摘要:公司生产所需要的原材料及其他的物资都依赖于采购,所以采购是一个公司生产过程不可或缺的环节。采购成本也自然成为公司生产管理中非常重要的一部分。市场经济条件下,采购成本的管理对公司的市场竞争力有重要影响。对企业的采购成本管理展开深入研究,进而令企业进行在财务管理方面更加完善,避免企业生产成本的增加。
在如今处处充满着竞争的社会中,能否对本企业的采供成本进行控制在很大程度上影响着企业发展。假设上海铃木电子公司没有做好企业内部的采购成本控制,则严重影响公司的资金流动从而影响公司以后的发展。
本文对上海铃木电子公司进行实例分析,有调查表明上海铃木电子公司的总成本中采购成本所占的比例达到了90%。本文从研究背景及意义出发。并对司为例进行采购成本控制分析的必要性,然后对采购成本的内涵做出简单介绍,再详细介绍该公司对采购成本的管理体系,以找出其在成本控制环节中的漏洞。从而有的放矢,有针对性地提出对策建议。希望在对上海铃木电子公司采购成本控制有建设性作用的同时,也能够为其它同类公司提供借鉴。
关键词:采购成本;成本控制;电子公司
一、绪论
(一)研究背景及意义
1.研究背景
随着我国经济的快速发展,各个行业中的竞争越来越大,企业要想在市场中站稳脚跟非常不容易,因此如何能使企业长就的发展下去,成为了每个企业日益关注的问题。资金充足是保障公司发展的长久之计,而要想公司资金充足,就必须要做到对成本的高效控制。在企业成本中,采购成本占有相当大的比例。
电子产业是我国实体经济中的重要组成部分,尤其是近5年来,在xxxxxxx的关注下,电子产业领域的发展越来越好。因为“十二五”期间XX对电子产业的大力支持,他勉励中国电子行业抓住机遇积极地发展。越来越多的创新型应用终端电子产业的崛起,将为全球的电子行业提高更多的增长点。我国电子产业发展势头良好,截止2017年,线路板企业的生产总值就达到了291亿美元,占世界总生产值的45%。上海铃木电子公司也抓住机遇加快发展,企业规模越来越大。
2.研究意义
研究上海铃木电子公司的采购成本控制意义重大,其主要表现在实际以及理论两方面,具体来说为:
1.理论意义
丰富自己的理论知识。本文在写作之前,查阅了大量的文献,了解国内外有关企业采购成本控制的情况,从中获取有用信息,丰富自己的理论知识,并了解我国企业采购成本控制的现状。本文以上海铃木电子公司为例进行分析。但是上海铃木电子公司只是一我国有类似问题的公司的一个缩影,因此,通过本文研究我也能够对我国的企业采购成本控制进行一个具体的认识。令采购成本有更为丰富的实证分析,因为当下学界对采购成本进行研究时主要是从理论角度出发,本文以上海铃木电子公司为例进行实证分析,能够填补这一空白。
2.实际意义
第一,可以降低上海铃木电子公司的采购成本,有助于该公司的成本管理,从而帮助该公司实现利益的最大化。第二,有助于上海铃木电子公司优化公司运营的情况。本文的研究对上海铃木电子公司采购成本的各种影响因素都进行了分析,一方面置身于我国市场经济的大环境下,另一方面,又结合该公司自身的实际情况,有针对性地提出了相应的对策建议。所以说,本文的研究对于帮助上海铃木电子公司对比采购目标、实施采购计划、优化采购过程都具有重要意义。也能够增强该公司的主观能动性,为企业增加效益起到作用。能够加强公司各部门的合作协调,助于公司管理。通过事前的准备,采购人员能够对企业采购的目标成本有准确的定位,并且以标准的采购额度为限制条件,通过对各个环节的把控,来控制采购成本。同时,公司也应该对自己的运营状况有相应的认识。采购人员可以通过对实际成本与限额标进行对比来对自己公司的采购成本管理进行评价,直接作用与企业采购成本的完善与优化。最后,研究采购成本的控制,实现采购成本优化,能够实现客户与企业的双赢。采购成本控制良好的企业在材料的库存上能够做到既充足,又不浪费这种平衡局面。供应商对材料的价格做出调整后企业也能适应,从而能加强双方的合作关系,有助于形成稳定的合作局面,实现互利共赢。有助于企业实现利益的最大化。对采购成本的控制,能够有效避免各个环节上的浪费,降低成本,确保利益。
(三)国内外研究现状
1.国外研究现状
对国外在这一方面的研究进行梳理后可以发现,因为当下项目成本控制的理论发展日益成熟,而且管理经验的不断丰富,对项目成本控制的关注越来越大。就发达国家而言,设计阶段和合同阶段决定了超过90%的成本预算,也就是说成本控制的重心偏向前半部分,这样是为了尽可能减少不确定因素带来的损失,将不确定、不可预见、不稳定因素当作主要风险来加以控制,考虑很先进,是的后面的风险变成共担。通过成本控制设计、招标、合同实施阶段来控制整个项目步伐,用合同管理的方式,把成本的风险降到最低。
这也使得国外的标准合同条件已经形成结构化、系列化、系统化的局面,就算有不同的承包方式、不同的计价方式、不同的承包主体、不同的项目都能很方便找到相应的标准合同,为成本控制提供了强有力的保障。
2.国内研究现状
刘晨光(2014)年研究认为,成本控制不能一味地减少成本的支出,而是在合理的价格和良好的产品价格的最佳平衡点出的采购战略。应当基于减少成本供应链的情况下,充分的平衡企业的内部优势与外部优势。
石磊(2015)年研究认为,不应该完全的将理论的研究与实际联系在一起,国内的学者往往采取大量的假设,使其过于抽象化。没有将考虑到实际应用对理论造成的影响,而实际中由于受到市场环境的影响,一切都会比理论中复杂的多。
徐小林(2015)年研究认为,成本控制的理论具有一定的局限性,而没有针对相应的企业或行业制定相应的方法,其次,在应用这些理论时企业不知道从哪些方面实施较为妥当。成本控制是供应链的主要部分,基于供应链成本战略的前提下,应尽最大能力做好指导思想,使得降低成本的计划能够有效的实施。
综上所述,我国研究大多注重于采购成本理论的研究,而实证分析比较少。大多数学者在理论上达成了共识,认为我国经济的快速发展给我过的企业带来了很好的发展机遇,但是也加大了企业之间的竞争,部分企业在采购成本上就遇到了瓶颈,实行采购成本的控制,降低生产成本是企业长久发展的必要途径。公司在运用理论的同时也要根据市场的社会环境相结合采取最恰当的措施进行成本的控制。而且理论没有对应相应的行业,所以不能形成严谨的成本控制体系。
二、上海铃木电子公司成本采购控制现状
(一)上海铃木电子公司简介
上海铃木电子有限公司于2003年在上海成立,这是一家纯日系的企业。公司位于上海莲花路2080弄50号D栋,该公司以“质量第一,信誉第一”为宗旨主要经营范围:电容器;铝电解电容器;焊针式铝电解电容器;焊片式铝电解电容器;铃木电容;米山化工材料,旨材制油化工材料,东洋铝业,电解液,电容器等。上海铃木电子公司在2004年通过了相关质量体系认证,而且在2006年已经全面对应了RoHS。公司成立的初衷是不忘初心,永远做做好的材料及技术。该公司有辐射全国的销售网络,而且还拥有非常完善的售后服务制度。上海铃木电子有限公司的组织结构如图所示。
(二)上海铃木电子公司采购成本控制的现状
上海铃木电子公司的采购管理由其总务部门负责,采购管理主要包含供应商管理以及采购这两个环节。具体来说就是:对供应商进行选择、对样品进行确认、敲定采购价格、确定订单、开始配送货物、申请付款、对账、处理日常问题。具体流程表示在图2中。
2011年,上海铃木电子公司紧跟时代脚步,开始建设信息化内部采购管理机制,而且引入了SAP采购信息系统开展成本控制工作。在采购流程上,相关部门进行采购工作时,对应的职员首先要完成预付款申请单的填写,上交到采购部门,采购部门和财务部门进行核实,然后由财务部门,填写票据清单,这样大大提高了采购人员的专业程度。上海铃木电子公司采购成本构成如表(本数据来自上海铃木电子总公司数据)
分析2015年该公司的采购费用成本能够发现,采购成本主要由这几方面构成:成本额为1303万元的电子原料,约占总采购成本的56%;成本额为996万余元的生产线,约占总采购成本的43%;成本额为18650元的职员薪资和差旅费,约占总采购成本的1%。
分析2016年该公司的采购费用成本能够发现,采购成本主要由这几方面构成:成本额为1316万元的电子原料,约占总采购成本的55%;成本额为987万元的生产线,约占总采购成本的43%;成本额为34080元的职员薪资及差旅费,约占总采购成本的2%。
分析2017年该公司的采购费用成本能够发现,采购成本主要由这几方面构成:成本额为1634万元的电子原料,约占总采购成本的58%;成本额为1132万元的生产线,约占总采购成本的40%;成本额为37800元的职员薪资及差旅费,约占总采购成本的2%。
从上述分析中能够发现,上海铃木电子公司的采购成本主要由电子原料、生产线以及采购职员的薪资、差旅费这三部分构成。
根据表4可以发现,2017年上海铃木电子公司在采购总成本上一共支出了3540万元,其中占比最多的为采购成本,其数额达3539.86万元,是总成本的99.7%。材料价格、采购数量以及后续维护费用在采购成本中也占据较大比重。
三、上海铃木电子公司采购成本控制问题中所存在的问题及成因分析
(一)采购流程复杂冗长
在上海铃木电子公司中,采购环节最为突出的问题就是其采购流程过于冗长,从图1我们可以发现,上海铃木电子公司在采购环节上有多个部门参与,各个部门看起来分工明确,实则缺乏有效的沟通,比如采购的核心管理部门与制造中心缺乏有效的沟通,导致采购人员在确定采购目标和估算采购数量时没有真正做到一句实际情况来进行,容易出现失误。在出现错误后对错误进行纠正又需要浪费人力物力。而且从图中也可以看出各个环节的复杂,这样必定会使用更多的时间以及人力,从而增加了人力方面的成本。而且该公司有些采购人员的综合素质不足,比如专业素质低,市场能力调研能力低,业务能力不强,或者有些谋取死私立,这些必定会影响到公司利益。
(二)缺乏完善的成本控制系统
从上海铃木电子公司采购成本控制的现状来看,公司的成本控制体系还存在较大漏洞,采购人员并没有将采购成本的预算明确制定下来,而且没有跟进监督。采购过程的价格不能得到全面的公开,这样会使采购人员从中xxxx造成不良后果。原因主要还是缺乏合理的部门监管。
目前,虽然上海铃木电子公司已经采用了SPA信息系统,但大多数环节的信息化程度还较低。如果产品质量不合格,无法准确的查明问题的原因。同时还会使生产和管理部门的信息欠缺,会直接影响产品能否按时生产。也导致了采购部门收集的信息不够精确,无法准确执行采购计划。
(三)缺乏供应商管理制度
根据相关资料能够发现,材料成本占采购成本的大头,但是上海铃木电子公司并不能有效地对这些材料的供应商进行管理,也缺乏相应的考核体系。当下,该公司主要使用采购招标、原材料合同等方式和供应商展开合作,在对供应商进行考察时,主要评判标准为价格,换言之,这是一种围绕成本、利润展开的简单合作,并没有研究供应商的质量、服务等情况,这对于产品以及服务的创新较为不利。从表5近三年的采购花费数额能看出。如下表表6是上海铃木电子公司供应商物料举例。
很多产品在采购时和供应商的采购最大量都较合适。比如飞利浦医疗所使用的核磁共振设备所需要的材料年订单量就只有100到200台,所以就不会存在库存设备的现象。在制定采购计划的时候,上海铃木电子公司并没有将相关的预算准确制定下来,没有和工厂的库存、订单量等因素相结合制定预算。没有准确的把握已有的库存量,只考虑了已经存在的库存,而没有将正在生产的部分纳入库存范围,使得采购需求不够精确。但是由于物料供应商的MOQ是比需求量大很多的,注定就会造成库存的产生。有些库存经过储备环境不适以及管理不善造成大量的损失。而如果与供应商协商公司只需要按需求MOQ的数量下订单给供应商,但是提货只提取公司所需的数量,从而帮助减少了采购的成本,增加公司的现金流。
(四)采购成本控制的内容片面
当下,上海铃木电子公司未能进行全面的采购成本控制,其使用的控制手段较为单一。在选择供应商时,只单单考虑到价格因素,而没有考虑到质量的性价比以及合理的采购流程。值得注意的是,原材料的价格是采购成本的一部分,但是并不是采购成本的所有,应当按照所有权总成本法对采购成本进行管理,而且还应该控制产品的质量、后续服务的质量。和本企业的实际情况相结合,综合考虑各个因素,进而实现更为全面的成本控制。此外,上海铃木电子公司还应该进一步提升其信息系统管理,目前其信息管理系统无法对价格的变化予以及时的反应,在材料价格、数量等方面的控制上存在着严重的滞后性。
这些流程从管理这一方面对采购流程进行了完善,提升财务流程的效率,避免面临更大的风险。对流程进行更好的管理能够减少成本的支出,令企业的管理水平更高,减少产品的生产成本,产量更高。然而,如果要真正令这一流程发挥作用,应该要将各个环节落实下来,同时予以更为有效的监控。
四、上海铃木电子公司加强采购成本控制的对策
(一)完善管理制度
1.完善优化采购流程
一个完善的采购流程是加强采购成本控制的重要途径。上海铃木电子公司必须要正视自己的问题,从自己存在的问题出发来实现采购流程的优化。首先是对采购环节的优化,上海铃木电子公司需要对产品的价值和功能进行准确的分析,将产品的生产周期缩短到最低,这里可以采用替代或缩减的方法。其次是要实现标准化采购,上海铃木电子公司需要对采购的零件、材料建立起统一的标准,这样在进行采购的时候就能节省很多的人力,同时也能够缩减采购所需要的时间,都是节约采购成本的表现。另外,上海铃木电子公司还需要把生产部门和采购部门直接联系起来,这样能够为采购部门的需求分析打好基础,进而控制好成本。此外,要想将采购流程变得更为标准化,还需要上海铃木电子公司将以前一些重复的采购环节踢除,实现采购流程的最简化,大大降低采购的成本。最后,上海铃木电子公司需要加大对实现采购流程信息化的投入。一方面,通过信息化的沟通方式,传统的纸质媒介低效率的状况能够得以改善,也能够降低人力出现错误的概率。从而减少人力资源投入,降低采购成本。另一方面,信息化管理有助于采购流程的统筹管理。
2.建立和健全采购人员培训制度
从目前的情况来看,上海铃木电子公司采购部门的职员存在着专业素质低、市场调研能力低、业务能力不强等问题,该公司都需要解决这些问题。实现采购人员的有效培训是解决这一问题的主要途径。上海铃木电子公司一定要将相应的采购人员培训体系构建起来,为职员开展专门、系统的培训,进而令公司内部的采购人员的专业素质更高。另外,还要加强人才储备工作。现在,上海铃木电子公司有部分负责采购的职员在实际工作中对采购成本控制的重点是价格低,片面要求低价格,而对供应商的整体水平有所忽略。通过对采购人员的培训,必须使他们认识到采购成本控制是一个整体控制,要在各个环节予以控制,而不是只一味追求价格,采购人员必须对采购的整个流程进行控制,树立全局观念。除此之外,上海铃木电子公司的采购人员培训制度还要考虑到员工上升空间的问题,以此来激励员工,从而为公司真正培养一支高水平的采购成本控制队伍。
(二)加快采购方式的更新
当今社会日新月异,技术革新很快,尤其是互联网的发展给企业的采购带来了很大的改变,上海铃木电子公司也应该加快采购方式的更新换代,在采购流程中注入网络技术的因素。对于采购的具体流程来说,微信、微博、邮箱等都可以起到作用。利用网络工具,能够很好地将上海铃木电子公司与供应商联系起来,有助于工作沟通,形成稳定的合作关系。与此同时,使用电子采购的方式能够节省人力物力,减少采购过程中的重复,降低资源浪费,而且还有助于保证信息的更新。
另外,上海铃木电子公司还要注意采购方式的多样化,从每个零部件的类型与需求出发,制定不同的采购方式,使得采购能够切实符合各个零部件的需要。举例来说,可以使用定期采购的方式采购电容,使用VENDERHUB提出的采购管理模式对采购成本展开管理。其次,对于需要定量采购的原材料,可以使用网络采购、传统采购两种采购方式,流程如图4所示。
(三)加强对供应商的管理
采购不是上海铃木电子公司的方面工作,需要供应商的配合,因此,上海铃木电子公司必须要对供应商实施更加有力的管理。应该要建立相应的管理体系,对供应商提供的产品或服务的质量进行把控,构建完善的评价体系。举例来说,在设计某产品的初始阶段,该企业可以在设计环节中邀请零部件的供应商参与其中,这样做的好处是可以让供应商更加直观地了解公司对所需材料的具体要求,从而能够提升他们的专业性,保障供应商提供给公司的材料和要求相符。此外,公司也应该和供应商开展及时的沟通,有什么要求就应该尽快提出。在构建了对供应商的管理体系之后,上海铃木电子公司应该跟踪供应商的状态,分析了解其质量以及潜力,对多家供应商进行对比,评价标准也要多元化,从而选择出最合适的供应商。
上海铃木电子公司的采购人员必须明白建立稳定长久的合作战略关系的重要性,在选择供应商的时候目光要放长远。因为市场经济体系之下,供应商的原材料价格随时会产生变动,只有建立长期的合作关系,才能真正实现互利共赢。在价格变动之时,要考虑双方的利益,从而能够和平的相处。
(四)全面掌握采购成本控制的内容
采购成本控制的内容包含很多,除了材料本身的价格外,还包括采购过程中产生的服务费,比如采购中材料的运输费,后期材料的维修费等,鉴于采购流程的复杂,采购人员必须要对采购成本控制有全面的把握。
首先,必须要对生产所需要的材料数量有宏观把控,清楚材料的年需求和月需求,需要对采购材料是一次性采购还是应持续采购有较好的把握,针对那些年需求量较大而且要长期采购的材料,上海铃木电子公司可以租供应商谈判,需求量大的材料往往讲价的空间也大,通过有效的谈判能够降低采购成本。
其次,要把握产品的生产周期。产品的生产包括成长期和衰退期,一般情况而言,在成长期中有着较大的材料需求量,而衰退期时则没有较大的材料量需求。所以,上海铃木电子公司采购部门内负责采购的职员要立足整体,不单单追求价格低廉,要全面把控生产环节,对采购成本的控制要做到全方位,做到各个环节的平衡协调。
(五)合理规划采购成本,树立全面长远意识
对采购部门负责采购的职员来说,一定要树立长远意识。就采购前控制来说,上海铃木电子公司负责采购的职员要评估企业的生产计划,综合考虑各个部门的信息,构建更为完善的采购前控制体系,和本公司的需求相结合制定更为细致的采购计划。精确把控采购数量,避免不必要的浪费,同时也要避免因为一次采购不足发生二次采购带来的资源浪费。总而言之,就是要制定最好的采购计划。上海铃木电子公司必须要制定一个长远的发展战略,给公司准确的定位。在采购成本管理上,全面考虑各个因素,树立大局观念,培养供应商,建立稳定的供货渠道。
五、结论
本文具体分析了上海铃木电子公司的采购成本,具体剖析了该公司在成本控制方面存在的问题,并详细分析其中的原因。结合理论,联系上海铃木电子公司的实际情况,提出有建设性的建议。总之,采购成本控制不是材料价格控制的单一内容,需要全面考虑各种因素,建立完善的采购管理体系,形成长远的采购管理方案,以此实现采购成本控制的最优,降低成本,实现上海铃木电子公司的利益最大化。
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致谢
本论文在周双艳导师的指导下完成的。周双艳老师是一位非常有耐心,而且很有责任心的导师,她除了上课时间,其他的课余时间都在办公室等待我们去指导论文。她的工作态度以及对待学生的温和让我受益匪浅。
在写论文的过程中,遇到了很多自己不懂的问题,在老师的耐心指导下,问题都得以解决。所以在此,向周双艳老师表示中心的感谢。
感谢和我一个组的同学们,在他们无私的帮助下,我的很多问题才能得以解决。
感谢在一起度过美好大学的同学们,很开心和你们在一起的每一天。
感谢我的每一位授课老师,他们让我得到了更多的知识,你们的辛勤教诲帮助我成长了许多。
感谢我的辅导员,你可以宽容我的错误,并提出改正的方法,让我以后在社会中受益匪浅。
最后我要感谢我的家人对我的培养,没有他们的支持,就没有现在勇于面对困难的我。
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