企业会计电算化的风险与控制研究

　　摘要：从1989年财政部颁布第一个电算化法规后，电算化已迅速融入当今企业的信息管理系统中，并且在会计电算化在企业的运行扮演的角色也越发重要。会计电算化现如今已成为中小企业处理会计工作的重要工具，它的使用不仅提高了工作效率，减轻了的会计人员的工作负担、提高了会计核算的精确度，而且能够提高会计相关信息的准确、及时和完整性。但在广泛应用的过程中少数企业发现在运行时也有着人才缺乏，管理基础较弱等问题发生。同时有些会计软件本身也存在着缺乏兼容和存在安全隐患等风险的问题，这些问题使得企业的内部信息安全处于危险之中。本文以广州标致汽车公司为例就企业实施会计电算化时出现的各种会计方面的风险，进行了探讨分析。

　　本文先介绍了电算化概念与其在国内外的发展现状，然后简单的介绍实施过程中发生的各种风险。并且以广州标致汽车公司为例简单介绍了会计电算化推行所遇到的各种内外部的问题，以及相应的应对方法。经研究发现风险大致可以分为内部风险和外部风险，因此也分别从内部和外部着手研究其相对应的控制政策，最后得出对会计电算化系统在推行中遇到的风险要冷静面对，不能因噎废食，要冷静分析风险存在的原因，找出相应的控制政策，降低风险影响。

　　关键字：企业电算化；内外部风险；风险的控制；信息管理；控制政策

　　1954年，X率先开始将计算机在会计领域使用。1921年的长春，我国财政部第一次提出了会计电算化的概念。1981年后我国会计电算化逐步开始发展，当时的会计电算化处于模拟手工记账的探索起步，并没有主动将其作为企业信息化建设的重要组成部分。1989年的《财务软件管理的几项规定》这项我国的第一部电算化法规由财政部推出，这项法规标志着我国的电算化事业进入了有计划的迅速发展阶段。

　　迈入20世纪90年代时，急速发展的社会经济对企业的财务要求变得更高，企业开始积极研究如何创新调整传统会计组织和业务处理流程，从而推动企业内部形成以会计核算系统为核心的信息集成，并在企业内部实现业务信息和会计信息的一体化。[]2008的时候我国六部委共同颁布了《企业内部控制基本规范》，当时企业的会计风险控制已难以应对企业的内外部风险，会计风险控制不能局限于财务风险必须向全面控制发展。全面的控制包含了将企业的管理工作全面集成，构建与内部控制紧密结合的ERP系统，实现会计管理和会计工作的信息化的几个内容。[]2008年11月，标志着我国会计电算化进程迈上新台阶的中国会计信息化委员会暨XBRL在中国正式建立。

　　会计电算化的出现让企业传统的财务处理方法发生了非常大的变化，一个新兴的领域总是有很多的研究学者在探索，国内外许多学者分别从各种角度入手分析了这个领域，并随之得出了有关于会计电算化的各种优势、风险与未来发展前景发文献分析。从会计人员和会计软件、内部控制环境及内部信息管理范围等方面进行了研究，[]发现实施电算化系统的企业，应该从企业数据管理方面下手对电算化系统的管理进行合理有效控制，同时在会计职工的培训应该着重培训其专业技能和对基础财务软件的处理能力，最重要的还是要有相应的职业道德。《Computersupportforaccountingenvironment》[]这篇文献的作者提出了在企业在电算化后如存储电子数据形式的财务信息，也提出了对相应的会计档案应该实施安全保密的维护和储存，以便确保财务数据的真是、安全和完整。《Potentialadvantagesofinternalcontrolmanagementtechniques》[]提出在实施了电算化后企业应该如何应对其内部控制的相应变化。该研究大致涉及了两个问题：第一点是从电算化的内部控制方面的影响因素来着手，对电算化后形成的内控在内容方式上来进行相应改变。第二是在面对内控的内容和方式方面的变化，企业应制定相应的内控方面的管理方法来应对这一些变化。

　　经过差不多三十年的实践探索，我国的电算化目前为止也算是取得了较大的发展。但是就总体发展情况上面来看，也仍旧存在着较多的不足之处。为此国内许多的学者在电算化环境下就内部控制方面行了较为深层的分析研究，并且取得了大量的研究成果。《论会计电算化的风险与防范措施》[]：内部控制存在着人为因素，但主要的问题是计算机会计制度的问题。因此，在降低内部控制措施风险的同时，软件系统的更新和加密是为了避免主要的人员队伍建设的风险也是非常必要的。对专业人才的需求尚未未来会计电算化的重要发展方向。当现代企业遇到机遇时，它也必须面对许多挑战，从制度、制度、人才、奖励政策等方面分析和解决问题。相信在企业会计电算化内部控制风险正在逐步深入,企业的未来发展更广泛,会计电算化的普及应用将更加完美,企业管理决定将创造更多的经济效益。《信息技术条件下会计电算化风险及对策》[]：随着计算机技术的迅速发展和广泛应用,会计电算化已成为许多企业发展的方向和唯一途径,在给金融建设带来很多便利和效率的同时也存在许多问题和不足。无论是从内部环境和外部环境的角度来看会计电算化面临许多挑战和风险,[]因此,促进会计电算化的同时,我们也应该意识到他们面临的风险,增强风险防范意识,风险概率将减少,这充分发挥会计电算化系统的效率、精度和速度的多重优势,减少企业财务工作职员的工作负担,并且能为企业的快速发展而打下基础。

　　本论文分成六个章节，第一章是绪论，其简要说明了会计电算化在国内外发展的现状以及论文的研究背景、内容以及论文总的框架；第二章简单说说明了电算化的的概念以及相关风险分析与控制。第三章说明了风险的具体发生原因和相应的应对措施。第四章举案例分析了电算化存在的风险并研究了其发生的原因。第五章提出了相应风险控制的建议，并对每一项风险都提出了具体的控制方法。第六章是归纳总结，写明了得出结论并谈论得到的启发。

　　

　　会计电算化是指在会计工作方面使用以计算机为载体的信息技术，利用会计软件来处理各种手工处理下工作较为复杂的会计工作。[]会计电算化是利用计算机网络信息系统将当代信息技术和电子技术相结合实际应用到会计实务中。它的出现让传统手工会计工作逐步发展演变成以计算机为主的电算化会计信息系统的处理，大体上实现了数据处理的信息化和自动化。

　　风险指的是未来的不确定性对企业经营的长远目标产生的影响。风险总是与机遇并行的，其即具有主观性又具有客观性，风险是是指一系列可能发生的结果，但不能简单的理解成为最有可能的结果，企业的风险与企业战略相关。

　　企业的风险主要分为两大类：内部风险和外部风险。外部风险大体包括了法律风险、政治风险、技术和社会文化风险、市场风险、自然环境风险和产业风险等等。内部风险包含了：操作和运营风险，以及财务和战略的风险

　　会计电算化风险评估包含了风险辨识、分析、评价这三个步骤。

　　风险辨识是查找企业会计电算化各项重要经营活动、各业务单元及其相应的业务流程中有无风险，有哪一些风险。[]风险分析指的是通过风险辨识步骤来辨识出风险和特征。同时分析并描述风险发生的相关条件，风险出现可能性的高低。风险分析通过分析各种风险之间的联系，来发现风险事件之间发生的各种正负相关性以及风险之间的冲突，从风险策略上着手来对风险统一集中管理。

　　企业应根据对风险发生可能性的高低的评估，对各项风险进行比较，初步确定对各项风险管理的策略。据此来评估多项风险并绘制相关的风险坐标图，

　　企业应运用动态管理方法来进行风险管理，定期或不定期的进行风险辨识、分析、评价，来对新生风险和原存风险的变化重新评估。

　　[]随着会计电算化在我国的飞速发展，会计电算化对企业内部信息控制的影响也逐步加大，使企业在财务运行方面更加精确简洁。[]电子信息数据处理系统具有信息的储存量大、信息输出准确、核算速度快等优势，这些优势使管理人员能够及时了解信息等动态指标，有助于进行科学的财务信息预测和决策以及有效的反馈控制，然而数据的存储处理是计算机系统直接处理费人为参与控制的，所以一旦出现问题就很难进行修改，很大程度上会影响财务信息的真实可用性。因此对会计电算化的推行进行风险评估，并预测可能会面临的风险，并制定出相应的控制政策，能够更好地推进会计电算化的发展，为企业财务体系提供更好的信息处理服务，促进企业更快更好的发展。

　　本章第一小节阐述了电算化的定义，指出了什么是电算化，电算化的作用和特点，第二小结表明了风险的概念，以及风险从内部外部着手描述风险的种类。第三小节和第四小结重点分析了会计电算化风险的评估以及根据评估的结果的出来的相应控制的意义。

　　3.1.1企业选择不适当的会计核算软件

　　我国大多数企业是中小型的企业，这些企业因为资金预算等原因都会选择直接购买市场上通用的会计软件，或是选择购买不成熟但是可以满足企业基本的会计核算工作的软件,然而这些盲目会导致购买与企业实际情况根本不相符的硬件。通用的会计软件一般存在一些问题，灵活性不强或者不符合企业财务工作实际的需求且难以修改,各部分数据接口端的不吻合很有可能会导致企业内部财务数据的共享困难，进一步影响到企业内部信息整体化进度,而数据保存提取的设置不够完善且存在很多漏洞，很轻易会被修改和清除。

　　3.1.2企业内部软件使用相关制度不完善

　　很多企业电算化的工作往往只引进了会计软件，并没有制定相关的内部控制制度及相关的人员要求。因此导致不符合工作条件的工作人员在更改系统设置时使信息失真,企业机密外泄，让企业面临着巨大的风险。大部分的企业引用电算化时一般会注重于软件的运行与维护，很少会注意到相关的信息档案储存系统。企业在运用电算化来处理财务后,很容易忽视原本习惯于手工进行财务工作的会计人员是否能够适应新的工作方法，使的财务数据档案信息得不到有效的管理，相关的财务资料也得不到有效的分类。这些忽视会导致会计数据的备份不及时和不规范,一旦当系统故障,企业的财务数据将很难恢复，企业的工作将面临很大的困难。

　　3.1.3会计电算化人员专业程度低

　　现今运行的会计电算化对处理财务软件故障的职员，和处理计算机故障的职工的专业要求较高。一名相对合格的软件会计人员应该同时具备着会计财务知识计算机财务软件知识以及严谨的职业道德。但是在实际工作中，一些企业为了节省资金，只是让企业原聘请的会计职员接受简单的培训后直接担任电算化工作，由于不精通相关软件处理技能，这些职工往往在使用软件时造成各种各样的软件问题。而一旦出现问题，财务人员拥有的财务知识无法来解决它，就只能找计算机维护职员来帮忙，而计算机职员又只懂计算机方面的问题，很少同时了解相关的财务知识。

　　3.2.1计算机网络中存在的风险

　　会计电算化使用计算机网络时也面临和现今大数据网络一样的风险隐患。特别是对大型企业来说，在部门和部门之间，分公司与总公司之间传递财务信息时，经常需要防范网络隐藏的风险。造成网络安全问题的因素有很多：黑客的攻击、网络上的计算机病毒、计算机本身系统中存在了安全漏洞，财务软件的信息保密强度低等。这些风险都能造成网络系统瘫痪和数据丢失以及信息泄露等众多严重的后果。

　　3.2.2会计电算化软件更新换代慢

　　电算化软件和硬件更换缓慢,软件的使用功能少和数据库系统的容量不足,导致一些会计软件不能满足多个用户使用的需要。在企业规模不断扩大,原先的财务系统以及无法满足工作需求，但是取代或二次定制开发软件来满足一些特殊要求往往过于昂贵,并且难以与现有的会计系统融合，这将会影响企业的发展。

　　3.2.3相关政策法规滞后

　　虽然现今会计电算化的应用范围逐步加深，但我国的会计工作仍旧是以传统的手工记账为主，因此大部分财务方面的法律法规都是针对手工会计而制定的。但是在实现计算机化会计之后，大多的财务工作的方式与相关的设置与制度都发生了变化。譬如账户的设置，账户注册方法、财务工作处理程序以及会计工作组织、会计制度的设计、内部控制方法，会计记录的保存媒体和方法都有很多的变化。而我国现今的法律制度以及无法涵盖财务工作的需求，因此法律部门应该根据电算化特点对财务相关法律制度做出相应的修改，否则不够完善的财务会计制度无法使会计电算化更加安全稳定的发展。

　　本章详细介绍了企业电算化存的主要风险：其一内部风险是指企业内部软件的选择不吻合企业需求、内部会计信息控制制度不完善,会计人员专业素质等。外部风险则是从相应的计算机网络风险和软件本身因为更新换代的原因二导致的软件的更新不足，以及相关政策法规方面来讲述相应的风险状况。

　　1985年3月15日，广州标致汽车公司在广州花园酒店通过广州汽车厂、中国信托投资、标致汽车和国际金融银行以及巴黎银行5家股东签约成立。公司成立不久后，从提高公司运行效益和经济效益出发，公司决定选择使用电算化来处理公司财务工作。1988年公司开始了投资计划，目标为将全公司的订单和生产、库存、销售、财务进行统一的一条线管理。在法国股东占公司主导的情况下，开始着手推行法国股东总公司实行的MRPII电算化项目。[]在选着财务软件提供公司时，法国BULL公司凭借着法国股东的偏向加之可提供系统汉化等优势，击败了同属于MRPII运营公司的DEC、IBM等其它对手，成功的和广东标致达成合作。1989年广致公司根据BULL公司的软件组建了相应的企业财务信息网络，信息网络主体是DPS7000主机，操作系统使用的是GCOS7系统，电脑的终端与主机通讯使用的是调制调节器。公司选择的MRPII财务软件为IMS7（工业管理系统）以及BULL公司自行开发的人事管理系统PMS。1992年广致公司在MRPII软件的基础上又加入了比利时MSG公司的MACH7财务软件，1993年又增加了实施零配件销售管理的SMS软件。广致公司在成立后的8年多时间里，一共投入了近2000多万的法郎。然而得到的回报却不尽如人意，广致公司的企业财务信息网络实际上已陷入进退两难的境地。

　　广州标致汽车公司是国内使用计算机比较早的企业之一，早在1988年公司就开始了投资计划，在成立后的8年多时间里，一共投入了近2000多万的法郎。

　　然而企业得到的回报却不尽如人意。根据广致公司在发展MRPII的过程中出现的各种状况与最后的苦果，可以明确的分析出起如下的失败原因。

　　4.2.1企业会计电算化要充分考虑计算机技术发展的影响

　　会计电算化的基础是计算机技术，而计算机的更新换代速度和功能的升级对会计电算化实施有着决定性的作用。广州标致汽车公司的经历充分说明了这一点。

　　公司在库存管理模块启用的功能叫MHF，它是公司总的会计软件主系统中的十几个功能模块之一，其所起的作用不到该软件内涵的1/10，其余未使用的部分一直空闲并未使用，然而在1993年后该公司未使用的模块相对当时的软件来说已经处于落后状态，但是由于并没有使用到这个模块，因此公司一直没有又没有及时更新。MACH7财务系统在凭证录入、过账、对账、关账时只能用微机处理，没有输入修改删除等功能，其报表的各种统计等均靠着微机来运行。从软件在公司的运行状态上来看，软件的收益与其投入的巨额资金完全不相等，预期的经济效益完全没有达到。公司使用系统是一款叫做的GCOS7的相对来说比较封闭的专用系统，该系统的终端是通过2400～9600bps的Modem与公司的主机交换数据，但是其信息交换的速度与现在当时流行的系统相比较为缓慢。而且由于软件的不稳定性比较容易受到外界电磁干扰，导致终端经常性死机，严重影响了用户的使用评价。[]当时中国地区只有广标一家还在使用相对来说比较复杂的GCL语言来完成递交的GCOS7操作系统，该系统的供应商BULL公司因为撤离中国市场了，就更难以提供有效的维护了。

　　4.2.2实施会计电算化必须注重财会队伍建设

　　广致公司股东在实施会计电算化时，非常重视会计人员方面的选拔，该公司会计人员都是对会计电算化有或多或少是的经验与了解。公司不仅在选拔上面要求严格，在后续的处于对持续运营方面考虑下，还将一部分优秀员工送往大学习机构进修，以便能更好的推行会计电算化在公司的发展。凭着超高质量的工作人员，广致公司在MRPⅡ项目的分析和发展初期阶段，取得了相当大的成绩。然而,随着计算机产业的快速发展和电脑技术不断的更新,公司内部的计算机应用技术与外界相比也越发老化,薪酬差距和服务市场差距也是越发加大。在即使提高专业水平,也不能获得高回报的前提下,团队开始缺乏热情,随之出国的、跳槽的、调离的，能走的都走了，老一辈的熟悉工作经验的人已经所留五朵，新的工作人员的经验又不足，流动性也比较大，这种人才困顿的情况使应用程序处于被动状态。

　　4.2.3避免信息孤岛，充分共享数据

　　企业信息化建设的关键点就是数据共享，计算机辅助管理的最大优势就是数据共享的及时准确性。[]在现在财务软件良莠不齐的情况下，公司财务部门根据企业自身信息需要，对引进的通用财务软件功能进行了改造、扩展。有条件的企业还可以在通用财务软件基础上进行自行研究升级软件，使其能适合本企业财务处理需求。为了避免了“信息孤岛”和数据繁琐的重复录入，企业应该建立与商品财务软件的数据接口，与其他部门实现数据共享。数据的共享不仅能提高各部门的工作效率，更能加深使各部门的联系，使得企业信息流通及时准确。

　　广致公司会计电算化信息管理系统的初期已是初具规模，其在实际使用上的收益也非常明显。但是，在后期发展中软件的后续疲软以及不及时的更新，会计人员的流失等等因素，都导致了广州标致汽车公司在会计电算化实施上失败的重要原因。广致公司的失败给准备推行会计电算化的公司树立了一个非常经典的失败案例，想更好推行会计电算化的企业应该时刻注意着不要犯和广致公司相同的错误。

　　本章是案例分析，分析了广州标致汽车公司在实际运用电算化上出现的各种问题，来具体的分析在会计电算化的运行当中实际会出现哪一些风险，以及风险的具体表现是什么，该公司是如何面对这个风险，是否解决了这个风险。最后根据该公司的实际运行电算化的结果来吸取经验或者教训，以便接下来的能更好的控制风险，更好的使用会计电算化。

　　5.1.1选择适合企业的电算化软件

　　根据公司的需求选择自主研发或者购买通用软件。自主研发的软件针对性较强，适用性较好，一般适用于资金充足的大型企业；通用会计软件一般为商业的会计软件，企业通常是在市场上向专业软件公司购买那些通用性较强，成本相对专业会计软件来说也较低，财务软件板块适合中小型企业的会计软件。在选择核算会计软件时，企业应该在现有成本下选着最具有效益的软件，确保公司财务系统运行的稳定性和功能性。

　　5.1.2完善财务控制系统，做好数据的备份工作

　　企业应对每个部门进入操作系统的职能和权利做具体的划分，在能否授权这一事上一定要严格控制。公司的管理层对电算化软件的系统也要进一步完善，确保企业内部各个部门数据输入的口径一致，以便减少数据输出错。[]如规范交易事项发生时所涉及的收入、成本、费用及其明细科目，这也有利于领导者对企业内各业绩和非业绩部门的经营管理成果进行横向和纵向的对比分析，对业绩较差的部门进行整顿。为了应对紧急突发的状况，企业应该在处理财务信息时提前做好备份工作，才能更好地保持会计信息系统正常运行。[]企业应利用数据的恢复功能来及时保存数据，并定期进行数据的测试恢复，同时检查备份数据的真实和可靠性，检查后的数据可运用多种储备介质进行备份。

　　5.1.3加强对会计电算化专业人才培养

　　会计电算化是一门集会计知识、财务管理知识以及电子软件知识与一体的专业，会计电算化专业不仅要求从业人员掌握国家财经法规和行业会计制度，又要掌握计算机软件硬件的相关知识。企业应该招聘员工时选择具会计软件知识的专业人员来担任企业会计电算化的工作，或者加强本公司原有的会计人员的电算化知识培训。企业要注重培养一批具有较良好的对计算机知识和会计软件知识都较熟悉的复合型人才，作为开展企业电算化工作的基础，以便能在本单位更好的推行电算化[]。

　　5.2.1注意防范网络风险

　　使用了会计电算化的企业各部门的数据现今是靠着计算机的网络来传递的，但是由于网络环境的风险较多，而这些风险会直接导致企业的数据信息也处于危险当中。为了防范这些风险，企业必须加强网络环境风险分析与排除，来保证企业财务数据信息的真实可信。在日常的工作时，应将备有电算化软件的计算机进行物理的网络断开，或者选着使用内部的局域网，在非得需要网络时，就选择不重要的计算机来处理，如何将相关数据通过内部局域网来传递个主要的计算机。在断外部网络的同时也应该在计算机上安装杀毒软件和一些防木马软件，并随时注意着软件更新。

　　5.2.2积极开发与电算化发展想匹配的软硬件系统

　　由于大多数中小型企业大多都是直接购买商业电算化软件，因此有时会出现软件使用效率不高，系统面临着各种安全风险，系统功能不足等系统问题，导致会计软件无法满足用户的需求。改进软件功能，更新软件必要的硬件设施，目前为止是解决当前会计电算化软件漏洞的最好方法。在软件的开发中，也应考虑好网络技术的应用、网络管理的要求、金融软件的移动办公软件开发、保障系统开发、电子商务、财务集中管理等。因为大量的重要数据和信息的电子数据处理软件需要处理,这就对软件的容量以及数据库的安全性和性能方面有很高的要求。因此企业如果有要求可以进行制定适合本企业的电算化软件，或者使公司软件硬件与电算化软件配套，以提高电算化软件的适用率。

　　5.2.3完善电算化财务管理的制度

　　为了能使会计电算化在内部管理中发挥重要作用，企业应该建立一套完整的电算化财务管理体系。[]具体包括加强企业内部控制制度建立，不断完善现有软件，建立完整的财务网络体系，充分发挥其分析数据的作用，为企业管理者提供预算决策依据，加快电算化推进历程。

　　本章根据本文分析出的各种风险着手，根据每一种风险出现的原因来找出相应的控制政策。

　　应对外部风险的控制政策有注意防范网络风险，通过控制网络信息安全来保证企业财务信息的安全，软件开发公司积极开发或者定制与企业电算化使用需求大致相匹配的软件系统，财政部通过更新完善电算化财务管理制度来防范因为法律老旧而出现的各种问题。应对内部风险：根据企业自身的财务处理重点要挑选相关的财务软件，有条件的还可以选着定制，完善企业内部控制的制度来保证财务信息的完整准确，通过加强人员的培养和提升来解决人员不足的问题。

　　本文先从会计电算化的概念与其在国内外的发展状况出发，简单的分析了何为电算化的风险，以及其形成原因和大致种类。重点研究了现今财务软件推行的风险种类，说明了分析控制实施过程中发生的各种风险，风险重点包括了几方面，每种风险的具体现象，和相应的应对政策。并且以广州标致汽车公司为例简单介绍了会计电算化推行所遇到的各种内外部的问题，以及相应的应对方法。经研究发现风险大致可以分为内部风险和外部风险，因此也分别从内部和外部着手研究其相对应的控制政策。会计电算化推行时风险必然是存在的，因此风险的分析存在着重大意义，目前我国总体来说在财务风险的分析和控制方面取得了不错的成绩，因此为了更好的推行电算化，还是得多进行风险的研究控制。

　　会计电算化系统在推行中遇到的风险要冷静面对，不能因噎废食，要冷静分析风险存在的原因，找出相应的控制政策，降低风险影响。在控制风险的同时，完善会计信息系统，使企业财务工作更好的进行，促进企业稳步发展，推动我国经济更好更快发展。如今企业间的竞争的内容以及范围都在不断扩大，加上会计电算化推广的力度也不停的增大，电算化在企业财务管理当中的运用度也越发提高，同时也也导致企业对管理和会计处理软件的需求量将大大增加。现今我国企业会计信息化的软件的热点为财务和管理一体化的供应链的管理软件。现今的财务软件质量和服务质量随着国际化的竞争越发激烈而全面提高，各个企业也逐渐将会计电算化系统的良好运作作为一个竞争优势。机遇往往伴随着风险一起产生，在享受会计电算化带来的便利时也要随时注意着它带来的风险。