浅析秘书公关语言的艺术特点

　　摘要

公关语言实际上是个人或社会组织（XXX组织、XX、企业和事业单位、团体等）为了实现其特定的目标而向公众传递信息的一种人际交往语言。是公关传播活动中的言语符号，它不仅能够为组织塑造完美的形象，更可以为组织未来的发展提供推动力。公关语言也可以运用在实际的生活中，正确的使用公关语言会让我们在日常交际中更好地表现自己，更多地赢得他人的好感。作为秘书学专业的学生，通过对专业课程的学习和在相应面试中的情况，了解到当代社会对秘书学专业人才的相应要求，深刻体会到公关语言的重要性。
从XXX秘书工作需要出发，对出色的现代型秘书人才应该具备并需要强化的技能做出论述。在现在学术界对秘书的公关语言能力不重视。通过此次研究，进一步了解公关语言在秘书领域中的重要性，加强自身对秘书的认识，在生活中提升自信心，在工作中增强自身的角色意识。加强秘书这一职位在社会中的地位，提高各高校对秘书学学生的重视，增强其专业性，改变公众的看法。从而减少秘书专业学生毕业找工作时的不自信与社会的不信任。而在该研究中主要是针对公关语言在秘书领域中的研究，我将主要分析研究公关语言的功利性、多变性、规范性、和幽默性，从XXX秘书工作需要出发，对出色的现代型秘书人才应该具备并需要强化的技能做出论述。
关键词：秘书；公关；公关语言

　　一、引言

　　（一）研究背景及目的意义

1.研究背景
自中国加入WTO后,公关这一职业越来越受到重视。随之而来的是公关语言已经演变成一种文化力量。公关即公共关系，是社会组织同构成其生存环境、影响其生存与发展的有关公众的一种社会关系，是一个组织为了达到一种特定目标，在组织内外员工之间、组织之间建立起一种良好关系的科学。
在《xxxx答记者问》一书中收录了xxxx同志在担任xxxx副xxxx、xxxx期间回答中外记者提问和在境外发表的部分演讲。xxxx从担任副xxxx开始，曾接受多家境外媒体专访，并进行多次演讲。但这些对人们来说显的陌生。实际上，xxxx在海外与媒体和公众互动颇多，被公认为是幽默、机智、有风度的人。比如,2000年记者招待会上,xxxx用未来的视角这样看待自己:“我只希望在我卸任以后全国人民能说一句,他是一个清官,不是贪官,我就很满意了。那么再看开一点说,xxxx还是办了一点实事,哎呀,我就谢天谢地!”。
xxxx看似轻松的两句话,实际上是对如何为官提出了很高的要求。如我们所见,近几年以来,仅省部级高官就频繁落马,在“清官还是贪官”面前败下阵来,其他级别的更是数不胜数。严格说来,清廉只是为官最基本的底线,一个官员称不称职,能不能赢得民心,还要取决于他是不是做事。为百姓做实事,就要心系百姓,所以也最能诠释其对自己职责的忠诚程度、履行程度。明确了官员的职责，还提出了对官员的要求。可以看出公关语言的艺术，看似轻松，实则不然。不仅提出了要求，还给自身树立了幽默、机智、有风度的形象。
所谓公关语言艺术是指在社会交往活动中借助语言媒介来使组织与公众、组织与组织之间相互理解、相互协调、相互适应,为组织树立良好的社会形象,能引起公众的愉悦性,从而形成良好的情感氛围,产生最佳的“社会效应”。从交际效果看,秘书懂得并掌握一定的公关语言艺术是非常必要的，公关语言的作用,不仅能畅通信息传播,调谐人际关系,而且能激发公众的行为,最终为组织或个人树立良好的社会形象。
2.研究目的
作为秘书学专业的学生，通过对专业课程的学习和在相应面试中的情况，了解到当代社会对秘书学专业人才的相应要求，深刻体会到公关语言的重要性。作为一个秘书人员，如何更好地适应各级机关、机构承担的参与政务、处理事务和提供服务的需要，起到承上启下、沟通协调的纽带作用，并在这种服务中实现人生价值，是值得认真研究该课题的。从XXX秘书工作需要出发，对出色的现代型秘书人才应该具备并需要强化的技能做出论述。在现在学术界对秘书的公关语言能力不重视，所以我选择该选题，浅析秘书公关语言的艺术特点。

　　二、公关语言的概况

　　（一）公关

1.公关的概念
公关即公共关系，是社会组织同构成其生存环境、影响其生存与发展的那部分公众的一种社会关系，是一个组织为了达到一种特定目标，在组织内外部员工之间、组织之间建立起一种良好关系的科学。
公共关系的起源“公共关系”一词的首次出现是在1807年X总统托马斯杰裴逊的国会演说。根据爱德华伯尼斯定义，公共关系是一项管理职能，制定政策及程序以此获得公众的谅解和接纳。
2.公关的特点及作用
公关是社会组织为塑造组织形象，运用传播手段，与社会公众进行的双向交流与沟通，以达到相互了解、信任和支持合作的管理活动，具有情感性、双向性、广泛性等特点。因此，公共关系的作用归纳为以下四点：
监测作用：在对信息筛选的基础上，对公共关系的主客体的行为和态度实行失监视和监测所获得的结果。分为对内监测和对外监测。
凝聚作用：通过信息交流，人际互动来沟通组织成员的心理情感，同心协力，团结一致，为组织发展创造内部和谐环境。
调节作用：预先调节和事后调节。当出现危机时，坚持实事求是，不一味为自己组织辩护或是压服公众，而是通过各种传播活动争取公众谅解，同情和支持。
应变作用：公共关系会因社会组织自身或外部的原因导致形象受损、公共关系不佳，发挥其应变和抵御作用。

　　（二）公关语言

1.公关语言的概念
彭丽萍在《公务文书中公关语言的应用研究》中，明确指出，公关语言是指社会组织为实现确定的公关目标在向公众传递公关信息过程中所运用的承载有公关信息的语言。从这一概念中我们可以得出，其主体是社会组织，客体是公众，而目的是传递信息实现组织目标。
骆小所在《简谈公关语言与公关语言学》中说：“公关语言是一个组织或人群为着实现特定的公关目的而运用的交际语言。公关语言是一个人语言修养和气质的具体体现。”[骆小所.简谈公关语言与公关语言学[J].楚雄师范学院学报,2002(01):1-4.]
李济中在《公关语言的特点》中强调，公关语言是一个组织或其代表为完成特定的公关目的而运用的语言。这种语言并非一种独立的语言，它不等同于一般的人际交际语言，而是有其特定的公关目的性，具有自己鲜明的风格特点。
综上所述，公关语言实际上是个人或社会组织（XXX组织、XX、企业和事业单位、团体等）为了实现其特定的目标而向公众传递信息的一种人际交往语言。是公关传播活动中的言语符号，它不仅能够为组织塑造完美的形象,更可以为组织未来的发展提供推动力。公关语言也可以运用在实际的生活中,正确的使用公关语言会让我们在日常交际中更好地表现自己,更多地赢得他人的好感。
2.公关语言的特点
（1）公关语言的特点
1、文明礼貌性
文明礼貌是人类社会文明进步的标志，也是社会成员文化、道德情操、智慧、精神面貌的体现。它体现在语言运用上，就是言行举止都显示出文明礼貌性。文明礼貌性是公关语言的重要特点，这是由公关事业的性质所决定的。
公关语言的文明礼貌性也与公众的自我需要有关。为了争取公众的了解、理解、同情和支持，与之进行积极有效的合作，公关人员必须尊重公众，善待公众，在与公众交往时必须讲文明，有礼貌，言行举止要“温良恭廉让”否则，就是对公众不尊重。
2、情感性
感情是对人或事物关切、喜爱的心情。感情世界是人类最为敏感而又至为重要的一个领域。列宁曾经说过:“没有人的感情，就从来没有也不能有人对于真理的追求。”在很多情况下，情感因素居于举足轻重的地位，它往往决定对客观事物的好恶倾向。X心理学家哈特曼通过实验研究理智和情感在选举时对选民行为态度的影响，结果证明情感的感召力比理智的说服力还要大。在公关实务活动中，融情动心，以情感人尤为重要。
3、具有丰富的词汇量
公关语言要力求运用描绘性的、富于表现力的、准确生动的词汇，这样可以激发公众的热情，唤起公众的想象，并得到公众的信赖。过去不少商店和旅游胜地总是写着“顾客第一，顾客至上，欢迎光临”等。如今，随着公关活动和公关学的兴起，都相继提出了一些新颖的口号，例如长江上的一些旅游船对外宣传手册上都有，“请来长江探险漂流，长江的勇士您好！”之类的，比之过去的“欢迎您来乘坐”要动人的多，主要原因就在于词汇的变化，“漂流”比“乘坐”更具有神奇魅力，因此公关人员必须掌握大量词汇。当然这要靠平时的积累，到公关活动时就能信手拈来，脱口而出大增语言的风采。
3.公关语言的作用
（1）提高秘书人员的写作能力
作为一名秘书人员，所必备的素质之一就是过硬的写作功底。文书的写作，作为秘书学中的必修课具有其重要性，且文书大都要在广大公众中传递，传递面积广，同时，从文书写作上可以看出这个组织的文化修养和知识水平。所以掌握公关语言可以提高秘书人员的在语言上的表达，从而也能规范秘书人员在写作上的用语，这样发出的文书更规范，更严谨，更符合该组织的身份和地位。
（2）培养秘书对公关语言的判断能力
从交际效果看,秘书懂得并掌握一定的公关语言艺术是非常必要的,在公众场合的语言形象、商务谈判的沟通技巧、职场面试的应对谋略、演讲语言的表达风格、组织形象传播等都能在公关语言中体现出，而公共关系在我国的发展趋势主要体现：公关专门职业正式得到承认；公关专业教育逐渐走向成熟；公关理论研究贴近中国现实；公关实践活动取得明显成效。为此，提高各高校对秘书学专业学生的培养，注重掌握并运用公关语言，拓展秘书学专业学生未来发展目标，在今后的学习、生活、工作中在特殊的情况下能自如的摆脱困境和应付尴尬。
（3）形成良好的公关礼仪
在日常生活和工作中，礼仪能够调节人际关系，从一定意义上说，礼仪在人际交往中起到决定性作用。人在交往过程中遵守礼仪规范有助于加强人与人之间相互尊重，建立友好合作的关系，缓和与避免不必要的矛盾和冲突。礼仪具有很强的凝聚力，最重要的是对人际关系的调节。在现代生活中，人与人之间的关系错综复杂，有时会突然发生冲突，甚至采取极端的行为，良好的公关礼仪有助于促使冲突双方保持冷静，缓解激化的矛盾。如果人们都能够自觉主动的遵守礼仪规范，按照礼仪规范约束自己，就容易使人与人之间的感情得以沟通，并建立起相互尊重彼此，信任友好合作的关系，进而有利于各种事业的发展。
同时，礼仪也是企业形象、文化、员工修养素质的综合体现，秘书人员做好应有的礼仪，才能为组织塑造形象。因此，在现代企业中，秘书人员必须具有良好的公关礼仪。
（4）转变当代社会对秘书这一职业的看法
在当今条件下，人与人之间、社会组织与社会组织之间、社会组织与个人之间的社会联系日益广泛、复杂化。尤其是我们大学生，要随着国家的开放增加交际交流，联系日益广泛。社会组织行为方式和关系状态发生了巨大变革，需要我们转变传统的、狭隘、落后的“关系”观念。在当下的社会生活中，人们对秘书这一职业还是存在一定的偏见，通过公关语言的研究探讨，能转变社会对秘书这一职业的看法。

　　三、秘书公关语言艺术的特点

1.幽默性
幽默的言辞能使交谈富于情趣，增添欢声笑语，活跃气氛，化解尴尬局面，融洽双方关系，且能给对方留下深刻而美好的回忆。因此，秘书在讲话中要善于运用幽默语，插入些成语典故、笑话，当然，要做到信手拈来，贴切自然，内容健康。某局在春节前几天接待了兄弟单位的一个参观团，在接待室就座时，一位客人不慎将沙发前的茶几玻璃撞落地上，碎成一堆，顿时，场面颇为尴尬，一片静寂。接待的秘书立刻笑着说：“春节将临，要除旧迎新，客人们为我们带来了好兆头，明年，我们看来一定会有新成就。”一句话说得全场一片欢笑，尴尬的场面被—句幽默话轻易化解了。
2.规范性
语言是信息的第一载体，要对服务对象准确地传递信息，不只是一般语言要遵循规范性，公关语言更应加强语言的规范性。因此，就要注意语言的规范性及科学性，要达到这一目的，就要加以训练。
（1）语音要清晰。说话的目的是要让对方听清楚，听明白，以起到交流信息、沟通感情的作用。因此，在我们秘书工作中也会遇到不同的服务对象，所以要求秘书在工作中必须使用普通话，这样可以减少对话中的障碍，但在不同的环境下也可以适当的调整语言的使用，注意语音一定要清晰。
（2）语义要准确。语言的基本功能在于表达人们思维活动的内容。在秘书工作中上传下达极为重要，传达不能使用语义不准确的词，如好像、可能、听说等，这样会导致领导意图传达不准确，部门人员工作不到位。
（3）语法要合乎逻辑。语言要符合语法要求，具有系统性和逻辑性。秘书在写会议通知时要求先明确的主题、目的，确定会议时间、地点、参会人员，之后下发通知。
3.功利性
公关语言有别于日常交际语言和一般生活语言，它具有明确的功利性，这是由公共关系明确的目的性所决定的。公共关系的最终目的是树立组织美好形象，建立组织与公众间的良好关系，求得组织的满意发展。
功利性反映了公关语言的本质特征，这个本质特征决定了它是一种实用性语言，实用才能实现目的，才能实现功利价值。因此，公关语言艺术技巧和策略的讲究，语言体式的选择，话语风格的创造都必须以解决实际问题，讲求实效，有利于实现特定的公关目的为准则。
4．多变性
公关语言实际上是个人或社会组织（XXX组织、XX、企业和事业单位、团体等）为了实现其特定的目标而向公众传递信息的一种人际交往语言。针对不同的对象使用不同的语言交流，在人际交往中会遇到各色各样的人，想要在社会中立足，就必须懂得人与人之间交往的不确定性。公关语言是一种社会性的语言发生改变，它不是指作为全民语言的符号系统，而是指全民语言在公共关系领域的一种职业性，语态性的改变。当秘书人员面对不同环境、不同对象，可以使用不同的表达方式。如：
面对公关危机时：首先，维护良好的、正面的企业形象和声誉，态度明确必须诚实、诚恳、诚意，一切以消费者的利益为重，不回避问题和错误，及时与媒体和公众沟通，向公众说明情况，重获公众的信任和尊重。
日常人际交往中：在人与人之间的交往中，公关语言可以使用多变的语言表达方式来消除人与人之间交往的隔阂，加快交往的进度。比如幽默法，在比较紧张的对话中，可以通过使用比较幽默的方式或句子，可以很好的减轻交往中的紧张感。

　　四、秘书应如何运用公关语言

　　（一）公关语言在秘书工作中的作用

秘书掌握并懂得一定的公关语言是非常必要的。所谓公关语言实际上是个人或社会组织（XXX组织、XX、企业和事业单位、团体等）为了实现其特定的目标而向公众传递信息的一种人际交往语言。是公关传播活动中的言语符号，它不仅能够为组织塑造完美的形象,更可以为组织未来的发展提供推动力。公关语言也可以运用在实际的生活中,正确的使用公关语言会让我们在日常交际中更好地表现自己,更多地赢得他人的好感。
秘书是在领导机关和领导者身边直接为其服务而承办文书、会务、信息、文电起草、催办查办、调查研究、公务接待等工作的，其工作内容无不应用到语言。秘书要做好为领导服务、为机关服务、为基层服务，就是要求具有较高的语言素质，特别是秘书经常要起草文件、领导讲话稿、编写会议纪要、调查报告，对基层发通知，向领导汇报工作等，而且要求质量高，出手快，语言准确精炼，通顺流畅。如果表达领导意图时话讲不清，有可能使对方贯彻实行不合领导的意图或违背意图，如果起草文件文字表达不准确，就可能使政令贯彻不彻底，甚至可能造成不良后果，给工作带来损失。在秘书工作中，能够很好的运用公关语言，可以减少工作中带来的错误，提高工作效率。

　　（二）如何运用公关语言

1、多用礼貌语
使用礼貌语是人类文明的一种表现，它表示出对人的尊重．能使对方感到亲切、愉快。秘书在日常交往中始终运用礼貌语，能给人以文明、有教养的印象，有利于双方心理上的接近。礼貌语常用的有：
问候致意，如“您好！”、“早上好!”、“下午好！”、“晚上好！”等等；
欢迎语，如“欢迎您！”、“见到您真高兴。”等等；
道谢语，如“谢谢！”、“感谢您！”等等；
致歉语，如“对不起。”、“麻烦您了。”、“给您添麻烦了。”等等。
2、多用赞美语
赞美语指夸奖、称赞、肯定对方的言辞。交谈时对对方的成绩、良好品德、行为、态度予以肯定、称赞，让对方的自尊心得到满足，为交谈创造良好的气氛，同样一件事，使用赞美语去评价和使用否定语的评论，效果会截然相反。比如，对公司优秀员工的工作评价，上级领导称赞员工“你们辛苦了，我们号召公司全体员工以他们为榜样，为公司的发展积极主动地做好自己的工作。”，该公司的员工当然感到高兴、自豪；反之，如果不对员工进行表扬，那员工就会觉得公司不重视，在以后的工作中也会适得其反。
赞美语不仅可以用来肯定对方的成绩、品德等，也可以用于评价对方的容貌、仪表等，比如，秘书对体胖的女性称她丰满，对体瘦的男性称为精神，对脸庞阔的客人称开朗。
3、多用鼓励语
秘书在与公众交谈时，不能直接否定对方的讲话，如“不对！”、“你弄错！”、“这不行!你的话没价值！”等等。这一类行的话会刺激交谈对象的感情，伤害他自尊心，使他对你产生抵触情绪，对你的解释、说明听不进去。如果改用对他说话中合理部分加以肯定，鼓励，如：“你说的话有一定的道理。”“你所说的一些事是事实。”再指出他讲话中的缺失，他就容易接受。秘书在奉命交代员工办某项事时，更要加注意运用鼓励语，使对方鼓起信心，激起勇气，怀着受到领导看重的良好心态去完成工作。
4、多用幽默语
幽默的语言能使交谈富于情趣，活跃气氛，化解尴尬局面，融洽双方关系，且能给对方留下深刻而美好的回忆。因此，秘书在讲话中要善于运用幽默语，适当插入成语典故、笑话，当然，要做到贴切自然，内容健康。
春节将至某公司接待了一单位的参观团，在接待室就座时，一位客人不小心将茶几上玻璃杯撞落到地上，碎成一堆，顿时，场面十分尴尬，好在接待的秘书立刻笑着说：“春节将至，除旧迎新，你们为我们带来了好兆头，看来明年我们一定有新的成就。”说得全场一片欢笑，尴尬的场面就这样被—句幽默的话化解了。
5、多用委婉语
秘书的工作具有保密的性质，对客人提及的一些组织的机密话题时，秘书既要保守机密，又要顾及客人的自尊和感情，要尽量软化语言，委婉曲折地回答，避免言语带有刺激性。
根据工作的需要，将某县的两个乡合并为一个镇。一些干部、群众就围绕着党委XX和镇长的人选话题议论纷纷。有人找县委办公室的秘书打听，秘书回答道：“如果在本地有适和的就选用本地的；如果本地没有就从外乡或镇调派，总是有这两种方法。”人们知道秘书是保守机密，也就知道岔开话题了。相反，如果秘书回答：“不知道！”“这不能说！”又或者是“你有什么资格来问这个问题！”这必然会使对方感到不快。
6、善用体态语
公关语言除了有口头语以外，还有体态语。体态语包括首语、手势、坐姿、站姿、走姿、眼神、表情和双方距离的远近等。体态语是表达思想和感情的一种微妙的语言，秘书要懂得使用体态语。比如，双方交谈时，上身向前倾，则表示谦恭、有兴趣；微欠，则是恭敬；上身向后仰，表现若无其事、轻慢；侧转身体，则表示轻蔑、厌恶；背朝对方，则表示不屑理睬。首语指点头和摇头。绝大多数国家以点头表肯定、同意，摇头则表否定、反对。
交往中双方距离的远近则能表示出不同的感情。比如，拥抱和亲吻表示亲热，并排而坐则表示亲近，对面而坐则是一般的业务交谈等。在日常交往中，适当的距离能给人一种安全感和归属感，相反，就会被视作是一种侵犯、干扰，引起对方的不安、厌恶。秘书与公众交谈时，应当注意这一点。

　　五、结语

公关语言实际上是个人或社会组织（XXX组织、XX、企业和事业单位、团体等）为了实现其特定的目标而向公众传递信息的一种人际交往语言。是公关传播活动中的言语符号，它不仅能够为组织塑造完美的形象，更可以为组织未来的发展提供推动。作为一个秘书人员，如何更好地适应各级机关、机构承担的参与政务、处理事务和提供服务的需要，起到承上启下、沟通协调的纽带作用，并在这种服务中实现人生价值。因此要求秘书必须掌握公关语言的特点，正视秘书这一专业和岗位，不断提高自身的写作能力，培养自身对公关语言的判断能力，形成良好的公关礼仪。
秘书公关语言艺术特点：具有幽默性，表示秘书说话幽默，说话幽默不仅能提高自身的说话水平，还能适当的缓解尴尬，加深公众对秘书印象；规范的语言要求秘书语音清晰、语义准确、语法符合逻辑；公关语言是具有功利性的，它所表达的目的是明确的，就是树立组织美好形象，建立组织与公众间的良好关系，求得组织的满意发展；最后公关语言是多变的，针对不同的对象使用不同的语言交流，在人际交往中会遇到各色各样的人，想要在社会中立足，就必须懂得人与人之间交往的不确定性，在人与人之间的交往中，公关语言可以使用多变的语言表达方式来消除人与人之间交往的隔阂，加快交往的进度。

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　　致谢

本文是在导师xxx导师的指导下完成的。从论文的选题、构思、撰写到最后的定稿，每一次的进步都离不开胡老师的细心指导，使论文能够顺利完成。在两年的本科阶段，无论是学习上还是生活上。老师们严谨认真的治学态度和平易近人的生活态度都使我受益匪浅，并将鼓励我在今后的人生道路上不断进取，他们的孜孜教诲，让我在学习上得到了进一步提升，并顺利完成了所有学业。在此向我的论文指导老师xxx老师表示衷心的感谢！
感谢我亲爱的室友和同学，他们的善良，热情和勤奋感染着我，在共同努力学习的时光中，他们使我的生活如此充盈和饱满，感谢我的朋友们总是义无反顾的支持和帮助我，不断督促我共同进步，感谢为我操劳的父母亲人，感谢父母给予我生命，教育我成长，在过去的20多年里，父母为我付出很多父母的理解和支持是我前进的最大动力。在即将离校之际，祝愿所有老师和同学们在今后的工作和生活中一切顺意。