关于高校内部控制体系的思考——以青岛大学为例

　　第一章引言

　　1.1高校内部控制研究背景

XXXxxxx的召开使得xxxxXXXXXX深入人心，我国由此开创了XXX新局面、治国理政的新境界，廉政建设在高校等行政事业单位中显得尤为重要，然而在这样的高要求下，高校xxxx腐败的犯罪案例仍然层出不穷，试看：南京航空航天大学党委XX王国炎利用职务之便，为他人谋福利，非法取得600多万人民币的财务；湖北大学原副校长李金和利用掌管后勤和基建的权利，在学校基建招商投标中非法行贿，前后获得非法资产八十多万；近五年来，江西省、武汉市、安徽省等十余所高校因招生、基础设施建设、学术xx、非法占用项目科研启动费等问题落马党委常委、副校长十余人。这一桩桩、一件件，令人惊愕、触目惊心，它不仅造成了高校经济资源的流出，对经济活动产生重要影响，还使学校的声誉受到了影响，影响学校的综合实力建设。这就告诉我们，高校内部控制体系亟待建立和完善，由此说明了进行内部控制体系建设的必要性和重要性。

　　1.2内部控制相关概念

1.2.1内部控制概念

内部控制的概念经过许多年的发展，随着人们对其体制认识的不断加深，它的相关理论也在不断地更迭。目前来说最受肯定的概念是：“内部控制是由不同的所属单位实施的为了实现预期目标的相对可靠、合理的过程”，这样的定义几乎被所有的专家、学者所认可。

1.2.2高校内部控制概念

高校内部控制的概念是为了保证学校各项经济活动正常运行、增强学校办学能力、能够预防高校运行风险而实行的一系列的流程的总称。高校内控控制的实现，能够起到提高学校建设能力、增强资源利用效率、促进学校可持续发展的作用。2018年，教育部发出了内部控制指南文件，力在提高高校的内部控制进程，高校的内部控制是为了防范和预防舞弊设立的管理系统，其中包含了不断完善的管理制度、管理体系和具体流程。它的设立能够更好地帮助高校自身完成办学目标，实现明德博学笃志出奇的办学理念，为教育事业的发展贡献自己的一份力量。

1.2.3内部控制的五大因素

表1.2.3

要素名称概念

内部环境它是对单位执行和决策造成影响的各种内部因素的总称，包括单位的文化氛围、领导亲和力、员工努力程度、各部门对工作的认识以及对企业文化的认识程度。

风险评估经济活动必然有风险，是指整个管理的过程中可能造成的后果，通过对单位层面的制度、管理层次、信息系统和业务层面的各项业务的把控，及时找到存在的漏洞，并对其做必要风险规避。

经济活动控制在学校可承受的范围内检测出的风险，针对测评出来的风险，应用各种各样的方法对其进行控制和防范，做到不相容岗位分离，资金管理分级授权、严格审批，账户管理到位。

信息沟通各部门之间要真正的做到事项沟通和信息交换，必要的时候，按照既定的程序，对于与经济活动相关的信息做到适当的公开，这有利于降低风险，从而加强内部监督的力度，提高工作的效率。

监督成立相关的部门，对内控制管理制度的执行情况进行抽查，完善各机构的权力设置，突击检查各部门的实施情况，对存在的问题及时反馈和管理。

　　1.3高校内部控制体系研究关键点

（1）职责分工和组织架构控制

高校的规模在日渐扩大，经济活动的增多，事项的管理不断增多，很多事项的管理在业务的不断变换中可能出现重复做工、无人做工或者无人问责的情况，这样的情况严重毁坏事项的工作效率和运营成果。建立内部控制体系，必须做到将繁杂的事项进行归类，将每个工作的每一个具体的小事项都可以责任具体分配到人，这就需要明确的职责分工和清晰地组织架构，这样才不会出现无人负责的情况，能够保证工作持续运行，责任控在人心。

（2）预算控制

高校的性质是属于事业单位，是非营利性的单位，企业的预算通常是为了实行公司制定的发展战略，在这个过程中要合理控制收入和支出，合理估量利得和损失，从而进行的对资金的追踪和把控，是为企业前景服务的。而高校预算是将学校的发展目标和规划以量的形式展现出来，因学校不以盈利为目的，所以高校的未来预算很平稳，因此只要控制住学校的预算，就可以保证学校的经济活动正常运行。

（3）决策、执行和审批控制

各单位、各级的管理人员要做到在可以被授权的范围内行使自己的权利，决策、执行、监督过程相互独立，决策的过程加强严格审批，行走必要的程序，本事项在业务进行前执行；执行过程严格按照相关制度规定，不可以剑走偏锋，各项权限必须在业务规定范围内进行，加强对决策的落实；在决策方面，建立健全监督机制，经办人要按照规定做事，所有的经济活动的进行都必须进行严格的授权和审批。

（4）资产控制

高校对资产的控制主要包括两大方面，一是保证资产得到安全使用，二是资产得到高效的利用。高校要建立起从单位实际情况出发的岗位负责制度，对资产的购买和使用情况分期检核，并将其列入考核专列。我们要保证高校购置资产不存在重复现象，闲置的固定资产不可以再进行重新购买，如此，资产的控制才能有意义。

（5）合同控制

当前高校的规模都在不断扩大，经济活动的复杂性和对内部控制的要求也随之加深，在高校活动愈加丰富的条件下，要想将效益发挥到最大，就要本着对工作负责的原则，建立合理的内部控制机制和体系管理，把合同统一归口管理，明确有关负责人的职责，进行责任追责和问责。

（6）XX采买控制

筹集资金的来源的多样性、办学模式的多样化使得学校的经济活动多种多样，在这样多的活动开展之下，风险必然会增多，这就给学校的管理工作输送了新的困难，高校的经济来源主要是财政拨款，而目前的高校会计制度是存在缺陷的，他存在没有严格的管理制度和健全的内部控制管理体系，目前来讲，开设统一的账户记录资金往来，规划资金的划拨，研究出一套切实可行的被大家接受的检测控制模式特别重要，高校应该建立并且协调好统一的招商投资引标市场。

　　第二章青岛大学内部控制现状

　　2.1青岛大学内部控制施行范围

学校的内部控制体系从实施范围来说覆盖金家岭校区、浮山校区和松山校区三大校区的36个学院和100多个专业，力在实施全面控制；从经济活动范围来说我们都知道高校业务活动主要包括教务、学生、资产、财务、审计、采购、基建、后勤、工程、合同等，青岛大学内部控制体系覆盖预算业务、收支业务、资产业务、采购业务、建设项目和合同业务等六方面。

学校各部门要分清楚轻重缓急，对可能产生重大风险的项目实施严格监控，对学校的重要经济活动，要实施全面监察，不放过任何一个层面，切实保证内部控制不存在重大的缺陷。在进行经济活动的时候将决策、执行和监督部分开，使他们能够各司其职，避免内部勾结，这样既能够保证经济活动开展的公平、工作和公开性，又能够使得各种权威都有人执行，避免舞弊现象的发生，预防腐败现象的出现。学校制定的内部控制体系要做到切实可行，真正的贯彻省教育部对学校内部控制体系改进的要求，从学校层面和业务层面的控制使得公共服务效率和效果都得到提高，使其成为预防xxxx腐败的有效手段。

　　2.2青岛大学内部控制施行目的

（1）青岛大学要办好社会主义大学，就要改革、创新、奋斗和超越，而建设好内部控制体系就可以稳中求进，积极响应国家的双一流办学号召，立足青岛的同时服务全国，奔向世界，争取建设成为海内外都有很大影响的一流高校。保证经济活动合法合理是学校改进内部控制体系的首要目标。中国是法治社会，各项经济活动的开展离不开法律的保护，学校作为事业单位，其活动的开展必须依照法律寓于法律，保证各项活动的开展是在法律许可的范围之内进行的，避免违法违规现象发生；其合理性在于活动的过程起到促进性作用，活动的结果能够获得效益，避免无作用活动的发生。

（2）财务信息是经济活动开展的客观、直接反应。学会以现代化科技和信息技术为依托，保证财务信息完整性和真实性。建立起由固定资产、流动资金管理和专项资金管理的完整体系，做到财务支出和收入事前审批、事后审核，保存相应的单据，在财务统计和报销的事后做到有据可依。将财务信息主动公开，做到透明化处理，以此来保证财务信息的真实和可靠性。

（3）防范舞弊现象、预防腐败现象，舞弊和腐败现象不但破坏学校的建设成果，也对中国社会主义建设产生影响，是新社会前进的“毒瘤”式存在。究其原因，舞弊和腐败现象的出现无非就是因为内部控制不完善，监督体制不健全，使得不法分子有机可乘。而内部控制体系的建立将会使得事件之间相互控制，有利于防范舞弊现象，预防腐败现象。

　　2.3青岛大学内部控制流程

青岛大学的内部控制流程包括可以简单概括为三个层次，第一个层次是高校层面的控制，第二个是业务层面的控制，第三个层面是自我评价。内部控制的总体框架图如下图所示。

表3.3

关于高校内部控制体系的思考——以青岛大学为例

青岛大学成立了专门的内控实施小组，统一实行会计集中核算方式，学校开通了QDU-5G和QDU-2.4G校园网络，既能够避免“不法分子”登录内网网站，又实现了三个校区的统一管理。学校试行了网上预约报销系统，所有的报销事项都保存在电脑数据之中，学校财务负责人和各项目基金负责人能够实时了解自己的账户收支情况。内控实施小组由审计部牵头，毕竟学校财务处是严格执行国家财经法律、财经政策法规的地方，在校领导的监管下，全力开展组织实施会计合计和财务审计工作，故其发展能够调动各部门的积极性，对学校的规范化发展起到至关重要的作用。

（1）高校层面内部控制

首先，青岛大学重视三权分立，即决策、执行、监督过程相互独立，决策的过程加强严格审批，行走必要的程序，本事项在业务进行前执行；执行过程严格按照相关制度规定，不可以剑走偏锋，各项权限必须在业务规定范围内进行，加强对决策的落实；在决策方面，建立健全监督机制，经办人要按照规定做事，所有的经济活动的进行都必须进行严格的授权和审批。

其次，学校拥有完善的决策机构，定期召开党员代表大会，选举校党委进行议事程序，将监督及检查报告及时向组织反映。校党委则是在贯彻落实XXX路线方针政策的基础上进行工作部署。在关键岗位，包括资金管理、票据管理、资产管理在内的要按照自己的权责进行分配管理，正确的履行自己的相应职责。并且在此基础上实行岗位轮换，如果不能进行轮换则要接受审计处的专项审计。

（2）业务层面内部控制

业务层面主要包括常规业务管理和专项业务管理，众所周知，学校的内部控制管理主要包括资产、支出、收入、基础建设、合同等方面。

（3）内部控制执行评价

只有设计有效的内部控制制度才能够防止内部控制问题的出现，因此我们应该重视内控控制执行评价。对内部控制进行评价，青岛大学主要重视两方面的问题：一是观察内部控制实行的过程中有没有形同虚设的制度，在校领导班子的督查与评价之下，对内部控制执行中存在的问题进行修改和商议，去除薄弱环节；二是查看新规下日常经营活动是否得到了有序的开展，及时查看运行的结果才能知晓其中的不足，并对不足做针对性的剔除。

　　2.4青岛大学内部控制执行现状分析

2.4.1青岛大学内部控制的优点

首先青岛大学积极响应教育部和财政部的号召，实施了内部控制。他拥有实施内部控制高校所普遍具有的优势，即把各个事项的流程都完善起来，每一个事项都有它的具体发展步骤，步步落实到位，增强管理人对具体流程的把控。对于不能够控制在风险之内的，获得效益低的业务流程，要通过有效的措施将其不断进行优化加速，更好地为学校服务。

而相较于其他高校的内部控制体系，青岛大学内部控制体系有其独到之处。其最大的优点在于重视信息化，实行网上预约报销系统，大大节省了各部门报销时间，由以前的纸质手写版本的报销单变成了网上打印的报销单，简化了工作手续，缩短了工作流程，减轻了报销人员和财务人员、审计人员的三重负担。当今社会处于信息化时代，所有的事物的进行都离不开信息相通，要想进行信息化流程建设，首先要做到能够把握管控流程，具体的流程合情合理，青岛大学着手于内部控制恰好是把相应的程序联合在一起，进行了信息化流程辅助，青岛大学很好的做到了信息化，这能够使得高校的信息更加合法合规，增强规范化建设。

2.4.2青岛大学内部控制存在的问题

高等教育学校的发展向来是优劣共存的，办学模式的多样化使得学校的经济活动多种多样，在这样多的活动开展之下，风险必然会增多，这就给学校的管理工作输送了新的困难，学校必须不断地接受挑战，不断地适应新要求、获得新进步、赢得新的发展。

青岛大学内部控制存在的问题主要包括：控制环境问题、业务管理问题。下文将着重对青岛大学的问题进行浅析。

　　第三章青岛大学内部控制所面临的问题

　　3.1控制环境问题

高校内部控制环境主要包括管理层的亲和力、员工努力程度、各部门对工作的认识以及高校塑造的内部控制体系的文化氛围。当前青岛大学内部控制环境的问题主要包括管理层意识薄弱和内部控制文化氛围不浓厚从而导致推行困难。

3.1.1管理层内部控制意识薄弱

管理层缺少内部控制意识，高校的管理层和公司的管理层是有本质区别的，高校就像是一个温堡，里面的人并没有经历过市场的大风大浪，因此对风险防范的态度不够鲜明，没有一套鲜明的防范风险的机制，使得内部控制体系的推进存在根本性困难，内部控制能够简单的收到人为因素的影响，管理层对内控体系的认识的不足将会直接影响到内控的效果。也许高校管理层已经适应了当前规模下的经济运行，许多的地区、许多的学校支出包括基础建设支出、教育科研支出，这些的支出就导致了需要不断地经济流入，于是衍生了异地办学、分校区设立、校企合作等方式的筹资方式，方式的增多必然给学校的建设增大了数倍的难度，而且给学校的发展增加了不小的经济负担，如何好好地利用好已经拥有的人力、物力和财力，进行内控体系的完善和实施，成为管理层必须要思考的问题。管理层自身风险识别意识低，对市场认知度和敏感度不高、信息不对称获取不全面将会大大影响内部控制进程。

3.1.2内部控制推行困难

xxxx以后，国家大力倡导以德树人的理念，青岛大学也因此获得了很大的发展机遇，但是机遇与挑战向来都是并存的，学校报销业务多致使财务处业务繁忙，财务人员存在态度不和现象，财务人员和报销人员未建立起来加强工作效率的工作关系。新推行的网上报销系统一定程度上加快了报销进程，但是将报销系统的流程推行下去是长久而复杂的过程，各部门对工作的认识程度还不够深，报销的事前审批和事中合理运行、事后要进行核对的意识不够深，这就导致学校教职工在工作中有所保留，努力程度会大大下降。高校的文化氛围既应当包含教书育人的文化氛围，也应当包含对学校的机制体制体系认识程度的文化氛围，显然从管理层到实施层，目前的内部控制认识都不够深，内控体系文化氛围不够浓厚。

3.1.3决策机构权责分工不明确

高等学校的制度建立和规范往往都是由专家参与完成的，但是担任高校管理层的是从各学院调入的而非经济方向的专家，青岛大学队伍建设中有会计师的存在，但是会计师在高校的决策能力是有限的，有其像内部控制这种问题没法发挥真正的作用。业务设置不合理，导致潜在的风险发生，可能存在金额错误或者资产被侵占、xxxx的风险。决策机构分工不明确会有审批不明确的风险，这会造成高校经济效益的流出。青岛大学在时刻追赶世界一流大学，学校的资产随着学校的强大也越来越多，因此存在存货管理不健全的情况，而学校的内部控制制度不健全也导致资产管理风险加大。内部控制评价监督机制未得到健全的发展，经济活动的开展繁多且报销业务繁杂，报销效率亟待提高并且应该重视数量增加背后的报销的质量。

　　3.2业务管理问题

3.2.1货币资金的管理问题

青岛大学货币和资金的管理主要是指保证它的安全，不只是存放在财务处的资金的安全，还有其他的下属所有资金的安全。一要做到不要被骗、二要做到不能被xxxx、三要做到不能被偷窃，拥有科学合理的内部控制机制才是保证资金安全的前提。做到职位分离，出纳岗位和出账单的岗位不能有共同的人来担任，银行对账单背面进行签字管理，财务处的主任必须在每月收到的银行账单上核对并盖章，最后由处长签字。但是，这样的由两方面签字的程序看起来有利于资金的安全，但是其实它的工作量非常的大，尤其年末，每个月都有大量报销凭证，牵扯到几万笔的流入或者流出，真正的将两个人签字的制度落实到位很困难，审核的工作量如此之大，难免存在漏字漏签漏印的问题。

3.2.2资产的管理问题

资产的环节主要有三大方面，一是采买，二是对其日常维护，三是闲置处理，学校要进行科学教学，离不开大型固定资产的购入和机器设备的采购。青岛大学的经费在资产购入方面投资大，追求设备的高超，可能只关注设备的数量情况而没有关注设备的使用质量。青岛大学资产数量大、品种多、涉及范围广，资产得拥有是学校正常运转的基础，资产记录不完整、资产安全得不到保护，将影响资产得使用效益，资产使用效益低、资源配置低下将会对学校日常活动的开展起到不可估量的负面影响。所以，提高学校资源配置和资产的使用效益是内部控制体系的重要目标之一。在设备报废的时候，只需要将申请和报废审批单交给财务处进行签字便可得到审理，不存在财务部门或者审计亲自去学院查看报废物资的情况，这是内部控制方面的一大漏洞。

3.2.3收入与支出的管理问题

项目支出不合理，学校的差旅费、市内交通费、燃油燃气费在报销方面应该得到严格的控制，然而学校在近些年的运行中，他们所占到的比例成直线上升，甚至达到了挤占教学经费的态势，费用报销方面不容乐观。业务设置不合理，导致潜在的风险发生，可能存在金额错误或者资产被侵占、xxxx的风险。存在采购不合理、采购申请和采购审批不明确的风险，这会造成高校经济效益的流出。业务经办人存在未提供真实合法的票据或者与他进行的实际业务不符合的情况，这就可能导致资金被套取或者浪费。

3.2.4无形资产的管理问题

学校是知识的海洋，其无形资产的价格不可估量。但是青岛大学存在对无形资产认识不足的现象，青岛大学拥有校企合作学院，这些企业很想通过企业来提高自身的价值，但是他们对学校的无形资产的管理权是不明确的，也许在不知情的情况下就运用了学校的名称去获得盈利，而学校还不知道这种情况的存在，而往往这种情况学校是无法进行保护的，究竟是谁应用了学校名称的冠名权，学校自身也不清楚且无从查起，如果不加强对学校校名的有效管理，如果校企合作单位应用学校的名号在社会上进行不正当手段的盈利，到时候学校的名誉权会受损失，收到的伤害也不只是一点两点。

　　第四章解决高校内部控制问题的措施

　　4.1总论

针对以上分析的青岛大学内部控制方面存在的问题，其他的高校的问题与青岛大学的问题大抵相同，加强对内部控制体系的管理刻不容缓，这需要管理者和实施者的共同努力，从而推动高校内部控制体系的进程。

　　4.2针对控制环境问题应采取的措施

4.2.1提高管理层内部控制意识

加强对高校管理层的内部控制知识的培训，他们对内部控制的结果起着至关重要的作用，唯有加强管理层的知识培训，利用案例加强对内部控制不完善的后果的认识，才能增强他们的内控意识，加强对内控体系的重视程度，进而全面推进高校的内部控制。管理者应该确保收入和支出的完整性和合理性，对所有的票据进行合理审批，做好收入预算和支出预算管理。设立专门的采购机构来全权管理采购业务，实行问责制，将采购的过程全部记录下来，做到岗位不相容，统一进行学校的采购管理，确保采购过程可以追溯。明确内部控制的相关程序，并且不断地进行完善，明确经济控制内部缺陷的来源，从源头上治理。形成协调配合，信息想通的全面覆盖的内控机制体制。

4.2.2加强职能分工和风险评估

建立健全内部控制制度，国家教育部和财政部已经对内部控制做出了相关的要求，我们要分析查找风险点，看准业务流程的缺陷，做到每一个事项都有人管理。尽管经济事项多也应该树立相当的信心，对所有涉及的业务按类梳理。

将风险的查找和落实摆在重要位置，负责风险评估的审计处将进行至少每年一次的经济风险评估工作，对已经查找出来的风险，进行不定期抽查，将风险尽最大的可能进行降低。每年都对学校的经济活动进行全面排查，保证这些动作是动态的、连续的过程。提高全校的内控意识，针对管理的有效性来说，发挥意识的主观能动性特别重要，我们要拥有资产意识和利用率意识，除此之外，明确责任主体，健全机制体制，提高管理效率，避免资源浪费现象的发生，对于不常应用的资产，也要进行定期定点定量的排查，培育良好的内控文化意识，增强内部控制的文化传播，将内控管理体系融入到日常教学的方方面面。

　　4.3针对业务管理问题应采取的措施

4.3.1重视货币资金管理

（1）在货币资金方面做到职位分离，出纳岗位和出账单的岗位不能有共同的人来担任，银行对账单背面进行签字管理，财务处的主任必须在每月收到的银行账单上核对并盖章，最后由处长签字。重视信息化的方面，先要做到能够把握管控流程，具体的流程合情合理，我们着手于内部控制恰好是把相应的程序联合在一起，进行了信息化流程辅助。这能够使得高校的信息更加合法合规，增强规范化建设。审计部门定期核查软件中的记账手续与实际对账结果是否一致，要做到定期查看高额的资金用途，掌握大额的资金流向，从而知晓资金的信息流动。

4.3.2提高资产管理效率

在资产管理方面，要做到采买理由适当，建立固定资产的专属评估机制，不能只重视资产的高智能和高科技而更应该重视资产的高性能，更好地为学校进行服务，提高资产的使用效率，做到仪器设备能够实施精准的档口管理，不应该报废的资产不得报废，应该报废的资产不只是会计部门和审计部门书面审核，而应该得到真实的实地考察，确保资产的使用效率。报销者报销需要提供真实的数据和票据，对于xx者要认真惩戒。

4.3.3规范收入与支出管理

在收入与支出方面，学校的差旅费、市内交通费、燃油燃气费在报销方面应该得到严格的控制，毕竟在近些年的运作当中，他们所占到的比例成直线上升，甚至达到了挤占教学经费的态势，教学经费应当在高校建设中发挥主要作用。所以学校应当加强支出方面的审批，学校应建立起一套科学合理的支出审批权限、程序、责任和相关控制措施。涉及事项重大的决策、大额资金安全和重要项目方面的使用资金，需要进行所有人决策的制度。设立审批层次，把层次分为很多级别，每个级别的负责人签字的时候要进行层层决策。可根据需要在财务负责人签字批准由业务负责人先行进行签字，在项目负责人为业务负责人或经办人时，要再进行签字一次，学校应当设立大额资金分级审批制度，根据金额进行支付。

4.3.4加强无形资产管理

在无形资产管理方面，学校需要将自行建设的、购买的或者其他方式取得的无形资产加以汇总，使其形成有效性的文件，在法律的许可范围内，合理的保护自己的权利，不使其受校企合作单位的有害侵害，无形资产应当具有保密的性质，如果与校企合作单位签订协议应该注意其有效性，并且学校通过买卖获得的土地所有权应当取得土地使用权有效证明文件，加强对无形资产的保护。

　　第五章结束语

青岛大学是省市共建的综合性大学，拥有众多博士和硕士一级学科，是一所百年老校，在XXX又得到了长足的发展。为了贯彻xxxxxxxx系列重大报告精神，学校优先发展教育，追赶教育现代化，为明德、守正、博学、出奇蓄势，为建设成为一流大学蓄力。在市场经济体制充分发展的当下，学校要想建设成为一流大学，就必须规范自我，健全内部控制体系，使得学校的日常业务活动的开展有高效、全面、有效的保护。本篇文章表达了自己关于内部控制体系的思考和建议，希望能够对学校的内部控制体系的完善贡献自己的绵薄之力！

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