山州美销售及收款内部控制存在的问题及对策

【摘要】：为了使得当今山州美管理得到有效实施，需要完善的内部控制制度的运行。山州美为了能够得到更好适应现代经济社会的发展需要，达到一定目标，强而有力的内部控制制度是非要必要的。山州美为了达到一定的利润水平、销售业绩，很多时候忽视了收款和销售之间的内部控制，而收款和销售是山州美管理绩效中重要领域。本篇文章首先介绍了山州美销售与收款内部控制的一些概念，之后通过一些对山州美销售与收款之间内部控制所存在的问题及产生的原因，然后再结合制度实施中存在的实际的问题，根据实际问题来分析销售与收款内部控制制度的局限性，然后提出一定的治理方案，建立比较完善的内部控制的措施，从而使得内部控制达到一个最佳效果。
关键词：内部控制销售与收款风险局限性治理对策

　　引言

销售与收款业务主要包括市场调查与研究，产品与劳务提供计划，决定销售价格，编制销售预算，销售作业的管理控制等。销售及收款遇到问题、风险及局限性，山州美就必须制定相应的对策，建立强有力的内部控制制度。

　　一、山州美销售及收款内部控制相关概念

内部控制是指单位为达到一定的目标，通过安全、完整的资产，正确、可靠的会计信息资料，使得单位的经营方针得到贯彻执行，确保单位经营活动的经济性、效率性和效果性而对业务活动进行组织、制约、考核、调节的方法和措施。

　　(一)收入具有以下特点：

1.山州美收到的钱是从山州美的每天经营活动中得到的。
2.表现为山州美资产的增加，或者是山州美负债的减少，也可以是增加和减少同时存在。
3.所获得的资金能致使所有者权益的增加。
4.山州美收到的钱仅仅是包括山州美经济利益的增加，不包括为第三方或者是客户代收的。

　　(二)山州美销售与收款内部控制的研究意义

一个山州美经营活动最重要和最关键的环节是销售。山州美要实现利润最大化靠的就是销售收入，它也是给予山州美其他业务最重要的资金支持，是山州美生存发展的关键。如果一个山州美在销售与收款这个重要的环节出现问题，其会直接影响到山州美兴衰存续。
山州美销售与收款进行的一系列活动。首先要进行市场方面的推广、销售合同的谈判和签订、给客户提供一定的服务、发货、开出发票，从而以此确定应收账款。所以，山州美如果没有一个强有力且程序规范的内部控制制度的话，在实施上述各个环节中就会出现问题和错误，导致山州美管理层的管理失效，山州美的效益减少，最严重的后果就是致使山州美面临破产。由此可见，一个良好且程序化规范的内部控制制度对山州美至关重要。同时，也能激发员工的积极性，提高工作效率，为山州美实现利润最大化打下良好的基础。
俗话说，顾客就是上帝。山州美的销售收入最主要的来源是客户。但市场经济是信用经济，若一个客户失去信用，不是山州美没有盈利能力，而是客户拖欠账款，山州美销售额回收不力，导致山州美财务风险。因此，对于信用度相对低、客户档案不健全的山州美收益相对减少，收款风险大，坏账增加，所以，山州美销售与收款的内部控制制度起着至关重要的作用。
总结，在销售与收款环节建立良好且强有力的内部控制对整个山州美来说是至关重要的。

　　二、销售与收款循环涉及的主要业务活动

　　(一).接受客户订购单

客户对一些货物提出订货的要求、接受劳务的申请，是销售与收款循环的起点。订货单的合法有效是在符合山州美管理层相关标准是才被认同。

　　(二).批准赊销信用

信用管理部门在收到销售单后，应对销售单和客户赊销信用额度及所欠的账款余额进行比较。

　　(三).按销售单供货

山州美一般规定仓库应在收到审核通过的销售单进行发货，审核批准的销售单，第一联由仓库保管，作为之后发货依据。

　　(四).向客户开具账单

在开具发票时，应按要求开具，尽量避免重复、错误计价、遗漏等问题，如何降低这类风险，应遵循以下程序：(1)在开具销售发票之前，应检查装运凭证和授权批准的销售单是否真实、独立存在；(2)销售发票上的金额应按照已批准授权的价目单开具；(3)检查销售发票上的金额和计算是否正确；(4)对于装运单上的商品总数和销售单上的商品总数进行比较。

　　(五).办理和记录现金、银行存款收入

在办理和记录现金、银行存款收入时，应最先考虑货币资金是否存在失窃的可能性。在处理货币资金收入时，应该将全部货币资金都必须及时、如数地记入库存现金、银行存款日记账或应收账款的明细账中。

　　(六).办理和记录销售退回、销售折相与折让

对于销售退回、折让等事项时，必须经过授权、批准，确保办理此事相关的部门和职员各尽其责。

　　（七）.提取坏账准备

坏账准备提取的数额，应该能够将山州美无法收回的销售款抵补掉。

　　（八）.注销坏账

对于山州美因经营不善、法人代表死亡、山州美宣告破产等原因而出现的坏账，应在审批后及时作出会计调整。

　　三、山州美销售与收款的风险

商品与劳务的赊销、赊供在当今中国已成为经济发展中的一个基本现象，而由此产生的结果，在一方面使山州美产品的出处扩大了范围，产品的销售收入得到了增加，并且提高山州美竞争能力和经济效益；另一方面，伴随着应收账款的增加，也就意味着提高了山州美经营风险。
山州美为了在同行业中占有一定地位，除了要提高商品质量、改善售后服务外，还要运用赊销手段来扩大销售范围，有赊销的行为就必定存在应收账款。
在我国，商品与劳务的赊销、赊供已经是经济发展中的一个基本情况。为了扩大山州美产品的销路，提高山州美销售收入及经济效益，商品、劳务的赊销是一个重要方法，其结果，不仅提高经济效益同时也增加了经营风险。由于这种方法的普遍适用，不少山州美因为应收账款的的增多，占据总资产很大比例，严重影响了山州美的正常资金营运，应收账款的增加，也就意味着坏账的增加。所以，为了确保应收账款的收款款项的安全，降低财务风险，山州美有必要制定合理有效的、符合山州美实际的管理办法，并且增强对销售与收款各环节的风险管理，特别是做好应收账款的事先预防、事中监督和事后管理。

　　四、销售与收款内部控制的局限性

　　(一）销售与收款机构控制的局限性

许多山州美用销售产品的数目来促进产品的生产，又用销售来促其山州美的发展。山州美销售人员是山州美销售与收款各个环节的联通者，在销售产品、收取货款方面非常重要，尤其是对应收账款的催收和回收等。

　　(二）销售与收款局限性的弊端

山州美在销售与收款环节中存在普遍以下现象：1、个别销售人员携款潜逃等损公利己或犯罪现象；2、销售人员以“账款收不回来”为借口，把已收回的大量资金留在自己手上；3、销售人员有销售与回款不一致的现象；4、销售人员有瞒报、漏报应收账款回款的现象。

　　五、山州美销售与收款内部控制存在的问题

　　(一）销售与收款内部控制环境方面存在的问题

1、权利和责任的分配不合理
有些山州美为了减少成本，让员工身兼数职，不去避免不相容职务的发生，这样使得内部员工和外面人员之间出现舞弊的现象，使得山州美处于不利的地位，影响山州美收益。
2、所有权与经营权未完全分离
山州美经营者的决策及活动应该由山州美的所有者进行监督，现代山州美应实行所有权和经营权分离的制度，但现在大多山州美所有者就是山州美经营者，有关制定决策及其他经济活动都是由一人决定，这样容易影响山州美领导者作出缺乏合理的判断，作出有损山州美的事情。
3、员工的职业道德和价值观问题
员工是一个山州美的主体，一群好的员工会使山州美走向美好，而懒惰有私心的员工则会使山州美走向没落。所以，山州美在选择和管理员工的问题上一定要多加注意。员工的好坏取决于他本身的道德观念和他进入山州美所处的环境、价值观念的影响，也取决于他是否有好的领导管理培养。比如身兼数职的员工就会受不了利益的诱惑而做出错误的判断，做出不道德甚至违法的行为；过于注重业绩的员工也会因为自己的私心而做出一些错误的行为。

　　（二）销售与收款风险管理机制方面存在的问题

1、没有建立完整的客户档案
客户档案包括客户的基本资料、信用资料、以往交易资料等，是信息管理和风险管理的基础。在销售与收款环节中，客户的档案的是重要的资料。山州美一旦想与一个客户合作，就必须先调查其档案，再认真思考合作的必要性和可行性。客户档案的完不完整，关系到山州美应收账款能不能及时收回、山州美会不会错失信誉高的客户的长期合作等，非常重要。
2、缺乏独立的信息管理部门
了解市场需求和客户需要，是山州美提高竞争力和发展的客观前提。山州美信用部门应通过对市场及时全面了解，及时掌握最新市场动态，竞争对手的信息，以及客户的需求，从而开辟新的市场渠道。有些山州美常常在销售部门内部设置信息部门，往往会使得来的信息可依据性很低；而与客户建立良好关系的是销售内部销售人员而非山州美本身，若是销售人员有私心带走客户使山州美失去效益。因此，应设置独立的信息管理部门。
3、不注重客户开发和信用管理
（1）作为山州美经营者，自是希望客户越多越好，生意也越多越好。有些山州美不注重开发潜在客户，潜在市场需求开发不够，失去山州美经营发展的好机会。
（2）现代山州美还没有制定出详细的信用政策，并根据调查核实的客户情况，这就容易出现客户信用程度低而对应收账款长期拖欠，使山州美经济效益下降。山州美应该总结经验，提前规定应该实行烦人具体的信用额度、信用期间、信用标准并经授权审批后执行赊销，这样有利于山州美更坚定、更有利的发展下去。

　　（三）销售与收款内部控制具体环节存在的问题

1、销售费用管理问题
销售费用是指销售人员在销售环节发生的各种费用，包括交通费、通讯费、餐饮费、宣传费、住宿费等。山州美要有效管理销售费用就必须清楚知道销售费用额与具体用处两方面的内容。不少山州美销售人员谎报、虚报销售费用，使山州美存在销售费用过高，成本与效益不相称的问题。
2、授权问题
很多山州美存在员工身兼数职且很多不相容的职务没有相分离，授权不明确，造成内部控制漏洞，员工之间资金舞弊现象及做假账等行为。
3、应收账款控制问题
（1）山州美资金来源是应收账款，但由于对有些客户事先没有调查清楚他们的信用程度或者销售人员没有依据客户档案来进行评判，缺乏了对应收账款的事前预防，使收款难以进行。
（2）在与客户的进行合作时，由于没有对应收账款没有进行有效的跟踪管理，山州美管理层对销售人员的监管力度又不够，缺乏了对应收账款的事中监督，使山州美应收账款记录与事实不符。
（3）山州美由于对赊销款的处理不到位，同时，事后监督也没有全面进行，对于存在的风险意识度不够。
4、不重视销售合同的管理
山州美与客户订立销售合的时候，要明确双方权利、义务，同时要以此开展销售活动。但是不少山州美试图抱着侥幸心理对销售合同内容进行不履行或违反，也有不少山州美的销售合同内容存在着重大疏漏、欺诈，导致山州美合法权益受到侵害以及销售价格、收款期限等违背山州美销售政策，导致山州美经济利益受到损失。

　　六、改进山州美销售与收款内部控制的对策

山州美应根据其真实情况选择不同的方法和战略。主要方法包括职能分离法、制定严格的销售收款政策、销售人员自律声明、建立客户信用评估和控制机制、建立客户访问和应收账款对账制度、建立应收账款分析、催收和预警制度等等。

　　（一）明确销售与收款内部控制目标

1、山州美的整体战略目标是利润最大化，让客户满意。山州美在销售与收款环节内部控制的最终目标与之一样。
2、在销售过程中，销售人员会签约、授权、审核、发货及货款托收等环节发生舞弊现象，这就需要一整套完整、严谨的内部控制制度来维护，杜绝这种情况的发展，确保其按规定进行，防止虚假销售，形成坏账。
3、对于一个山州美而言，货款是否及时收回影响着整个销售环节，是销售活动的重要内容，也是山州美正常生产的重要保证。保证货款的及时、完整的收回是山州美销售与收款内部控制的重要目标之一。
4、山州美登记入账的业务应准确及时，会计分录正确无误。

　　（二）明确销售与收款内部控制目标

1、有效性
为了使得山州美各部门、各岗位能够充分发挥控制作用，得到更好的落实，这就需要销售和收款内部控制制度必须具有有效性。对于山州美管理层制定的相关规章制度、所发布的指令也必须要按照国家有关规定来制定，必须真正得到落实，山州美的董事长、总经理等高级管理人员不得有超越制度、违反制度的权力。
2、审慎性原则
审慎是经营活动的出发点，而内部控制的核心是有效防范各种风险，将风险控制在可许范围内。充分考虑各个环节可能发生、遇到的风险，提前做好防范措施。
3、全面性原则
销售与收款内部控制必须覆盖各个环节和业务过程，不能有漏洞，做到无所不控。
4、及时性原则
销售与收款内部控制的建立和改善要适应市场需求变化而开办新的业务机构和种类，首先就必须建章立制，采取有效的控制措施。
5、独立性原则
内部控制的检查、评价部门必须独立，直接操作、控制的人员也必须分开，并向不同的人汇报工作。

　　（三）销售与收款内部控制具体加强措施

1.销售与收款内部控制环境方面的改进
(1）权力与责任严格分配
山州美所有的业务环节都需要职能分离法来制约，销售与收款环节也同样需要。在我国很多山州美中，销售与收款循环是由销售部门独立负责，提高工作效率。但是，也存在一定的风险。例如，销售人员可能向别的山州美提供山州美的信息资料，或者自己开与本山州美同类型的公司，或者制造仿冒本山州美的产品。所以，山州美应对销售与收款业务循环的各个环节进行拆分。
在山州美中，不得出现一员工身兼多职的现象，应该明确各岗位的职责和权限。各岗位员工应遵守山州美规定的制度和规章，做好自己的本分工作，不得出现越权情况，各尽其职。另一方面就是对于山州美中的不相容职务的分离。应严格遵守法律法规规定的制度，任何不相容职务必须分离，杜绝山州美内部员工之间或内部员工与外部人员之间舞弊现象的出现。
(2）合理设计组织结构
一个山州美需要一个合理、完整的组织结构，这不仅能加强部门之间的合作与制衡，又能使得其相互监制、相互促进。具体如何设计要根据山州美的实际情况，合理、明确各岗位在公司组织结构中的位置。
(3）加强员工的思想道德及内控意识
员工是山州美发展的主行军，一个山州美的山州美文化对内部员工的影响很大，山州美一定要塑造一个适合自身发展的山州美文化，注重培养员工的职业道德和价值观，可以减少他们在工作中的舞弊现象。另一方面还要建立激励与处罚并存制度，对于做的好的员工，给山州美带来经济利益的应该进行讲理，做的不好就处罚，且处罚机制大于奖励机制。
(4）销售人员自律声明
作为山州美的销售人员来说，由于其工作性质不同，销售人员应当签署员工自律声明，对于违反申明、承诺，公司作出处罚时应作出接受承诺。而作为山州美自身，应当制定销售人员保证书。销售人员的保证书对销售与收款业务中的各环节都具有预防舞弊风险的作用。
(5）销售人员工作日志
由于销售人员工作性质的不同，可能需要长期出差或者主外工作，为了鼓励销售人员积极拓展市场，给予了多种优惠政策。对此，山州美应制定一套完整的销售人员工作日志，这样不仅能使销售人员能及时回顾、总结日常工作，也能使得销售主管能实时掌握业务人员在外活动的具体细节，同时能使财务主管在审批业务人员费用报销单时有了参考依据。
2、销售与收款风险管理机制方面的改进
(1）建立独立的信息管理部门
山州美应建立一个独立于销售部门的信息管理部门，直接受山州美高层管理者管理，这样就能保证信用风险管理部门不受他人左右，正确行使职能。
(2）建立完整的客户档案
只有由与销售部门相对的信息管理部门执行，收集新老客户资料，调查信用程度，分析从市场调查得来的资料，决定是否与其合作。另一方面注意发展潜在客户，不要错失信用程度好且可以长期合作的客户。
(3）控制销售渠道
有些山州美在员工管理方面存在严重弊端，山州美只要求员工能完成预定的销售指标就行，对于销售人员其他行为不作出规定，这就容易使得销售人员与客户或者第三方竞争对手勾结，侵犯山州美利益。
对于一些具有售后维修服务的山州美，有些山州美为了集中精力去开发研究新产品，提高产品质量，忽视了对售后维修这方面的重视，将这部分委托给第三方贸易公司，专业维修公司处理，这往往会使第三方山州美控制整个销售渠道、窃取商业秘密。
(4）严格执行退货和三包政策
针对产品售后的三包规定是山州美销售和收款部分的一个重要部分。山州美质量部门对于客户退回的产品，一定要经过严格的鉴定，再对照鉴定报告，看是否属于退赔的范围，属于的情况，销售人员在执行赔付，预防销售人员在三包政策中的舞弊活动。
3、山州美销售预收款内部控制具体环节的改进
(1）销售费用的合理计划及分配
山州美在分配销售费用额的时候应清楚知道销售收入与销售费用的关系。另一方面，山州美应对销售费用执行的具体措施进行了解控制。
(2）加强应收帐款的管理
山州美应着重这点，对应收账款的管理分为事前预防、事中监督、事后回收。事前预防为首先要做好应收账款的计划工作，比如这笔钱占流动资产的多少，制定一个控制额。再者是客户档案的完整，对客户信用程度的充分了解。然后是明确销售人员的责任。还有加强对赊销审批流程的控制。事中监督是对每笔应收账款进行全程控制监督。事后控制是对客户拖欠的应收账款，进行及时催收。
(3）制定严格的销售收款政策
山州美内控人员、财务主管以及销售业务主管应当定期对销售回款进行监督检查，并随机检查核对与客户的往来账目款项，以防止舞弊行为的发生。山州美应当明确规定，销售人员禁止直接收取现金，应该由客户直接向公司制定账户支付销售货款。对于临时需要支付现金的，应该提前向财务主管、销售主管报告具体的付款时间、金额、方式。这样能有效预防相关业务人员xxxx、截留、挪用等现象。而作为山州美财务主管、销售主管应当定期对销售款进行监督检查，抽查、核对客户的往来账务，预防舞弊行为。
4、客户相关方面的改进
（1）建立客户信用评估和控制机制
在制定销售合同以及办理销售发货的业务环节中，客户信用评估是一个特别重要的控制环节。因为如果山州美对客户信用评估不重视，并且毫无目的的扩大客户源，为以后的销售收款种下了非常大的隐患。有些销售业务人员利用山州美信用管理的漏洞，擅自向本来不该发货的客户大量发货，因而致使山州美出现巨额的坏账。为此，一些相对成熟的山州美纷纷建立了客户信用评估控制程序，并建立了独立于销售部门的信用管理部。当销售业务人员还没和客户签订销售合同的时候，就必须经过信用管理部门的风险调查评估。销售部门提出的赊销额度，也必须获得信用管理部门的审查和核实，并经过主管领导的批准。当销售业务人员向物流部提出发货申请前，必须经过信用管理部的核查，以保障发货额度控制在已经批准的赊销限额之内。信用管理部门有权根据客户的资信情况和付款情况来判断销售发货申请，并以此条件可以作出拒绝或批准销售发货申请的判断。
信用评估部门须应了解客户信息，并建立客户档案，且对客户资料实行实时动态管理，及时更新，为评定客户的信用等级提供准确数据，从而确定采用不同的销售方式。
许多比较权威的证明显示，有效而准确的信用控制可以在很大程度上预防销售业务中应收账款的安全风险。
(2）建立客户访问和应收账款对账制度
为了能够有效预防、控制销售的舞弊风险，山州美应制定对客户进行回访制度，即山州美高层管理人员可以定期或者不定期走访客户，可以直接了解到客户对销售人员的看法、公司服务情况的反馈意见。山州美的财务部门也可以对客户进行对账。对销售人员遵守山州美规定起着重要的监督作用。

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