百货公司销售与收款内部控制的问题及建议

摘　要

随着我国经济的快速发展，企业也逐渐发展壮大，同时伴随着更多的经营风险。为了获得巨额的利润，许多企业进行了大量的赊销业务，货款回收问题显得格外突出，而销售与收款内部控制作为企业经营的核心环节，对于企业持续健康地发展和实现企业利润最大化有着举足轻重的意义。

本文运用理论与案例研究结合的办法，以百货公司为研究起点，借鉴国内外关于内部控制研究的成果以及通过实地考察，找到该公司内部控制在销售与收款方面存在的销售计划制定不合理、应收账款管理不善、没有充分发挥内部监督的作用等问题，并在这些基础上提出相应的改进措施，优化百货公司销售与收款内部控制体系，用来防范和应对企业今后在业务流程中可能出现的风险，提高百货公司的治理水平，以期促进其战略目标的实现。

关键词：内部控制；销售与收款；百货公司；经营风险

前言

当市场经济发展到了某种程度，企业经营管理达到一定水平后，内部控制才会出现。近些年来，伴随着全球市场经济开放性和竞争性不断发展，开始对企业自身的管理水平提出了更高标准，同时国内外企业在销售与收款环节的舞弊案例比比皆是，使国家经济和社会发展陷入了不良态势，因此，企业应当重视销售与收款环节内部控制所带来的效用。

销售与收款的主要活动包括接受订单、信用管理、发货、请款、账务处理、收款六个环节，涉及到的现金流量多，直接影响了企业的绩效目标和财务指标，因此，企业最正确的做法应该是对自身的销售与收款内部控制给予足够的重视，结合企业的具体业务情况建立或完善相应的销售与收款内部控制体系，能够最大限度地降低各种风险出现的可能性，对促进企业的可持续发展发挥着极其重要的作用。

百货公司销售与收款内部控制现状

百货公司是一家以经营日用品为主的综合性零售商业企业，经营商品的类别众多，同时每种商品的花色、品种、规格齐全，其实际上是许多专业商店的综合体。经营范围从日用品到食品，从工业到土特产品，从低档、中档到高档品，它又是一家高度组织化的企业，内部分设商品部或专柜，商品部相对独立，可单独负责采购货品、控制库存、安排销售计划的业务。

（一）销售计划管理环节

百货公司要求在每年的下半年，各业务部门以上一年度销售情况和销售指标的完成度为基准，结合下一年度的市场预期来制定接下来的销售计划，并由销售部门进行最后的汇总整理，管理层得到销售经理的反馈之后，修改和审批整理后的销售计划，但百货公司在制定销售计划时没有参考同时期同行业中同类产品的销售和定价情况，也没有结合市场的需求情况。

（二）客户信用管理环节

百货公司制定了只包括授信步骤的《客户信用管理制度》，在提到授权审批的相关规定和评价标准系统设计的时候，百货公司有关机构指出《客户信用管理制度》还没有完善以上方面的内容，而且在具体执行过程中，客户档案不健全，没有建立合理的资信评估程序。

（三）应收账款管理环节

随着百货行业盈利能力逐渐下降，商品同质化严重，外加网络购物的繁荣以及企业之间激烈的竞争，企业的利润空间不断的缩减，为了最大限度的拉拢客户，企业往往会选择赊销的方式销售商品。百货公司缺乏明确的应收账款催收管理制度，几乎不参照合同条款利用法律手段对未收的应收账款进行有效催收，多半是依靠客户自觉还款，对于不同期限的应收账款没有明确的专门的催收方式，甚至百货公司出于维护稳定的客户关系考虑，默认放弃使用法律手段维护公司的合法权益，货款催收成效不大，往往给公司带来无法挽回的损失。同时，百货公司要求销售部门将赊销客户进行汇总，填写《赊销客户汇总表》，报给百货公司副总经理批准，但相应的应收账款回收工作未设立专门的岗位负责，若出现问题无法追究责任。

（四）销售合同管理环节

百货公司的销售人员在签订合同前收集客户的营业执照、税务登记证、组织机构代码，公司还安排专门的人员与客户进行业务方面的洽谈、磋商。百货公司的销售部直接对销售合同进行保管，缺少专门负责合同管理的岗位，销售人员可随意翻阅使用，且没有对销售合同进行编号，随意存放销售合同。在签订完销售合同之后，由经办人、财务主管、经理审批并签字，但缺少审核环节，直接将销售合同存档。

（五）审计监督环节

百货公司对销售与收款内部控制的监督由内审部门负责，主要对管理层汇报工作，内审人员6名，都具备审计、基建财务等方面的专业能力。由于人数有限，对公司各部门的监督往往存在滞后性问题。百货公司已经建立了相关的内部控制监督体系，但只包括事后监督的相关流程。

（六）组织发货环节

百货公司的仓储部门根据销售部门已经下达的销售通知单上具体列示商品的名称、规格、数量、时间、地点等项目，进行组织出库配货、复检商品，提货、发货、运输的工作，并且在每一项工作完成后做好相应的记录，据此填制凭证和账簿。但在这一过程中，始终没有见到经理签字的审批单。

百货公司销售与收款内部控制存在的问题

（一）忽视影响销售计划的外部条件

首先，应当明确销售计划的具体内容，避免出现经营失误的情况，其次，销售计划明确了日后经营过程中所需的成本开支（销售人员的薪酬、产品的包装和宣传费用、仓储部门对商品的保管费用、销售商品后的运输费用等），有利于企业对商品的成本和费用开支施行预算，进而节约人力和物力，同时，销售计划的制定在明确各级工作人员的工作目标、提高企业管理水平等方面发挥着重要的作用。如今，电子商务的兴起使线上和线下价格的对比已经成为了一种常态，且电商具有成本低的优势，传统零售业显然在这种“价格战”中处于劣势，大量浮现出目标客户群体不同程度的流失，只看不买的现象，销售计划的制定发挥着关键性作用，有利于企业迎接市场上存在的各种挑战，提高企业的竞争优势。

百货公司在制定销售计划时不考虑市场需求情况，将会在购货环节产生不必要的成本，譬如由于禽流感的突发性，使得鸡肉的替代品（猪肉、羊肉等）价格上涨，没有提前的采购准备，公司只能高价购买鸡肉的替代品，与其他商店相比肉类的价格较高，容易产生滞销、产品的挤压，而肉类的保鲜期又很短，增加了额外的储存费用，最后可能会导致公司不得已进行商品的促销，造成亏损。

当前面临电子商务对百货行业的巨大冲击，各种便利商店的不断涌出，企业不着重关注它们的销售量、销售定价、销售活动等具体的销售情况，结果会造成盲目进行经营工作，因为百货行业与电商、便利店的商品重复性太高，如果没有安排能够吸引顾客的活动和设计，那在双重压力下，公司的运营会进行的很困难。

（二）客户信用管理不完善

《客户信用管理制度》中缺乏授权审批的相关规定，很可能会导致相关机构的企业人员与客户勾结，在没有经过经理审批的情况下，修改或伪造客户的客户信用情况，这些都会影响未来该客户在本公司获得的赊销限额和时限，一旦销售商品后的应收账款不能及时收回，公司账户余额的准确性会受到质疑，公司的财务报表不能为投资人和公司决策提供有效信息。

百货公司在确定评价标准之前，对经常往来的交易方采取的一直都是较为宽松的信用评估方法，再加上企业尚未建立完善的资信评估机制，公司以前记录的新老客户信用情况明显缺乏说服力，以上情况可能导致客户选择不当，加大了不能收回销售价款的风险，甚至会遭遇欺诈，后果严重会影响企业的资金流转和正常经营。

百货公司没有进行客户信用动态档案的工作，客户付款情况的持续追踪以及监控工作受到阻力，现有客户管理不足，没有办法从档案管理工作中总结、分析出信用不足客户的特征，增加了以后百货公司在开拓市场、吸引新客户过程中的风险。

（三）缺乏应收账款管理制度

在如今的销售行业，为了扩大自己的销售市场，最大程度上拉拢已经远离的目标销售群体，实体店会采取赊销的方式进行销售，同时，出于让未来销售业务更顺利地开展和维护良好客户关系的考虑，百货公司会选择违反《客户信用管理制度》，继续加开“绿色通道”，使得客户赊销额超过了实际授信额度，加大了货款收回的难度。表1是2015年至2018年百货公司应收账款金额以及应收账款占主营业务收入比例情况。

表1百货公司近四年应收账款表

从表中可以清晰地看出从2015年到2018年应收账款金额逐年增加，应收账款占主营业务收入的比例总体上来说呈上升趋势，尤其是2017年到2018年这个时间段上涨了约19%，然而百货公司没有明确的应收账款催收制度，应收账款收回的可能性较低，坏账风险加大，因此，这可能会造成公司流动资产的流失，对财务报表和财务报告产生不利影响，加剧了公司的经营风险与财务风险，不利于战略目标的实现。另一方面，对于应收账款的回收只是销售人员对其进行了记录与统计，没有相关的岗位专门对其进行催收，因此，会使得应收账款回收不及时，造成大量的坏账，降低公司的工作效率，影响日常经营活动的进行。

（四）销售合同环节不严谨

合同是经营计划落实的手段，签订合同之后就能保证销售商品的种类、标准、数目、价值、金额符合要求，有利于企业日常销售活动的有序进行，提高企业的经营质量保证，密切公司与客户之间的产销关系，便于实现企业的销售目标。合同对于签订的双方来说是建立在彼此信任的基础之上的，公司需严格按照合同上的内容向乙方进行交易和运输，这样有利于未来双方继续合作和发展，增加了更多企业经常性的往来客户，对于公司战略目标的实现、销售计划的实施提供了坚实的保障。

在合同调查方面，销售部门只是收集三证资料，并没有提前做好风险评估分析程序，未获取客户的相关财务资料，了解其资产变现能力、偿债能力、盈利能力等财务状况。在没有对客户进行详细了解的情况下，不利于后续应收账款的收回，从而加大坏账风险。

在合同审核环节，相关人员没有对合同内容中的销售价格、收款期限、结算方式、权利和义务与企业规定的销售政策进行核对，合同中的内容不具备真实性、可靠性、有效性。若出现不相符的情况，后续对销售合同实施修改程序的话，可能会影响企业与客户的信任基础，进而导致企业经济利益受损。

百货公司的销售合同签订后直接由销售部进行保管，不相容岗位没有完全分离，增加了财务舞弊的风险，同时由于涉及到的销售业务种类过多，签订的合同数量庞大且没有进行编号，每份合同中的合同期限和合同内容也不完全相同，销售合同的日常管理工作难度升级，再加上没有专门负责合同管理的岗位，使得查阅销售合同困难，工作效率低，也造成了内审人员执行监督程序时进展缓慢。

（五）内部控制监督体系不全面

如今的公司机制要求必须分开所有者和经营者，经理接到上级领导的委托对公司的日常经营活动进行管理。公司日常运营的资金均由两部分组成，一部分是管理层投入的资产，另一部分是向债权人借入的资金，经理有义务加强对这些资产的使用和保管。管理层和债权人定期会要求经理将目前企业的资金状况向他们汇报，以此作为公司近期销售情况的考核标准，而且在研究该公司的市场价值时离不开公司内部各种财务信息的支撑，如果没有对财务信息进行妥善的管理和制衡，往往会降低财务信息的参考水平，因此，公司需要建立一个完整的内部控制监督体系，有利于管理层和债权人从财务报告中获取到有质量的信息。目前会计账务的处理和财务报表的编制变得越来越复杂，非专业人士一般是看不懂上面的内容，没有有效进行对财务信息的监督，很大可能会使得管理层和债权人产生判断的失误，所带来的企业的损失以及个人资产的损失是不可估量的。

百货公司设立了内审部门，该部门主要对公司的所有业务进行监督，但上级部门风险意识淡薄，所以尚未有效起到监督作用。另一方面，由于内部控制方面的审计往往存在滞后性，使得发现弊端和提出应对措施相隔时间较远。百货公司内审部门的监督仅仅是在事后进行，尚未实施事前预防、事中监控、事后评价的连续性内部监督，面对风险只能被动地应对，比如：没有对客户进行全面了解的情况下，应收账款收不回的可能性增加。因此，内审部门的监督管理职能并未全面有效地对销售与收款环节发挥应有的成效。

（六）组织发货的授权审批不到位

执行授权审批有利于百货公司更好的完善销售与收款内部控制制度，主要体现在以下三个部分：1.预防百货公司向早已无力支付货款的客户发货；2.为了使企业按照销售定价政策规定的价格开票、收款；3.减少因审批人的错误决定而造成不可弥补的损失。在实际操作中，我们可以很明显地感觉到，缺少了组织发货环节的授权审批，公司仓储部门的管理就不会体现出效果，因为无论仓储人员多么细致地管理，账目上的数和实际存货之间始终存在差异，导致年末在进行账务处理的时候就会冲销好多没有的存货，在第二年度，公司为了销售目标的实现，又购买了不少的存货，这对公司来说是一笔不必要的开支，一直这样死循环下去，将会给公司带来巨大的亏损。

如果百货公司的仓储部门没有审批单就进行发货，那么不可避免的会发生多发、少发、错发货品，甚至重复发货的现象，每当月末进行存货盘点的时候，往往账实不符，不能保证存货的准确性和完整性。百货公司的盈利和亏损无法准确核算，以次充好、商品被盗或转移等资产流失的情况也时有发生，进而企业会失去诚信，社会各界对企业未来经营行为的合法性、依法纳税的自觉性将会产生怀疑。

百货公司销售与收款内部控制的优化措施

（一）重视影响销售计划的各种条件

为了解决在制定销售计划时忽视外部条件的问题，百货公司应该加强控制制定销售计划的流程，即由业务部经理组织各个业务部门，根据所负责的市场区域客户的订单情况对市场需求进行预测，各业务部门在原来制定销售计划的基础上参考预测情况以及竞争对手销售市场的调研情况，既不盲目乐观也不盲目悲观地进行预估，完善销售计划的流程。

在制定好合理的销售计划后，需要按阶段实时分析各类存货的预期销售额与实际销售额的出入情况、各区销售情况、进销差价等项目，销售计划也不是一成不变的，如果最初制定的销售计划偏离了销售预期，及时调整销售计划有利于实现公司的发展战略和销售目标，而且经理要对调整后的销售计划履行相应的审批。

（二）优化客户信用管理

出于完善客户信用的考虑，百货公司需要建立和完善客户资信评估机制，对新老客户统一授信，设置客户的信用风险上限，外加设立风险预警程序，当客户的信用风险接近或已经达到公司要求的风险上限时，应立即实施预警措施，以便及时修改该客户的授信记录。建立科学合理的客户信用标准评价体系，需要通过不同指标进行综合考量，包括企业性质、付款记录、资产规模以及购买金额，每种指标会根据相关性赋予不同的权重，信用管理部门负责人整理计算后，将每个客户归类到合理区间后再进行评价。

授权审批在每一环节都是必不可少的，经过信用管理部门对每位客户的信用评估后，负责本环节的经理人需要认真审核，保证每一项评估结果客观公正，特别关注经常进行交易的客户信用情况是否属实，最终在审批人一栏签字。

实时调整客户的信用动态档案，由相关负责人时刻关注客户的收付款情况，完善授信管理记录体系，并安排部门负责人定期检查记录的内容。

（三）建立应收账款管理制度

百货公司没有建立完善的应收账款管理制度，极有可能造成应收账款收不回来，坏账增多，所以应当建立健全应收账款催收机制以及设立负责应收账款的岗位，提高应收账款的回笼效果。

在销售与收款环节中，相关负责人首先要进行交易清算和应收账款到账审核，其次应当定期编制应收账款账龄分析明细表，汇总应收账款回收的情况。如果出现超过信用期的应收账款，先了解客户公司现在的销售情况，分析该笔货款收回的几率，根据客户信用动态档案的内容将客户应收账款收回的可能性进行分类，并执行对应类别设计的催收方式，加快应收账款的回收。

相应的应收账款催收方式：A.正常类（应收账款在信用期内）暂不实施催收程序，做好相应的记录。B.关注类（逾期未超过6个月）通过电话或者邮寄的方法通知客户及时还款，编制应收账款记录表。C.重点关注类（在一年内）提请公司出具书面催款函，必要时催收人员应上门进行催收，保存相关的资料，销售部经理应该调查客户拖欠货款的原因，并编写《中期应收账款逾期报告》提交至财务部及上级领导，最后出具处理方案。D.催收类（超过一年）经分析后，顾客支付货款的能力下降，财务部预计提应收账款的坏账准备，然后进行相应的账务处理。E.呆滞类（超过信用期）此类账款的客户通常没有支付货款的能力，百货公司采用法律诉讼的方式起诉，尽可能地收回客户的所欠货款，经财务部经理批准后对未收回的应收账款计提坏账准备。

（四）完善销售合同管理

为了使百货公司能够更加严谨地管理销售合同，提出以下三方面的措施：

在合同调查环节，百货公司应提前对客户进行风险评估，通过询问、观察、检查以及分析程序了解客户的性质、战略目标、经营风险、会计政策的选择和运用，以及财务业绩的衡量和评价，以此来识别和评估财务报表层次和认定层次的重大错报风险。百货公司还应定期检查更新客户档案，主要是反映公司财务状况和经营状况的资料，必要时可委托第三方查询；组织非业务经办人员成立专门的调查小组，不得少于2人。

在合同审核环节，百货公司应严格执行合同修改评审制度，认真核对合同中的内容。若有与公司的销售政策不相符的情况，及时修改合同，对未按制度执行的人员进行责任追究，同时在补充合同条款盖章时进行权限审核控制，需附评审意见才能盖章。

在合同保管环节，百货公司应设立专门负责合同管理的岗位，任何人不得随意翻看使用合同，设置合同文本签收记录，公司需要求销售部门对合同进行编码，对作废的合同应保留合同原件。

（五）健全内部控制监督体系

监督是对企业内部控制措施实施情况的核查和反馈，保障企业控制制度能够有效运行，通过完善内部控制监督体系来审查内部控制措施的落实情况和质量。因此，为了确保内部监督的效果，百货公司就必须全面执行对销售与收款环节的监管，从事前、事中、事后三个方面完善百货公司内部控制监督体系，具体的措施主要包括：事前风险预警、事中重点监控和事后的及时评价。

1.设立风险预警系统。利用相关指标明确风险预警临界点以及正常区域，以收集的销售与收款环节相关财务数据为基础，设立风险预警系统。相关指标具体可以包括：市盈率、市销率、应收账款周转率、权益回报率、销售毛利率、边际贡献率、息税前收益率。

2.重点关注事中监督。百货公司日常经营活动中牵涉到金额较大的销售和收款业务，内部审计的监督人员需进行干涉，必要时可以聘请第三方专业人士参与到监督环节当中，如应收账款的收回与销售合同的谈判等。在内审人员监督的过程中，企业要保持职业怀疑和高度警惕，一旦发现问题必须向上级汇报，并参考管理层的意见进行后续的控制工作，尽可能地降低风险。

3.进行事后评价。对于百货公司销售与收款环节可能存在的重大错报风险，内审人员应该实时关注客户相关的交易事项、账户余额、列报，针对出现的问题内审人员要及时采取措施将损失降到最低，同时内审部门也应该对每个阶段财务状况进行评估与分析。

（六）规范组织发货流程

要解决该环节授权审批不到位的情况，百货公司应设立相应的授权审批程序，主要集中在以下内容：第一，进行销售业务、发出商品时，销售人员必须获得上级领导的审批；第二，需要将商品金额、还款期限、管理费用、销售折让等方面进行审批；第三，在审批过程中，审批人不得违反公司相关制度的规定，不得超过审批范围。像在赊销收款环节中，管理层允许违反销售政策和信用政策的特殊交易情况，都必须经过授权审批。

销售部门对销售合同上商品的数量、金额和质量等项目进行审核，并且审核后的负责人要进行签字，严格落实责任。仓储部门的人员需加强存货的保管，保证仓储环境的安全性，定期对商品进行盘点、填写存货盘点表。仓储部门接到销售通知单的同时需要销售部门提供经理签字的审批单，然后按照销售通知单上所列的具体内容组织发货，填制连续编号的发货单和出库单，填写、核对相应的销售发票，并及时清算、整理存货盘点表的数量。

结论建立一套完善的销售与收款内部控制制度，是企业在市场经济大环境中稳健发展和保持竞争力的重要前提，健全合理的内控制度，能够减少企业在日常经营活动中出现的失误，提高企业的经营效率，但是在公司内部审计的进程中，发现上级领导人员忽视了内部控制的作用，没有相对完善的销售与收款环节的内部控制制度，参考了著名国内外研究学者在内部控制方面的文献综述、了解了《企业内部控制基本规范》及其配套指引和内部控制理论基础之后，在实地调查了百货公司内部控制的运行情况后，从百货公司销售与收款内部控制的角度出发，对公司的销售与收款内部控制的销售计划、客户信用、应收账款、销售合同、审计监督、组织发货六个方面的运行现状进行了分析，归纳整理出目前公司在这些环节的内部控制管理中存在的问题，最后针对存在的问题提出了一系列的优化措施，以期能够对同行业其他公司提供参考。

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百货公司销售与收款内部控制的问题及建议

价格 ¥5.50 发布时间 2022年12月31日

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