论企业内部控制制度的完善

摘要

随着我国市场经济的不断发展，我国的医药行业也在飞速发展，这极大的推动了福州天瑞医药连锁有限公司的发展。在此期间，企业无论是在自身经营规模上，还是在业务成交额上都发生了巨大的改变。企业为了适应这些变革，必须从管理的角度出发，为了能够有效解决管理上的问题，需要企业采取科学有效的方法进行解决。同时，为了能够促进企业朝着安全平稳的方向发展，需要企业实施严格的内部控制。文章正是在这一背景下通过文献资料法和归纳总结的方法，以福州天瑞医药连锁有限公司为例，通过调查陈述了企业在内部控制方面的现状，并通过现状的分析找出其中存在的问题，最后根据研究所发现的问题提出了行之有效的解决方案，希望能对我国企业内部控制发展有促进作用。

　关键词：福州天瑞医药连锁有限公司；内部控制；对策

一、引言

任何企业发展壮大、获得持续稳定的发展，都离不开完善的内部控制体系，只有这样才能在市场中始终占据有利地位，所以企业必须重视内部控制活动。构建科学完善的内部控制体系并不是一个简单的事情，影响我国企业发展大都来源于企业内部控制的不合理，，包括思想上对内部控制的认识不够、实际操作中的执行效果不佳等，即使有的企业构建了内部控制体系，也没有将其落到实处，导致内部控制只能流于形式，这对企业来说无疑是一种损失。因此，企业必须严格包括内部控制的各个环节和阶段，注重企业运行模式的完善，为促进企业发展，完善企业管理办法，为企业内部控制体系的构建提供条件，这既能帮助企业更好的构建文化体系，也能优化企业的岗位设置，构建完善规范的内部控制体系是企业价值最大化的必经之路，是企业前进的动力。本文从内部控制相关理论出发，综合福州天瑞医药连锁有限公司这一案例研究企业内部控制中的不足，针对性的提出改善建议，以期为该企业及相关企业在今后内部控制方面提供借鉴意见。

二、内部控制理论概述

（一）内部控制基本概念

内部控制指的是企业内部的管理、控制活动，是企业为达成一定目标所使用的一种约束机制，实现企业内部管理活动的规范化、标准化，内部控制能够帮助企业各个部门之间加强沟通和合作，形成一套科学完整的管理体系，确保财务信息的真实有效，加强内部的沟通合作，实现经济效益目标，推动企业发展。

内部控制活动是一种约束企业行为的方式，能够有效管控管理经营决策人员的行为，确保财务信息、资产的安全，提升企业工作和经营效率和水平，更好更快的达成目标，内部控制是企业持续稳定发展的必要前提，构建完善规范的内部控制体系能有效降低企业风险，维护企业持续稳定发展。

（二）内部控制建立的必要性

就其本质来看，要想推进企业发展，加强企业管理，必须重视内部控制在企业中的作用，内部控制是一种从事物根源出发的，采用一系列方式来管控企业内部的消极、腐败等不利于企业发展的情况，以降低企业风险。企业如果没有构建风险管理机制，势必会出现内部混乱的情况。想要将管理理念切实落实到企业的每一个环节，必须建立有效的激励和约束机制。企业内部控制体系的完善工作是企业实现可持续发展的关键。所以内部控制对于企业来说有着举足轻重的地位，其意义在于一是内部控制能增强企业生产、经营和管理效率；二是内部控制能加强企业的资金安全；三是内部控制能提升企业在市场上的地位、有效对抗风险。

三、福州天瑞医药连锁有限公司内部控制现状

（一）福州天瑞医药连锁有限公司简介

2014年，福州天瑞医药连锁有限公司在福州市成立。其经营模式是为顾客提供从制造—销售的全方位服务，经过几年的运营，其经营范围从最初的药品经营如中成药、生化药品、抗生素制剂等品类，扩展到保健食品、医疗器械，甚至婴儿配方乳粉等领域。企业经营的范围和品类都有所扩大。内部控制体系是任何企业都应该重视和研究的，是增强企业竞争力的关键因素。从福州天瑞医药连锁有限公司目前的内部控制状况来看，将从以下方面展开研究：

（二）福州天瑞医药连锁有限公司内部控制现状

1.企业内部控制环境薄弱

在企业当中，企业的治理结构与内部控制存在着相互联系和相互制约的关系，具体包括：（1）前者是后者实施的关键，合理的治理结构能够确保内部控制的安全的、有效的运行；（2），而后者在前者的治理结构中起到监控的作用。本文研究的主体在实施内部控制工作中，实施环境的不完善制约着工作的实施，具体表现如下：其一，企业内部控制制度处于不完善的阶段。受我国大环境的影响，大多数企业的创建均以家族式企业建立起来的，随着企业的发展和壮大，重要管理岗位均由家庭内部成员担当，从积极的角度来看，能够在企业发展阶段推进企业的发展，而相反，企业在发展过程中能够发现这种管理方式在很多情况下起到了消极阻碍的作用。这会使企业出现权责不清晰，管理制度无法正常实施等问题。

其二，管理者拥有较强的控制欲望，对权力的掌控非常重视。企业如果没有形成完善的治理制度，那么企业的高层管理者的权利并没有制度对其行为进行制约，会使企业控制权高度集中，使得企业的制度不能有效的约束管理者，制度将形同虚设。同时，管理者掌握过度的决策权，会为企业的发展决策带来重大的问题，严重者企业极有可能面临解体。对于企业来说，企业发展的制定和规划是由管理层来决定的，如果没有有效的措施进行内部控制，企业内部控制管理制度的制定将没有任何意义。

2.风险控制机制有待改进

福州天瑞医药企业管理层并没有提前防范风险的意识，对风险影响认识不够全面，造成企业的损失，总的来说是风险意识不强引发的。通过对福州天瑞医药企业的调查，发现其管理者普遍存在自我认知不强的特点。认为企业经过多年的发展，拥有完善的生产和销售的流程，并且客户相对稳定，与其他企业相比发展较好，不会受到其他因素的威胁，安于现状的心理较强。其实，企业的风险并非仅来源于企业的外部，企业内部同样存在多种多样的风险。管理者的思想意识不强是影响风险控制工作有效实施的关键。

从企业采购制度上来看，货物质量把关不到位，缺少专门的标准和质检人员，在采购原材料的过程中，时常出现产品质量与采购价格不匹配的现象，同时对于低质的原材料并没有专门的处理方案对其进行处理。本文研究的福州天瑞医药企业同样具备这样的问题，企业采购部门作为企业产品质量的第一道关卡，必须关注原材料的各方面信息，同时，受市场新型材料的影响，产品原材料供不应求，使得供货厂家不断抬高原材料价格，企业采购人员并没有实施关注原材料相关信息，因此市场会以较高的价格采购与价格不符的产品。只有当风险降临时才意识到此类问题，那时任何措施都只是徒劳。

从企业高层管理者的角度来说，信息风险没有发生时，他们认为在日常经营过程中加大重视的力度即可，并未采取实际行动来预防信息风险的降临。当风险真正降临时，信息风险的扩散速度非常快，如果没有预先做好全面的预防措施，不会组织风险的发生。就目前状况来看，福州天瑞医药企业要想降低风险的影响，抵御风险问题的扩散，必须加强企业的内部管理，随时掌控现场的实际状况，加强生产工序的审核，将各个环节的监管工作下派，做到每一个环节都有管理人员负责，当发现异常时，做到及时上报并解决，将一切风险的影响控制在最小范围内。

3.内部控制不规范

当前福州天瑞医药公司有着相对模糊的财务管理制度，其中负责财务管理的工作人员并不明确其工作的主要职责，而负责出纳工作的管理人员在工作过程中未能遵守财务管理制度来开展工作，所以如果存在问题，则各方会进行责任的推脱。公司已经在各个省市开展了工程安装方面的各项服务活动，这就必然会牵涉工作人员的出差费用报销等问题，然而因为工作责任没有清晰的界定，之前出现过某个出差人员采用同样的一张差旅票据来进行2次报账的现象。

该公司的管理者并不是非常的关注公司内审的工作，该工作也存在一些理念上的误区。他们认为若内控过细过多，那么会连公司管理人的相关权力也会被束缚起来，不利于工作的展开，公司管理的过程效率不高，所以管理层对此项工作持反对意见。在他们的观念中，管理公司的主要问题是要降低成本，而开展内控工作却增加了企业成本，所以两者之间是有很大的矛盾的。

这些公司的负责人认为，不必马上采用已经由会计完成审核的有关数据，也不必尽快取得内控的效果，后者要有充足的时间来给予检验。由此，企业的内控机制受到了明显的拖延，从而没有成效。而且，既然它是企业财务管理部门的工作任务之一，就没有必要花费过多的精力，仅需由企业的财务管理部门开展有关的内审即可。这种错误的认为通过成本降低来使效能提升的看法，并不利于公司的合理运营。

4.信息与沟通不畅

如果公司内部进行科学合理的信息化控制，那么公司中所有的人员都将明晰自身的具体职责，对于工作中所需关联的有关部门也很了解，公司的员工间就能够有效地互动，使其运营的效能增加。这样，那种没有明确的工作责任心，且岗位责任不明确的现象就得以有效地避免。

现阶段，在我国的公司中，有一些行政管理工作者不太了解其所在公司的主要业务，甚至不清楚所在公司的基本情况，如果有客户到公司来拜访，也很难开展交流，这样访客信息就不能清晰地记录下来，有一些工作人员会向访客泄露公司的业务秘密。在前几年，曾经有本行业的其它公司人员来访，公司前台和接待人员擅自将企业经营的内部数据和重点产品及客户案例等信息都泄露出去，影响了后来下市场竞争，使公司处于不利的境地。

公司采用不同的信息方式来管理客户，从而使竞争力得到提升，这样，公司的客户和公司就能够进行全流程互动，而服务的水平也就相应地增加了，由此可以得到来自公司用户的重要反馈信息，有助于对产品战略进行相应的调整。天瑞医药公司目前的客户已经分布到全世界各地，如果不能即将客户管理的有关系统构建起来，则必然出现客户流失的现象。一个例子就是，在2011年间，企业和太原武宿机场共同签订了核桃露的合作项目，然而因为时间相隔比较长，而企鹅没有有效的沟通及交流，同时也没有建档，后来客户继续进行项目的增添时就没有继续开展双方的合作，所导致的经济损失很大。

5.内外监督有待强化

开展公司的内控审计工作，就是要由公司开展内部的自评，然后由外面的会计人员来审计上述内控的设计、主要流程以及有效性等方面，而且将正式的审计报告出具好。通过开展外审，可以对内控设计以及具体的执行开展有效的检查，判断其是否对公司的资金以及资产安全起到了应有的保障作用。研究结果显示，所有的公司均希望可对审计的具体流程进行优化，而且要适应公司的具体情况，从而使审计效率显著提升，降低各类风险，有助于获得共赢的效果。

当前，医药行业出现了很多的变化，开展预算工作甚至都难以跟上医药市场的快速变化。而现阶段在编制公司预算时，一般会采用常规的做法，如果业务的整体维持不变，则就需要其成本处于预算的范围之内，由此，采用科学合理的监管标准就尤为重要。

内部控制审计这项工作对于福州天瑞医药企业来讲还处在业务初期，尚需逐步摸索。当前我国公司的内审控制和国外相比，无论是在操作流程还是制度上都有较大差异，具有我们国家的特点。其中有一些是综合了现代管理的理念，还有一些是公司依据自身的实践而得出的土经验，就内审制度而言，可以说是及多种理念于一身。

当前已针对内部控制监督构建了相应的内控制度，主要涵盖报送审查和批准制度和各种物资材料的领发和保管以及验收还有采购，保养和维修设施设备和日常的考核及考勤，审批各项开销等等制度。可是该企业在监督层面上依旧有很多可以开展的工作。当前该企业存在的难题是：会计信息失真和账务不实，导致这一现象的原因是缺乏控制意识，对会计报表进行粉饰。使评估风险成本骤增的原因是：因缺乏完善的内部控制机制以及没有较长的生命周期等因素，造成审计风险过于分散。

三、福州天瑞医药连锁有限公司存在的问题分析

（一）企业管理层眼界狭小

福州天瑞医药的管理层文化水平偏低，基本都是初中学历，然而这并不是影响企业发展的主要原因，主要原因在于管理层缺乏不断学习的精神。随着企业规模的壮大，以前陈旧的管理模式和管理理念已不再适应新的竞争环境，但是管理层却认为，以前可以成功的模式现在也是可行的，并没有用发展的眼光看待问题。他们所关注的焦点在于经济业务，在于公司的产量、销售量，因为这些直接跟公司的收益相关。至于其他方面，没有耐心去重视，从而忽略公司的内部控制管理。这是公司的管理层缺乏联系观和发展观的表现，太过重视短期利益，而忽视了关系到公司健康可持续发展的长远利益。

正是由于管理者眼界狭小，管理理念落后且得不到更新，往往在作出决策时，只追求眼前利益，缺乏系统性的思考，长期理性的规划，在考虑问题时候，容易出现附着性强或者偏激的想法，一旦企业主作出了错误的决策，往往连累的是整个企业的垮台。

（二）公司忽视风险管理

福州天瑞医药的内部控制体系中风险评估可以定为一个单独的内部控制因素，可以发现风险已经日益成为公司发展的重要点，对于风险的认识也不再停留在以往的纯粹风险，还应有机会风险，对于风险的态度也不能仅停留在被动的控制，而是要识别对企业有影响的风险，认清企业的风险承受力。由于山西大寨饮品对于风险的认识及风险管控能力的差异，使得中小企业在风险评估方面存在以下问题：

（1）福州天瑞医药管理层缺乏有效的风险管控意识，往往以个人经验为依据，不顾企业自身的风险承受能力，要么过分偏好风险，认为“风险越大，收益越大”，经营缺乏有效控制，发展节奏过快，忽视可持续经营的重要性；要么过分保守，妄图消灭所有风险，使得企业发展措失良机。

（2）福州天瑞医药管理风险的水平有限，风险应对不够整体性、系统性，不能看到单一风险之间的联系，也没有风险评估的长效机制，总是以“消防队员”的状态应对企业发生的各项风险，往往将风险管理停留在事后弥补，缺乏事前、事中的预警机制，使企业在风险应对方面非常被动，不能从大局上管理风险。

（3）福州天瑞医药风险评估没有抓住企业不同阶段的风险特点，仍然将风险评估作为某一个固定环节，没有有效结合企业运营的其他环节，在风险评估侧重点上多以执行阶段的操作性风险为主，忽视计划阶段战略层面的风险。

（三）公司内部审计职能弱化

第一是福州天瑞医药内部审计组织架构不合理。公司将所有的审计部门的审计工作情况和细节只向管理层进行汇报，而不是给董事会的人做工作的详细叙述，所以在工作的审核上缺少独立自主。

第二是因为各项的内部审计人员的工作不合格。在那些较发达的西方国家，会定时对审计人员进行测试和考核，并且取消那些无法达标的人员的资格，他们也将退出这个行业，不再从事相关工作。而对于福州天瑞医药来说，不管是人员的数量，还是其专业水平，都无法达到相关标准，也没有在审计的工作上及时监管。因此，他们的审核仅仅是局限于处理一些数据或者收集一些资料，却完全不了解实质性的业务，审计部门也完全失去了本来的意义。

第三是无法对审计进行及时有效的监管。所以，所谓常规检查也就是对数据进行核对，并非发展业务，特别是对于经营的模式来说，具有更大的风险。也无法对于这些存在的问题及时解决或者加强监管力度去控制风险。

第四就是在内部的评价体系主要是针对福州天瑞医药的建设和测试调查来完成的。内部控制评价成为内部审计的重要组成部分，也是所有活动所展开调查的前提和基础，拥有的视角较为独特。在外部监管和小额贷款上达不到公司的要求，所以在小额公司的贷款上应力就是价值的标尺，要更好的控制内部的量化评价。

（四）公司治理结构尚不完善

福州天瑞医药在治理机制上,通常不采用当代大企业所用的委托和代理体系，反而采用以往的权威管控模式，也就是对公司的管控主要通过家族内部成员来进行，并且不会很轻易的赋予高层管理者（非家族成员）权力。目前福州天瑞医药中小企业重点存在几个层面的结构治理难题:

（1）没有科学的股权结构和过于集中的股份。很多公司都没有摆脱家族式的管控方式，一票否决制盛行，在很大程度上制约了公司未来的发展规模;

（2）公司没有完善的运行体系和组织结构，没有将全部的经营和所有权分开，进而让公司的决策权掌握在极少数人手中，造成由内部人管控的问题;

（3）企业实行集权管理,致使公司运营决策局限于较小的范围内，公司的发展受到家族及家长意志的支配，很难实现切实有效的约束和激励体系，没有办法给职业经理人进行经营管理的权利，同时也没有他们的一席之地，从而使公司的运营和决策受到很大程度的干扰;

（4）企业产权流动性差。很多中型和小型公司都未妥善处置各种法人资产和所有权交易间的稳定性及充分性矛盾，很大程度上制约了公司产权交易，使产权流动性不高，不单单降低了公司的运营效率，还让分割公司资产的行为屡见不鲜，很大程度上限制了公司未来的发展运营

四、解决福州天瑞医药内部控制的建议

（一）完善内部控制环境

1.完善企业的组织架构

福州天瑞医药虽然在短期内仍将是家族企业，但要在组织架构上尽快摆脱家族企业典型的“一言堂”弊端，争取早日实现员工构成的多元化。民营中小企业人员规模偏小，为了节省人力成本、减少委托代理的成本，通常将经营权和所有权合二为一，使得权力过于集中，权责分配不够清晰，这使得企业缺乏科学的组织和决策机制。

福州天瑞医药本质上还是民营中小企业，其组织架构的改善还是要根据自身情况来进行，不能完全照搬大企业的发展模式，追求一蹴而就式的改革。比如公司可以先将所有权与经营权分离，从外部招聘专业人士担任总经理一职，将家族式企业的单一控制逐步转化为非家族式的管理控制。其次，公司要设立民主的决策机制，杜绝一人拍板的独断行为，对于重大事项、重大决策、大额款项支付应该进行集体决策或建立联签制度。另外，公司还应设置科学的内部机构，明确各部门各职员的职责权限，中小型企业不需要像大型企业设置多个细分部门和职务，但不相容职务一定要做到相互分离，做到防患于未然，同时要摆脱用人唯亲和员工身兼多职的局面，将责任落实到位，对员工一视同仁。

2.在人力资源政策方面

因为大多是家族型企业，所以很多民营中小企业出于节约运营成本考虑，都忽略了人力资源管理工作，这不利于企业的长远发展，这点在福州天瑞医药的发展状况上也有所体现。福州天瑞医药应制定和实施有利于公司长远发展的人力资源政策，包括人员的招聘、培养、考核、提拔制度等，每一个关键环节都要明确化、具体化，福州天瑞医药要坚决摆脱对伦理规范的依赖，按照企业的招聘制度和工作需求严格选用、提拔人才，量才适用，要清楚认识到专业化、规范化的人才管理政策比成员之间的情感、信任关系更能促进企业的发展，做到吸引人才、发展和留住人才。

（二）加强风险应对策略

在分析完企业的风险后，就需要做好风险应对和处理工作。《小企业内部控制规范》中强调，企业需要恰当、及时地识别各种内外部风险，并在此基础上采用合适的应对策略。

关于应对风险的策略选择，企业应从自身实际情况出发，在权衡好成本和效益的前提下，自主采用接受、规避、降低和分担等四种应对策略。因此，对于Z公司而言，需要综合考虑风险的大小、应对成本等因素，实事求是地选择应对策略。其中，接受风险指的是不采取任何的措施来处理风险问题，默许风险的发生；规避风险指的是要积极主动采取措施来抵制风险的产生，要拒绝那些可能导致风险的活动；降低风险主要是降低风险产生的可能性及影响程度；分担风险是将风险转移给他方，只承担其中的部分。

另外，福州天瑞医药还应该建立长效的风险应对机制，其根本在于建立、健全公司的组织结构，形成科学的决策方式以取代公司所有者的“一言堂”。待该机制建立后，公司决策不再仅仅依靠管理层的主观判断，而是更具有科学性，这必然能够降低决策的风险。同时，公司还要形成有效的约束与激励机制，将风险管控工作与相关人员的绩效考核相结合，以提高他们的责任感与积极性。。

（三）建立内部监督机制

对福州天瑞医药而言，首要问题是设立专职的内部监督机构，并且要保证监督的客观性，由该机构根据日常工作需要开展监督工作，对内控的有效性进行评价，再根据评价的结果提出整改意见。内部监督不仅仅是监督机构的职责，企业的每一个部门和职员在内部控制的执行中，都应该实施监督的职能。比如：财务部门对销售部的赊销行为有监督职责；财务部门的会计职位和出纳职位也具有相互监督的关系，等等。在监督人员的选择上，应当注重人员的胜任能力和独立性，包括在内部控制和流程方面的知识、技能等，在监督时应当能够识别关键的内部控制，重点把握复杂程度高的、需要高度判断力的、管理层凌驾内部控制之上等方面的重大内部控制。

福州天瑞医药相关人员在执行内部监督工作时，首先要明确目标，目标是用来检验内部控制的执行效果，内部监督的基本要求是找出内部控制的缺陷，公司内部监督机制的效果及效率会受其直观的影响。其次，对于已经存在的控制缺陷，应当及时采取应对措施，减少对企业造成的后续伤害。比如，在检查过程中，发现销售人员直接收取应收账款的行为，应该检查客户并且分析账龄等措施补救。

（四）强化信息交流与沟通

得益于民营中小企业自身的特点，福州天瑞医药内部的信息沟通机制总体还算畅通，应该在以后的发展过程中保持并强化这一优势，特别是要完善管理层和普通员工间的沟通渠道。对福州天瑞医药而言，不仅要及时将公司经营状况、发展规划和战略目标及时传达给基层员工，同时，也要保证基层员工可以充分向管理层反映工作中遇到的困难、问题和需求。

关于对外的信息沟通和交流，这是福州天瑞医药需要重点改善的地方。首先要提高对外披露信息的主动性，其次要鼓励工作人员及管理者要更加注重经济及宏观政策，还有外部的环境及行业发展走势，不能只聚焦于企业内部的经营管理，同时拓展与外界的讯息交流渠道。

结论

内部控制是经济发展的必然产物，其发展深受企业内外部环境的影响，只有构建科学规范的内部控制体系才能确保企业持续稳定的发展。新的时代背景下国内的企业想要在激烈的竞争中占据有利地位，获得在国际市场上的份额，必须重视内部资源的优化，构建更完整、规范的内部管理体系，加强内部控制动态化管理，提升企业管理的效率和水平，为企业的发展提供源动力。国内的企业不能只满足于技术上的进步，还要注重观念的革新、加强员工综合素质的培养和提升、完善企业文化体系建设，从而提升内部管理效率，帮助企业在市场上占据领先地位，不被市场淘汰，实现持续稳定、健康向前发展。

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