但是实际上大部分中小企业的定点采购都容易出现xxxx腐败的现象。

通过走访河北天顺酱业有限公司笔者发现，该公司存在着较大的定点采购腐败问题。举例来说，以办公用品的采购这一点来说，虽然对于制造业生产类企业来说，办公用品的采购是最微不足道的一个环节，但是我们要秉承着聚沙成塔积少成多的观念，从小处做起，从点的抓起，尽可能的减少不必要的成本浪费。在走访中，笔者发现，河北天顺酱业有限公司的办公用品，采购均是来源于两个公司。在一对一约谈和抽样调查中，笔者又发现，所有的员工几乎都反映这两个公司都是公司后勤部门的关系户，存在着公司内部人员吃回扣、暗箱操作的嫌疑。通过询问办公用品采购的价格后，笔者也发现，一只笔在市场上售价为1元，而通过定点采购，进入到企业以后，则需要付出3元的成本。这仅仅是一支笔出现了成本翻三倍的现象。当然，这绝不是个例，而是普遍存在于各大中小企业成本采购中的一个重要问题。从这个角度上来看，定点采购并没有发挥其对成本节约的有效作用，反而成为企业内部个别领导以权谋私的重要途径，这种腐败现象严重制约着中小企业的发展，也使得中小企业的采购成本得到了极大的浪费。

　　（二）采购产品质量缺失

通常情况下，中小企业采购的产品指的就是企业自己要使用的产品，但是却不是采购人员自己需要使用的产品，从这个角度上来说，采购人员在对待产品质量的时候就不会进行严格的把关，反而是采取睁一只眼闭一只眼的方式，只要能够糊弄过去便可，完全不会考虑产品的性价比和实用性。所以在采购产品的选择上，会选会较多的出现一些装样子、包装好、东西差、后期维修困难的产品。

笔者走访了河北天顺酱业有限公司，以暗访的形式记录下了多个办公室的台式计算机型号。发现其中最好的品牌为联想，较差一些的就是清华同光这一类的品牌，甚至还有一些叫不出名字的品牌。在后期的电话，约谈和问卷发放过程中，笔者也发现几乎全部采购计算机经费都在每台5000元以上，而笔记本均在每台6000元以上，与本地的计算机电子产品市场相对比可以发现存在着较大的差价。通过回收问卷可知，河北天顺酱业有限公司工作人员表示，自己的台式电脑和笔记本在使用的过程当中，或多或少都存在着一些问题，例如内存不足，显卡配置较差，频繁自动关机，电池容量低等等问题，严重阻碍了员工的日常工作效率提升。与此同时，不仅尽是这类硬件设施的采购，在软件设施的采购上，同样也存在着以次充好的问题。随着电子商务的普及，目前河北天顺酱业有限公司也大多运用这种网上办公的形式进行文件的流转，局域网络建设和网络平台软件供应商的资质都难以统一，反映到现实工作当中，就是出现了频繁的断网、平台崩溃、软件维护困难等等问题。

总的来说，以次充好并不简单的是降低了员工的工作效率，拉低了办公用品的质量，更多地是以优质产品的价格去购买次等产品，从而在中间赚取差价，因此中小企业的采购成本一直无法降低。

　　（三）采购成本逐年递增

河北天顺酱业有限公司成立于1996年，时至今日已经走过了20多个年头，逐渐成为了河北省本地规模较大的酱料生产中小企业。对于这类企业来说，采购成本更多的在于食品原材料的采购和生产器械的采购两大方面，在实际的走访调查中，笔者对河北天顺酱业有限公司2010年至2019年以来到几项采购成本进行了记录，通过横向对比笔者发现采购成本几乎呈现出逐年递增的现象，尤其是在机械采购成本这方面。九年来，该公司的生产器械采购成本翻了三倍。

表1.河北天顺酱业有限公司2010-2019年采购成本统计表

通过上表可知，目前，河北省天顺酱业有限公司的工业盐采购成本2010年为185元每吨，2013年为198元每吨，2015年为203元每吨，2017年为220元每吨，2019年为248元每吨；菜籽油的采购成本涨幅同样不低:2010年的6500元每吨，2013年的7100元每吨，2015年的7600元每吨，2017年的8100元每吨，2019年的8700元每吨；最后是该公司的生产机械采购成本：2010年生产机械采购成本仅为100万元，每台2013年为180万元，每台2015年为220万元，每台2017年为240万元每台，2019年为300万元每台。

当然，我们不能够忽视自2010年至2019年的物价上涨幅度，但是即便是考虑到物价上涨给成本带来的压力，但是河北天顺酱业有限公司的采购成本涨幅依旧过高，这种逐年递增的采购成本造成了资金方面的巨大压力，亟待解决。

　　四、中小企业采购成本控制失败的原因分析

　　（一）对采购成本控制的认识不足

由于企业主自身专业素质和学历水平的限制，很多中小企业都不能够重视采购成本的控制，或者说对采购成本的认识是非常有限的。通过走访多个中小企业，笔者发现，大部分中小企业企业主都认为，采购成本控制仅仅是花最少的钱办最大的事，因此在采购成本控制方面盲目地追求低价格，而忽视了供应商的资质，口碑和附加价值，以及后期的售后服务，所带来的结果就是产品采购的质量堪忧，后期售后困难等等。

与此同时，大部分中小企业本身不能够建立起完善的采购成本控制机制，使得采购成本缺乏有效的章程进行制约，采购人员在这种巨大的漏洞之下钻了空子，获得了暗箱操作，以权谋私的机会，经常给采购环节造成了巨大的浪费，也使得采购成本居高不下，对于企业来说，严重制约了企业的健康发展，也为企业平添了更多的成本输出。

最后，家族式管理、人情关系是中小企业在发展当中比较多呈现出来的一个特点，这种特点必然会使得采购不能够依靠市场来进行优胜劣汰，不能够正确科学地进行供应商的资质审查。有一部分中小企业的企业主表示，更加倾向于选择自己亲戚朋友开的店和企业进行采购。也有一部分企业主表示，自己在向这种供应商提出采购要求的时候，其价格是远高于市场平均价的。但是碍于人情面子，大部分企业主仍然会选择这种采购方式。这种依靠血缘关系，家庭关系或者社会关系进行采购的方式，就像是一堵坚固的高墙，将市场内的优质供应商和企业需求隔离开来，企业本身缺乏对比，不能够在采购成本上进行有效的控制，甚至不能够拉下脸来和自己的朋友讨价还价。杀熟现象一旦形成，对企业采购成本的控制来说是百害而无一利的。

　　（二）缺乏专业的管理手段和人才

很多中小企业都将采购成本控制，看作是纯粹的讨价还价和批发零售的区别，但实际上，采购成本控制是一项复杂全面的工作，需要专业的管理手段和人才给予支撑。通过实际调查，笔者发现河北天顺酱业有限公司自身的人才配备非常的不合理，尤其是在财务、会计、预算、成本管理这方面，大部分的人才都集中在了生产研发和销售部门，财务控制、财务管理部门的人才数量和质量都十分令人感到担忧。

通过上表可知，河北天顺酱业有限公司2019年采购成本控制人员学历分布整体呈现出较差的水平。三成以上的采购成本控制人员学历仅为中专和高中；四成以上人员学历为大专；仅有两成左右人员学历为本科；研究生及以上学历的仅为一成。整体专业素质差，必然无法使用专业、科学的采购成本控制方法。同时，这些采购成本控制员工自身的职业道德水平也有待评估。

　　（三）采购成本控制制度形同虚设

以采购成本预算管理制度来说，这是一项具有全面性、联系性的工作，绝不仅仅在财务部门，而是要与企业内部多个部门进行沟通，产生紧密的联系。而现阶段我国的大部分企业都没有意识到这一点，没有让采购成本预算管理在企业战略管理、效益评价、资源分配等多项工作中发挥其导向作用。同时，我们也应当意识到，在企业进行采购成本预算的时候也缺乏整体市场的把握能力和战略性眼光，甚至我们可以说这样的预算是失败的，是经不起市场的激烈竞争淘汰的。

　　（四）对供应商资质的筛查不科学

在一些大型企业当中，我们可以看到所有的采购成本和供应商资质审查都是行使在阳光之下的，甚至在一些大型企业中，还需要对供应商的资质进行三次筛查，并且把最终结果展现在企业内部的局域网进行公示，由员工对其提出质疑，根据质疑再次审查一遍，但是这一点却没有体现在中小企业当中。

在实际调查中，笔者发现，河北省顺天酱业有限公司在选择供应商的时候，往往是思考这个供应商能否给予他们最大的价格优惠，能否对他们保证能能否保证绝对的数量供应，甚至是能否给企业自身内部个别人带来利益，是否与企业领导存在着裙带关系，这些不科学的供应商选择标准，使得后期的采购成本难以降低下来。

同时，由于对供应商资质审查的不科学，导致后期的售后服务无法进行，如果在原材料上一旦产生了问题，那么，企业自身不仅需要承担这部分生产和销售的费用，还需要对消费者进行一定的支出补偿，这时候，如果供应商已经卷款跑路，那么就不可能寻找到供应商索要赔偿。

　　（五）无法抓住正确的采购时机

河北天顺酱业有限公司在编制采购计划时，没有深入调研生产消耗和库存，编制过于随意，从而导致经常存在库存积压或缺货并存的现象。当然，这绝非个案和偶然现象，而是普遍存在于我国中小企业采购成本控制工作之中的。虽然也有部分中小企业能够制定合理的采购计划，但对于采购物资市场的供求关系未能进行深入调查，从而使得在采购时没能很好地把握采购时机。

　　五、中小企业采购成本控制的措施

　　（一）对采购人员开展职业道德教育

想要从根本上使得每一位采购人员都树立起良好的职业道德意识，就需要充分发挥教育的作用。首先，在采购职业教育当中，需要开设职业道德课程，针对在校生进行有效的职业道德和职业素质教育，使他们能够树立起正确的人生观、价值观、职业观。在未来的工作当中可以严于律己，严格遵守会计法的各项规范，在热爱工作的基础上能够坚守岗位职责，对社会上的不良风气坚决的说不，担负起维护会计形象的社会职责。具体来说可以从以下几方面着手：

首先是加强会计职业道德教育。高校应当在课程设置和教学大纲中体现出会计职业道德修养这一学科，将其设置为必修课，着重培养学生的职业道德、职业素养、诚信意识；开展普法教育，以案例的形式推进，让学生意识到遵守会计法的必要性，使他们在未来的工作中能够明辨是非。

其次是开展诚信教育和警世教育。XX需要充分发挥宏观调控和社会宣传的职能，营造遵守职业道德的良好社会氛围。财政部门可以牵头组织培训活动，紧密围绕采购职业道德素养，以正反案例的方式为每一位采购人员敲响警钟。同时还需要开展诚信教育和警示教育，使得采购人员能够在自己的脑海中树立起法律红线，能够在实践工作中遵循实事求是的原则，无论面对任何情况，都需要明确自己的初心，不能够因私损公，需要遵纪守法，克己奉公，不被利益诱惑，不断的提高采购人员的职业素养和工作能力。

最后是加强法制教育。在任何社会活动中，法律永远都是行为准则，会计工作需要以法律为标准，进行自我约束。提高采购人员的法制教育质量，要求熟记《采购法》、《企业采购行为准则》并严格按照其要求开展工作。现阶段，我国的市场经济在不断的发展与更新，相应的法律文件也需要及时的出台和调整，作为采购人员来说，需要在工作中继续学习这些法律知识，不断提升自身的职业道德建设和专业会计能力，面对违规要求的时候需要拿起法律的武器，坚决说不，依法办事。

　　（二）对采购成本进行事前控制

采购成本控制指的并不是最终的价格反映，而是需要在整个的采购工作中进行严密的控制，通过对事前、事中、事后的有效管理，从而在结果中反映出最终的成本得到控制。实际上，这并不是一个独立的结果，而是前期准备的成效反映，没有前期的准备，就无法实现后期的采购成本控制的有效性。所以说，笔者认为，现阶段中小企业想要进行科学有效的采购成本控制，那么就需要进行整个过程的严密监控。

事前阶段需要强调前期的批准审批流程，制定专门的采购行为和采购成本控制管理规章条例。对于所有的采购行为，都需要移交上级领导和上级部门进行审批，采购的订单和预算报表必须由专业的财务管理部门进行审批，并签字，再交由财务经理签字，最终交由部门的总经理签字。针对一些资金数额较大的采购活动，则还要要求获得企业领导人和管理层的签批。通过这种逐级审批的方式，能够实现责任的层层递进，也能够使得所有的采购行为都被企业内部各个主要领导所熟知和了解，避免出现暗箱操作，以权谋私的情况。

　　（三）对采购成本进行事中控制

事中阶段更需要强调对市场内所有供应商进行横向对比，这一对比不仅仅是要强调供应商所能够提供的价格，更需要在行业内进行供应商资质，口碑和企业形象的充分调查，在这方面可以和其他企业进行交流借鉴，询问与供应商合作过的企业的意见建议。对于全部供应商的资料都需要进行详细的记录，并且由单位内部的业务骨干，主要负责人以及领导层共同商议，决定最后的供应商选择人选。避免出现一言堂的现象，避免因为主观随意性和人情关系裙带关系，导致供应商资质质量低下，对企业的采购成本造成影响。

当然，对于一个企业来说，开展采购成本控制工作，最终还是要落到价格这方面。当多个供应商在企业资质、产品质量、提供数量和行业口碑等方面几乎无所差异的时候，企业就需要考虑这些供应商谁能够提供更加低廉的价格和更加稳定的货源，可以通过签订长期战略合作协议的方式来降低供应商价格。但是中小企业也需要意识到，这种合作关系并不是完全固定的，也并不是一成不变的，而是需要年年变化、年年检查、年年竞争的，由此避免出现定点采购，xxxx腐败的情况。

　　（四）对采购成本进行事后控制

中小企业想要对采购成本进行事后控制，可以采取每年召开供应商资质审查会议的方式来对采购成本控制进行事后阶段的控制。在大会上需要对上一年度企业所有供应商的表现进行统一的评定，这一评定的来源就来自于日常采购商的表现和上一年度的考核评分结果。

中小企业需要对供应商的日常表现进行评价，企业还可以建立起对采购商专门的绩效考核评定办法，在考核指标上设置一些关于供应商产品质量、供货数量、赊销能力、产品价格、售后服务、口碑等内容。简单来说，就是要在与供应商的合作过程中应该对供应商的行为进行绩效管理，以评价在合作过程中供应商行为的优劣，并根据绩效管理的结果决定与供应商后续合作事宜，如增大或减少供应份额，延长或缩短合作时间等。

　　六、结论

采购成本对于中小企业来说是至关重要的，这是因为大部分中小企业都可以通过压缩采购成本，签订长期战略合作协议的方式来尽可能的保证采购成本得到控制，为企业获取更多的利润空间。从这个角度来说，中小企业更需要通过采购来节约大量的成本，以实现自身现金流的充裕。但是中小企业也需要意识到，成本控制并不是为了追求最低价而牺牲服务质量，牺牲产品质量的做法，而是需要建立起科学的采购成本，控制思想和观念，以市场需求为导向，致力于将自身的产品做细做精。积极面对激烈市场竞争中带来的各项挑战，从而降本增效，以实现企业的长远发展。

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