华达纸业有限公司的货币资金内部控制分析及对策

　　摘　要

货币资金的流动性较强，固有风险较高，且对财务报表可以产生重大影响，因此，拥有良好的货币资金内部控制对于企业至关重要。文章采用文献研究法、案例分析法等研究方法。以山西华达纸业有限公司为研究对象，分析了企业货币资金内部控制在制度和执行中存在的问题，并提出解决措施。

文章在了解山西华达纸业有限公司货币资金内部控制现状的过程中，首先通过网上查询以及实地对公司工作人员的询问，从而得到该公司货币资金内部控制的有关信息资料。然后，在此基础上进行整理与研究，发现山西华达纸业有限公司的货币资金在预算环节、不相容岗位分工环节、授权审批环节、清查环节等在制度与执行方面存在缺陷、漏洞。最后应用所学的货币资金内部控制的理论，以及国家相关的法律法规中寻找解决该问题的方法，并提出相应的解决措施，以达到加强货币资金管理的效果。为企业货币资金的内部控制活动提供借鉴效果。

关键词：内部控制；货币资金；问题；对策

一、前言

由于《中国注册会计师审计准则问题解答第12号——货币资金审计》中对货币资金审计工作提出了详细要求，故其在审计实务中难度相对较低。但与预期相反，从近几年中国证监会披露的财务xx案例看，很大一部分xx行为都是在监管当局对货币资金的检查中露出了马脚，例如近几年的亚金科技审计失败、九好集团审计失败。而造成审计失败的原因往往与被审计单位货币资金的内部控制没有在日常经营活动中做到严格控制相关。由此可见，企业建立完善的货币资金内部控制已变得迫在眉睫。本文以山西华达纸业有限公司为研究对象，运用文献综述法、案例分析法，研究其货币资金在预算环节、职务分工环节、授权审批环节、货币清查环节有关制度与执行方面的现状，发现其问题，并提出相应的解决措施。为企业货币资金内部控制的实际应用提供实证参考价值。

二、山西华达纸业货币资金内部控制现状

山西华达纸业有限公司成立于2003年，注册资本为1500万，位于山西省临汾市。现具有国内造纸行业高水平的高档薄页纸生产线三条，中高级职称以上工程技术人员42名。其经营范围涵盖经销造纸原辅材料及配件、文化用纸、印刷品印刷（例如包装纸、生活用纸、办公用品），其中主要产品包含口邮政封印纸、打字纸、牛皮纸、字典纸、精制食品包装纸、彩色牛皮纸、半透明纸和复印纸。

山西华达纸业有限公司自成立以来，严格遵循相关的法律法规及规章制度，并根据企业的实际所需成立了相应的组织机构，包括财务部、销售部、市场部及其他部门。各部门互相协调配合又互相制衡，在其各自职权范围内行其权利与义务。

（一）货币资金内部控制制度现状

1.货币资金预算管理制度现状

良好的货币资金预算方案有利于企业协调资金用度，从而提升货币资金使用效率。由于山西华达纸业有限公司是一家私营独资企业，故其所有权与经营权没有分离。管理者对于企业自身的财务状况比较了解。

山西华达纸业有且只有年度货币资金预算。货币资金的预算编制制度如下。首先，财务部结合公司战略、现有业务规模等明确货币资金预算编制目标。其次，财务部根据各业务部门的财务信息编制所有货币资金预算方案，并在审查、平衡后经财务主管签字后上报总经理。最后，财务部将经过总经理批准的货币资金预算，下达到各业务部门执行。

货币资金预算执行制度如下：第一，各部门需切实执行财务部下发的货币资金预算。第二，对于货币资金预算内的资金，各部门不得跨项目使用。第三，对于预算外资金或超支预算资金一般不予办理，如有特殊情况，则需按照公司流程申请审批。

2.货币资金的不相容职务分离制度

山西华达纸业货币资金不相容职务分离制度有以下方面：货币资金的收付及保管应由被授权人员负责，其他人员不得接触；货币资金的收付和控制货币资金收支的专用印章不得由同一个人兼管；负责货币资金收付的人员、货币资金清查人员和负责与银行对账的人员不能为同一人；出纳人员、货币资金审批人员、货币资金的稽核人员、会计档案保管人员不能为同一人。

3.货币资金授权审批制度现状

山西华达纸业授权审批具体制度如下：第一，对于金额重大的货币资金支付实行集体决策和审批。第二，对于货币资金的支付必须经过支付申请、支付审批、办理支付三个环节。其一，在支付申请环节中，公司业务部门（个人）用款时应当向财务部（个人用款应当向部门负责人）提交货币资金支付申请。其二，在支付审批环节中，财务部或业务部门负责人根据其职责、权限对支付申请进行处理。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。其三，在办理支付环节中，出纳人员应当根据审批后的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，并及时登记现金或银行存款日记账。如图3所示。

第二，财务人员不得挪用公司资金损害公司利益；出纳人员不得填制空头支票；对于超出额度的付款申请，出纳人员应及时上报财务负责人。业务部门在申请用款时，必须提交用款申请。申请中应载明款项的用途、金额等详细信息，当一次用款额度超过800元时，则需提供财务主管或部门负责人的审批意见，并签字盖章。

　　图3货币资金支付流程图

　　4.企业货币资金清查制度现状

进行货币资金清查时，首先明确界定货币资金的范围。山西华达纸业货币资金清查的范围主要包括银行存款和库存现金。其次，不同的企业根据企业自身的情况选取不同的清查方法，从而保证企业货币资金清查的准确性。山西华达纸业选择实地盘点法对货币资金进清查行。

山西华达纸业货币资金清查制度有以下四点：其一，在每日下班前，出纳人员必须对库存现金进行清查，确保账实是否相符。如若不符，进一步查明原因，实行追责制度。其二，在每月的月末，出纳人员应及时取回对账单，总账会计将本单位银行存款日记账的账簿记录与对账单逐笔进行核对。有未达账项的情况下，编制银行余额调节表，确保账户记录准确、完整。在每个季度末期，总账会计确认开户银行的存款数额是否准确。同时，在清查过程中清查人员核查银行存款日记账日常登记适用是否合规、是否准确执行相关的法律法规及公司制度。其三，财务主管每一个季度进行项目货币资金审查工作，审查范围为30000元以上货币资金流入项目及流出项目，确保华达纸业货币资金收支流程控制有效。

（二）货币资金内部控制各环节执行现状

1.货币资金预算执行现状

如果货币资金预算制度执行有效，一方面有利于增加公司利润，另一方面有利于公司日常经营活动的顺利开展。山西华达纸业虽然已制定货币资金预算执行制度，但在实际执行过程中，难以按照货币资金预算制度执行的情况时有发生。例如，山西华达纸业2017年及2018年采购部采购原材料预算支出均发生超支现象，但在2018年较2017年，采购部原材料采购支出预算增加20%，经过调查，采购部采购原材料支出预算应当盈余，但在预算执行过程中，由于采购部没有将预算内支出与预算外支出进行严格分离，使得部分预算外支出从预算内资金扣除，从而导致采购部采购原材料支出预算支。这样的做法无法实现公司对货币资金的有效管理。

2.货币资金管理职责分工执行现状

山西华达纸业虽制定货币资金的不相容职务分离制度，但货币资金业务实际执行却不到位。第一，公司出于节约成本的考量，财务部聘请正式员工4名，包括财务主管1名，会计2名，出纳1名。其中，财务主管负责编制年度与半年度财务报表、审批各业务部门的费用支出，编制财务部月与季度财务计划，保管财务专用章。两名会计人员分别负责总账的登记与明细账的登记。两人分别负责记账凭证的填制、会计档案的保管、已填制的记账凭证的稽核、票据背书转让的复核。出纳人员管理空白支票、空白汇票的保管工作，同时出纳完成关于票据出票、背书、承兑、保证、付款相关的工作。第二，山西华达纸业的财务印章由财务主管保管，由于总经理经常出差，法人章放在一个带锁的抽屉中，钥匙交由专人保管。第三，货币资金的登记人员应与货币资金清查人员分开，但出纳人员担任银行对账工作的同时编制银行余额调节表，另外企业关键的财务岗位长时间由一人担任（如财务主管在任七年，期间华达纸业没有实行轮岗制度）。目前，山西华达纸业财务部岗位职责表如下。

表1 财务部岗位职责分工表

3.货币资金授权审批执行现状

在山西华达纸业货币资金授权审批制度中明确规定，对于所有重要支出，用款人必须先提出用款申请，然后由部门负责人或财务部负责人进行审核后，出纳人员办理支付业务。但在实务工作中，对于像大额的招待费的报销，只要总经理知晓，那么该费用就会得到报销，而后财务部只是核对金额是否正确。同时在调查中发现，出纳人员对于规定支付额度内的业务办理也不规范。如，差旅费的报销，发现借支单日期与支付证明单的日期是同一天。

4.货币资金清查执行现状

首先，在实际工作中，关于每日的现金以及银行存款的清查，虽然货币资金清查制度明确规定了出纳清查货币资金的范围，但是财务人员关于货币资金清查意识淡薄。出纳人员和会计人员进行货币资金清查时，只注重是否实施过该程序，虽然完成清查制度流程，但对于出现的短缺和溢余情况往往是不了了之。其次，总账会计没有每两个月对库存现金的清查。季度末，总账会计也没有到开户银行核实银行存款数额。进行相关程序的替代是每年年末进行资产清查时对货币资金进行清查。

三、山西华达纸业有限公司货币资金内控中存在的问题

货币资金的特点是与其他业务活动密切，收付频繁且固有风险高。山西华达纸业有限公司虽设有相应的组织架构、不相容职务岗位、相应的授权审批程序，但在日常经营活动中部分程序难以一贯执行，使得该公司货币资金的控制风险比较高。在货币资金的关键点的控制过程中，发现其监督工作流于形式，使得货币资金的失侦风险较高。

（一）货币资金内部控制在制度方面存在的问题

1.货币资金预算编制制度不合理

第一，货币资金预算编制仅由财务部参与是不合理的。财务部进行预算编制更多的是依靠业务部门提供的财务信息，但其对业务部门的实际情况并不了解。例如，在进行2017年货币资金预算编制时，总经理要求将销售收入预算提升15%，财务部对比以往销售收入的增减情况，对销售部下达预算目标，但未与销售部进行沟通，在年末的货币资金预算执行情况表中，销售部仅提升5%。销售部给出的理由是，本产品前几年产品销售势头良好，但现今客户需求接近于饱和状态，所以无法完成预算目标。由此可以得出，财务部虽然可以依据部门财务数据编制货币资金预算，有些非财务信息则需要专业人员提供，故必须使得各业务部门参与货币资金预算的编制工作。

第二，缺乏短期的货币资金预算。年度的货币资金预算虽然重要，但是企业的日常经营活动不是一成不变的。若公司要更好的适应经济环境、紧跟国家宏观政策，那么公司的货币资金预算仅有年度预算是不合理的。

2.货币资金授权审批支付复核制度缺失

在货币资金授权审批支付制度中，山西华达纸业有限公司缺少支付复核过程。山西华达纸业支付审批的被授权人员是财务主管或部门负责人，由于业务繁多的原因，他们往往不能细致的核对支付申请的金额、明细等。所以支付复核过程对于货币资金能否准确支付有着重要的检查作用，是不可替代的，故不可缺失。例如,就差旅费报销调查过程中发现，多笔超过出纳支付限额的差旅费报销时，一些原始凭证与差旅费报销业务的要求不符，另外多笔记账凭证的数额与相应原始凭证的合计金额不一致，相差100元到200元不等。

3.货币资金清查制度不完善

首先，山西华达纸业不定期的货币资金清查制度缺失，由于定期清查制度清查时间固定，所以公司财务人员都知道货币资金清查的大致时间，提前做好准备，因此不利于达到公司加强对公司货币资金的管理效果。故货币资金不定期清查制度对于货币资金清查制度有着不可缺失的作用。其次，山西华达纸业有限公司制度规定只对30000元以上的货币资金项目进行抽查，而山西华达纸业的主要交易价格集中于15000-25000之间，这样的制度可能使货币资金项目的抽查范围较小。一些货币资金业务上的错误甚至是舞弊行为不能及时的发现，以至于无法达到对重要货币资金收支流程的有效监督。

（二）货币资金内部控制在各环节执行中存在的问题

1.货币资金预算执行不到位

良好的货币资金预算要求公司预算与实务联系紧密，并对其起到促进作用，这需要一个完善且高效的货币资金预算系统。山西华达纸业在货币资金预算执行过程中， 一些业务部门没有遵循货币资金预算执行制度。由于采购部2018年没有做到预算外资金与预算内资金相分离使得原材料采购支出预算超支，而造成超支的原因在于货币资金预算制度执行过程中缺乏考核与奖惩机制。由此得出，华达纸业货币资金预算执行制度只停留在纸面上，这会影响华达纸业通过货币资金预算执行提高货币资金的管理的效果。

2.货币资金职务分工执行不规范

公司货币资金不相容职务制度完善，但在执行过程中存在一些问题。第一，由一名出纳人员负责票据出票、背书、承兑、保证、付款工作，在实际调研过程中发现，票据背书、转让工作的检查相同虚设。月末，该出纳人员还担任银行余额调节表的编制，这使得出纳可能不会客观、真实反映银行存款日记账上错误的可能性加大。第二，出纳人员负责货币资金收支的同时负责会计信息系统中收付凭证的填制，使得货币资收支工作没有达到相互牵制的效果。第三，关键财务职位由一人担任，在调查过程中发现，财务部主管已在任7年，且期间没有进行更换。由此得出，山西华达纸业有限公司的货币资金不相容岗位制度虽然完善，但在实务工作中得不到有效执行，这会增加企业的控制风险。

3.货币资金授权审批执行不规范

在公司程序中规定，对于金额重大的货币资金实行集体决策和审批，但在实际工作中实行的却是少数人主观决策。在授权审批制度中对于资金的支出明确规定了审批权限，并且支付申请中应说明款项的用途、金额、明细等详细信息，但在实务工作中却将制度与执行分离开来。如公司授权出纳的支付权限是800元，对于800元以上的支出需要财务主管审批，出纳复核而后办理支付。但在实务工作中，当出纳不直接支付超额的报销款项时便被认为是有意针对。为了提高工作效率，对于超出800元的付款单，但当客户为经常往来客户时，出纳人员往往先办理支付手续，而后上报。可见山西华达纸业员工对于货币资金授权审批制度不重视。并且这样的做法使得公司货币资金授权审批执行与授权审批制度分离开来，且不利于货币资金的管理。

4.货币资金清查工作执行不到位

第一，虽然山西华达纸业关于货币资金定期清查制度完善，但是在执行过程中缺乏关键点的控制，使得货币资金清查执行不到位。首先，年末进行货币资金清查的替代程序看似合理，但是周期过长，不利于货币资金的监管。其次，年末财务部还要进行编制财务报表的工作，以及其他资产的清查，对于货币资金出现的盈缺，可能无法深入调查。但是造成此种情况的原因在于货币资金清查缺乏关键点的控制，使得清查制度被忽视，以至于出现执行不到位的情况，这会增加企业的检查风险。

第二，对于总账会计季末没有对开户银行进行核实存款余额的行为，使得出纳人员与开总账会计户银行存款核实的行为没有实现内部控制要求的相互牵制的效果。也足以看出财务部人员内部控制意识淡薄，而造成此情况的原因在于在执行过程中缺乏货币资金清查关键点的控制。

三、山西华达纸业有限公司货币资金内部控制的解决措施

（一）货币资金内部控制在制度方面的解决措施

1.完善货币资金预算编制制度

在货币资金预算编制过程中，加强各部门的参与度，并且货币资金预算的编制是一个自下而上的过程。第一，依据销售员、采购员等一线人员和财务部相关人员结合各自业务部门的实际需求。各部门分别提交经过有关部门负责人签字的货币资金预算申报表，及各自应当编制的预算方案（销售部负责销售收入预算和销售费用支出预算、采购部负责材料采购支出预算、人力资源部负责职工工资预算、财务部门负责编制财务费用和管理费用以及上缴税金等预算），交由财务部门汇总。第二，财务部将各部门货币资金预算申报表与预算方案汇总，并将货币资金预算审查、平衡完毕后，汇总编制货币资金预算，经财务主管批准后，上报总经理。第三，总经理审批通过后下达各部门执行。改善后的年度货币资金预算流程图如图4所示

　　图4预算编制流程图

　　其次，为了提高货币资金的使用效率，加强对货币资金的管理，山西华达纸业应当增加货币资金季度预算编制制度（季度货币资金预算必须与年度货币资金预算相衔接）。第一，在每个季度末10日内，各业务部门上报下季度货币资金预算申报表，同时上报本部门本季度货币资金预算执行情况。第二，财务部将货币资金预算申请表审核、平衡完毕后编制货币资金预算，经财务主管签字后，上报总经理。第三，总经理批准后，下达各业务部门执行预算。同时，在每季度末，总经理召集各业务部门负责人分析本季度各业务部门对货币资金预算的执行情况，并进行总结、汇总。当总经理不在时，该会议由财务主管进行主持。

　　2.增加货币资金授权审批支付复核制度

　　对于货币资金支付制度，山西华达纸业有限公司应当增加货币资金授权审批支付复核制度。首先，规定支付复核人（可以是财务主管指定专人负责）应当对审批后的货币资金支付申请进行复核。其次，明确复核内容包括货币资金支付申请的金额、手续及相关单证、支付方式。最后，复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。对于复核有误的支付申请，复核人有权要求审批人重新进行审批。改善后的货币资金支付流程如图5所示

　　图5货币资金支付流程

　　3.完善货币资金清查制度

首先，增加货币资金不定期清查制度。货币资金不定期清查范围、程序与定期清查范围、程序相同，区别在于时间不固定，是一种临时检查。其次，在货币资金审核方面，除了需要注意金额数字，也需要注意业务性质。对于性质特殊的经济业务，也应给予特别关注。例如，对于项目货币资金的审查，除了需要关注金额重大的业务，同时也需要关注常规业务。所以，在对项目货币资金审查时应当随机抽查一部分15000-25000元之间的业务。

（二）货币资金在各执行环节的解决措施

1.增加货币资金预算考核程序

对于货币资金预算执行不到位的情况。首先，应对各业务部门的主干进行培训，使其明确货币资金预算对于公司的重要性，促进各业务部门遵循货币资金预算执行与控制制度。其次，货币资金预算内资金滥用，是由于监管力度不够，故在货币资金预算执行过程中，可以增加货币资金考核机制。使得货币资金预算执行情况与员工薪资挂钩，并以季度与年度货币资金预算执行情况表为考核基础。

2.规范货币资金不相容职务

第一，货币资金管理不相容职务相分离不能只停留于制度层面，在实务工作应当实现不相容岗位相互牵制，并贯彻执行。首先，对于与票据的背书、转让的复核工作可设置定期检查，以保证票据工作的准确性。其次，负责货币资金收付应与负责银行对账人员分离。所以，对于银行余额调节表的编制工作、会计信息系统收付凭证的填制应交由出纳以外的财务人员，确保不相容职务的分离。

第二，关键财务岗位强制定期轮换。就华达纸业财务主管而言，可以实行强制休假制度。例如规定其最长在任期间不得超过五年。

3.严格执行授权审批

就支出业务而言，山西华达纸业有限公司的授权审批制度要贯彻执行，当出纳需要支付某项金额(该金额在800元以上)时，就必须等到支付审批及复核无误的文件下来，根据其文件结果来具体执行。总之，一定要严格遵循授权审批制度。具体的改进措施有以下几点。

第一，提高审批效率。公司中支付过程执行缓慢的原因财务主管审批所有的支付申请，从而使得审批效率低而导致的付款不及时造成的。因此，财务主管可以将部分业务的支付审批授权指定人员。该被授权人在收到支付申请时要认真检查，确认其审批是否规范符合权限及相关的法律法规，例如，金额数字的准确性，相关手续的完整性等。对于不符合山西华达纸业货币资金授权审批制度规定的支付申请，审批人可以拒绝。对于符合相关规定的申请，要及时予以回复。

第二，严格把控办理支付程序。对于公司之前出现的出纳先支付现金，后走程序的情况。公司首先应该查明原因，看其是否是因为现有的支付额度已经不满足公司的需要。其次，对出纳人员进行谈话，确保杜绝此类情况发生，使其严格按照公司货币资金授权审批制度执行。

4.增加货币资金清查关键控制点管理

第一，货币资金经济责任明确到人。首先，要求每次清查必须有相关的文字记录。并且相关文字记录不论是电子版或纸质版均要求清查或盘点人员的签字（必须手写）。其次，将该清查记录与薪资挂钩。清查记录完善实行奖励，反之，则对清查人员实行惩罚（扣除薪资的3%-5%）。

第二，对于货币资金清查的文字记录要求详尽描述，并且责任到人。首先，在银行存款的复核过程中相关文字记录文件应由监盘人、出纳人员确认签字。其次，表现在对于货币资金清查中发现的问题，不能置之不理，而是应该查明原因，明确是个人原因、管理不善原因或是自然灾害原因，并实行追责制度。同时妥善保管货币资金清查的有关资料，将其作为会计档案保管。

六 结论

在时代的大背景下，公司的内部控制受到广泛认可。而货币资金作为重要的流动资产，一旦其内部控制出现问题，对于企业的日常经营活动会产生重大影响，所以公司建立完善的货币资金内部控制愈发重要。

文章通过分析山西华达纸业有限公司的货币资金内部控制在预算、岗位分工、授权审批、清查等环节的制度及执行情况，发现一系列问题，并提出解决措施，从而完善了山西华达纸业有限公司货币资金内部控制制度，加强其货币资金内部控制度的执行，希望山西华达纸业有限公司在未来更上一层楼。

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华达纸业有限公司的货币资金内部控制分析及对策

价格 ¥9.90 发布时间 2023年1月3日

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