创奇公司存货管理 存在的问题及解决措施

　　摘要

在制度创新上我国中小企业与国外存在较大差距。目前，对公司库存管理体系和管理方法的调查不够深入，需要进一步探讨。为了提高我国中小企业的库存管理水平，迫切需要选择适当的案例进行分析，并提出切实可行的对策。创奇公司是一家主要生产和销售灯具的实体性制造公司。近年来，创奇公司面临巨大的市场压力，销售形势差，利润率不断下降。公司没有建立科学的库存管理体系。对此，创奇公司迫切需要一些措施来提高库存管理的效率，尽可能降低企业的成本，从而提高和促进公司健康的发展。本课题通过对创奇公司财务报告以及库存数据的研究，掌握创奇公司现行的存货管理概况，并针对其在存货管理中出现的一系列问题拟制出解决方案：科学建立存货盘点体系，运用ABC分类法对存货进行管理，设置合理的采购计划，加强入库验收工作等，让创奇公司的运营成本得到更好的控制，并且在此基础上通过改善资本利用率，进一步提升公司的整体竞争力。
关键词：创奇公司、存货管理、ABC分类法

　　一、前言

存货资产有较强的获利能力，能快速带来经营效益，但收益与风险并存，公司需要在评估两者之间差异的基础上采取更为有利、合理的布局和方案。一般情况下公司的存货在其整体流动资产中所占份额都会较大，那么存货的周转效率对公司资金周转效率的决定性也会较大，因而公司对其存货管控的意义就显得尤为重大，将会直接牵连公司的运营状况以及整体竞争水平。现阶段，中小企业正迅速发展成为我国社会经济主体中具有良好发展前景和巨大发展潜力的一支新生力量。但中小企业存在客观缺陷，融资能力弱，资金压力相对较大。公司存货管理将直接影响公司的资金压力大小，其对公司整体资金周转率的决定性作用将直接左右着公司未来发展前景，若没有好的存货管理方案、制度将会严重阻碍公司发展。
在如今的经济环境下，中小企业的存货管理必须得到更多的重视，并且亟待提升。公司会计核算需要依赖良好的存货管理才能获得更为准确的结果，间接提升了公司的资金利用率。利用良好的存货管理方案，能让存货的周转速率和公司投入的流动资金之间达到最为平衡的状态，直接提高了公司资金利用率、降低了资金成本。此外，它还可以有效地利用资金，减少浪费，提升公司获利能力，为管理者决策提供一定的参考，达到存货管理的最终目的。存货管理中存在着采购计划不完整、存货盘点机制及管理制度不完善、计价方法不准确等问题，严重影响了公司的管理效果，最终影响了公司的生存、发展等目标的实现。
在这种情况之下，以创奇公司为例，分析其存货管理中存在的问题并找出解决问题的措施显得尤为重要，从而供相似企业参考。

　　二、创奇公司存货管理的现状

　　（一）存货主要类型

山西创奇实业有限公司于1999年07月03日成立，是一家以生产和销售灯具为主的小型实体型制造企业。经营范围包括灯具的设计、加工、安装、销售等，公司原材料供应商主要有爱因特公司、博宇胶带公司、郝树生等。创奇公司存储的货物以实体型的灯具制造材料为主，存货资产以灯具生产的原料为主，其他辅助设备为辅。原材料的储存数量较多，有1349种。主要包括扁铁、灯罩、电容器、灯泡、电路板等，此种货物约占70%，其中进口镜面铝、普通铝板、扁铁、锌渡板、玻璃73-S、触发器、灯管、铝基板、建筑之星、大条纹直边灯罩等积压现象严重。此外，灯具包装用品也有近70种不同款式，主要是纸箱、纸盒、泡沫，此种货物约占20%。最后还有10%货物为灯具的从物，如替换螺丝、电线。由于该公司缺少专业库存货物分类管控人员，另外自身货物种类繁杂并且各类货物进出库无序，因而公司账目中出现错误的可能性非常高。

　　（二）存货管理现状

作为传统的灯具生产实体公司，创奇灯具生产的投资很大，需要更多的资金周转才有可能获得更大的收益，而灯具的生产过程则需要周密科学的材料采购计划，以适应公司的发展。创奇公司现行的订购货方式也是较为迎合其日常生产需求，仓库管理员直接将客户订单和现有库存生产量进行对照后提出详细的订货需求，由主管监督批准后向供应商下单，供应商再直接发货，并非通过专项专门的采购人员对外进行采购。这样的订购货方式有利有弊，为生产带来便捷高效的同时却忽略了公司的总体发展规划。

　　结合表1的库存明细材料来看，出库量较高的材料主要为165-400W方电气箱、165-1000W方电气箱、165-400W灯罩，出库量较低的材料主要为黑、灰有框西门子、165-400W灯罩、165-1000W灯罩材料，但是出库量较多的材料的结余量却恰恰相反。根据表2中的部分产品于1月上旬的销售明细可以看出，该月份内创奇公司销售情况不容乐观。部分灯罩存货量已经远大于生产需求量，造成库存积压，因此有必要合理设置公司的存货，争取更大的利益。与此同时，存货积压造成了公司流动资金的大量占用，中小企业本身就存在融资困难的问题，也会一直加大公司在资金周转上的压力，并且在场地占用等方面有着很大的威胁。另外，定制生产无形之中又使采购、生产、交货的难度与时间增加，如果产品交货具有较长的周期，则客户满意度会下降，消费者群体就会消失，增加公司的经营风险。以个性化灯具为例，2018年市场非常好，吸引了新用户投资项目。不过，由于该产品从生产到交付已有近半年的时间，特别容易错过这个机会和最佳投资回报期。
公司仓库负责人将货物包装入库，然后交割货物。仓管员在指定地点签订合同，按规定程序进行管理。公司没有专门的检验员，由仓管员按公司计划管理的要求和材料验收单所列的规格、数量进行检验。以上过程完成后，仓管员根据实际收货数量填写收货数量并签字确认。然而在检验方面，没有专门的责任人，公司领导除了监管入库以外发现问题也不追究，给公司带来了极大的损失。
创奇公司存货种类多、数量大，给企业日常管理带来困难。存货种类繁杂给日常存货盘点工作带来巨大压力，又由于公司对存货管理的专职人员投入过少，日常盘点出错率高，造成了公司存货账实不符，甚至造成相关人员假冒公私利益，使公司资产遭受不可预知的损失。

　　三、创奇公司存货管理存在的问题

　　（一）存货采购不合理

1.采购计划缺乏合理的规划
公司管理层应当对于公司近些年的整体订单走向进行了解，了解公司销售的薄弱环节，明确公司存货计划的优缺点，了解各类产品的销售量的前提下制定存货计划，使计划科学有效。但是2018年创奇公司进出货物数量不尽相同，未出售货物积累较多，导致整体的产品销售比例下降，尤其是镀锌板、灯管、扁铁等货物的大量剩余，造成仓库库存货物的严重积压。一旦库存的货物数量过大，不能及时销售。那么不仅会导致控死库存仓库爆满，产生额外的置物费用；另外会导致，商品无法变现，公司得现金流量减少，影响公司的日常经营活动。
从下表中可以看出，目前出售比例最低的应当是进口镜面铝，全部成为了库存产品。由于上位者对于市场没有进行合理的调查，贸贸然的进行采购造成了超储量过大，影响了现金流量的正常流通，给公司带来十分大的负面影响。另外，除了进口镜面铝之外，还有许多零部件产品也有数量不小的积压情况。某一些库存产品甚至已经不适应新市场的需求，应当予以淘汰。

　　2.对供应商过于依赖
为了节约成本，并且减少接洽、议价等环节的繁琐，企业往往将一种原材料完全交付给另一个供应商提供，但是在当代社会，虽然在一定程度上该种行为可以避免很多繁琐的程序，节省十分多的时间。但是也变相的降低了竞争，而且一旦供应商反悔变卦或者出现失误恩情况，企业也很难在最短的时间进行任何补救措施，公司的紧急情况处理能力肯定会降低很多。从另一个角度来看，一旦企业对于一家供应商产生了依赖，供应商完全有机会在信任建立之后，信息不平等的基础之上进行涨价，那么导致的直接影响便是公司的采购成本的增加，相应的使产品价格的上涨。但是如果同期的别的企业的产品价格并无波动，对企业来说就会形成一个巨大的劣势。根据相关数据可以发现，例如铝基板B-5、纸类产品等对于单家公司的依赖性过强，造成供应商对于企业基本上处于垄断状态。企业虽然没有将所有的零部件都交由一家供应商工获，但是一个产品如果保持长期的采购渠道单一仍然会阻碍公司的正常发展，形成依赖性。

　　（二）存货周转率低

根据图1和图2所示2010年到2018年的数据，同行业的存货周转速度较慢，周转期约为六个月，而创奇公司的存货周转天数相比同行业更慢。从图表一中可以发现，2016年至2018年，创奇公司的平均周转天数为300天，周转时间相较于同行业整整高了100天左右。相比同行业存货周转率基本保持在2，创奇公司却又处于同行业较低水平，并且趋势持续走低。2015年达到低谷1.04，而这一年恰恰是创奇公司周转天数的最高峰。对于存货周转率应当理解为，存货的更新速度，即存货周转率越高代表企业存货的周转速度越快，对于公司现有资金的利用比率越高，其在现金与产品之间周转的速度越高，代表公司整体的存货管理能力较高。反之，则说明企业的管理能力较低，可能会导致企业的现金流量不足进而造成企业资金周转困难。

　　（三）存货入库不规范

1.存货验收不到位
对于企业来说，经营过程中一项重要的内容就是对于存货的统计整理。企业不能盲目的将所有未销售产品一股脑地直接放入仓库中，在储存之前，应该知道货物的真实价值，产品入库前必须经仓库人员验收合格。在验收方面创奇公司遇到的问题主要有以下几个：一是验收人员操作不够规范，其缺乏相应的体系性的管理知识，并且存在许多工作漏洞。二是公司管理体制中存在诸多漏洞，企业之间各部门的职权划分不够明确，导致检验人员对于每个部门要求的不同的检验标准难以适从。公司之前采购的许多灯具材料：电线、纸箱、电容器、玻璃罩等材料已经积压。储存条件有限，整个的储存时间又长，许多产品长期搁置、积压、忽视，造成资源浪费。而库存过多又占用了更大的空间，产生了额外的保存费用，额外的支出了费用；同时库存商品本质上属于公司不能够直接变现的财物，虽然属于公司财产但其灵活性不够高，使现金流量的运转速度减慢，导致公司在生产经营活动中遇到的固有风险解决的难度更大。
2.存货入库不及时
如果验收是重要的一步，那么及时入库就是保证产品正常生产的前提条件。存货入库后，方可保存，然后出售以取得收益。不同类型的存货具有不同的属性，按上文所述存货在满足一定的验收条件后就应当入库，然后进入下面正常的操作步骤。制造产品需要的原材料原理上都应当先进入仓库，然后根据生产车间的需求进行分批次提供，但是假如存货入库不及时，或者被耽搁。那么就会直接造成，车间拿不到原材料生产商品，导致整个商品制作流程被延误。生产线是有原则的，每一个环节的错误都会影响到整个生产线。货物未及时入库，运输人员难以及时将货物运至生产线，由于缺乏原材料生产线工人无法生产，耽误了工作时间，增加了公司的运营成本。而造成存货无法按时到达仓库的主要原因有两个：首先，由于员工的疏忽，货物无法按时交付到仓库，二是发货商因自身原因未将货物交付仓库。

　　（四）存货的盘点机制不完善

1.存货的日常盘点不到位
虽然创奇公司的整体规模不大，但是作为一个环节全面的企业应当具备所有企业应当具备的管理手段，包括对于存货的盘点还有其准备工作。但是，事实上创奇公司在这些方面并没有做到足够的重视。仓库里的货物摆放的乱七八糟，只有仓库部门的仓库管理人员才熟悉货物的位置，其他配合盘点的人员对盘点不熟悉，仅仅对于一个仓库管理人员进行依赖，会降低盘点的效率；另外，由于货物的拜访混乱，盘点错误的情况也时常发生，导致账面上的数量与实际数量相差甚远。但是决策者在做决定或者财务部门在实行管理之时都是借助账面数据进行评判，因此其实际上产生的差距很可能会使公司决策者对于公司未来的一种错误判断，造成较大偏差。财务数据的基础是货物的真实数量，而数据仓库的基础也是数量，这不可避免地会产生一些误差。仓管员没有提前检查，常常忽略了这些临时货物的交付，关于入库的安排也缺乏详细记录。
2.盘点工作混乱职位不分离
整体而言，创奇公司并没有将盘点这项工作作为一个独立的岗位分离出来，其人员分工不明确，工作属性混乱，没有产生一个完善的盘点制度。由于仓库本来就是一个货物堆积，本身就为及时、精确的盘点工作带来了一定的难度。除了其本身盘点人员职权混乱的因素之外，质量监控部门设立本意就是为了监督盘点人员对于货物数量、质量入库的一个监控与确认，所以一旦出现问题，监管部门也难辞其咎。

　　四、创奇公司存货管理问题的解决措施

　　（一）合理规划存货采购

1.建立健全存货采购计划
创奇公司以生产灯具为主，采购计划应根据公司自身生产需要制定。建立健全车间部门与订单接受部门的接洽制度，车间依照派发订单数量进行原材料的取用。另外，相应的制定对于批准物资整个流程的具体化细则，包括时间、内容和范围。企业依照物资需求表，经过有关部门批准之后，报送综合部物资处。
创奇公司的物资管理部门的工作内容包含从对各单位的需求计划进行审核到最后的派送工作的全部方面。同时，还应当完善相应的对于物资的采购管理制度。当物资处收到各单位的需求计划时，应当将其计划中的需求材料进行分解并加以统计，由专人对此进行汇总处理并制作汇总表格，交由物资管理部门进行审批。
2.改善供应商管理方案
创奇公司计划部门负责供应商的确定，审核并且评审想要合作的供应商的资质。评审出来的结果应当进行汇总比较并报主管部门审批。与此同时，应当建立起一整套成体系的分级评价并对各供应商的信息进行公开。采购部门在具体采购过程中，要对各供应商进行对比分析，并通过上级主管部门批准。实行严格管理，定期考核供应商的日常供货情况。此外，灯泡制造中常用的材料采用招标制进行，而专业技术人员负责系统的开发。创奇公司对供应商的评审由原来的人力评审改为系统评审与人力评审相结合的综合评审。根据目前灯具销售的市场环境，外包公司的活动分为普通商店、小型电子商务等小供应商一类；大制造商、直销商一类；大型的直销公司分为一类，每种类别选择不同的替代供应商，同时，在保持有效的良性竞争的前提下，以两年为周期，更换两个新的合格的供应商。除此之外，还应加强对供应商的绩效评价。供应商的绩效评价是对资格评审结果的直接验证，可以让公司知道供应商是否具有相应的能力，为今后的出价奠定基础。

　　（二）采取ABC分类法

ABC分类法是指将对象分为三类：A、B、C。A进行重点管理，B是一般项目，C处于次要位置，并且使用各种管理工具来提高工作效率和效益。对于分类指标除了要考虑采购的工作量和采购需求量以外，还需要了解存货价值的大小以及重要性。下表是分类标准：

　　使用科学的存货管理方法整合公司可以为公司库存的周转和成本管理提供重要基础，并使公司能够建立科学有效的存货管理流程。采用ABC分类法进行管理：将A类货物数量控制在10％前后5％，但是其资金比例占比最大；B类货物的数量与资金都占据中间位置，都控制在25％左右；最后对于C类货物，其数量是最庞大的，但是其占据的资金比例却是最低的。在对该分类方法进行一定程度的了解之后，对于库存内货物的合理分类并且有效管理大有益处，应当在ABC分类法的基础之上制定出完善的计划，降低由于管控不利造成的数量的误差引起的决策风险。创奇公司的生产是非连续性的，ABC分类法非常适合。根据创奇公司的实际情况，采用统一的分类方法对货物进行管理。
创奇公司原材料的储存数量较多，包括镀锌板、镜面、玻璃配件等大型的灯具配件，此类存货数量仅占12%，但资金占用达到了78%，归于A类存货。对于A类存货采取以下方法管理：扩大市场，减少库存，由此来控制企业对于高额保管费用的降低。另外，由于A类货物其资金占用比例极高，因此其有效的流动有利于现金资本进行流动，以提高公司整个的运行效率。与此同时，针对该类货物可以专门为其设置永续盘存卡对其进行监控。
灯管、纸箱、电容器、电路板，还有一些灯具的包装材料比如纸箱、纸盒、打包带占存货总量的20%，资金占比为18%左右，归于B类存货。对B类存货采取以下方法管理：可以仿照A类货物设置永续盘存卡进行监控，但是要求可以相较A类没有那么严格，只需要对存货状态进行监控即可。
此外，灯泡、扁铁、灯罩等以及一些生产备用的螺丝、电线占存货总量的68%，但是资金占用比例是最低的。由于其单价较低，虽然其数量最大但是保管成本也不会很高，根据该类货物的特性，可以总结出最适合的管理方式进行管理：由于其保管成本不高，可以选择减少采购频率并且相应的提高每次采购的数量。理论上可以采用“双箱法”进行管理，其管理方法指的是，将所需求的某种材料选择合适的数量分于两箱进行放置。当第一箱快要耗尽时，马上就可以提出采购需求对其进行补货。

　　（三）完善入库管理制度

1.加强入库验收工作
入库验收对确保存货真实性与完整性具有重大影响。收获管理人员在验收货物是应当对货物进行充分仔细的检查，包括核对基本信息，点清数量以及对于质量的检测或抽检。当货物满足标准，即将相关数据进行填写，标明其各项基本信息，用于后续财务部门对于货款支付的确认前提。
仓库部门根据各种存货入库的验收标准，由采购人员负责对重要物资进行质量检查，并填写包括货物名称、规格型号、质量状况等在内的质量检查报告，对于需要质量交接的按物资管理办法进行交接办理，检查合格后办理入库。仓管员在收货前，根据入库通知单、发货通知单和采购订单核实收、发货人是否正确。
仓管员检查并签署记录存货入库质量、数量的收货清单，（包括存货是否属于公司管理的库存的一部分，负责人是否为本人；数量统计是否有误；质量是否不过关等），应当赋予仓库管理员一定的权限，使其拥有对不合格或存疑的物品作出禁止入库的决定。但是也应当对其进行部分限制，即发现质量存疑或数量短缺的情形在作出禁止入库的决定之后应当及时上报有关部门，避免其权力的扩大导致滥用情况的发生。每个月应当由仓库管理员牵头，各核算部门一起对该月的产品情况进行一个整体的核对，然后在存货核算情况记录表上签字，并进行差异清查处理。仓管员每个月应将相关资料进行整理并且提供给有关部门，例如收料单应当在月末前送至财务部门，确保其数据统计的准确性。仓库管理岗每月检查入库单是否连续编号，财务审计岗不定期检查入库单。
2.完善存货保管机制
建立库存保管控制。由于货物的种类不一致，货物的周转速度也不一样。对于周转速度较快的货物，由于其会导致库存数量的变化频率较高，因此更应当对其数量进行严格的盘点，对于核对情况进行严格的监控；假如货物的周转期较长，那么对于其数量的统计可以相应的减少次数，采用更加合理的计划对其进行定期的盘点。另外，对于大类货物应当将其单独盘点，并且定期进行重点抽查。另外对于库存保管制度要进行不断地更新与完善，在年度决算之前要有计划的进行清算处理。对于建立有效的库存保管控制，具体操作可以如下：一、对于整体的货物安全保障措施制定相应的规则，例如管理人员在进行搬运、移动、统计等各种事项中，应当遵循严格的规则，避免对货物产生不必要的损耗；二、加强安保的力度，除非取得相应凭证的人员，否则一概禁止入内；三、对于仓库的钥匙应当由专人进行管理，交接之时应当填写相应的交接表格，写明具体交接时间；四、对于特殊品例如危险品或贵重物品应当在原有的防护措施的基础之上进行更严格的保护。

　　（四）建立合理的盘点机制

1.定期盘点存货
建立存货盘点机制，实行半年盘点与年盘点相结合的盘点制度，每月盘点一次高价值存货。并组建盘点小组，防止有一人负责从而造成混乱局面，以及效率不高的情况产生。另外，要制作相应的数据表格对于所有货物的数量变动以及质量损毁情况进行一一上报。在整个盘点过程中，不仅要核实数量，还要全面检查资产的使用情况。同时，财务部门也要进行盘点，确保账目与事实相符，并根据盘点结果准确登记信息，以确保公司加强存货管理和制度建设，通过该系统改善公司在存货管理过程中存在的漏洞。严格控制公司的采购、验收、仓储环节，减少工作中的疏忽，让各个部门齐心协力完成仓储任务，不断提高公司的竞争力。与此同时，作为公司的管理者，要充分重视公司的存货清查工作，对存货管理过程中的各个环节进行监督，坚决抵制所有对于企业存货造成危害或者有造成危害可能性的损害行为。以客户的需求为基本出发点，制定完整的成体系的存货管理体系，提高现金流量，降低占用资金的数额，避免因存货跌价而造成资金的吞噬。
2.科学独立盘点
公司应遵循相关规范和制度，根据业务流程形成相互制约相互监督的盘点体系，充分体现制衡性。在满足制衡性原则的基础上，还要注意存货盘点工作的客观公正和独立性，实施存货盘点时，应该由除仓库管理、明细记账以外的第三方牵头，由负责保管、使用、记账职能的工作人员与其他独立于保管、使用、记账职能的工作人员共同进行。科学合理的制度内容，应当包含如下几个方面：一、库存盘点小组被授予管理库存的职权，其权能较大，一旦发生滥用情形，会对公司造成巨大的损害。因此应当对其进行严密的监督，但同时应当保证监督人员的独立性，避免其之间由于利益纠葛而进行合作共同损害公司利益；二、对于盘点表格应当进行相应的编号，并且对其内容应当不断进行我更新完善，避免出现漏洞，造成盘点上的数额误差；三、对于所有的存货记录都应当进行保存并且予以备份，并定期予以清理。根据库存业务的处理流程以及信息使用者对及时性、相关性的需要，建立健全库存内部监控制度。定期与不定期相结合进行库存的盘点，以保证账实相符，并且及时进行上报。

　　五、结论

本文从企业在存货管理方面出发，以创奇公司作为研究对象，对其存在的问题相应的提出解决措施，旨在为所有企业在该问题上的困惑进行一些指导与提供一定的参考。根据公司目前在存货管理上存在的存货采购不合理、存货周转率低、存货入库不规范以及存货日常盘点机制不完善等问题开展研究调查与分析，选择了ABC分类法管理公司，完善公司的存货管理制度，同时合理规划存货采购、完善入库管理制度以及建立合理的盘点机制以此来保证公司存货管理正常、高效地进行。创奇公司如果能够尽快建立完善的存货管理制度，并且得到很好的贯彻实施，同时公司针对自身的发展趋势管理货物与管理商品，在不久的将来，公司一定能实现更好的成绩。
虽然本文在以上的研究中取得了一定的成果，但还是有一些缺陷:首先本文是以创奇这一存货品种多、数量大的实体型制造公司作为研究样本，而仅对存货中的原材料、库存商品进行了研究，还需要加强对存货的认识深度，还有很大的提升空间可以改进存货管理研究。其次，我的研究能力有限，由于公司有些信息和资料的机密性与及时性，收集的数据可能不完整，而灯具制造行业的专业性又很强，分析可能不够详尽。

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