浅谈建筑工程合同管理

摘要：随着中国改革开放进程的不断深化和经济全球化的推进，中国经济与世界经济进一步融合。许多国际跨国公司纷纷进入中国，同时越来越多的中国企业也开始走向国际市场参与竞争。在这个走进来与走出去的过程中，中国企业向西方发达国家学习了先进的技术和经验，提高了自身的竞争力，但是也还存在很多问题。中国企业急需解决这些问题提高自身实力，加强企业竞争力，以应对越来越激烈的市场竞争。其中比较突出的就是我国建筑行业在国际工程项目中的合同管理水平还普遍较低，影响了我国建筑企业的赢利能力和竞争力。本文研究的对象就是中小建筑企业在国际合同管理中存在的问题以及应对之道。

关键词：工程管理；建筑；合同

前言

我国中小建筑企业在合同管理中存在的问题已经对企业的发展造成了损害。首先损害了建筑企业的形象。那么业主会判定该企业没有良好的管理，合同管理水平低下，没有能力高效优质地完成工程建设。这样的企业很难再从业主那里得到合作机会。其次，损害了企业的经济效益。由给企业造成了直接的经济损失，降低企业的赢利能力。最后，如果企业的行为违反了法律，比如建筑合同无效的五种情形，被业主起诉追究法律责任，那既影响企业的形象，又给企业造成经济损失。

这些由于合同管理工作没做好导致的问题，已经引起了建筑企业的重视。越来越多的管理人员开始重视提高本企业的合同管理水平。在全球经济一体化的形势下，中小建筑企业不得不参与到激烈的竞争中去。除了在其它方面提升企业实力外，更重要的是要提高对合同管理工作的重视，学习应用国际先进的工程合同管理理念和方法，全面提高企业的管理水平，以适应激烈的国际国内竞争。本文研究的目的也希望对国内的中小建筑企业提供一点借鉴，帮助它们树立合同管理意识，做好合同管理工作，提高企业赢利能力，增强企业竞争力。

1 合同管理概念和现状

1.1 合同管理概述

合同管理看上去似乎只是企业整体工作的一小部分内容，只是项目管理工作的一个分支。实际上它和企业的各方面工作都有联系，受企业整体管理水平的影响，合同管理的好坏反映企业整体管理水平的高低。中小建筑企业要想做好国际工程项目的合同管理工作，靠单独提高企业合同管理的水平是无法实现的。提高合同管理水平最终是要求企业必须提高整体管理水平，这涉及到企业各方面的管理工作。

目前在国际上，国际工程项目的合同管理工作有一套管理体系。这套体系是以相关法律为基础，以工程合同为管理对象，以合同管理组织为管理主体，依据合同建立严格履行合同职责和义务的评审、实施、履约评价和持续改进的体系。它包括工程项目法律体系、项目合同管理组织、工程项目合同体系、项目合同实施体系、项目合同评审体系和合同管理体系的评价与持续改进这几方面的体系。项目合同法律体系主要是指国际工程项目所在国的法律体系。如果是在我国国内执行的国际合同，就是合同所适用的业主国的法律。我国企业要想承包国际工程，就要对相关各国的法律有较详细的了解。项目合同管理组织是企业根据合同管理的需要形成一定的组织结构并配备相应的人员。主要有两种组织模式：合同管理员制和专业划分制，也叫矩阵式。工程项目合同体系是指在一个工程项目中需要订立很多合同，形成一个复杂的合同网络。这些合同就共同构成工程项目的合同体系，建筑企业需要管理好这个合同体系。项目合同实施体系是指企业制定合同管理原则及制度、合同管理的程序，还有企业编制合同管理手册。这些制度和程序可以保证人们的统一和协调，从而大大提高工作的效率，有利于合同管理工作的安排和顺利实施。项目合同评审体系，主要是对合同生命周期各阶段的合同管理工作进行审查，是合同管理体系的质量保证。企业如果想提高合同管理水平，做好国际合同的管理工作，就要以此管理体系为依据，健全本企业的合同管理体系，严格按合同管理的程序来做好合同管理工作。

1.2 建筑工程合同管理现状

1.2.1 我国建筑企业项目合同管理的状况

1.2.1.1企业缺乏法律意识和合同观念

中国受几千年封建社会制度的影响，人们的法律意识和合同观念比较淡漠，人情观念代替法制观念，什么事情都讲“灵活处理”、“变通”。另外新中国成立后长期实行计划经济，工程承包合同制是在改革开放引进外资后才逐渐推行的。在此以前，国内的工程项目都是在计划经济体制下运行，一边干一边看，出了问题靠行政手段解决纠纷。受这些影响，合同在经济活动中没有树立起绝对权威。常常有企业明知合同里的规定，还要违反，按自己的方法来做。他们认为那不是什么大问题，事后跟业主口头解释说明一下即可。如果被业主索赔，反而认为业主太较真，不通情理。相比较而言，经济发达地区比经济落后地区的合同观念强，大企业比小企业的合同观念强。

1.2.1.2商品经济的基础——合同管理被忽视

当前我国的项目管理，企业普遍把重点放在质量管理、进度管理、成本管理等方面，而商品经济的基础一合同管理，却没有获得应有的地位。有的企业没有安排人员对合同进行专门管理，有的企业甚至签完合同后就束之高阁。这都是因为质量、进度、成本等问题对企业效益的影响是显而易见的，因此企业普遍重视提高质量、控制成本、保证进度等。但是他们没有意识到合同管理工作对经济效益也有很大的影响。例如如果违反合同中的安全条款被业主停工，就会造成工期延误；如果没有按照工作说明书的要求施工，就会被业主索赔。这些都会降低企业的利润率。由于企业普遍没有给合同管理以足够的重视，导致我国建筑行业合同管理的方法、技术、经验等发展较慢，水平较低。当前我国建筑企业对合同管理的状况可以分为四种类型：根本不签合同、签了合同但是在执行过程中从不看合同、签了合同并且在执行过程中经常查阅、非常熟悉合同并且能够充分利用合同条款维护自身利益。我国中小型建筑企业大部分属于第二、第三种类型。不过近年来，合同管理的重要性已经越来越多地得到建筑企业高层管理的认可，但是整体的管理水平还不高，与发达国家相比差距还很大。

1.2.2 合同管理对工程项目的影响

合同管理对项目管理的影响主要表现在以下方面：

1.2.2.1合同管理影响项目进度

虽然合同管理和进度管理看上去没有什么关系，一个是商务问题，一个是工期管理问题，但是如果合同管理没有做好，就可能因为违约被业主停工，进而造成工期延误。

1.2.2.2合同管理影响成本管理

一个工程项目，内外部的经济活动都会直接或间接地影响到项目成本。它们之间的关系都是通过一个个的合同来体现的。合同的履约过程，实际就是成本发生的过程。无论是违反合同规定造成的被索赔，还是工期延误，还是返工，或者是高于合同标准施工，都会增加企业的成本。

1.2.2.3合同管理影响工程质量

承包商如果没有严格按照合同的要求施工，将会直接导致工程质量达不到业主要求。如果因为工期延误赶工期，也可能会造成有的施工步骤被简化而影响到工程质量。

1.2.2.4合同管理影响企业效益

合同管理中的项目进度、成本、质量问题都会导致建筑企业产生额外的成本，例如被索赔、返工、延期惩罚金等。这些情况导致了我国建筑企业在国际项目中利润很低，有的企业甚至出现赔本赚吆喝的情况。因此企业必须要形成以合同管理为核心的成本管理体系，通过强化合同管理来进行成本管理。

1.2.2.5合同管理影响企业的信誉和发展

合同管理混乱，没有健全的档案制度，合同文件总是找不到，施工期间从不查阅合同，不严格按照合同的工作要求施工，随意改变业主的施工方案，该索赔的不索赔，不该索赔的乱索赔。这些国内中小建筑企业的通病会给外方业主留下非常不好的印象，认为企业管理水平低下，施工质量必然也不会很高。外方业主通常不愿再和这样的企业合作。如果企业有很严重的违约行为，外方业主还可能通告相关单位和友好单位。这些都会影响企业形象，阻碍企业在涉外工程市场上的发展。

我国建筑企业在参与国际工程的初期，比较注重学习国际上的先进技术和工艺标准。随着技术水平的提高，我们逐渐发现，中国公司在很多工程中都能达到很高的质量，但是效益低甚至亏损的情况还是时有发生，最根本的原因就是合同管理的水平低下。

2 XX建筑公司在合同管理中存在的问题及原因

2.1 XX建筑公司在合同管理中存在的问题

2.1.1 XX建筑公司合同意识较弱

XX建筑公司在做一个国际承包工程时，不按合同的工作说明书的要求办事，擅自变更设计。在做基础回填时，业主要求采用鹅卵石压实的方法。XX建筑公司认为这个方法不够坚固，未与业主协商就在施工过程中更改为混凝土浇铸的方法。被业主发现后，他们向业主解释更改设计的原因是为了使基础更坚固。但是外方业主以违反合同为由提出索赔，结果XX建筑公司遭受到经济损失。这一损失完全是由于XX建筑公司合同意识薄弱造成的。不懂合同签字生效后双方就必须严格遵守。有任何变更，哪怕是很小的变更，都应双方协商同意后做出书面变更，才可生效，否则，就是违反合同。我国中小企业一定要树立这种合同意识。

在执行国际合同中，另外一个反映XX建筑公司合同意识薄弱的表现就是业主做出口头变更指令后，不及时索要书面确认，后引起双方纠纷。在工程项目管理中，无论项目大小，耗时长短，在项目进行过程中都有可能发生工作范围的变更，因此也总是存在着索赔的可能性。如果项目较大，有时索赔的总金额会相当可观。我国建筑企业的一个普遍心理就是不愿意“得罪”业主，尤其是中小企业，为了以后的合作，尽量满足业主的要求，业主发出口头变更指令后都是马上执行。但是，业主没有及时补发书面确认，企业却不敢或者不注意去索要。有的企业担心催要书面确认会让业主不高兴，影响以后的合作。有的企业认为外国企业或外国机构信誉良好，不会赖帐，等工程结束后再一起决算也没关系。其实这两种心理都是错误的。外方业主的合同意识都非常强，中方企业索要书面变更确认在他们看来是非常正常的要求，完全不会影响中方企业的形象，相反还能给外方业主留下企业严格执行合同、合同管理规范的良好印象。如果外方业主是想通过拖延时间的方法不给书面确认，中方企业就更应该坚决催要了。另外，中方企业还要注意一定要及时索要。有的国际合同中对索要书面确认有时间限制，如在业主代表向承包商发出口头指令后的三天内提出书面变更要求。如果工程结束后再提出耍求，业主可以根据合同规定拒绝提供。也有可能工程结束时，当时发出口头指令的业主代表已经离职，无法查对。这些情况都会给企业造成直接经济损失，降低企业利润水平。因此，我国企业还是耍加强合同观念，一切以合同为依据，不要用在国内做项目管理的观念、意识和方法来执行国际合同。

2.1.2 XX建筑公司法律意识薄弱

XX建筑公司在执行国际合同时不注意去了解其它国家的法律，对本国相关法律也抱着打擦边球的心理。例如XX建筑公司在承建XXX驻华机构的一个装修工程时，合同要求工人在做破拆工作时必须佩戴防护眼镜。XX建筑公司没有重视这一规定，没有让工人佩戴。外方业主现场检查时发现此问题，要求马上停工直到企业给每人配发了防护眼镜才重新开工。结果，由此造成的工期延误损失由XX建筑公司承担。这个条款看上去只是一个很小的安全措施，但是XX建筑公司的问题反映出他们对X的法律没有基本的了解，对中国法规也不够重视。X作为高度法制化国家，建筑安全管理法规比中国要完善的多，有劳工法、雇主责任法、职业安全与健康法等多部相关法律。所有的X公司机构都把安全问题作为头等大事，一丝不苟地执行法律规定。而中国的劳动安全法规还不够完善，企业只对高空作业或一些高危施工给与重视，对一些没有生命危险的施工环节，或者国家没有相关法律规定，或者有规定但是企业不按规定执行。XX建筑公司对X的劳动安全法律没有基本的了解，没有重视这个看似很小的合同规定，结果造成了违约和经济损失。

2.1.3 XX建筑公司合同管理意识薄弱

2.1.3.1对合同执行的监管力度不够

这是由于XX建筑公司没有在企业内建立完善的合同管理体系所造成的。没有管理体系中的项目合同评审体系，企业肯定不能保证在合同各阶段对合同管理工作进行审查，所以就无法及时发现问题解决问题。

XX建筑公司由于承建的涉外工程都是比较小的项目，项目经理认为不会出什么大问题，所以去现场的时间少，经常是安排施工队负责人管理现场施工。施工队负责人并没有参与合同签定的过程，对合同要求和条款完全不了解，只是按照项目经理的指示施工。有时由于双方沟通不清，有时是施工队有意偷工减料，出现了没按合同要求施工的情况。等项目经理到现场发现问题时，已经完成了很多工程量，这时再返工既延误了工期，又产生很大的经济损失。如果项目管理人员或合同管理人员长期不去现场监督检查，发现问题滞后，有可能会出现大量违约情况，使得返工的经济损失甚至大于企业盈利，这时合同管理就失控了。

XX建筑公司承建的一个涉外装修工程项目中，美方业主在合同中规定使用一种X国内常用的环保油漆。这个品牌的漆在国内建材市场上能买到但是很少见。施工队没有买到这个品牌的油漆，就自行更换了另一个也是比较好的品牌，是他们和XX建筑公司在以前的合作项目中经常使用的。XX建筑公司的项目经理正好那段时间没去现场检查。外方业主来现场抽查时发现油漆品牌不对，马上给XX建筑公司发了正式的书面整改通知，对这种偷换材料的做法提出抗议，要求马上纠正。其实XX建筑公司和施工队都没有恶意偷工减料的想法，但是由于XX建筑公司合同监管职能不到位，对合同的监管力度不够，项目管理人员没有定期到现场监督检查，结果造成了违约行为。

2.1.3.2对合同管理数据化程度不高

由于计算机科学是近些年发展较快的领域，XX建筑公司的管理人员和技术人员都年龄偏大，以前没有接触过这些知识，知识更新的能力也较弱，又不重视这方面人员的引入和培训，所以，XX建筑公司目前对计算机的使用主要是Word和Excel办公软件。公司总经理都没有自己的email邮箱，不会上网收发邮件，他更不可能考虑到企业合同管理数据化的问题。这也是目前XX建筑公司提高合同管理水平的一个障碍。

2.1.3.3合同管理程序化欠缺

XX建筑公司缺乏一个完善有效的合同管理程序。企业多年来靠每个项目经理自己的经验和主观判断做项目管理工作。企业管理层没有把企业多年的经验总结完善成程序化的制度，不同的人管理不同项目，甚至相同项目，管理程序和方法都不相同，以致于企业中年轻些的项目管理人员还会犯以前别人犯过的同样错误。而给外方业主的感觉就是XX建筑公司不同的项目经理，合同管理工作的方法和程序都不同，有的适合外方业主的合同管理模式，有的就不适合，跟外方业主合作的很不顺利。给外方业主留下的印象是XX建筑公司合同管理水平乱，不能保证高质、高效地履行合同。这个问题对企业的发展也造成很大影响。

2.2 XX建筑公司合同管理问题存在的原因

2.2.1 企业经营者的管理能力低

现代管理理论认为企业的经营者是企业的灵魂和核心。经营者的管理能力直接关系到整个企业的管理水平的高低。中小企业更是如此。XX建筑公司合同管理工作中存在这么多问题，很重要的一个原因是公司总经理的管理水平不高。XX建筑公司经营者的管理经验比较陈旧，也不具有创新意识。比如面对激烈的竞争，企业应该从你死我活的竞争理念向竞争与合作统一转变。在国际上这早已不是个别企业的经营战略，而是知识经济时代要求企业所具有的创新精神。但XX建筑公司经营者的决策管理还是靠经验和主观判断，不是依据先进的管理理论来帮助他分析决策，也没有充分运用现代信息系统来获取丰富的信息，因此做出的决策很多是不全面或不符合市场要求的。

2.2.2 规章制度不健全，执行不严格

企业参与竞争的实力体现在内部管理水平上，所以必须加强企业管理工作，而企业规章制度是企业管理工作的一项重要内容。企业制度分为基本制度、管理制度、技术规范、业务规范和个人行为规范。XX建筑公司至少在合同管理这项工作上没有完善的业务规范和规章制度，导致前文中提到的合同管理缺乏程序化问题，各人按各人的套路做。业务规范以经验为基础，是概括和提高了的工作程序和处理方法，是企业用来处理常规化、重复性问题的有力手段。XX建筑公司管理者如果能有意识地把多年的合同管理国内外经验教训形成工作制度，并把新获得的管理知识和理论不断加入进去完善它，特别是在工作中严格地不折不扣地执行，那么企业的合同管理工作肯定能达到一个较高较稳定的水平。

2.2.3 不重视人力资源的开发

XX建筑公司最高管理层对人才管理的水平不够高，也没有培养人才的长远规划。老的项目经理知识结构老化，管理水平低，倒是在企业干的很稳定。年轻的项目管理人员有新的管理知识，但是流动性却较大。XX建筑公司在员工激励方面还是停留在传统的物质刺激阶段，这只是较低层次的激励手段。作为中小企业，XX建筑公司没有实力提供比大企业高得多的待遇，又不能给员工提供施展才华的平台，管理人才的流失就成为必然结果。多数知识分子除了追求物质利益，还追求体现自身价值。企业应该充分挖掘他们的潜能，给他们提供施展才华的平台，让他们和企业共同成长，才能吸引人才，留住人才。XX建筑公司的总经理直接管项目经理，大小项目的具体工作都参与，甚至连哪个工人去哪个工地这样的事都由他安排。项目经理的自主权很小，大小事情都耍汇报请示总经理。企业留不住人才，培养不出自己的高素质管理人才，必然导致企业不能提高整体管理水平。

2.2.4 不重视外部资源的利用

企业小，必然缺乏相应的能力和资源，只能在某些方面求专、求精，而在其他方面只有利用外部资源，开展外包和合作，只有这样，才能适应当代激烈竞争的需要。而XX建筑公司仍是传统竞争思维，单打独斗，力求小而全、大而全，这也是造成其问题频发的主要原因。比如不能和大建筑企业抗衡，但是可以利用大企业的资源，通过合作扩大自己的市场，同时可以向大企业学习先进的管理方法。XX建筑公司应该从你死我活的竞争思维转变到合作的竞争思维上来，通过合作利用外部资源，促进本企业的发展。

3 建筑公司合同管理的建议

3.1 组建高素质的领导班子

管理者是企业的灵魂，决定了企业的发展。中小企业的管理者对企业的影响更大。因此中小企业要想提高企业尚身素质，一定要先组建一个高素质的领导班子，可以有几种方案选择。一是从外部招聘和聘用高素质的经营管理人才。这是比较快捷的方法，但是直接成本较高。因为中小企业要想招聘高素质的人才，通常需要提供比较优厚的薪酬和待遇。企业一定要注意选择合适的人选，否则支付了较高的工资却没有获得预期的经济利益，对企业来讲也是一种损失。二是从内部提拔真正有能力的经营管理人才充实领导层。这个方法的直接成本比外聘要低，而且可以激励本企业的优秀人才，既可以激励该员工本人，也可以激励其他员工努力提升自身水平，因此对中小企业来讲是比较适合的方法。

3.2 寻找适合本企业的合同管理模式

中型建筑企业可以考虑设立单独的合同部。设合同部经理一名，全面负责合同的起草、签定到管理等工作，并负责与公司管理层汇报沟通和与其它职能部门协调。另设合同管理员若干人，负责处理具体的合同前期工作到签定后的跟踪、执行、索赔等工作。管理员数量根据企业的日常项目量确定。可以一个管理员负责几个合同，但要保证每个项目的合同都有对应的专人管理，还要保证每个合同员管理的合同数量不要过多，否则哪个合同都管不细。合同部另配备一名行政秘书，负责所有行政工作，特别是合同及相关文件的收发、记录、存档等工作。如果公司没有自己的英文合同翻译人员，秘书还负责与翻译公司联系合同翻译工作。

小型建筑企业的规模和资金实力比中型企业更小一些，可以不设立单独的合同部，由项目部或项目组负责管理自己所做项目的一切工作，包括合同管理。这种情况下，小型企业首先要尽量选用综合素质较高的项目经理，最好是工程经验丰富、管理理念新、能用英语交流、对法律知识有一定了解的综合型管理人才。其次企业可以定期请专业的合同管理专家和法律专家对项目经理进行关于合同管理、索赔、国际工程承包法律等方面的培训，使项目经理做到对合同管理工作高度重视，提高他们的合同管理水平，避免在合同管理工作中出现前文提到的问题，影响、损害企业的形象和经济利益。如果条件允许，可以聘用长期的法律顾问来解决一些专业问题避免损失。再次，企业要制定统一规范的合同管理制度，各项目经理必须严格执行，帮助他们做好合同管理工作。

3.3 建立完善的合同管理规章制度

中小企业可以借鉴大企业和国外建筑公司的合同管理制度，结合中小企业的特点，建立适合本企业的合同管理规范。例如设立合同管理工作标准程序，各个合同管理人员都执行这个程序，形成管理程序化。程序可以包括合同交底、合同跟踪、合同监管、合同诊断、变更管理、索赔管理、合同后评价这些步骤。XX建筑公司就是没有做到合同管理程序化，缺少合同后评价这个管理步骤，使得企业多年的管理经验都没能形成宝贵的无形财产。

建立了制度还要严格执行，对于违反程序的情况坚决处理，要让遵守规章制度和业务规范的意识融入员工的思想，成为员工的自觉行为，贯彻到日常工作中去。否则规章制度就成了摆设，发挥不出它的作用。这一点国外的企业普遍比中国企业做得好。

3.4 加强合同意识并增强法律知识

凡事从合同文字出发，项目负责人应始终牢记一点，合同管理工作是贯穿于整个项目过程的。即使是做具体工作的工程技术人员也应该把技术问题与合同条款结合起来考虑。企业如果有完善的合同档案管理制度，可以从以前做的国际承包项目中总结出缺乏合同意识造成的问题，编写成内部案例教材，组织项目经理统一学习，并传达给所有下属员工。使全体员工通过本企业的真实案例感受到严格执行合同是至关重要的。这样在日常工作中才能及时发现本企业及业主是否有与合同不符的违约情况，保护企业利益。

另外企业从高层管理人员到基层工作人员还要树立一个意识：现在国际上通用的工程合同并非只约束承包商，而是约束双方的。合同中也有保护承包商的条款。企业要树立正确的心态，充分利用合同赋予的权力保护自己的利益。不要认为合同都是保护业主的而放弃对它的研究利用。

结论

由于篇幅的限制和作者分析问题的局限性，本文还有很多方面的问题没有探讨。例如由于只以一家公司为案例，遇到的问题肯定有局限性，不能涵盖所有的问题。相应的对原因的分析也不够全面，有一些原因没有分析到，解决方案也只是提出了一些，还有其它方法本文没有探讨。另外对复合型人才的素质要求探讨的也不够全面，除了论文中提到的外语能力、法律知识和管理理论，复合型人才还应该具有其它很多素质，由于篇幅所限没有展开分析。这些都需要在以后的研究中继续探讨。

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致谢

本论文是在导师曾缨老师的耐心指导下完成的，曾缨老师严谨的治学态度、精深的专业知识，以及丰富的实践经验和人生阅历，让我获益良多，使我对理论与实践有了全新的认识。从论文的开题到结题，曾缨老师都非常严格地要求我，一字一句地修改我的论文，督促我在撰写论文的同时，不断巩固与提高专业知识。值此论文完成之际，首先向我的导师曾缨老师表示崇高的敬意和真诚的感谢！