山西天瑜公司货币资金内部控制存在的问题及对策

　　摘 要

随着国家的经济发展，资本市场也在不断完善，公司经营管理，内部控制是公司持续稳定经营，保障实现其战略目标的重要手段。在对大量文献进行整理分析的基础上，本文首先阐述了山西天瑜公司的现状，之后与该公司货币资金内部控制的相关情况相结合，然后分析了该公司目前的货币资金内部控制存在的问题及产生问题的原因，最后针对上述的每一项问题都提出了对应的改进措施。在此过程中，收集了有关山西天瑜公司内部控制的信息后进行必要的分析、挑选和整理，分别发现山西天瑜公司的货币资金内部控制活动存在缺陷；内部监督机制也并不健全；货币资金收付与清查内部控制都可以进行加强和改进等问题。针对这些问题，提出了完善控制活动，建立监督机制，健全收付内部控制制度及改进清查方面的程序等措施。

关键词：货币资金；内部控制；控制活动

一、前言

在资本市场不断完善的过程当中，难免会出现很多资金问题，例如非法占用资金、私自设立小金库、以及企业领导人舞弊xx等现象。在这些现象背后存在许多原因，其中最重要的一个原因就是企业内部控制，与不健全、低效或监督不力的控制制度有关。货币资金是每个公司的资产的重要组成部分，其变动与被审计单位日常运作紧密联系，而公司的最终运营成果也体现在货币资金中。建立并完善实用有效的货币资金内控体系，合理和高效的使用资金，显得尤为重要。货币资金是企业进行经济活动的血脉，是企业生存与发展的基础。只有建立健全货币资金内部控制体系，才能鼓励了企业要遵纪守法，才能加强企业的内部管理、进一步防范货币资金的相关风险，才能完善现代企业制度，从而保护投资者的利益。

二、山西天瑜公司货币资金内部控制的现状

通过一些对公司的了解可以得知，在货币资金方面，该公司并没有设置相关的管理方法及制度，对于各项支出相应的严格的审批程序更为欠缺，不难发现，该公司的资金的收支管理相对较差。因其岗位分工不够明显，常发生会计人员之间工作职责相互不明确的情况。例如，当出纳人员请假外出时，会计人员会代替其收支现金，并代替出纳人员办理相关现金业务；有的时候出纳人员还会同时保管现金与日记账，极易发生舞弊事件。该公司的职员也常常混淆各个业务流程，常会发生不在其位而谋其职的情况。同时财务人员也很少对企业间的往来款项进行核查，只关注收到的票据却不注意发生的业务。总而言之，上述的这些情况非常难以保证资金的安全性。

　　图1山西天瑜公司货币资金循环图

　　目前山西天瑜公司货币资金业务流程设计的环节较为简易，该公司自创立以来，只是简单设置了一些不相容的岗位，并没有明确制定相关的规定和准则。该公司的货币循环起始于日常经营，最初收到股东投入的资本再加上银行贷款的资金后，大都用于职工薪酬、租用办公场地、采购材料及商品，劳务费等。山西天瑜公司的规模较小，经营内容并不会涉及到与生产有关的业务，并不需要大规模的使用厂房。该公司固定成本的支出项目比较少，除去少量的场地租用费以外，也没有设置相应的预算程序以便决策者管理。山西天瑜公司有关货币资金的循环大都体现在进行各项经济业务的过程中。而付出的资金只包含项目完成后的材料采购费用、职工薪酬及其他支出的费用。业务完成之后，扣减成本支出后的剩余资金则存在两种情况：一是退出循环过程，二是重新投入循环从而进行新一轮的公司日常经营。

通过对该公司的货币资金循环流程了解得知，其流程主要包括货币资金的收付以及货币资金的清查两个阶段。

（一）货币资金收付制度

山西天瑜公司货币资金的收支与主要由原材料及煤炭商品的销售批发收入、电线电缆、化工产品、普通劳保用品的销售收入、安装矿山机电固定设备收入，木材销售及加工收入、建筑施工相关收入以及一些建筑材料采购费用、办公场地租赁费、购入设备的采购费用、以及一些易耗品的采购费用、职工薪酬等构成。

1.货币资金收入控制

　　图2 收入控制流程图

　　山西天瑜公司在收入业务控制方面的流程主要是由业务人员联系相关货币资金业务，了解收入业务的管理结构及其主要环节，然后梳理各业务环节的工作流程，查找风险点，再进行控制设计和制度建设。主要通过安装固定设备或者销售商品从而获得经济利润。由业务部门获取相关现金及汇票，根据获取票据的不同从而进行不同的操作。获取现金后，出纳及时进行核对，无误后开具收据，编制收款凭证并登记相关日记账，获取支票或银行汇票则应存入银行，获取银行承兑汇票后登记票据台账并进行查询，最后进行入账。除此之外，还有一些资产的报废收入由相关人员核对后交由经理审批签字后入账。

2.货币资金支出控制

　　图3支出控制流程图

　　山西天瑜公司货币资金支出大都包括材料采购款、购买设备及职工薪酬等。先由相关部门填写付款申请书，其中应注明付款金额、日期及缘由等其他信息，财务人员及主管审核后由总经理进行审批再交由财务部付款，同时登记相关账目。因为存在一些稳定的合作公司，对方公司对于部分材料及一些大型设备经常先开票，收到票据后由相关责任人员进行一系列审核，审核通过后予以付款。对于出售部分低值易耗品和小型设备的规模不大的公司，有时无法开出专用发票，则经常会先获取收据，核对无误后再进行付款。从目前状况来看，该公司费用的支出范围并未设立相关制度，大都由财务负责人或者直接交由总经理审核，通过后财务部根据付款项进行处理。

（二）货币资金清查制度

　　图4 货币资金清查流程图

　　目前山西天瑜公司对货币资金方面的清查主要是针对现金、银行存款以及其他货币资金的收付情况，并对其结存情况的合法性及真实性得出结论，包括定期检查、不定期检查。定期检查可以分为现金清查及银行存款清查两类。现金清查指的是每天都要及时进行清查，要将相关账目进行核对。而对于银行存款部分的清查，则要求会计人员编制银行存款余额调节表，之后由财务部门进行相应的校对与核查。除此之外，该公司的不定期抽查是指轮岗财务人员进行突击抽查。在现阶段的资金清查内部控制，山西天瑜公司主要进行定期检查并从中发现问题。在定期检查中，公司财务部门对现金进行每日清查，同时还要逐笔核对相关银行账单，做到账实、账账、账证核对。及时编制余额调节表，并调整企业的未达账项。

三、山西天瑜公司货币资金内部控制存在的问题

（一）货币资金控制活动不完善

根据控制活动相关要素可以得知，山西天瑜公司在与货币资金相关的经济业务执行过程中授权审批程序、管理岗位职责、财产保护措施以及预算控制等方面存在以下问题：

表1 山西天瑜公司货币资金内部控制活动问题分析表

该公司中出纳人员大都由实习生担任。实习生的责任意识普遍较弱，经验较少，所以在工作中难以做到相应标准。在授权审批工作的过程中，可能发生由于规则意识不到位而损害公司的利益的情况，或者为自己牟取私利，从而发生违法违纪行为，给公司造成严重损失。如果公司员工的专业素养和规则意识不能尽快得到提高，公司的货币资金内控制度存在的缺陷将很难解决。同时公司的凭证、银行预留印鉴均由同一人员保管，对会计和出纳岗位的分离也不彻底，通过以上这几方面明显可以看出山西天瑜公司资金内部控制制度并不完善。

（二）内部监督力度不足

内部控制及监督管理要以有效为前提，其关键是作为内控制度主体的管理层和员工。山西天瑜公司因为缺少独立的审计部门，也就缺少了与货币资金相关的监督管理的独立性。

表2山西天瑜公司货币资金内部控制相关问题探究表

对于内部控制来说，监督必不可少。该公司缺乏对管理层的监督，货币资金内部控制制度也相当不足，更何况公司还没有设置相关审计部门，没有完整系统的管理制度来指导员工如何行动，往往依靠经验办事，具有极不规范的内部管理。山西天瑜公司的管理层仅为总经理一人，权力相对集中，舞弊现象极易发生。公司的财务情况定期对管理层进行汇报，处置权几乎由财务负责人全权负责。由于该公司并未设置审计部门，内审作用在公司中并未得到发挥。设置审计部门虽然会增加公司成本，但以长远的目标来看，成本的增加只是暂时的。若根据公司情况设立了审计部门，实际上是能减轻了相关人员工作量，从而降低成本。

（三）货币资金收付内控制度不健全

山西天瑜公司对于收付款的金额在进行实际操作前并未进行多次复核，从而导致实际入账金额可能存在偏差。另外，由于获取原始凭证的时间较晚，出纳在收付款后有时未能及时登记库存现金日记账或银行存款日记账，没有及时登账的时间差很可能会造成账目与款项不等。每次收到用款申请后，该公司的大部分财务人员仅是简单的审批签字就付了款，登账时也并未仔细审查，只复核了票据金额和申请单的金额是否相同。审批环节的漏洞很可能造成申请人与供应商勾结从而开出不实金额发票的情况。在公司财务系统中，还会出现会计和出纳的账号互用，会计代替出纳编制相关会计凭证、填写银行存款及现金日记账的情况，这是明显的岗位职责划分不清。

公司目前的经济业务主要发生在银行款项的往来，对于现金往往疏于管理。财务主管未能对资金存放的情况进行有效监督。经过与出纳人员进行沟通，发现其对货币资金的风险意识有些淡薄，认为当天将现金存入银行后第二天需要现金时还要再去银行提现增加了工作量。目前，除了一些个人报销业务外，公司还缩减了使用现金收付的使用范围。

（四）货币资金清查内部控制制度不完善

山西天瑜公司内控制度规定货币资金清查周期为一年一次。若要及时反映企业货币资金，其清查的周期不能过长。当所有清查工作安排到年末时，有可能存在问题的业务数量较多，而年末还要进行结账，业务量增大，因此企业常常没有足够的时间查询原因从而产生更多的问题。清查过程中，由财务部门开展货币资金清查工作，而该公司并未安排独立审核职员，很难发现内部舞弊。通过了解还发现，山西天瑜公司的货币资金年末清查只进行了简单的现金盘点以及校对银行存款，并没有制定相关准则来明确清查形式及期限。发现问题后，该公司也未即时寻找原因，从而也没有对相关负责人采取措施，制度上更是缺乏。这样容易造成公司员工的忽视，导致问题屡次发生。

该公司的货币资金清查业务的主管单位归属于财务部，在货币资金清查过程中，清查人员都是同一个单位的同事，所以无法完全独立，清查力度较弱。通过对以往的货币资金清查情况进行分析，相关人员仅仅只是提出了清查意见及整改建议，并未进行相应的惩罚措施，这样可能使会计人员存在侥幸心理，从而减弱内部审查的监督力度，不利于提高全员参与主动性。山西天瑜公司目前所进行的货币资金专项清查，公司自身并没有形成一套完善的定期清查和不定期清查系统，在对于货币资金内部控制只是进行了节点清查，所以公司在货币资金清查内部控制的主动性还需进一步提高。

四、完善山西天瑜公司货币资金内部控制的建议

（一）完善控制活动

根据相关了解、调查及分析得知，山西天瑜公司在货币资金控制活动方面存在的问题主要表现在以下几方面：不相容岗位分离原则执行较弱、不够完善的审批制度、货币资金的财产保护控制制度不完善、缺乏预算控制体系。改进建议如下：

1.加强分工，明确职责

山西天瑜公司应严格执行不相容岗位分离原则。另外，还可配置相应的轮岗制度，以便不是由一人长期管钱或管账。对于出现的xx舞弊现象也应严惩。领用票据时，应填写专用申请表，由部门经理签章后财务进行审批，以明确每个环节的负责人。

表3 岗位职责权限优化一览表

2.完善授权审批制度

建议该公司完善相关授权审批制度。应当明确从申请、审核、复核到批准并执行的四个程序，安排多位审批人员进行审核及复核。经办人应如实反映货币资金的使用情况，对资金使用结果负直接责任。而部门负责人要对资金使用情况的真实性，合理性以及必要性负责。若存在授权委托的第三方签章，相关委托书则要留底。

3.完善货币资金财产保护控制

明确资金财产保全制度，公司出纳员是公司办理货币资金业务的专职人员，其他人员不能办理资金业务和直接接触货币资金，将不能存放在一起的物品或票据由不同的人员负责保管，例如：银行卡和密码、保险柜钥匙和密码、空白支票和印章。公章出借登记时要写清楚领用人及时间，以防后期问题的追溯及责任划分出现困难。除此之外，还应进行定期和不定期的财产清查，从而及时发现问题。

4.建立预算体系

通过分析得知，现阶段对于山西天瑜公司而言，预算体系的实施很可能需要花费大量的人力资源和财务资源，而公司整体的核算体系也并不依赖于成本的管理，所以其执行后的情况很可能达不到预期效果。但在建立预算体系初期，可以先尝试制定小范围的预算目标，例如月度计划盈利金额、年度招聘职工数量、月度或季度成本及费用支出等。

（二）健全内部监督机制

对于山西天瑜公司来说，管理层仅由总经理一人担任，当总经理的决策权相对集中时，可能给公司经营及财产带来严重的损害，这样极易造成舞弊事件的发生，所以要明确监督的主体。建议该公司考虑增加副经理或者其他辅助总经理的岗位，如果条件允许，还可设立监督小组，其内部成员可包括新成立的审计小组成员以及财务部门的成员等，这样可以降低经理损害股东权益的风险。

表4建立内部审计机构建议表

（三）健全货币资金收付内部控制制度

建议该公司明确使用资金的操作流程，并且熟知每个过程所对应的签字人与审批人，明确规定审批签字的期限和方式。在信息快速发展的时代中，应尽可能的建立一套无纸化办公程序，不仅有利于保存资料还可以在产生问题的时候及时追究到责任人。要统一归档并管理公司业务中涉及到的用款申请和审批记录，保存好原始单据，用于后期的审核工作。在复核相关资金业务时，公司必须核查收付款的审批申请程序的完整性，以免出现虚假开票的情况，及时依据订单状况、实际收发货物的情况以及所收到的发票单据与实物核对。当所有资金业务信息都经过验证和确认后，可以完成相应收付款程序并登记入账。

针对收付环节所产生的问题，建议该公司明确开票的顺序，这样可以降低部分因票据和款项问题造成的财务风险。同时应按时对与货币资金有关的账户金额进行校对与核查，如果存在多记的业务，应及时查明原因并进行相应处理，如果存在未登记的业务，应及时进行补记。库存现金和相关票据及账簿的保管应当和会计人员的绩效挂钩，造成的损失及产生的差错应当尽快查清楚原因，明确责任人，责令其改正并进行相应处罚。

为了避免坐支现象，应将超出库存现金限额的部分存入银行。该公司应当建立符合规定的银行存款账户，及时处理未使用或者不必要的银行账户。对于每项与货币资金相关的经济业务，由出纳人员先结算核对无误的付款凭证，取得银行回执单后，依据原始凭证和结算凭证，由会计人员编制记账凭证，出纳在该记账凭证上进行签章。出纳人员要及时做好整理及总结工作，完成日结和月结。在平时工作完成的基础上，公司的银行存款账户核算应按月编制“银行余额调节表”，对未达账项及时调整。

（四）完善货币资金清查内部制度

建议山西天瑜公司适当缩短出现问题的时间周期，也就是缩短货币资金的清查周期。因为银行存款所涉及的资金项目相对较多，很可能会出现错误，所以应当在月末的时候及时结算并核查。而库存现金所涉及的资金项目相对较少，公司内部还可采用不定期盘点的方式。对于货币资金溢余或短缺的原因，调查清楚后进行对应处理。除此之外，银行存款的清查以账簿之间的核对、编制银行存款余额调节表和调整未达账项等方式进行。

同时建议该公司建立相关审计岗位或部门，也可委托独立的第三方机构进行外部审核稽查。除此之外，该公司还应建立明确的奖惩制度。对于表现好，平时极少出现过错甚至没有出现过差错的员工进行表扬或者奖励。对于表现较差，且经常对公司造成损失的员工，按照过错的严重程度予以批评、罚款甚至开除等处理措施。

五、结论

货币资金属于公司中风险较高的资产，货币资金内控制度是内部控制制度的重要组成部分。其中，山西天瑜公司在内部控制整体框架上，存在的问题包括授权审批、岗位职责、预算；而监督活动中存在的问题针对的是整个企业所产生的问题，是由于缺乏相应的监督机制造成的，其中包括缺乏独立的责任人以及不够明确的奖惩制度。该公司的货币资金在业务层面上存在收付流程和清查流程的问题，主要表现在收付的审批、复核、记账以及清查的周期、形式和责任三方面。

本文针对山西天瑜公司货币资金内部控制整体框架和业务层面所存在的问题进行了深入的剖析，并根据这些问题提出了相应的解决办法。

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山西天瑜公司货币资金内部控制存在的问题及对策

价格 ¥9.90 发布时间 2023年1月7日

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